Verfolgen Sie, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat, ob im Projekt, im Programm oder im gesamten Portfolio. So können Sie nachvollziehen, wie aktuell die hinterlegten Informationen sind.

• So finden Sie die Historie
• So funktioniert die Historie
• Was wird aufgezeichnet?
• Was wird nicht aufgezeichnet?
• Wie sind die Einträge aufgebaut

So finden Sie die Historie

Sie benötigen das Recht Zugriff auf Historie, um die Historie zu verwenden. 

Sie finden die Historie in den folgenden Ansichten:

• Portfolio Designer
• Projektliste
• Board-Ansicht
• Roadmap
• Projektmaske

Die Historie für Programme ist nur im Portfolio Designer verfügbar.

Klicken Sie auf den runden blauen Button oben rechts, um die Historie nach Bedarf ein- oder auszuklappen.

So funktioniert die Historie

Behalten Sie mit der Historie den Überblick über alle Änderungen, die an einem Projekt, Programm oder an allen Projekte und Programmen im gesamten Portfolio vorgenommen wurden. In jedem Änderungseintrag finden Sie die folgenden Informationen: 

1. Wer (Name und Profilbild) 
2. Wann (Datum und Uhrzeit entsprechend der Zeitzone Ihres Browsers)
3. Welches Projekt/Programm (wird nur in der Portfoliohistorie angezeigt)
4. Was
• (Aktion)
• (Objekt der Änderung)
• (alter Wert und neuer Wert (außer bei Rang- und Rangkategorieänderungen))

Wenn Sie kein Projekt oder Programm ausgewählt haben, zeigt die Historie alle Änderungen an Projekten und Programmen innerhalb des aktuellen Portfolios an. Wählen Sie ein Projekt oder Programm aus, zeigt die Historie nur dessen Änderungen an.
Sie sehen nur Änderungen an den Projekten und Programmen, die innerhalb des gewählten Datumsbereichs liegen. 

Änderungen an Projekten werden seit dem 10.11.2020 aufgezeichnet, Änderungen an Programmen seit dem 03.02.2021. Alle Änderungen vor diesen Daten wurden nicht aufgezeichnet.

Änderungen werden auch dann aufgezeichnet, wenn niemand das Recht hat, die Historie zu sehen. Erhält eine Benutzergruppe das Recht dazu, sehen die Benutzer auch die Änderungen, die vor der Aktivierung des Rechts gemacht wurden.

Wird ein Benutzer deaktiviert, werden seine Änderungen weiterhin angezeigt und sein Name zu "Deaktivierter Benutzer" geändert.

Was wird aufgezeichnet?

Sie können bei jedem Projekt die Änderungen folgender Projektdaten verfolgen:

• Projektfelder: Benutzer sehen nur Änderungen an Feldern, für die sie Leserechte haben
• Meilensteine
• Finanzereignisse: Da Finanzereignisse keine Namen haben, werden sie anhand ihres Fälligkeitsdatums identifiziert. Wenn das Fälligkeitsdatum geändert wird, wird das Finanzereignis in diesem Eintrag anhand des Zeitpunkts identifiziert.
• Rang von Projekten
• Allokationen
• Zeitliche Änderungen: z.B. Verschieben, Verkürzen, Verlängern, Null-Allokation einfügen
• Programmzugehörigkeit von Projekten

Bei Programmen sehen Sie die folgenden Änderungen:

• Hinzufügen eines Programms (neu oder durch Duplizieren eines bestehenden
• Ändern eines Programmnamens

Aufgezeichnet werden außerdem alle Änderungen, die auf einem der folgenden Wege durchgeführt wurden:

• Manuelle Änderungen: in der Projektmaske, der Board-Ansicht oder im Portfolio Designer
• REST API
• Zapier
• Schnellimport

Die Quelle der Änderung wird nicht aufgezeichnet, nur die Änderung selbst.

Auch bei gelöschten Projektinformationen, z.B. Meilensteinen, bleiben die früheren Änderungseinträge in der Historie bestehen. Anstelle des Namens erhält die Projektinformation den Zusatz "gelöscht" (z.B. "gelöschter Meilenstein").

Was wird nicht aufgezeichnet?

Diese Änderungen werden nicht in der Historie aufgezeichnet:

• Meilensteinabhängigkeiten
• Projektsegmente
• Übernehmen aus/Übertragen in Plandaten: weder von einzelnen Projekten noch von einem gesamten Szenario
• Auto-Plan: Änderungen am Start- und Enddatum, die durch die Funktion Auto-Plan versacht werden
• Zusätzliche Informationen beim Hinzufügen eines Projekts: Wenn Sie ein Projekt manuell hinzufügen, werden nur Name, Start und Ende im Historieneintrag vermerkt. Zusätzliche Informationen wie der Projektleiter (Portfolio Designer, Board-Ansicht, Ziele-Ansicht) oder der Wert des aktuellen Projektfelds (Board-Ansicht) werden nicht vermerkt.
• Rangänderungen von Programmen

Alle Änderungen, die durch diese Importe erfolgen, werden nie in der Historie aufgezeichnet:

• Excel-Vorlage

Wie sind die Einträge aufgebaut

Um die Historie so übersichtlich und verständlich wie möglich aufzubauen, haben wir die Darstellung folgendermaßen optimiert:

• Alle Einträge, die innerhalb kurzer Zeit an einem Projekt durch denselben Benutzer gemacht wurden, werden zu einem Eintrag gruppiert.
• Sie sehen nur direkte Änderungen, keine Änderungen, die sich als Folge daraus ergeben (z.B. wenn Sie eine Projekt verschieben, zeigt die Historie nur die Projektverschiebung, nicht das dazugehörende Verschieben der Allokationen).
• Wenn Sie den Namen einer Projektinformation ändern, sehen Sie in der ganzen Historie den aktuellen Namen, auch bei älteren Einträgen. Ältere Einträge für diese Projektinformation finden Sie so schneller.