Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Ressourcen ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.

• Voraussetzungen
• Erforderliche Zugriffsrechte
• Unterstützte Dateiformate
• Finden
• Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
• Beispiel-Dokument als Download
• Importierbare Felder
• Datums- und Zahlenformatierung
• Schritt 2: Kopieren und einfügen
• Schritt 3: Felder zuweisen
• Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
• Validierung und Fehlerbehebung
• Aktualisieren bestehender Ressourcen
• Ergebnis
• Importierte Ressourcen
• Neu angelegte Werte

In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:

Voraussetzungen

Erforderliche Zugriffsrechte

Um wie hier beschrieben Ressourcen zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:

• Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten
• Daten importieren und exportieren

Bitte beachten Sie, dass OBS-Untereinheiten in Meisterplan zwar im Ressourcen-Pool verwaltet werden, Sie neue Untereinheiten mit Hilfe dieses Schnellimports aber auch ohne das Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten importieren können.

Unterstützte Dateiformate

Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.

Finden

Klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport, um eine Übersicht aller Copy & Paste-Importe aus Tabellendokumenten zu öffnen:

Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten

Klicken Sie auf Ressourcen:

Sie können sowohl neue Ressourcen hinzufügen als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Ressource aktualisiert werden kann.

Beispiel-Dokument als Download

Wenn Sie kein Tabellendokument mit Ressourcen parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Ressourcendaten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.

DOWNLOAD BEISPIEL-DOKUMENT

Ihre bestehenden Ressourcen werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Ressourcen natürlich jederzeit wieder löschen.

Damit Sie Ihre Ressourcen erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Ressource enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Ressourcendetails den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.

Importierbare Felder

Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:

• Nachname

Diese Felder können Sie optional importieren:

• Vorname
• Primäre Rolle
• E-Mail
• Eintrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
• Austrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
• Kosten pro Stunde; zulässige Formatierung siehe hier
• Land
• Stadt
• Postleitzahl
• Externe Ressource: Die erlaubten Werte für dieses Feld sind "1/0", "ja/nein" und "wahr/falsch", wobei "1", "ja" und "wahr" die Ressource als extern markieren.
• OSP
  • Spaltenüberschriften dürfen nur OSP-Einheiten der obersten Ebene beinhalten (z.B. "Standort")
  • Mit Hilfe von “>” können Sie OSP-Untereinheiten verschiedener Ebenen importieren (z.B. "Berlin > Zentrale"
• Fähigkeiten: Trennen Sie mehrere Fähigkeiten mit einem Komma; damit können Sie auch neue Fähigkeiten in Meisterplan hinzufügen.

Kalenderzuordnung
Neuen Ressourcen wird immer der Standardkalender zugeordnet. Es ist nicht möglich, die Kalenderzuordnung einer Ressource über den Schnellimport zu ändern.

Datums- und Zahlenformatierung

Im Artikel Datums- und Zahlenformatierung für Schnellimporte finden Sie alle Details dazu, wie Sie Daten und Zahlen in Ihrem Tabellendokument so formatieren, dass sie beim Import korrekt erkannt werden.

Schritt 2: Kopieren und einfügen

Kopieren Sie die gewünschten Ressourcendaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Ressourcendaten kopieren und einfügen.

Schritt 3: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.

Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten

Validierung und Fehlerbehebung

In Schritt 4 können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigieren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also die Ressource) nicht importiert werden kann:

Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar sind.

Aktualisieren bestehender Ressourcen

Wenn die Ressourcen Ihres Tabellendokuments bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Ressourcen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Diese erfolgt über die E-Mail-Adresse. Enthält das Tabellendokument keine E-Mail-Adresse, nutzt Meisterplan die Felder Vorname und Nachname.

Identische Namen
Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Ressourcen mit demselben Namen anlegen können, dass Sie diese Daten aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können, wenn keine eindeutig zuweisbaren E-Mail-Adressen hinterlegt sind.

Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist, wenn keine E-Mail-Adresse im Tabellendokument enthalten ist:

Ergebnis

Importierte Ressourcen

Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar:

Neu angelegte Werte

Wenn Ihr Tabellendokument neue Werte enthält, die in Meisterplan noch nicht angelegt sind, zum Beispiel für primäre Rollen, Abteilungen oder Fähigkeiten, werden diese beim Import hinzugefügt: