Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Ressourcen ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.
- Voraussetzungen
- Finden
- Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
- Schritt 2: Kopieren und einfügen
- Schritt 3: Felder zuweisen
- Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
- Ergebnis
In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:
Voraussetzungen
Erforderliche Zugriffsrechte
Um wie hier beschrieben Ressourcen zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:
- Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten
- Daten importieren und exportieren
Bitte beachten Sie, dass OBS-Untereinheiten in Meisterplan zwar im Ressourcen-Pool verwaltet werden, Sie neue Untereinheiten mit Hilfe dieses Schnellimports aber auch ohne das Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten importieren können.
Unterstützte Dateiformate
Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.
Finden
Klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport, um eine Übersicht aller Copy & Paste-Importe aus Tabellendokumenten zu öffnen:
Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
Klicken Sie auf Ressourcen:
Sie können sowohl neue Ressourcen hinzufügen als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Ressource aktualisiert werden kann.
Beispiel-Dokument als Download
Wenn Sie kein Tabellendokument mit Ressourcen parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Ressourcendaten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.
Ihre bestehenden Ressourcen werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Ressourcen natürlich jederzeit wieder löschen.
Damit Sie Ihre Ressourcen erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Ressource enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Ressourcendetails den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.
Importierbare Felder
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Nachname
Diese Felder können Sie optional importieren:
- Vorname
- Primäre Rolle
- Eintrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
- Austrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
- Kosten pro Stunde; zulässige Formatierung siehe hier
- Land
- Stadt
- Postleitzahl
- Externe Ressource: Die erlaubten Werte für dieses Feld sind "1/0", "ja/nein" und "wahr/falsch", wobei "1", "ja" und "wahr" die Ressource als extern markieren.
- OSP
- Spaltenüberschriften dürfen nur OSP-Einheiten der obersten Ebene beinhalten (z.B. "Standort")
- Mit Hilfe von “>” können Sie OSP-Untereinheiten verschiedener Ebenen importieren (z.B. "Berlin > Zentrale"
- Fähigkeiten: Trennen Sie mehrere Fähigkeiten mit einem Komma; damit können Sie auch neue Fähigkeiten in Meisterplan hinzufügen.
Datums- und Zahlenformatierung
Um Datums- und Zahlenfelder erfolgreich importieren zu können, sollten Sie die folgenden Formatierungsvorgaben beachten.
Datumsfelder
Damit ein Datum korrekt nach Meisterplan importiert wird, muss Ihr Tabellendokument dieselbe Spracheinstellung wie Ihr Browser haben (z.B. Deutsch - Deutschland). Die in Meisterplan gewählte Sprache hat keinen Einfluss darauf und kann abweichen.
So sind Ihre Datumsimporte erfolgreich:
- Geben Sie das Datum im Format YYYY-MM-DD ein, und das Datumsformat wird automatisch entsprechend den Spracheinstellungen Ihres Browsers aktualisiert.
- Oder vergleichen Sie Browser- und Dokumentsprache und passen Sie sie bei Bedarf an. Manche Browser unterscheiden zwischen der Sprache, in denen sie Webseiten anzeigen, und der Sprache, die sie für ihre eigenen Menüs verwenden. Ersteres ist beim Import relevant.
Zahlenfelder
Auch für den Dezimaltrenner (z.B. 2,5 FTE im Deutschen, 2.5 FTE im Englischen) müssen Dokument- und Browsersprache übereinstimmen (siehe oben), sonst wird die Zahl nicht importiert und verursacht eine Fehlermeldung.
So sind Ihre Zahlenangaben erfolgreich:
- Verwenden Sie keine Tausendertrennzeichen (z.B. 10.500€ im Deutschen), weil diese nicht erkannt werden und als Dezimaltrennzeichen fehlinterpretiert werden können.
- Geben Sie nur positive Zahlen an, negative (z.B. -5 Std) verursachen eine Fehlermeldung.
- Tragen Sie keine Einheiten wie beispielsweise Währungen (z.B. €) ein. Ihr Meisterplan-System verwendet automatisch die Währung. die in der linken Seitenleiste unter Allgemeine Einstellungen ausgewählt ist.
Schritt 2: Kopieren und einfügen
Kopieren Sie die gewünschten Ressourcendaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Ressourcendaten kopieren und einfügen.
Schritt 3: Felder zuweisen
Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.
Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
Validierung und Fehlerbehebung
In Schritt 4 können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigieren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also die Ressource) nicht importiert werden kann:
Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar sind.
Aktualisieren bestehender Ressourcen
Wenn die Ressourcen Ihres Tabellendokuments bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Ressourcen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan.
Identische Namen
Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Ressourcen mit demselben Namen anlegen können, dass Sie diese Daten aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.
Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist:
| Beispiel | Daten im Tabellendokument | Bestehende Daten in Meisterplan | Import / Aktualisieren möglich? |
| Fall 1 | "Seidel, Tim", "Jung, Katja" |
"Seidel, Tim" | "Seidel, Tim" wird in Meisterplan aktualisiert, "Jung, Katja" wird neu angelegt |
| Fall 2 | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | - | Beide Ressourcen werden in Meisterplan neu angelegt. |
| Fall 3 | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | "Seidel, Tim" | Meisterplan kann diese Ressourcen weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welche Ressource aus Ihrer Tabelle der Ressource in Meisterplan entspricht. |
| Fall 4 | "Seidel, Tim" | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | Meisterplan kann diese Ressourcen weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, auf welche Ressource in Meisterplan sich die Ressource in Ihrer Tabelle bezieht. |
| Fall 5 | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | Meisterplan kann diese Ressourcen weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welche Ressource aus Ihrem Tabellendokument sich auf welche Ressource in Meisterplan bezieht. |
Ergebnis
Importierte Ressourcen
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar:
Neu angelegte Werte
Wenn Ihr Tabellendokument neue Werte enthält, die in Meisterplan noch nicht angelegt sind, zum Beispiel für primäre Rollen, Abteilungen oder Fähigkeiten, werden diese beim Import hinzugefügt:
