Vergleichen Sie die geplanten Allokationen, den bewilligten Gesamtaufwand und die Ist-Zeiten Ihrer Projekte, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. So passen Sie Ihre Pläne so früh wie möglich an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Erforderliche Zugriffsrechte
- Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen
- Wo Sie Ist-Zeiten sehen können
- Ist-Zeiten in der Projektmaske
- Ist-Zeiten in der Projektliste
- Kennzahlen für Ist-Zeiten
Erforderliche Zugriffsrechte
Diese Funktion setzt in den Benutzergruppen im Abschnitt Detaillierte Projekt- und Programmrechte unter Zugriff auf Ist-Zeiten mindestens die Option Leserechte voraus.
Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen
Um den Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und den Ist-Zeiten eines Projekts zu sehen, müssen Sie zuerst Ihre Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen. Hinterlegen Sie regelmäßig die Ist-Zeiten, damit Ihr Projektfortschritt in Meisterplan immer auf dem neuesten Stand ist. Damit die Balken im Allokations-Tracker korrekt dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen, pro Projekt mindestens 15 Minuten Ist-Zeit zu hinterlegen.
Die Ist-Zeiten sind auch die Grundlage zur Berechnung der Ist-Allokationskosten, wodurch Sie unter anderem einen Plan-Ist-Vergleich Ihrer Projektkosten anstellen können. Alle Details dazu finden Sie im Artikel Bewilligtes Budget und Ist-Allokationskosten.
Per Schnellimport
In der Seitenleiste unter Import & Export können Sie Ist-Zeiten für verschiedene Projekte und verschiedene Rollen und Ressourcen ganz einfach und schnell importieren. Sie benötigen dafür nur ein Tabellendokument mit den Einträgen aus Ihrem Zeiterfassungssystem. Alle Details dazu finden Sie im Artikel Schnellimport für Ist-Zeiten.
Um importierte Ist-Zeiten eines Buchungsdatums zu löschen, importieren Sie einfach das jeweilige Buchungsdatum mit 0 Stunden. Im Abschnitt Aktualisierung importierter Ist-Zeiten des Artikels Schnellimport für Ist-Zeiten erfahren Sie mehr darüber. Das Buchungsdatum kann nicht gelöscht werden.
Manuell in der Ansicht Meine Projekte
Teammitglieder können ihre eigenen Ist-Zeiten in der Ansicht Meine Projekte eintragen. Voraussetzung dafür ist, dass Benutzer und Ressource verknüpft sind und dass das Recht Teammitglieder können ihre eigenen Ist-Zeiten sehen und bearbeiten erteilt wurde.
Manuell eingetragene Ist-Zeiten werden in den Auswertungen berücksichtigt, haben jedoch kein eigenes Buchungsdatum.
Capex/Opex und manuelles Eintragen
Wenn Teammitglieder ihre Ist-Zeiten in Meine Projekte bearbeiten, sehen sie nicht, welchen Kostentyp die Ist-Zeiten haben. Wenn sie bestehende Werte bearbeiten oder neue Werte eintragen, werden die Werte immer mit dem Kostentyp des Projekts gespeichert, auch wenn sie zuvor einen anderen Kostentyp hatten.
Buchungsdatum und Verteilung der Ist-Zeiten über einen Zeitraum
Wenn Sie Ist-Zeiten importieren (egal, ob pro Tag, Woche oder in individuellen Abständen), werden alle Ist-Zeiten, sowohl die bisher importierten als auch die neu importierten, bis zum letzten Buchungsdatum des jeweiligen Projekts addiert und als Summe angezeigt.
In der Ansicht Meine Projekte werden die importierten Ist-Zeiten gleichmäßig auf die Arbeitstage jeder Woche verteilt. Dabei wird der jeweilige Kalender der Ressource berücksichtigt, das heißt, Feiertage werden beispielsweise übergangen.
Wo Sie Ist-Zeiten sehen können
Meisterplan ermöglicht es Ihnen, Ist-Zeiten, erwarteten Gesamtaufwand und weitere zugehörige Kennzahlen in verschiedenen Ansichten anzusehen:
- In der Projektmaske zeigt der Allokations-Tracker die Ist-Zeiten pro Projekt, und der Projektteam-Abschnitt zeigt dieselben Daten aufgeschlüsselt nach Rolle oder Ressource. Mehr erfahren Sie weiter unten.
- In der Projektliste können Sie Ist-Zeiten und weitere Kennzahlen als Spalten konfigurieren und so die Daten über mehrere Projekte hinweg vergleichen. Mehr erfahren Sie weiter unten.
- Wenn Sie die Karten für die Board-Ansicht konfigurieren, können Sie zwei Projektinformationen aus dieser Liste auswählen, um sie auf den Karten anzuzeigen.
- Über die Reporting API können Sie Ist-Zeiten in externe BI-Tools exportieren, um sie in Ihre Berichte aufzunehmen.
Ist-Zeiten sind nicht szenarioabhängig, sondern global, das heißt, sie können in jedem Szenario angesehen oder importiert werden, in dem das jeweilige Projekt vorhanden ist.
Der ausgewählte Datumsbereich hat keinen Einfluss auf die angezeigten Ist-Zeiten.
Ist-Zeiten in der Projektmaske
Konfigurieren Sie Ihre Projektmaske so, dass sie den Allokations-Tracker und den Abschnitt Rollen und Ressourcen - Allokationen enthält, damit Sie eine ausführliche und detaillierte Übersicht über geplante Allokationen, Ist-Zeiten und bewilligten Gesamtaufwand erhalten. So sehen Sie Ihre Ist-Zeiten in verschiedenen Zusammenhängen, pro Projekt oder pro Rolle/Ressource, als Rückblick auf bereits geleistete Zeiten oder als Vorschau auf den erwarteten Gesamtaufwand, je nachdem, welche Daten verfügbar sind.
Allokations-Tracker
Im Allokations-Tracker finden Sie zwei Reiter, Erwartet Gesamt und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwartet Gesamt diese Inhalte:
- Wenn für ein Projekt Ist-Zeiten und der bewilligte Gesamtaufwand hinterlegt wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem geplanten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt kein bewilligter Gesamtaufwand festgelegt wurde, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem geplanten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten Ist-Zeiten für ein Projekt und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Rollen und Ressourcen - Allokationen
Wenn Sie den Abschnitt Rollen und Ressourcen - Allokationen in Ihrer Projektmaske konfiguriert haben, sehen Sie dort ebenfalls zwei Reiter, Erwartet Gesamt und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwartet Gesamt diese Inhalte:
- Wenn das Projekt sowohl Ist-Zeiten als auch geplante Allokationen hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den Ist-Zeiten und den zukünftigen Allokationen pro Rolle oder Ressource errechnet.
- Wenn das Projekt nur geplante Allokationen, aber keine Ist-Zeiten hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den vergangenen und den zukünftigen Allokationen pro Rolle oder Ressource errechnet.
- Wenn das Projekt nur Ist-Zeiten, aber keine geplante Allokationen hat, besteht der erwartete Gesamtaufwand aus Ist-Zeiten pro Rolle oder Ressource.
- Ohne Ist-Zeiten oder geplanten Allokationen zeigt der Reiter keine Kennzahlen.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum pro Rolle oder Ressource. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Ist-Zeiten in der Projektliste
Damit Sie die Ist-Zeiten und weitere zugehörige Kennzahlen über mehrere Projekte hinweg vergleichen können, konfigurieren Sie die Projektliste so, dass sie die für Sie relevanten Spalten zeigt:
Alle Kennzahlen rund um Ist-Zeiten, die hier unten aufgelistet sind, können Sie als Spalten konfigurieren.
Mehr Details zur Projektliste finden Sie im Artikel Die Projektliste für den schnellen Überblick.
Kennzahlen für Ist-Zeiten
Alle Kennzahlen werden auf Basis von nicht gerundeten Zahlen errechnet und dann auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dadurch kann es bei der Anzeige von Summen zu geringen Abweichungen im Dezimalbereich kommen.
Die folgenden Kennzahlen finden Sie in der Projektmaske, der Projektliste, dem Projektüberblick und der Board-Ansicht:
- Abweichung erwarteter zu bewilligtem Gesamtaufwand: Unterschied zwischen dem erwarteten und dem bewilligten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist als der bewilligte
- Abweichung Plan zu Ist-Zeiten: Unterschied zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Zeiten höher sind als die geplanten Allokationen
- Bewilligter Gesamtaufwand: Hinterlegen Sie pro Projekt den bewilligten Aufwand. Hier erfahren Sie mehr.
- Buchungsdatum: Datum, auf das sich der Ist-Zeiteneintrag aus Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht; in Meisterplan werden alle Einträge eines Projekts und einer Rolle oder Ressource aufsummiert
-
Erwarteter Gesamtaufwand:
- Wenn für das Projekt Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aus Ist-Zeiten+Allokationen bis heute und den zukünftigen Allokationen
- Wenn für das Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Geplante Allokationen bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan bis einschließlich des genannten Datums
- Geplante Allokationen: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Ist-Zeiten (nur in der Projektliste und der Board-Ansicht): Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des Buchungsdatums
- Zukünftige Allokationen: Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan ab heute bis zum Projektende
Die folgenden Kennzahlen finden Sie nur in der Projektmaske:
- Abweichung erwarteter Gesamtaufwand zu geplanten Allokationen: Unterschied zwischen dem erwarteten Gesamtaufwand und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist
- Abweichung geplante Allokationen zu bewilligtem Gesamtaufwand: Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und dem bewilligten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die geplanten Allokationen höher sind als der bewilligte Gesamtaufwand
- Ist-Zeiten + Allokationen bis heute: Alle Ist-Zeiten summiert bis zum letzten Buchungsdatum plus geplante Allokationen zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute
- Ist-Zeiten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des genannten Datums; im Projektteam-Abschnitt zusätzlich pro Ressource oder Rolle
- Vergangene Allokationen: Allokationen für die Rolle oder Ressource für dieses Projekt bis heute