Mit der Board-Ansicht sehen Sie Projekte im Kanban-Stil nach Spalten angeordnet. Hier priorisieren Sie zum Beispiel Initiativen und bewegen Projekte ganz einfach durch mehrstufige Prozesse.
- So kann Ihnen die Board-Ansicht helfen
- So finden Sie die Board-Ansicht
- So konfigurieren Sie die Board-Ansicht
- So filtern Sie die Projekte
- So passen Sie die Spalten an
- So passen Sie die Swimlanes an
- So konfigurieren Sie die Projektkarten
- So speichern Sie die Konfiguration als benutzerdefinierte Ansicht
- So benutzen Sie die Board-Ansicht
So kann Ihnen die Board-Ansicht helfen
Sie können die Board-Ansicht jederzeit so anpassen, dass Sie genau den richtigen Blick auf Ihr Portfolio bekommen. Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie andere Kunden die Board-Ansicht nutzen.
Strategische Portfolioentscheidungen
Wenn Sie Meisterplan vor allem dafür nutzen, nur die strategisch richtigen Projekte umzusetzen, nutzen Sie die Spaltenansicht nach Stage Gate. Damit haben Sie Ihre Projekte über alle Stufen hinweg im Blick: Vom Hinzufügen über die Genehmigung bis hin zum Abschluss. In allen Stufen hilft Ihnen die Board-Ansicht dabei, Entscheidungen voranzutreiben und Ihre Projekte zu priorisieren
Um vor jeder Entscheidung ganz einfach die wertvollsten Projekte zu identifizieren, lassen Sie sich auf jeder Projektkarte den Projektwert anzeigen. Wie Sie in Meisterplan mit Projektwerten arbeiten, erfahren Sie im Artikel Rang und Projektwert.
Entwicklung neuer Projektideen
Entwickeln Sie Ihre Ideen über die verschiedenen Phasen hinweg, ohne den Fokus auf die konkrete Planung legen zu müssen. Verfeinern Sie diese dabei Schritt für Schritt mit notwendigen Details, hin zu einem entscheidungsfähigen Projekt.
Sehen Sie in diesem englischsprachigen Video, wie Sie mit der nach Ideenentwicklung konfigurierten Board-Ansicht eine Projektidee entwickeln:
Feldwerte für die Ideenentwicklung:
- Neue Idee
- Brainstorming
- Fachlicher Input
- In Ausarbeitung
- Bereit zur Prüfung
- Abgelehnt
Wie Sie Projektfelder anlegen, erfahren Sie im Artikel Projektfelder verwalten.
So finden Sie die Board-Ansicht
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Board:
Sie sehen in der Board-Ansicht alle Projekte als Karten auf Spalten verteilt. Jede Spalte steht für einen Wert des Projektfelds (z.B. Stage Gates), das unter Anzeigen nach ausgewählt ist.
Um auszuwählen, welche Projekte angezeigt werden, legen Sie Datumsbereich, Portfolio sowie Szenario in der Kopfleiste fest. Sie sehen alle Projekte und Projektinformationen, die der ausgewählten benutzerdefinierten Ansicht entsprechen.
Um die Projektmaske eines Projekts zu öffnen, bewegen Sie den Mauszeiger über die jeweilige Karte und klicken Sie dann auf das quadratische Symbol, das oben rechts in der Karte erscheint.
Toolbar
In der Toolbar können Sie Projekte hinzufügen, nach einem Projektnamen oder Projektschlüssel suchen, Filter erstellen, die Spalten- und die Swimlanes-Anzeige festlegen, die Projektkarten konfigurieren und die konfigurierte Ansicht als Bild-Datei speichern.
Information Panel
Klicken Sie auf eines der Symbole in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel zu öffnen. Wenn Sie ein Projekt anklicken, finden Sie dort den Überblick, die Historie und die Kommentare. Wenn Sie ein Farbschema konfiguriert haben, können Sie im Information Panel außerdem die zugehörige Farblegende sehen.
So konfigurieren Sie die Board-Ansicht
So filtern Sie die Projekte
Um die Board-Ansicht nach Projekten mit bestimmten Werten zu filtern, klicken Sie auf Filter:
Zur Auswahl stehen:
- Alle Projektfelder vom Typ Einzelauswahl, z.B. Status
- Alle Projektfelder vom Typ Mehrfachauswahl
- Alle Projektfelder vom Typ Auswahlkästchen, z.B. Entscheidungsbedarf
- Die oberste Ebene der OSP-Einheiten
- Projektleitung
- Geschäftsziel
Wenn Sie mehrere Filter miteinander kombinieren, können Sie die angezeigte Auswahl weiter eingrenzen. Mehr erfahren Sie im Artikel Ad-hoc-Projektfilter.
So passen Sie die Spalten an
Die Board-Ansicht zeigt Daten an abhängig davon, welche Spalten gewählt wurden. Unter Spalten anzeigen nach wählen Sie, für welche Projektfeldwerte (z.B. Stage Gates) die Spalten Ihrer Board-Ansicht stehen:
Folgende Projektfelder stehen zur Auswahl:
- Alle eigenen Projektfelder vom Typ Einzelauswahl
- Das Systemfeld Status
Sie können nur Projektfelder auswählen, für die Sie mindestens Leserechte haben.
Wenn das aktuelle Portfolio nur auf einzelne Werte des ausgewählten Projektfelds filtert (z.B. nur auf die Stage Gates Aktiv und Genehmigt), zeigt die Board-Ansicht dennoch die Spalten für alle Werte an. Die Projekte, die diesen anderen Werten zugeordnet sind, werden nicht angezeigt.
Wenn Sie ein Projekt in eine Spalte verschieben, deren Wert nicht Teil des Portfolios ist, wird dieses Projekt ausgeblendet, sobald die Ansicht neu geladen wird.
Reihenfolge der Spalten
Sie können die Reihenfolge der Spalten nur ändern, indem Sie unter Verwalten > Projektfelder die Reihenfolge der Auswahlwerte des gewählten Projektfelds ändern. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Auswahlwerte Auswirkungen auf alle Ansichten und alle Benutzer hat.
So passen Sie die Swimlanes an
Zusätzlich zu der Sortierung in Spalten können Sie die Board-Ansicht auch horizontal in Swimlanes sortieren.
Folgende Projektfelder stehen zur Auswahl:
- Alle eigenen Projektfelder vom Typ Einzelauswahl
- Die oberste Ebene der OSP-Einheiten
- Status
- Projektleitung
- Geschäftsziel
- Kostentyp
Sie können nur Projektfelder auswählen, die nicht als Spaltenfeld ausgewählt sind und für die Sie mindestens Leserechte haben.
Wenn das aktuelle Portfolio nur auf einzelne Werte des ausgewählten Projektfelds filtert (z.B. nur auf die Stage Gates Aktiv und Genehmigt), zeigt die Board-Ansicht auch nur die Swimlanes dieser Werte an.
Reihenfolge der Swimlanes
Sie können die Reihenfolge der Swimlanes nur ändern, indem Sie unter Verwalten > Projektfelder die Reihenfolge der Auswahlwerte des gewählten Projektfelds ändern. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Auswahlwerte Auswirkungen auf alle Ansichten und alle Benutzer hat.
So konfigurieren Sie die Projektkarten
Legen Sie fest, welche Daten auf den Projektkarten angezeigt werden, nach welchem Projektfeld die Karten eingefärbt werden und ob das Bild der Projektleitung angezeigt wird. Folgende Felder stehen als Projektinformation zur Auswahl:
- Alle Projektfelder, für die Sie mindestens Leserechte haben (Systemfelder und eigene Projektfelder, außer Felder vom Typ Auswahlkästchen und Text)
- Finanzielle Schlüsselinformationen (z.B. Ertragswert, Gesamtkosten) in der Währung, die unter Verwalten > Erweitert festgelegt istProPremium
- Alle Kennzahlen zu Ist-Werten in dieser ListeProPremium
- Alle Finanzkennzahlen in dieser ListeProPremium
- Die oberste Ebene der OSPs
- Der Programmname
- Letzte Änderung
Folgende Felder stehen als Farbschema zur Auswahl:
- Alle Projektfelder vom Typ Einzelauswahl, für die Sie mindestens Leserechte haben
- Geschäftsziel
Um die Legende zu den Farben anzuzeigen, klicken Sie im Information Panel auf das Farbpalettensymbol.
Klicken Sie in der Toolbar auf Karten konfigurieren, um festzulegen, welche Informationen zusätzlich zum Projektnamen angezeigt werden:
So speichern Sie die Konfiguration als benutzerdefinierte Ansicht
Sie können jede Konfiguration der Board-Ansicht als benutzerdefinierte Ansicht speichern. Um eine andere Ansicht auszuwählen oder eine neue hinzuzufügen, klicken Sie neben dem Titel Board auf den Namen der Ansicht. Über die drei Punkte daneben bearbeiten Sie den Namen der Ansicht oder löschen sie. Mit dem entsprechenden Benutzerrecht können Sie hier auch festlegen, mit wem die Ansicht geteilt ist.
Mehr erfahren Sie im Artikel Benutzerdefinierte Ansichten.
So benutzen Sie die Board-Ansicht
Projektkarten verschieben
Wenn Sie den Projektfeldwert (z.B. das aktuelle Stage Gate) eines Projekts ändern möchten, zum Beispiel, weil es genehmigt wurde, können Sie die Karte ganz einfach per Drag & Drop in eine andere Spalte ziehen. Die Karte wird dort dem Rang des Projekts nach einsortiert.
Es ist nicht möglich, eine Karte per Drag & Drop in eine andere Swimlane zu ziehen.
Um den Rang eines Projekts zu ändern, also seine Priorisierung, müssen Sie die Projektkarte innerhalb derselben Spalte nach oben oder unten bewegen. Dabei werden Ihnen Pflicht- und Ausschlussgrenze angezeigt, um die Umpriorisierung zu erleichtern:
Um eine Karte innerhalb derselben Spalte zu verschieben, benötigen Sie folgende Rechte:
- das Bearbeitungsrecht für das aktuelle Szenario oder die Plandaten
- das Recht Projektrang verändern
Um eine Karte in eine andere Spalte zu ziehen, benötigen Sie diese Rechte:
- das Bearbeitungsrecht für das aktuelle Szenario oder die Plandaten
- unter Projekte und Programme bearbeiten entweder die Option Projekte mit Benutzer als Projektleitung oder Alle Projekte und Programme
- das Schreibrecht für das Projektfeld, das für die Spalten ausgewählt ist
Alle Änderungen, die Sie in der Board-Ansicht vornehmen (Änderung des Feldwertes, Rangänderungen), werden in allen Ansichten durchgeführt.
Projekte in Programmen bearbeiten
Sie können in der Board-Ansicht klar erkennen, wenn ein Projekt zu einem Programm gehört:
Die Projekte eines Programms können Sie per Drag & Drop in eine andere Spalte verschieben oder innerhalb derselben Spalte umpriorisieren. Das Projekt bleibt dabei Teil des Programms.
Um das ganze Programm an eine andere Stelle zu verschieben, müssen Sie alle Projekte einzeln dorthin verschieben.
Sie entfernen Projekte aus einem Programm, indem Sie die Projektkarte innerhalb derselben Spalte aus dem grauen Rahmen ziehen, der das Programm markiert.
Um ein Projekt einem Programm hinzuzufügen, bewegen Sie die Projektkarte in den grauen Rahmen des Programms. Sie wird dem Projektrang entsprechend in das Programm einsortiert.
Programme ohne Projekte werden in der Board-Ansicht nicht angezeigt.
Neue Projekte hinzufügen
Wenn Sie ein neues Projekt hinzufügen, können Sie nicht nur Name, Start und Ende angeben, sondern auch gleich den Wert des Projektfelds, nach dem die Spalten aktuell sortiert sind:
Das Feld wird automatisch vorausgefüllt mit dem ersten Wert des ausgewählten Felds (z.B. Idee bei den Stage Gates). Sie können es aber über die Dropdown-Liste schnell ändern, um das neue Projekt der richtigen Spalte zuzuordnen.
Mit dem Recht Projekt-Rang verändern wird das neue Projekt direkt über der roten Ausschlussgrenze einsortiert, ohne dieses Recht direkt unter der Ausschlussgrenze.
Um Projekte hinzuzufügen, benötigen Sie die folgenden Rechte:
- das Bearbeitungsrecht für das aktuelle Szenario oder die Plandaten
- Projekte und Programme hinzufügen
Alle Projekte, die Sie in der Board-Ansicht anlegen, sind auch in allen anderen Ansichten vorhanden.
Über Speichern als Bild (png) laden Sie die aktuelle Board-Ansicht als Bilddatei herunter, um sie außerhalb von Meisterplan verwenden zu können.