Verfolgen Sie, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat, ob im Projekt, im Programm oder im gesamten Portfolio. So können Sie nachvollziehen, wie aktuell die hinterlegten Informationen sind.

• Wo finden Sie welche Historie
  • Projekthistorie
  • Programmhistorie
  • Portfoliohistorie
  • Allokationshistorie
• So funktioniert die Historie
  • Was wird aufgezeichnet
  • Was wird nicht aufgezeichnet
  • Wie sind die Einträge aufgebaut
  • So filtern Sie die Historie
• Automatische Benachrichtigung bei Änderungen

Wo finden Sie welche Historie

Sie benötigen das Recht Zugriff auf Historie, um die Historien zu verwenden.

Klicken Sie auf das Uhrzeit-Symbol in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel mit der Historie nach Bedarf ein- oder auszuklappen.

Sie können die Historie für ein Projekt, für ein Programm oder für ein gesamtes Portfolios anzeigen. Wenn Sie ein Projekt oder Programm auswählen, zeigt die Historie nur dessen Änderungen an. Wenn Sie kein Projekt oder Programm ausgewählt haben, zeigt die Historie alle Änderungen an Projekten und Programmen innerhalb des aktuellen Portfolios an. Wenn Sie im Team Planner eine Rolle oder Ressource auswählen, sehen Sie in der Historie alle Änderungen an den Allokationen dieser Rolle oder Ressource.

Hier ist eine Übersicht, welche Historie Sie in welcher Ansicht anzeigen können:

Projekthistorie

In der Projekthistorie sehen Sie alle Änderungen am ausgewählten Projekt, zum Beispiel an der Zeitplanung, an Projektfeldern oder Meilensteinen. Alle Details finden Sie hier.

Programmhistorie

In der Programmhistorie sehen Sie nur die Änderungen, die am Programm selbst (z.B. am Namen des Programms) vorgenommen wurden, jedoch keine Änderungen an Projekten innerhalb des Programms.

Portfoliohistorie

In der Portfoliohistorie sehen Sie alle Änderungen, die in den letzten 90 Kalendertagen an allen Projekten und Allokationen des ausgewählten Portfolios vorgenommen wurden. Im Portfolio Designer sehen Sie außerdem auch Änderungen an Programmen. 

Wenn Sie innerhalb eines Eintrags in der Portfoliohistorie den Mauszeiger über den Projektnamen bewegen, können Sie mit Klick auf das quadratische Symbol die Projektmaske dieses Projekts öffnen.

Allokationshistorie

In der Allokationshistorie sehen Sie alle Änderungen an den Allokationen der ausgewählten Rolle oder Ressource, jedoch keine Änderungen an den Rollen- oder Ressourcendetails.

So funktioniert die Historie

In jedem Änderungseintrag finden Sie die folgenden Informationen: 

1. Wer (Name und Profilbild) 
2. Wann (Datum und Uhrzeit entsprechend der Zeitzone Ihres Browsers)
3. Welches Projekt/Programm (nur in der Portfoliohistorie)
4. Was

• (Aktion)
• (Objekt der Änderung)
• (alter Wert und neuer Wert (außer bei Rang- und Rangkategorieänderungen))

Sie sehen nur Änderungen an den Projekten und Programmen, die innerhalb des gewählten Datumsbereichs liegen.

Änderungen an Projekten werden seit dem 10.11.2020 aufgezeichnet, Änderungen an Programmen seit dem 03.02.2021. Alle Änderungen vor diesen Daten wurden nicht aufgezeichnet.

Änderungen werden auch dann aufgezeichnet, wenn niemand das Recht hat, die Historie zu sehen. Erhält eine Benutzergruppe das Recht dazu, sehen die Benutzer auch die Änderungen, die vor der Aktivierung des Rechts gemacht wurden.

Wird ein Benutzer deaktiviert, werden seine Änderungen weiterhin angezeigt und sein Name zu "Deaktivierter Benutzer" geändert.

Was wird aufgezeichnet

Sie können bei jedem Projekt die Änderungen folgender Projektdaten verfolgen:

• Projektfelder: Benutzer sehen nur Änderungen an Feldern, für die sie Leserechte haben
• Meilensteine
• Meilensteinabhängigkeiten
• Finanzereignisse (geplante und ist-Finanzereignisse)Pro Premium: Da Finanzereignisse keine Namen haben, werden sie anhand ihres Fälligkeitsdatums identifiziert. Wenn das Fälligkeitsdatum geändert wird, wird das Finanzereignis in diesem Eintrag anhand des Zeitpunkts identifiziert.
• Rang von Projekten
• Allokationen
• Zeitliche Änderungen: z.B. verschieben, verkürzen, verlängern, Null-Allokation einfügen
• Rückgängig
• Programmzugehörigkeit von Projekten
• Übernehmen aus/Übertragen in Plandaten: nur von einzelnen Projekten

Bei Programmen sehen Sie die folgenden Änderungen:

• Hinzufügen eines Programms (neu oder durch Duplizieren eines bestehenden
• Ändern eines Programmnamens

Aufgezeichnet werden außerdem alle Änderungen, die auf einem der folgenden Wege durchgeführt wurden:

• Manuelle Änderungen: in der Projektmaske, der Board-Ansicht oder im Portfolio Designer
• REST API
• MS Power Automate
• Zapier
• Schnellimport

Die Quelle der Änderung wird nicht aufgezeichnet, nur die Änderung selbst.

Auch bei gelöschten Projektinformationen, z.B. Meilensteinen, bleiben die früheren Änderungseinträge in der Historie bestehen. Anstelle des Namens erhält die Projektinformation den Zusatz "gelöscht" (z.B. "gelöschter Meilenstein").

Datum der letzten Projektänderung in anderen Ansichten
Um auf einen Blick zu sehen, wann Projekte zuletzt geändert wurden, konfigurieren Sie das Systemfeld Letzte Änderung in der Projektliste, dem Projektüberblick oder der Board-Ansicht.

Was wird nicht aufgezeichnet

Diese Änderungen werden nicht in der Historie aufgezeichnet:

• Übernehmen aus/Übertragen in Plandaten: nicht von einem gesamten Szenario
• Auto-Plan: Änderungen am Start- und Enddatum, die durch die Funktion Auto-Plan versacht werden
• Auf Rang nach Projektwert verschieben im Portfolio Designer
• Zusätzliche Informationen beim Hinzufügen eines Projekts: Wenn Sie ein Projekt manuell hinzufügen, werden nur Name, Start und Ende im Historieneintrag vermerkt. Zusätzliche Informationen wie der Projektleiter (Portfolio Designer, Board-Ansicht, Ziele-Ansicht) oder der Wert des aktuellen Projektfelds (Board-Ansicht) werden nicht vermerkt.
• Rangänderungen von Programmen

Wie sind die Einträge aufgebaut

Um die Historie so übersichtlich und verständlich wie möglich aufzubauen, haben wir die Darstellung folgendermaßen optimiert:

• Alle Einträge, die innerhalb kurzer Zeit an einem Projekt durch denselben Benutzer gemacht wurden, werden zu einem Eintrag gruppiert.
• Sie sehen nur direkte Änderungen, keine Änderungen, die sich als Folge daraus ergeben (z.B. wenn Sie eine Projekt verschieben, zeigt die Historie nur die Projektverschiebung, nicht das dazugehörende Verschieben der Allokationen).
• Wenn Sie den Namen einer Projektinformation ändern, sehen Sie in der ganzen Historie den aktuellen Namen, auch bei älteren Einträgen. Ältere Einträge für diese Projektinformation finden Sie so schneller.

So filtern Sie die Historie

Klicken Sie oben in der Historie auf Filter und wählen Sie dann den Datentyp, nach dem Sie die Historie filtern möchten. Zur Auswahl stehen:

• alle Eingabehilfe-Felder: alle Änderungen pro Projektfeld vom Typ Eingabehilfe werden angezeigt
• alle Boolesch-Felder: alle Änderungen pro Projektfeld vom Typ Boolesch werden angezeigt
• alle Dezimal-Felder:  alle Änderungen pro Projektfeld vom Typ Dezimal werden angezeigt
• Projektleitung: alle Änderungen an der Projektleitung
• Status: alle Änderungen am Status werden angezeigt
• GeschäftszielPro Premium: alle Änderungen am Geschäftsziel-Feld werden angezeigt
• Meilensteine: alle Änderungen an Meilensteinen werden angezeigt
• Geplante FinanzereignissePro Premium: alle Änderungen an geplanten Finanzereignissen werden angezeigt
• Ist-FinanzereignissePro Premium: alle Änderungen an Ist-Finanzereignissen werden angezeigt
• Allokationen: alle Änderungen an Allokationen werden angezeigt
• Ist-ZeitenPro Premium: alle Änderungen an Ist-Zeiten werden angezeigt
• Rang & Rangkategorie: alle Rangänderungen werden angezeigt
• Zeitplanung: alle Änderungen an der Projektzeitplanung werden angezeigt:
• Verschieben
• Stoppen
• Ohne Allokation verlängern
• Strecken
• Stauchen
• Mit Allokation verlängern
• Programmzuordnung ändern
• Rang erhöhen/verringern
• Rangkategorie ändern

Sie können auch mehrere Filter anwenden. Eine Änderung wird dann angezeigt, wenn mindestens einer der Filter zutrifft.

Die Filter bleiben so lange aktiv, bis Sie sie ändern oder sich aus Meisterplan abmelden.

Automatische Benachrichtigung bei Änderungen

Im Benutzerprofil können Sie unter Projektänderungsübersicht für die Projektleitung festlegen, ob Sie regelmäßig E-Mail-Zusammenfassungen aller Änderungen an Projekten bekommen möchten, bei denen Sie als Projektleiter hinterlegt sind.
Unter Allokationsänderungsübersicht für Ressourcenverantwortliche legen Sie fest, ob Sie regelmäßig E-Mail-Zusammenfassungen aller Änderungen bekommen möchten, die an Allokationen der Rollen oder Ressourcen gemacht wurden, die in ihrer Ressourcenverantwortung liegen.

Auch Benutzer ohne das Recht Zugriff auf Historie können diese Zusammenfassungen erhalten.