Verfügbarkeit Alle Editionen
Diese Ansicht ist speziell auf Ressourcenverantwortliche und die Teamleitung zugeschnitten, die darin schnell Kapazitätsprobleme oder Potenziale erkennen und Allokationen bearbeiten können. So finden Sie die richtigen Personen mit den verfügbaren Kapazitäten für Ihre Projekte.
Erforderliche Zugriffsrechte
Um die Detailansicht einer Ressource, eines Teams oder einer Rolle öffnen zu können, benötigen Sie das Recht Ressourcen-Pool, Abwesenheiten, OSP, Kalender und Fähigkeiten bearbeiten.
Für andere Aktionen im Team Planner benötigen Sie möglicherweise weitere Benutzerrechte. Mehr erfahren Sie in den Artikeln Allokationen hinzufügen, bearbeiten oder löschen und Rolle besetzen.
Finden
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team Planner, um die Ansicht zu öffnen. Die Liste zeigt die Ressourcen, Teams und Rollen. Die Zeitleiste rechts daneben zeigt ihre verfügbare Kapazität entsprechend der gewählten Zoomstufe (Monat, Quartal, usw.) in einer Histogramm-Ansicht.
Rot kennzeichnet eine Überallokation der jeweiligen Ressource, des jeweiligen Teams oder der Rolle je ausgewähltem Datumsbereich und Zeitabschnitt. Grün zeigt eine optimale Auslastung und Hellblau verfügbare Kapazitäten an. Außerdem können Sie den Kapazitätsstatus Ihrer Ressourcen, Teams und Rollen anhand des Kreises um ihren jeweiligen Avatar auf einen Blick erfassen. Mehr dazu erfahren Sie weiter .
Sie sehen alle Ressourcen, Teams und Rollen, die der ausgewählten benutzerdefinierten Ansicht entsprechen.
Klicken Sie auf den Pfeil nach dem Namen einer Ressource, eines Teams oder einer Rolle, um deren individuelle Projektallokationen auszuklappen. Projekte, denen eine Ressource oder ein Team nicht in Ihrer primären Rolle zugewiesen ist, zeigen die zugewiesene Projektrolle der Ressource bzw. des Teams hinter dem Projektnamen an. Bei Ressourcen werden außerdem die Abwesenheiten (z. B. Urlaub) angezeigt, die im Ressourcen-Pool für sie hinterlegt sind.
Wenn eine Ressource, ein Team oder eine Rolle einem Projekt zugewiesen ist, aber keine Allokationswerte hinterlegt sind, wird das Projekt im Zeitrastermodus angezeigt, im kompakten Modus nicht.
Visuelle Kapazitätsanzeige für Ressourcen, Teams und Rollen
Im Team Planner wird die Kapazität von Ressourcen, Teams und Rollen durch einen farbigen Kreis um den Avatar visualisiert. Die Farbe und der Füllgrad des Kreises geben den Kapazitätsstatus im gewählten Datumsbereich wieder, wobei Grün signalisiert, dass Kapazitäten verfügbar oder optimal ausgelastet sind, während Rot auf eine Überallokation hinweist:
Wenn Sie den Mauszeiger über einen Avatar bewegen, wird ein Tooltip eingeblendet. Dieser zeigt die Auslastung der Ressource, des Teams oder der Rolle im festgelegten Datumsbereich in Prozent sowie die verbleibende Kapazität oder Überlastung in der aktuell gewählten Allokationseinheit an:
Die Auslastung wird berechnet, indem die Summe der Ressourcen-, Team- oder Rollenallokationen mit deren verfügbarer Kapazität im gewählten Datumsbereich verglichen wird. Dabei wird die Auslastung entsprechend der Zoomstufe berechnet (pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr).
Toolbar
In der Toolbar können Sie nach Ressourcen, Teams und Rollen suchen, die Ansicht filtern, Allokationsmodus, Allokationseinheit und Zoomstufe wählen und die Ansicht konfigurieren. Außerdem können Sie verschiedene Aktionen rückgängig machen.
Information Panel
Klicken Sie auf eines der Symbole in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel zu öffnen. Wenn Sie ein Projekt anklicken, finden Sie dort dessen Überblick, Historie und Projektkommentare sowie Allokationskommentare. Klicken Sie eine Ressource, ein Team oder eine Rolle an, können Sie in der Historie alle Änderungen an deren Allokationen verfolgen.
Wenn Sie ein Farbschema konfiguriert haben, können Sie im Information Panel außerdem die zugehörige Farblegende sehen.
Zugriff auf Ressourcen- und Projektinformationen
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Ressource, ein Team oder eine Rolle und klicken Sie auf das rechteckige Symbol nach dem Namen, um die Detailansicht der Ressource, des Teams oder der Rolle zu öffnen.
Wählen Sie ein Allokationssegment aus und klicken Sie auf das i-Symbol in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel mit dem Überblick zu öffnen. Wenn das zugehörige Projekt Bestandteil des aktuellen Portfolios ist, können Sie außerdem dessen Projektmaske öffnen, indem Sie im Information Panel auf Projekt öffnen klicken.
Sie können die Projektmaske auch öffnen, indem Sie den Mauszeiger über den Projektnamen bewegen, auf die drei Punkte am Ende der Zeile klicken und Projekt öffnen wählen.
Wählen Sie die Daten, die Sie anzeigen möchten
Benutzerspezifische Daten
Legen Sie fest, welche Ressourcen, Teams und Rollen im Team Planner angezeigt werden, indem Sie in der Kopfleiste Datumsbereich, Portfolio und Szenario auswählen.
Über den Datumsbereich stellen Sie sicher, dass nur Ressourcen mit einem Eintritts- und Austrittsdatum innerhalb des gewählten Bereichs angezeigt werden.
Diese Einstellungen gelten nur für den jeweiligen Benutzer.
Portfoliospezifische Daten
Der Ressourcenfilter im ausgewählten Portfolio legt fest, welche Ressourcen, Teams und Rollen im Team Planner angezeigt werden. Mit dem richtigen Ressourcenfilter (Auslastung, OSP, Fähigkeiten, primäre Rolle, Ressourcenverantwortung, extern/intern) sehen Sie nur die Ressourcen, Teams und Rollen, die für Ihre aktuelle Aufgabe relevant sind.
Der Projekt- und Zieleansicht-Filter im ausgewählten Portfolio legt fest, welche Projekte Sie öffnen und/oder bearbeiten können. Sie sehen also alle Projekte der angezeigten Ressourcen, Teams und Rollen, können aber nur die Projekte öffnen oder bearbeiten, die dem Projektfilter (z. B. OSP, Projektleitung, Status) des aktuellen Portfolios entsprechen.
Portfolios funktionieren wie benutzerdefinierte Ansichten. Die Einstellungen gelten für alle, die Zugriff darauf haben, und wenn eine Einstellung geändert und im Portfolio gespeichert wird, gilt sie für alle Benutzer mit Zugriff.
So konfigurieren Sie den Team Planner
Allokationsmodus
Zeitraster
Der Allokationsmodus Zeitraster zeigt bei ausgeklappten Ressourcen, Teams oder Rollen eine Zeile für jedes Projekt, dem die Ressource, das Team oder die Rolle zugewiesen ist. Die Allokationssegmente sind wie in einer Tabellenkalkulation auf die Zellen des Rasters verteilt und entsprechen der gewählten Zoomstufe (Monat, Quartal, usw.). Die Projekte jeder Ressource, bzw. Team oder Rolle sind nach ihrem Rang angeordnet. Die Gesamtkapazität der Ressource, des Teams oder der Rolle wird dem Projektrang entsprechend verteilt und Überallokationen werden rot gekennzeichnet.
Im Zeitrastermodus können Sie schnell bestehende Allokationen bearbeiten, indem Sie mit der Tabulatortaste zwischen den Allokationszellen wechseln. Mit der passenden Allokationseinheit und Zoomstufe können Sie außerdem den gewünschten Detailgrad einstellen.
Kompakt
Wenn Sie den Allokationsmodus Kompakt wählen, werden Ihnen die Allokationssegmente als Balken angezeigt. Die Balken sind platzsparend angeordnet, das heißt, Allokationen, die zum selben Projekt gehören, liegen möglichst nah beieinander. Wenn Sie Ihren Mauszeiger über ein Allokationssegment bewegen und auf die drei Punkte klicken, öffnen Sie das Kontextmenü. Dort können Sie die Allokation an eine andere Ressource bzw. ein anderes Team oder an die Rolle zurückgeben, Rollen besetzen, das Allokationssegment löschen oder die Projektmaske öffnen.
Mit einem Doppelklick auf einen Allokationsbalken können Sie die einzelnen Allokationswerte pro Zoomstufe mit der Maus oder mit Tastaturkombinationen bearbeiten. Wenn Sie den Mauszeiger über die markierten Zellen bewegen und auf die drei Punkte klicken, können Sie die ausgewählten Zellen an eine andere Ressource bzw. ein anderes Team oder an die Rolle zurückgeben oder die verbleibende Kapazität der Ressource hinzufügen.
Allokationssegmente mit dem Wert "0" werden im kompakten Modus nicht angezeigt.
Der kompakte Modus eignet sich besonders dafür, einen schnellen Überblick über die Gesamtauslastung Ihrer Projektressourcen zu erhalten. Zusätzliche Einblicke erhalten Sie, wenn Sie die Projekte nach einem Feld wie Status oder Ziel einfärben.
So filtern Sie die Ressourcen, Teams und Rollen
Um den Team Planner nach Ressourcen-, Teams- oder Rollendetails zu filtern, klicken Sie auf Filter:
Zur Auswahl stehen:
- Oberste Ebene der OSP, z. B. Abteilung.
- Externe Ressource.
- Fähigkeiten: zeigt die Ressourcen und Teams an, auf die alle ausgewählten Fähigkeiten zutreffen.
- Max. Kapazitätsauslastung: zeigt nur Ressourcen, Teams und Rollen an, die im aktuell ausgewählten Datumsbereich den von Ihnen vorab definierten Schwellenwert überschreiten; mehr Informationen finden Sie weiter unten.
- Primäre Rolle: zeigt die Ressourcen, Teams und Rollen an, die die ausgewählten primären Rollen haben.
- Ressourcen: zeigt die ausgewählten Ressourcen, Teams und Rollen an.
- Ressourcentyp: zeigt die Ressourcen, Teams oder Rollen an, die dem ausgewählten Typ entsprechen
- Ressourcenverantwortung: zeigt alle Ressourcen, Teams und Rollen an, die in der Ressourcenverantwortung der ausgewählten Person liegen.
Wenn Sie mehrere Filter miteinander kombinieren, können Sie die angezeigte Auswahl weiter eingrenzen. Mehr erfahren Sie im Artikel Ad-hoc-Filter.
Filter für maximale Kapazitätsauslastung
Klicken Sie in der Toolbar auf das Filter-Symbol und wählen Sie den Filter Max. Kapazitätsauslastung. Bestimmen Sie einen individuellen Schwellenwert (z. B. 80 %), um nur die Ressourcen, Teams und Rollen anzuzeigen, deren Auslastung höher als der gewählte Schwellenwert ist:
Innerhalb des Datumsbereichs wird in jedem Zeitabschnitt der gewählten Zoomstufe die Summe der Allokationen mit der Kapazität verglichen. Wenn die Auslastung über dem Schwellenwert liegt, wird die Ressource, das Team oder die Rolle in der gefilterten Liste angezeigt. Das heißt, Sie sehen alle Ressourcen, Teams und Rollen, die den Schwellenwert in mindestens einem Zeitabschnitt des gewählten Datumsbereichs überschreiten.
Beispiel: Sie möchten prüfen, ob und welche Ihrer Ressourcen, Teams und Rollen in den nächsten Wochen überlastet sind, um rechtzeitig eingreifen zu können.
Dafür stellen Sie den Datumsbereich auf die nächsten drei Monate ein und wählen als Zoomstufe Woche. Über Filter legen Sie fest, wer berücksichtigt wird, zum Beispiel die Ressourcen, Teams und Rollen einer Abteilung oder einer bestimmten Ressourcenverantwortung. Wählen Sie dann den Filter Max. Kapazitätsauslastung und geben Sie den gewünschten Schwellenwert ein (z. B. 110 %).
Ergebnis: Es werden alle Ressourcen, Teams und Rollen angezeigt, die in mindestens einer Woche innerhalb der nächsten drei Monate mit mehr als 110% ihrer Kapazität verplant sind.
Ansicht konfigurieren
In der Toolbar finden Sie unter Ansicht konfigurieren die folgenden Optionen:
- Ressourcen, Teams und Rollen sortieren nach: Wählen Sie, ob die Ressourcen, Teams und Rollen nach Name, primärer Rolle, Auslastung (von hoch nach niedrig)/(von niedrig nach hoch) oder einem OSP-Feld (z. B. Abteilung) sortiert werden. Mehr zur Option Auslastung (von hoch nach niedrig/von niedrig nach hoch) finden Sie unten.
-
Farbschema: Legen Sie fest, nach welchem Feld (z. B. Ziel oder Status) die Projekte eingefärbt werden. Im Information Panel können Sie die zugehörige Farblegende ansehen.
- Zeitrastermodus: die Projektlinie, die oberhalb der Projektsegmente die Dauer des angewählten Projekts anzeigt, wird eingefärbt.
- Kompakter Modus: die Projektlinie und zusätzlich auch alle Projektbalken werden eingefärbt.
Sortierung nach Auslastung
Um sowohl die am stärksten überlasteten Ressourcen als auch solche mit verfügbaren Kapazitäten auf einen Blick zu erfassen, können Sie diese nach ihrer Auslastung sortieren. Klicken Sie auf Ansicht konfigurieren > Ressourcen, Teams und Rollen sortieren nach und wählen Sie eine der zwei Optionen Auslastung (von hoch nach niedrig) bzw. Auslastung (von niedrig nach hoch):
Die Auslastung wird pro Ressource, Team und Rolle für den gesamten gewählten Datumsbereich berechnet, indem die Summe der Allokationen im Zeitraum mit der verfügbaren Kapazität verglichen wird. Die Zoomstufe spielt für die Berechnung der Auslastung keine Rolle.
Beispiel: Sie möchten regelmäßig Ihre Ressourcen und Teams prüfen, um auf die besonders starken und die besonders geringen Auslastungen zu reagieren. Wählen Sie den gewünschten Datumsbereich und legen Sie über Filter fest, wer berücksichtigt werden soll, zum Beispiel alle Ressourcen, Teams und Rollen einer Abteilung oder von bestimmten Ressourcenverantwortlichen. Wählen Sie dann die bevorzugte Sortierung nach Auslastung. Wenn Sie diese Konfiguration (außer dem Datumsbereich) als benutzerdefinierte Ansicht speichern, können Sie jederzeit schnell darauf zugreifen.
Konfiguration als benutzerdefinierte Ansicht speichern
Sie können jede Konfiguration des Team Planners als benutzerdefinierte Ansicht speichern. Um eine andere Ansicht auszuwählen oder eine neue hinzuzufügen, klicken Sie neben dem Titel Team Planner auf den Namen der Ansicht. Über die drei Punkte daneben bearbeiten Sie den Namen der Ansicht oder löschen sie. Mit dem entsprechenden Benutzerrecht können Sie hier auch festlegen, mit wem die Ansicht geteilt ist.
Erstellen Sie zum Beispiel eine benutzerdefinierte Ansicht mit dem Filter Ressourcenverantwortung > Angemeldeter Benutzer, so dass alle Benutzer nur die Ressourcen, Teams und Rollen sehen, die in ihrer Ressourcenverantwortung liegen. So hat jeder Benutzer, der mit der entsprechenden Ressource verknüpft ist, eine auf ihn zugeschnittene Ansicht des Team Planners.
Mehr erfahren Sie im Artikel Benutzerdefinierte Ansichten.
Weitere Informationen
Mehr Details zum Team Planner finden Sie in den Artikeln Allokationen hinzufügen, bearbeiten oder löschen, Rolle besetzen und Ressourcenallokationen ersetzen.