Im Ressourcen-Pool finden Sie alle Ressourcen auf einen Blick in einer übersichtlichen Liste. So sehen Sie immer genau, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen.

• Finden
  • Ansicht konfigurieren
  • Ansicht exportieren
• Ressourcen hinzufügen
  • Per Import hinzufügen
  • Manuell hinzufügen
• Ressourcendetails bearbeiten
  • Allgemein
  • Details
  • Teilzeitmodell
  • Abwesenheiten (z. B. Urlaub)
  • Teams
• Ressourcenallokationen bearbeiten
  • Berechnung der verfügbaren Kapazität der Ressource
• Ressourcen löschen

Finden

Sie benötigen dafür das Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Ressourcen-Pool und wählen Sie dann den Reiter Ressourcen:

In der Liste sehen Sie die Ressourcen mit ausgewählten Ressourceninformationen. Folgende Einstellungen in der Kopfleiste beeinflussen, ob die Liste alle Ressourcen oder nur eine Auswahl anzeigt:

• Datumsbereich: Es werden nur Ressourcen angezeigt, deren Eintrittsdatum nach oder deren Austrittsdatum vor dem gewählten Datumsbereich liegt. Erfahren Sie mehr zum Datumsbereich im Artikel Navigation, Menüs und Ansichten.
• Portfolio: Wenn das ausgewählte Portfolio einen Ressourcen-Filter (z. B. nach OSP, primärer Rolle) enthält, zeigt die Liste nur diejenigen Ressourcen an, die dem Filter entsprechen. Erfahren Sie mehr im Artikel Portfolio-Filter im Detail.

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste alphanumerisch nach den Inhalten der Spalte zu sortieren. Über die Suche können Sie in allen sichtbaren Spalten nach einem Schlagwort suchen. 

Sortierung von Zahlen
Beachten Sie, dass Zahlen Stelle für Stelle sortiert werden. Bei einer aufsteigenden Sortierung nach Ressourcenschlüssel steht daher die Ressource mit dem Schlüssel "MPR-2" hinter der Ressource mit dem Schlüssel "MPR-19".

Ansicht konfigurieren

Die Konfiguration der Ressourcenansicht ist benutzerspezifisch. Wenn Sie die Ansicht umkonfigurieren, sehen nur Sie die geänderte Ansicht.

Ansicht filtern

Um die Ressourcenliste nach bestimmten Ressourcen zu filtern, klicken Sie auf Filter:

Zur Auswahl stehen:

• Oberste Ebene des OSP, z. B. Abteilung.
• Externe Ressource
• Primäre Rolle: zeigt alle Ressourcen an, deren primäre Rolle mit einer der ausgewählten primären Rollen übereinstimmt.
• Ressourcenverantwortung: zeigt alle Ressourcen an, die in der Ressourcenverantwortung der ausgewählten Person liegen.
• Ressourcenname: zeigt ausgewählte Ressourcen an.
• Ressourcenstatus: abhängig vom Eintritts- und Austrittsdatum.
  • Zukünftig: Alle Ressourcen mit einem Eintrittsdatum nach dem aktuellen Datum. Beispielweise bei Mitarbeitern, die schon einen Arbeitsvertrag unterschrieben haben, aber noch nicht für das Unternehmen arbeiten.
  • Inaktiv: Alle Ressourcen mit einem Enddatum vor dem aktuellen Datum. Beispielsweise bei Mitarbeitern, die nicht mehr für das Unternehmen arbeiten.
  • Aktiv: Alle anderen Ressourcen und damit alle Mitarbeiter, die aktuell für das Unternehmen arbeiten. Ressourcen, denen weder ein Start- noch Enddatum zugewiesen ist, bekommen den Status Aktiv.
• Fähigkeiten: zeigt nur Ressourcen an, auf die alle ausgewählten Fähigkeiten zutreffen.

Wenn Sie mehrere Filter miteinander kombinieren, können Sie die angezeigte Auswahl weiter eingrenzen. Mehr erfahren Sie im Artikel Ad-hoc-Filter.

Spalten konfigurieren

Damit Sie genau die Informationen im Blick haben, die für Sie wichtig sind, können Sie die Ressourcenliste benutzerspezifisch anpassen. Klicken Sie auf Spalten konfigurieren, um auszuwählen, welche Informationen Sie in welcher Reihenfolge anzeigen möchten. Die Spalte Name kann allerdings nicht verändert werden und steht immer links an erster Stelle der Übersicht.

Wenn die Ressource mit einem Benutzer verknüpft ist, zeigt das Bild das Profilbild dieses Benutzers oder, wenn er keines hochgeladen hat, die Initialen der Ressource. Ist die Ressource nicht mit einem Benutzer verknüpft, wird das für die Ressource hinterlegte Bild oder deren Initialen angezeigt.

Die Reihenfolge der Spalten können Sie auch jederzeit per Drag and Drop direkt in der Listenansicht verändern.

Eine Übersicht der Felder, die als Spalten zur Auswahl stehen, finden Sie weiter unten in den Abschnitten Allgemein und Details. Zusätzlich können Sie auch das Feld Ressourcenstatus konfigurieren.

Ansicht exportieren

Sie benötigen dafür zusätzlich das Recht Daten exportieren.

Wenn Sie die konfigurierte Liste als Datei exportieren wollen, klicken Sie auf Export nach Excel.

Ressourcen hinzufügen

Neue Ressourcen können Sie entweder einzeln manuell anlegen oder gesammelt über einen Massenimport hinzufügen.

Per Import hinzufügen

Für das Hinzufügen mehrerer Ressourcen auf einmal gibt es diese Optionen, die zum Teil auch automatisierbar sind:

• Hinzufügen von Ressourcen aus anderen Tools
  • Zapier
  • MS Power Automate
  • REST API
• Copy und Paste aus Tabellendokumenten
  • Schnellimport: Ressourcen
  • Schnellimport: Ressourcenabwesenheiten
  • Schnellimport: Teilzeitmodelle

Manuell hinzufügen

Klicken Sie auf Ressource hinzufügen und füllen Sie die Felder aus. Nachname und Ressourcenschlüssel sind Pflichtfelder, alle anderen sind optional.

Eine Übersicht aller Felder mit Erklärungen finden Sie weiter unten in den Abschnitten Allgemein und Details.

Ressourcendetails bearbeiten

Um die Details einer einzelnen Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die Ressource in der Listenansicht. Die folgenden Felder können Sie direkt in der Liste bearbeiten:

• Felder des Typs Zeichenfolge (z. B. Ressourcenschlüssel, E-Mail)
• OSPs (z. B. Abteilung, Standort)
• Ressourcenverantwortung

Um die OSP-Felder von mehreren Ressourcen auf einmal zu bearbeiten, setzen Sie einen Haken links neben allen Ressourcen, die Sie anpassen möchten, und klicken Sie anschließend in der Toolbar auf Bearbeiten.

Allgemein

• Bild: Wenn die Ressource mit einem Benutzer verknüpft ist, zeigt das Bild das Profilbild dieses Benutzers. Ist die Ressource nicht mit einem Benutzer verknüpft, können Sie hier ein Bild für die Ressource hochladen. Wenn es kein Ressourcenbild gibt oder der verknüpfte Benutzer kein Profilbild hat, werden die Initialen der Ressource angezeigt.
• Vorname
• Nachname: Pflichtfeld
• Ressourcenschlüssel: Pflichtfeld zur eindeutigen Identifizierung der Ressource; Wert darf nur einmal im Meisterplan-System vorkommen; beim manuellen Hinzufügen einer neuen Ressource wird automatisch ein Ressourcenschlüssel erzeugt, der jederzeit geändert werden kann.
• E-Mail
• Primäre Rolle: Weisen Sie Ihren Ressourcen die primäre Rolle (z. B. „Berater“) zu, in der sie an Projekten arbeiten; Sie können sie aber in jeder Rolle zu einem Projekt allokieren. Wenn Sie die primäre Rolle einer Ressource ändern, verändert das nicht die Projektrolle der Ressource in bestehenden Allokationen.
• Ressourcenverantwortung: Hinterlegen Sie für jede Ressource die Person, die die Ressourcenverantwortung trägt. Im Team Planner können Sie die angezeigten Ressourcen, Teams und Rollen nach dieser Person filtern. Um einen Benutzer im Feld Ressourcenverantwortung zu hinterlegen, müssen Sie zuerst den Benutzer mit einer Ressource verknüpfen.
• Kalender: Definiert die Verfügbarkeit der Ressource pro Wochentag sowie Feiertage; beim manuellen Hinzufügen einer neuen Ressource wird automatisch der Standardkalender hinterlegt, der jederzeit geändert werden kann.
• Verknüpfter Benutzer: Verknüpfen Sie die Ressource mit einem Benutzer, um Projektleitern ein Portfolio mit ihren eigenen Projekten zu erstellen, oder um die Anmeldung an der Meisterplan MyProjects Android- oder iOS-App freizuschalten. Wenn Sie einen Benutzer verknüpfen, wird bei der Ressource dessen Profilbild oder Initialen angezeigt.
• Externe Ressource: Fügen Sie auch externe Mitarbeiter als Ressourcen hinzu; sie werden im Ressourcenbereich des Portfolio Designers mit einem blauen Symbol angezeigt.

Details

• Eintrittsdatum/Austrittsdatum: Definiert den Zeitraum der Anstellung eines Mitarbeiters; die Kapazität der Ressource wird davor und danach auf Null gesetzt. Sie können eine Ressource nur dann auf ein Projekt allokieren, wenn ihr Anstellungszeitraum innerhalb des gewählten Datumsbereichs liegt.
• Kosten pro StundePro Premium: Tragen Sie hier die internen Stundensätze Ihrer Ressourcen ein als Basis für die Berechnung von Allokationskosten; das Feld zeigt immer den aktuell gültigen Kostensatz an; wenn Sie auf das Kalendersymbol am Ende der Zeile klicken, können Sie weitere Kosten pro Stunde mit unterschiedlichem Gültigkeitsdatum hinterlegen. Mehr Details finden Sie im Artikel Kosten pro Stunde (rückwirkend) importieren. Wenn keine Kosten pro Stunde für eine Ressource angegeben werden, werden die Kosten pro Stunde der primären Rolle der Ressource für die Berechnung der Allokationskosten verwendet.
  Der Zugriff auf dieses Feld setzt in den Benutzergruppen im Abschnitt Ansichten & Bereiche das Recht Zugriff auf Finanzdaten voraus.
• Abrechenbarer StandardstundensatzPro Premium: Tragen Sie hier die externen Stundensätze Ihrer Ressourcen ein als Basis für die Berechnung von Allokations- und Gesamtnutzen; in der Projektmaske können Sie im Abschnitt Rollen und Ressourcen - Abrechenbare Stundensätze diese Standardstundensätze übernehmen.
  Der Zugriff auf dieses Feld setzt in den Benutzergruppen im Abschnitt Ansichten & Bereiche das Recht Zugriff auf Finanzdaten voraus.
• Land: dieses Feld ist dann relevant, wenn Sie Ihre Ressourcen nach Geodaten auswerten wollen (z. B. in PowerBI oder Tableau).
• Postleitzahl: dieses Feld ist dann relevant, wenn Sie Ihre Ressourcen nach Geodaten auswerten wollen (z. B. in PowerBI oder Tableau).
• Stadt: dieses Feld ist dann relevant, wenn Sie Ihre Ressourcen nach Geodaten auswerten wollen (z. B. in PowerBI oder Tableau).
• OSP: Über den Organisationsstrukturplan (OSP) legen Sie z. B. fest, zu welcher Abteilung und welchem Standort eine Ressource gehört; mehr über den OSP erfahren Sie im Artikel OSP verwalten.
• Fähigkeiten: Wählen Sie eine beliebige Anzahl von Fähigkeiten. Mehr über Fähigkeiten erfahren Sie im Artikel Fähigkeiten verwalten.

Teilzeitmodell

Hier hinterlegen Sie beispielsweise Teilzeitbeschäftigungen oder Elternteilzeit, also alle längerfristigen Abweichungen von der Vollzeit, die im Kalender angegeben ist.

Klicken Sie auf Teilzeitmodell hinzufügen und geben Sie folgende Details an:

• Anteil an Vollzeit: Kapazität der Ressource in der angegebenen Zeit in Prozent; der Prozentsatz bezieht sich auf die Arbeitsstunden, die im Kalender der Ressource festgelegt sind.
  Beispiel: Umfasst die Vollzeit laut Kalender 38 Stunden, und der hier hinterlegte Anteil an der Vollzeit beträgt 75%, hat die Ressource im angegebenen Zeitraum eine wöchentliche Kapazität von 28,5 Stunden.
• Start-/Enddatum: Wenn Sie die Felder leer lassen, gilt das Teilzeitmodell für den gesamten Anstellungszeitraum vom Eintritts- bis zum Austrittsdatum.

Ein gespeichertes Teilzeitmodell kann nicht mehr bearbeitet, sondern nur gelöscht werden. Um die rückwirkende Kapazitätsbetrachtung nicht zu verfälschen, empfehlen wir, die Teilzeitmodelle nicht zu löschen. Sie haben folgende Möglichkeiten, die korrekte Abfolge verschiedener Teilzeitmodelle zu erhalten:

Anwendungsfall	So können Sie vorgehen
Es gibt einen Fehler im Teilzeitmodell.	Löschen Sie das Teilzeitmodell und geben Sie ein neues ein.
Ein Mitarbeiter arbeitet ab einem bestimmten Datum mit neuer Teilzeit.	Geben Sie das neue Teilzeitmodell mit dem Startdatum ein. Meisterplan setzt automatisch ein Enddatum für das bisherige Modell.
Ein Mitarbeiter arbeitet für einen begrenzten Zeitraum mit geänderter Teilzeit.	Geben Sie das neue Teilzeitmodell mit dem Start- und Enddatum ein. Meisterplan setzt automatisch ein Enddatum für das bisherige Modell und legt nach Ende der geänderten Teilzeit das ursprüngliche Modell wieder an.
Ein Mitarbeiter wechselt von der Teilzeit in die Vollzeit.	Geben Sie das Vollzeitmodell mit 100% und dem Startdatum ein. Meisterplan setzt automatisch ein Enddatum für das bisherige Teilzeitmodell. Das 100%-Vollzeitmodell wird nicht angelegt (weil es kein Teilzeitmodell, sondern der Standard ist).

Alle Teilzeitmodelle sind global: Sie wirken sich auf die Plandaten und auf jedes Szenario aus.

Details zur Berechnung der Kapazität einer Ressource finden Sie im Artikel 3. Grundlagen für die Kapazitätsplanung konfigurieren.

Abwesenheiten (z. B. Urlaub)

Im Abschnitt Abwesenheiten verwalten Sie beispielsweise Krankheiten und Urlaube Ihrer Ressourcen.

Klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen und geben Sie folgende Details an:

• Start-/Enddatum: geben Sie den ersten und den letzten Tag der Abwesenheit ein
• Tägliche Dauer: für einen einzelnen Tag können Sie Ganzer Tag oder Halber Tag wählen; für mehrere Tage Ganze Tage, Erster Tag ist ein halber Tag, Letzter Tag ist ein halber Tag oder Erster und letzter Tag sind halbe Tage.

Ressourcenabwesenheiten werden bei der Berechnung der Kapazität einer Ressource berücksichtigt. Wenn die Ressource einem Team zugewiesen ist, wirken sich die Abwesenheiten auch auf die verfügbare Teamkapazität aus. Details zur Berechnung der Kapazität einer Ressource finden Sie im Artikel 3. Grundlagen für die Kapazitätsplanung konfigurieren.

Ressourcenabwesenheiten sind global: Sie wirken sich auf die Plandaten und auf jedes Szenario aus. 

Teams

Im Abschnitt Teams können Sie einzelne Ressourcen bereits bestehenden Teams zuweisen sowie die Kapazität festlegen, mit der die Ressource auf ein Team eingeplant werden soll.

Klicken Sie auf  Teams zuweisen und wählen Sie ein Team aus der Liste aus, die Ihnen angezeigt wird. Geben Sie folgende Details an:

• Startdatum (Pflichtfeld): Bestimmen Sie das Datum, ab wann die Ressource dem Team zur Verfügung steht.
• Enddatum (optional): Sie können bestimmen, bis wann die Ressource dem Team zur Verfügung steht.
• Kapazität (Pflichtfeld): Bestimmen Sie die Verfügbarkeit der Ressource für das Team. Meisterplan füllt das Feld automatisch mit 100% Kapazität aus, Sie können den Wert jedoch bei Bedarf anpassen.

Mehr über Teams erfahren Sie im Artikel Ressourcen-Pool - Teams.

Ressourcenallokationen bearbeiten

Wenn Sie in der Detailansicht einer Ressource auf den Tab Allokationen klicken, sehen Sie dort alle Projekte, auf die die Ressource eingeplant ist, die zugehörigen Allokationswerte und die Kapazität. Klicken Sie auf den Pfeil nach dem Namen, um die zugewiesenen Projekte auszuklappen.

Wenn ein Projekt einem Programm zugeordnet ist, wird das Programm ebenfalls angezeigt. Wenn die Ressource mehreren Projekten in demselben Programm zugeordnet ist, zeigt das Programm die Summe der Allokationen dieser Ressource.

In der Toolbar können Sie die Allokationseinheit und die Zoomstufe wählen. 

Wenn Sie Ihren Mauszeiger über einen Abschnitt im Histogramm bewegen, sehen Sie die verfügbare Kapazität, die Allokation und die verbleibende Kapazität der Ressource für diesen Zeitabschnitt.

Um die Allokationen zu bearbeiten, stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie im Zeitrastermodus des Team Planners finden.

Projekt hinzufügen

Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über den Ressourcennnamen in der Liste und klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Geben Sie dann im Suchfeld den Namen oder den Projektschlüssel des Projekts ein, auf das Sie die Ressource einplanen wollen, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Das Projekt wird als neue Zeile mit dem Allokationswert 0 angelegt, den Sie jederzeit anpassen können.

Allokationswerte bearbeiten

Um einen einzelnen Allokationswert in einer Zelle zu bearbeiten, klicken Sie die Zelle an und geben Sie den neuen Wert ein. Über einfache Tastatur- und Mausaktionen können Sie auch mehrere Zellen auswählen und bearbeiten, indem Sie beispielsweise Werte kopieren oder überschreiben.

Gesamte Projektallokationen bearbeiten

Klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Projektnamen, um das Kontextmenü zu öffnen. Sie finden dort die folgenden Aktionen:

• Ressource ersetzen: Alle Allokationen werden der gewählten Ressource zugewiesen und von dieser Ressource oder diesem Team entfernt. Mehr erfahren Sie im Artikel Team Planner - Ressourcen- und Teamallokationen ersetzen.
• An Rolle zurückgeben: Die gesamte Allokation wird der Rolle zugewiesen und von dieser Ressource entfernt. Mehr erfahren Sie im Artikel Team Planner - Ressourcen- und Teamallokationen ersetzen.
• Projektrolle ändern: Die Ressource ist weiterhin dem Projekt zugewiesen, jedoch in einer anderen Rolle.
• Aus Projekt entfernen: Die Zuweisung dieser Ressource zu dem Projekt wird vollständig entfernt.
• Projekt öffnen: Öffnet die Projektmaske des jeweiligen Projekts.

Einen Teil einer Projektallokation bearbeiten

Wählen Sie die Zellen im Zeitraster aus, die Sie bearbeiten möchten, bewegen Sie Ihren Mauszeiger darüber und klicken Sie auf die drei Punkte im blauen Kreis. Dort finden Sie die folgenden Optionen:

• Verbleibende Kapazität hinzufügen: Zu allen ausgewählten Zellen wird die verbleibende Kapazität der Ressource hinzuaddiert.
• In Prozent einplanen: Alle ausgewählten Allokationszellen werden mit x % der Kapazität der Ressource befüllt. Vorhandene Werte werden überschrieben.
• Ressource ersetzen: Alle ausgewählten Allokationswerte werden der gewählten Ressource zugewiesen und von dieser Ressource entfernt. Mehr erfahren Sie im Artikel Team Planner - Ressourcen- und Teamallokationen ersetzen.
  • An Rolle zurückgeben: Nachdem Sie Ressource ersetzen ausgewählt haben, können Sie die gesamte Allokation, nur die Überallokation oder einen Prozentsatz der Allokation an die Rolle zurückgeben. Alle ausgewählten Allokationswerte werden der Rolle zugewiesen und von dieser Ressource entfernt. Mehr erfahren Sie im Artikel Team Planner - Ressourcen- und Teamallokationen ersetzen.

Berechnung der verfügbaren Kapazität der Ressource

Die verfügbare Kapazität der Ressource, die Ihnen unter Kapazität angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über das Zeitraster bewegen, wird für jeden Zeitraum wie folgt berechnet:

Für den gewählten Zeitabschnitt der Zoomstufe (also entweder Woche, Monat, Quartal oder Jahr) wird das Arbeitszeitmodell der Ressource herangezogen (Vollzeit oder Teilzeit, z. B. 80%), und davon die Abwesenheiten und die Teamzugehörigkeit abgezogen. Das ergibt die durchschnittliche Verfügbarkeit der Ressource für diesen Zeitabschnitt.

Ressourcen löschen

Um eine einzelne Ressource zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ressource und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile. Sie können eine Ressource auch in der Detailansicht in der Toolbar löschen.

Um mehrere Ressourcen gleichzeitig zu löschen, setzen Sie einen Haken bei allen Ressourcen, die Sie löschen möchten, und klicken Sie anschließend auf Löschen. Um alle in der Liste angezeigten Ressourcen auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben den Spaltennamen:

Das Löschen einer Ressource hat folgende Auswirkungen:

• Auch Allokationen werden gelöscht: Zusammen mit der Ressource werden auch alle ihre Allokationen, sowohl vergangene als auch aktuelle, gelöscht.
• Löschen von Projektleitungs-Ressourcen: War die Ressource in einem oder mehreren Projekten als Projektleitung hinterlegt, ist das entsprechende Feld in den Projekten nun leer.
• Löschen der Teamzugehörigkeit und -kapazität: War die Ressource einem Team zugewiesen, ist deren Teamzugehörigkeit und damit auch die Kapazität der Ressource für das Team nun gelöscht. 

Auch wenn Sie Ressourcen löschen können, empfehlen wir, nur ein Austrittsdatum für die betroffene Ressource zu setzen. Dadurch werden die Informationen zu Allokationen und Projektleitung nicht aus Ihrem System gelöscht.