Mit der Projektliste sehen Sie Projektinformationen als übersichtliche Tabelle. So finden Sie zum Beispiel vor dem nächsten Meeting schnell die Projekte, um die Sie sich noch kümmern sollten.
So finden Sie die Projektliste
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Projektliste:
Sie sehen in der Liste alle Projekte und zugehörigen Informationen, auf die Sie Zugriff haben.
Wenn Sie die Details eines Projekts editieren (oder weitere Details sehen) möchten, bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die entsprechende Zeile und klicken Sie dann auf das quadratische Symbol, das ganz rechts erscheint:
Mit der Suche oben links finden Sie alle Projekte, die Ihren Suchbegriff enthalten, und mit Spalten konfigurieren passen Sie die Ansicht an.
Mit dem Daten importieren und exportieren-Recht speichern Sie über Export nach Excel die angezeigte Liste als Exceldatei ab.
Per Drag & Drop ziehen Sie die Spalten breiter oder schmaler, wie es für Sie am besten ist.
So passen Sie die Projektliste an
In der schwarzen Kopfleiste grenzen Sie über die Einstellungen zu Datumsbereich, Portfolio und Szenario die Projektauswahl ein, um sich auf bestimmte Projekte zu konzentrieren.
Konfigurieren Sie die Ansicht
Klicken Sie auf Spalten konfigurieren oben links und legen Sie im Dialogfenster fest, welche Spalten Sie sehen und in welcher Reihenfolge.
Folgende Projektinformationen stehen zur Auswahl:
- Alle Projektfelder (System-Projektfelder und eigenen Projektfelder)
- Der Programmname
- Die oberste Ebene der OSP-Einheiten
- Finanzielle Schlüsselinformationen (zum Beispiel der Ertragswert)
Zwei finanzielle Schlüsselfinformationen sind nur in der Projektliste verfügbar:
- Aufwandskosten gesamt: Die Summe aller Allokationen eines Projekts in der jeweiligen Währung.
- Finanzereigniskosten gesamt: Die Summe aller Finanzereignisse vom Typ Opex und Capex.
Die Spalten Name, Start und Ende sind Pflichtfelder und können nicht abgewählt werden. Wenn Sie sie in Ihrer Übersicht nicht benötigen, verschieben Sie diese Spalten nach unten in der Liste, so dass sie ganz rechts außerhalb der Ansicht angezeigt werden.
Meilensteine und Finanzereignisse stehen in der Projektliste nicht zur Verfügung.
Sortieren Sie die Projekte
Klicken Sie auf einen Spaltennamen, um die Projekte zu sortieren. Spalten wie der Projektname werden dabei alphanumerisch sortiert. Spalten, die Informationen aus Projektfeldern vom Typ Eingabehilfe enthalten (z.B. Status oder Risiko), werden nach der Reihenfolge der Werte sortiert, die Administratoren unter Verwalten > Projektfelder konfigurieren.
So benutzen Sie die Projektliste
Im Folgenden finden Sie Beispiele, wie Sie die Projektliste zur Vorbereitung und Durchführung von Meetings nutzen. Wählen Sie immer zuerst den gewünschten Datumsbereich, das Portfolio und das Szenario in der Kopfleiste. Für die Meetings ist es sinnvoll die Projektliste wie oben beschrieben so zu konfigurieren, dass die Spalte Stage Gate am Anfang steht.
Prüfen Sie Projektinitiativen im Pipeline-Review-Meeting
Im Pipeline-Review-Meeting werden die zur Prüfung bereitstehenden Projekte begutachtet und gegeneinander priorisiert. Damit nur die Projekte sichtbar sind, über die das Pipeline-Review-Komitee entscheiden soll, filtern Sie die Liste, indem Sie in die Suche den Namen des Stage Gates (hier "Zur Prüfung") eingeben.
Jetzt können Sie für jedes Projekt entscheiden, ob es zur Einplanung freigegeben, weiter spezifiziert oder direkt abgelehnt wird. Bei der Entscheidung kann ein Blick in die weiteren Projektdetails helfen. Bewegen Sie dazu Ihren Mauszeiger über das Projekt und wählen Sie dann das Symbol ganz rechts. Die gegenseitige Priorisierung der Projekte erfolgt im Anschluss im Portfolio Designer.
Bereiten Sie das Board-Meeting vor
Für das Board-Meeting müssen alle Projekte aktuell sein. Sortieren Sie kurz jede Spalte auf- oder absteigend, um sicherzustellen, dass die wichtigen Felder ausgefüllt sind.
Prüfen Sie, ob alle Projekte, die zur Genehmigung anstehen, auf dem neuesten Stand sind, indem Sie die Liste nach dem Stage Gate sortieren und gegebenenfalls die Notizen ansehen. Genauso können Sie alle kritischen Projekte prüfen, wenn Sie die Liste nach dem Status der Projekte sortieren.
Wenn Sie im Meeting nicht direkt mit Meisterplan arbeiten, exportieren Sie die Projektliste vorab als Exceldatei. Sie können auch pro sortierter Ansicht eine separate Exceldatei exportieren.
Präsentieren Sie Ihren Vorschlag im Board-Meeting
Im Board-Meeting prüft das Management die laufenden Projekte sowie neue Initiativen, und legt den Plan für die kommenden Monate fest.
Wenn Sie die laufenden Projekte besprochen haben, geht es weiter mit der Prüfung und Genehmigung der neuen Projekte. Wählen Sie dazu gegebenenfalls das entsprechende Portfolio aus und sortieren Sie dann die Liste nach der Spalte Stage Gate, so dass Sie alle Projekte, die Zur Genehmigung anstehen, betrachten können.
Zur weiteren Priorisierung innerhalb eines Portfolios können Sie die Projekte nach Kriterien wie dem Geschäftsziel, den Capex gesamt oder nach dem Projektwert sortieren.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Projekte nach Excel exportieren und dort bearbeiten, können Sie die Änderungen schnell und unkompliziert mit dem Copy & Paste-Import aus Tabellendokumenten zurück nach Meisterplan übertragen. Beachten Sie dabei, dass der Copy & Paste-Import nicht alle Felder der Projektliste erkennt und importieren kann.