Mit der Roadmap erhalten Sie eine kompakte Übersicht Ihrer Projekte, präsentieren die langfristige Planung gegenüber Management und Teams und kommunizieren Entscheidungen im Unternehmen.
So finden Sie die Roadmap
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Roadmap:
Um auszuwählen, welche Projekte angezeigt werden, legen Sie Datumsbereich, Portfolio sowie Szenario in der Kopfleiste fest.
Um die einzelnen Projekte zu sehen, klicken Sie auf den Balken in der Zeitleiste oder auf den Pfeil hinter dem jeweiligen Wert:
Sie sehen alle Projekte und Projektinformationen, die der ausgewählten benutzerdefinierten Ansicht entsprechen. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Projektbalken, um alle Meilensteine und Abhängigkeiten des Projekts anzuzeigen. Nicht erfüllte Abhängigkeiten werden rot eingefärbt. Wenn Sie ein Projekt anklicken, werden alle Meilensteine dieses Projekts mit dem jeweiligen Namen und Datum angezeigt.
Um die Projektmaske eines Projekts zu öffnen, bewegen Sie Ihren Mauszeiger über den Projektbalken im Zeitstrahl und klicken Sie auf das quadratische Symbol nach dem Projektnamen.
Toolbar-Funktionen
In der Toolbar können Sie nach einem Projektnamen oder Projektschlüssel suchen, Filter erstellen, Gruppierung und Zoomstufe festlegen, die Projekte innerhalb der Gruppen sortieren, die Einfärbung der Projektbalken wählen sowie Meilensteine ein- und ausblenden.
Als Bild speichern
Klicken Sie auf Bild speichern (png) > Bild herunterladen, wenn Sie die Roadmap als Bilddatei speichern und mit Kollegen teilen wollen. Sie können die Bilddatei auch in die Zwischenablage kopieren, um sie bequem in ein Dokument einzufügen.
Das Bild enthält die Roadmap inklusive der Farblegende in der aktuellen Ansicht, sowie die angezeigte Kennzahl (falls vorhanden).
Browserunterstützung für das Kopieren in die Zwischenablage
Die Funktion Bild in die Zwischenablage kopieren wird nicht von allen Browsern unterstützt. Wenn Sie Mozilla Firefox verwenden, müssen Sie das API-ClipboardItem aktivieren (about:config → dom.events.asyncClipboard.clipboardItem → true).
Information Panel
Klicken Sie auf eines der Symbole in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel zu öffnen. Wenn Sie ein Projekt anklicken, finden Sie dort den Überblick, die Historie und die Kommentare.
Wenn Sie ein Farbschema konfiguriert haben, können Sie im Information Panel außerdem die zugehörige Farblegende sehen.
So konfigurieren Sie die Ansicht
Mit der passenden Zoomstufe können Sie den gewünschten Detailgrad einstellen.
So filtern Sie die Projekte
Um die Roadmap nach Projekten mit bestimmten Werten zu filtern, klicken Sie auf Filter:
Zur Auswahl stehen:
- Alle Projektfelder vom Typ Einzelauswahl, z.B. Status
- Alle Projektfelder vom Typ Auswahlkästchen, z.B. Entscheidungsbedarf
- Alle Projektfelder vom Typ Ressource, z.B., stellvertretende Projektleitung
- Die oberste Ebene der OSP-Einheiten
- Rangkategorie
- Projektleitung
- Geschäftsziel
- Projekttyp
Außderm können Sie auch die angezeigten Meilensteine in der Roadmap filtern. Die folgenden Filterkriterien stehen hier zur Auswahl:
- Verletzte Abhängigkeit (Meilensteine)
- Projektphase (Meilensteine)
- Datumsbereich (Meilensteine)
Um danach zu filtern, müssen Sie die Meilensteine anzeigen. Wählen Sie dazu in der Toolbar unter Meilensteine anzeigen entweder Alle oder Alle, detailliert.
Wenn Sie mehrere Filter miteinander kombinieren, können Sie die angezeigte Auswahl weiter eingrenzen. Mehr erfahren Sie im Artikel Ad-hoc-Projektfilter.
So wählen Sie die Gruppierung
Über Gruppieren nach wählen Sie, nach welchem Kriterium die Projekte gruppiert werden. Zur Auswahl stehen die folgende Felder:
- Alle eigenen Projektfelder vom Typ Einzelauswahl, z.B. Status
- Alle Projektfelder vom Typ Ressource, z.B., stellvertretende Projektleitung
- OSP-Einheiten (wie etwa Standort)
- Programmname
- Status
- Kostentyp
- Geschäftsziel
- Projektleitung
- Projekttyp
Innerhalb der Gruppen werden die Projekte dann abhängig von ihrem Startdatum und gegebenenfalls ihrer Dauer sortiert.
So sortieren Sie die Projekte
Sie können festlegen, nach welchem Kriterium die Projekte innerhalb der konfigurierten Gruppen sortiert werden. Klicken Sie auf Projekte sortieren nach und wählen Sie dann die gewünschte Einstellung aus:
- Rang: Die Projekte werden ihrem Rang gemäß von oben nach unten sortiert.
- Projektstart: Die Projekte werden gemäß ihrem Startdatum und gegebenenfalls ihrer Dauer sortiert, um sie möglichst kompakt darzustellen.
So konfigurieren Sie Farben und Kennzahlen
Wenn Sie auf Roadmap konfigurieren klicken, können Sie weitere Informationen in der Roadmap anzeigen.
Unter Kennzahl anzeigen wählen Sie eine Kennzahl, die für jedes Projekt oberhalb des Projektbalkens angezeigt wird. Die Summe der Kennzahl wird pro Gruppe in der linken Spalte angezeigt. Sie können unter allen Finanzkennzahlen und Projektfeldern des Typs Zahl wählen, jedoch keine Felder mit Prozentwerten.
Unter Gantt-Farbschema wählen Sie das Projektfeld, nach dem die ausgeklappten Projekte eingefärbt werden. Zur Auswahl stehen:
- Aktuelle Gruppierung: Projekte sind dem aktuell ausgewählten Gruppierfeld entsprechend eingefärbt
- Projektfelder vom Typ Einzelauswahl
- Geschäftsziel
- Projektphase
- Projekttyp
Um die Legende zu den Farben anzuzeigen, klicken Sie im Information Panel auf das Farbpalettensymbol.
Wenn Sie das Auswahlkästchen Fertigstellungsgrad anzeigen anklicken, werden die Projektbalken als Fortschrittsbalken angezeigt, wobei eine dunklere Farbe den aktuellen Fertigstellungsgrad angibt. Der Fertigstellungsgrad berechnet sich wie folgt:
- (Ist-Zeiten + Allokationen bis heute)/Erwarteter Gesamtaufwand*100; wenn es keine Ist-Zeiten gibt, werden die geplanten Allokationen bis heute mit dem erwarteten Gesamtaufwand verglichen
Der angezeigte Fortschritt im Balken ist somit relativ zu der Gesamtsumme der geplanten Allokationen.
Wenn die geplanten Allokationen im Projekt ungleichmäßig über die Projektdauer verteilt sind, ist die Einfärbung nicht immer aussagekräftig. Wenn Sie zum Beispiel 90 Personentage im ersten Monat geplant haben und 10 Personentage im zweiten, wird der Balken ohne Ist-Zeiten am Ende des ersten Monats zu 90% dunkel gefärbt sein, weil 90% der gesamten Allokationen bereits vorbei sind:
So zeigen Sie Meilensteine an
Wenn Sie den Mauszeiger über einen Projektbalken bewegen, sehen Sie dessen Meilensteine und Abhängigkeiten. Klicken Sie auf den Projektbalken, werden auch die Meilensteinnamen und -daten angezeigt.
Wenn Sie die Meilensteine aller Projekte anzeigen möchten, wählen Sie in der Toolbar unter Meilensteine anzeigen > Alle. Wollen Sie zusätzlich den Namen und das Datum des Meilensteins einblenden, wählen Sie Alle, detailliert.
Zukünftige Meilensteine werden schwarz angezeigt, vergangene Meilenstein sind grau gefärbt. Meilensteine mit unerfüllten Abhängigkeiten werden rot dargestellt. Wählen Sie auf Meilensteine anzeigen > Keine, um wieder zu einer größeren Übersicht zurückzukehren.
Die Einstellung Alle Meilensteine anzeigen kann in benutzerdefinierten Ansichten gespeichert werden.
So speichern Sie die Konfiguration als benutzerdefinierte Ansicht
Sie können jede Konfiguration der Roadmap als benutzerdefinierte Ansicht speichern. Um eine andere Ansicht auszuwählen oder eine neue hinzuzufügen, klicken Sie neben dem Titel Roadmap auf den Namen der Ansicht. Über die drei Punkte daneben bearbeiten Sie den Namen der Ansicht, legen fest, mit wem die Ansicht geteilt wird, oder löschen sie.
Mehr erfahren Sie im Artikel Benutzerdefinierte Ansichten.
Benutzen
Die Roadmap ist ideal dafür, der gesamten Organisation einen Überblick über den zukünftigen Weg des Unternehmens zu geben. Außerdem können Sie für eine detailliertere Ansicht alle Meilensteine anzeigen lassen. Hier finden Sie einige Ideen, wie Sie die Roadmap nutzen können:
Verfolgen Sie Fortschritte anhand von Meilensteinen
Im wöchentlichen Steuerungs-Meeting prüfen Sie die anstehenden Meilensteine zusammen mit der Projektleitung und besprechen den Stand. Wenn erforderlich, verschieben Sie Meilensteine auf eine spätere Woche. So bleiben Sie auf dem Laufenden und können schnell reagieren, wenn abhängige Projekte gefährdet sind.
Gruppieren Sie die Roadmap nach Abteilung oder Produktlinie und klicken Sie in der Toolbar auf Meilensteine anzeigen. Um die Abhängigkeiten eines Projekts zu sehen, klicken Sie auf den Projektbalken oder bewegen Sie den Mauszeiger darüber.
Präsentieren Sie Ihre Planung dem Management
Im Portfolio-Board-Meeting präsentieren Sie Ihrem Management die Planung für die kommenden Monate. Dafür brauchen Sie eine übersichtliche Darstellung, die die einzelnen Projekte den strategischen Zielen zuordnet. So unterstützen Sie Ihr Management darin, die besten Entscheidungen zu treffen.
Ggruppieren Sie die Projekte nach Geschäftsziel, um zu sehen, welche Projekte für die Zielerreichung wichtig sind, und wann welche Ziele erreicht werden können. Wählen Sie unter Roadmap konfigurieren als Farbschema den Status aus, so dass Sie auf einen Blick sehen, welche Projekte Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
Wenn Sie Meisterplan im Meeting nicht einsetzen können, speichern Sie die Roadmap einfach vorab als Bilddatei oder fügen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
Kommunizieren Sie Entscheidungen
Nachdem der Plan für die kommenden Monate verabschiedet wurde, geht es im nächsten Schritt darum, die Mitarbeiter darüber zu informieren. In der Roadmap sehen Ihre Teams sofort, wie ihre Projekte zur Zielerreichung beitragen, und die Projektleitung hat im Blick, welche Projekte im laufenden Quartal anstehen.
Gruppieren Sie die Roadmap nach Projektleitung oder Zielgruppe. Wählen Sie unter Roadmap konfigurieren als Farbschema das Geschäftsziel aus und setzen Sie einen Haken bei Fertigstellungsgrad anzeigen. So sehen Ihre Kollegen nicht nur, zu welchen Geschäftszielen sie beitragen, sondern auch den Fortschritt jedes Projekts.
Erteilen Sie dazu Ihren Mitarbeitern das Recht auf das jeweilige Portfolio, so dass alle die freigegebenen Projekte ansehen und nach Bedarf gruppieren können. Oder speichern Sie die Roadmap jeweils für Teams und Projektleitung als Bilddatei.