Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Ressourcenabwesenheiten ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.
- Voraussetzungen
- Finden
- Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
- Beispiel-Dokument als Download
- Importierbare Felder
- Mehrere Abwesenheiten pro Ressource importieren
- Datums- und Zahlenformatierung
- Schritt 2: Kopieren und einfügen
- Schritt 3: Felder zuweisen
- Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
- Ergebnis
In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:
Voraussetzungen
Erforderliche Zugriffsrechte
Um wie hier beschrieben Ressourcenabwesenheiten zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:
- Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten
- Daten importieren und exportieren
Unterstützte Dateiformate
Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.
Finden
Klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport, um eine Übersicht aller Copy & Paste-Importe aus Tabellendokumenten zu öffnen:
Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
Klicken Sie auf Ressourcenabwesenheiten:
Sie können sowohl neue Ressourcenabwesenheiten hinzufügen als auch bestehende aktualisieren. In beiden Fällen ist die Voraussetzung, dass die Ressourcen bereits in Meisterplan angelegt sind, und dass es sie nur einmal mit diesem Namen und dieser E-Mail-Adresse gibt.
Beispiel-Dokument als Download
Wenn Sie kein Tabellendokument mit Ressourcenabwesenheiten parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Abwesenheitsdaten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.
Die bestehenden Abwesenheiten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Abwesenheiten natürlich jederzeit wieder löschen.
Damit Sie Ressourcenabwesenheiten erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Abwesenheit enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Abwesenheitsdetails den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.
Importierbare Felder
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Ressourcenname: E-Mail-Adresse oder Name einer bestehenden Ressource (im Format “Vorname Nachname” oder “Nachname, Vorname”)
- Kapazität in %: Kapazität in dem jeweiligen Zeitraum (z. B. entsprechen Urlaubstage einem Wert von 0%); zulässige Formatierung siehe hier
- Start: Startdatum der Abwesenheit; zulässige Formatierung siehe hier
- Ende: Enddatum der Abwesenheit; zulässige Formatierung siehe hier
Mehrere Abwesenheiten pro Ressource importieren
Sie können mehrere Abwesenheiten für dieselbe Ressource importieren, aber die Zeiträume dürfen sich in Ihrem Tabellendokument nicht überschneiden. Wenn es eine Abwesenheit für dieselbe Ressource am selben Tag in Meisterplan gibt, überschreibt die neue Abwesenheit Ihres Tabellendokuments die bestehende in Meisterplan.
Datums- und Zahlenformatierung
Um Datums- und Zahlenfelder erfolgreich importieren zu können, sollten Sie die folgenden Formatierungsvorgaben beachten.
Datumsfelder
Damit ein Datum korrekt nach Meisterpan importiert wird, muss Ihr Tabellendokument dieselbe Spracheinstellung wie Ihr Browser haben (z.B. Deutsch - Deutschland). Die in Meisterplan gewählte Sprache hat keinen Einfluss darauf und kann abweichen.
So sind Ihre Datumsimporte erfolgreich:
- Geben Sie das Datum im Format YYYY-MM-DD ein, und das Datumsformat wird automatisch entsprechend den Spracheinstellungen Ihres Browsers aktualisiert.
- Oder vergleichen Sie Browser- und Dokumentsprache und passen Sie sie bei Bedarf an. Manche Browser unterscheiden zwischen der Sprache, in denen sie Webseiten anzeigen, und der Sprache, die sie für ihre eigenen Menüs verwenden. Ersteres ist beim Import relevant.
Zahlenfelder
Auch für den Dezimaltrenner (z.B. 2,5 FTE im Deutschen, 2.5 FTE im Englischen) müssen Dokument- und Browsersprache übereinstimmen (siehe oben), sonst wird die Zahl nicht importiert und verursacht eine Fehlermeldung.
So sind Ihre Zahlenangaben erfolgreich:
- Verwenden Sie keine Tausendertrennzeichen (z.B. 10.500 EURO im Deutschen), weil diese nicht erkannt werden und als Dezimaltrennzeichen fehlinterpretiert werden können.
- Geben Sie nur positive Zahlen an, negative (z.B. -5 Std) verursachen eine Fehlermeldung.
- Tragen Sie keine Einheiten wie beispielsweise Währungen (z.B. €) ein. Ihr Meisterplan-System verwendet automatisch die Währung. die in der linken Seitenleiste unter Allgemeine Einstellungen ausgewählt ist.
Schritt 2: Kopieren und einfügen
Kopieren Sie die gewünschten Abwesenheitsdaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Abwesenheitsdaten kopieren und einfügen.
Schritt 3: Felder zuweisen
Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.
Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
Validierung und Fehlerbehebung
In Schritt 4 können Sie Ihre Abwesenheitsdaten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigieren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also die Abwesenheit) nicht importiert werden kann:
Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren.
Aktualisieren bestehender Ressourcenabwesenheiten
Eindeutige Zuordnung von Ressourcen
Die Voraussetzung für das Importieren und Aktualisieren von Abwesenheiten ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Ressourcen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan.
Identische Namen
Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Ressourcen mit demselben Namen und E-Mail-Adresse anlegen können, dass Sie sie aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.
In der folgenden Tabelle sehen Sie einige Beispiele dafür, wann eine Aktualisierung möglich ist und wann nicht:
| Beispiel | Daten im Tabellendokument | Bestehende Daten in Meisterplan | Import / Aktualisieren möglich? |
| Fall 1 | "Seidel, Tim" | - | Meisterplan kann diese Ressourcen weder aktualisieren noch importieren, weil sie nicht in Meisterplan existiert. |
| Fall 2 | "Seidel, Tim" | "Seidel, Tim", "Seidel, Tim" | Meisterplan kann diese Ressourcen weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, auf welche Ressource in Meisterplan sich die Ressource in Ihrer Tabelle bezieht. |
| Fall | "Seidel, Tim" | "Seidel, Tim" |
"Seidel, Tim" wird in Meisterplan aktualisiert. |
Aktualisieren von bestehenden Ressourcenabwesenheiten
Wenn es in Ihrem Tabellendokument eine Abwesenheit für dieselbe Ressource am selben Tag in Meisterplan gibt, überschreibt die neue Abwesenheit die bestehende in Meisterplan. Dabei wird jedoch nur der Zeitraum aktualisiert, der im Tabellendokument genannt ist. Bestehende Abwesenheiten davor oder danach bleiben unverändert.
Beispiel:
Die Abwesenheit von "Schmidt, Marie" wurde für den Zeitraum aus der Tabelle aktualisiert (rote Markierung), die Zeiträume davor und danach bleiben unverändert.
Ergebnis
Importierte Ressourcenabwesenheiten
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Ressourcenabwesenheiten in Meisterplan verfügbar:
