Wenn die Rollen verteilt und die Meetings angesetzt sind, können Sie das Tool konfigurieren. Meisterplan wird bereits mit einer Vorkonfiguration für Lean PPM ausgeliefert, so dass Sie das Tool nur noch in sieben einfachen Schritten an die individuelle Situation Ihres Unternehmens anpassen.
- Projektphasen/ -meilensteine
- Stage Gates
- Projektfelder
- Organisationsstruktur (OSP)
- Rollen
- Benutzer
- (Sub-)Portfolios
Projektphasen/ -meilensteine
Passen Sie die vorkonfigurierten Projektphasen (unter Verwalten > Allgemeine Einstellungen) an Ihre Wünsche an, um den Fortschritt von Projekten von der Planung über die Ausführung bis zum Abschluss abzubilden. Wenn Sie Ihren Projekten später Meilensteine hinzufügen, können diese eine Projektphase starten oder beenden.
Mehr zur Konfiguration von Projektphasen und Meilensteinen in Meisterplan finden Sie in unserem Help Center.
Stage Gates
Ein reibungsloser PPM-Prozess ist darauf angewiesen, dass Entscheidungen explizit und transparent gemacht wurden. Dabei helfen Stage Gates, mit denen für jedes Projekt eindeutig definiert werden kann, welche Stufen es bis zur Genehmigung bereits erreicht hat. Folgende Stages Gates sind schon in Meisterplan vorkonfiguriert:
- Neu
- Zur Prüfung
- Zur Genehmigung
- Genehmigt
- Aktiv
- Pausiert
- Fertiggestellt
- Abgelehnt
Unter Verwalten > Projektfelder können Sie eigene Stage Gates nach Ihren Bedürfnissen anlegen.
Mehr zur Konfiguration von Projektfeldern in Meisterplan finden Sie in unserem Help Center.
Projektfelder
Wenn es um die Frage geht, welche Zusatzinformationen zu einem Projekt benötigt werden, um fundierte Portfolioentscheidungen zu treffen, ist weniger meistens mehr. Besser wenige und dafür sauber gepflegte Daten als unzählige lückenhaft gepflegte und veraltete Felder. Unter Verwalten > Projektfelder passen Sie die vorkonfigurierten Felder an, fügen weitere Felder hinzu oder löschen nicht benötigte Felder. Unter Verwalten > Projektmaske legen Sie außerdem fest, welche Projektfelder wo angezeigt werden.
Mehr zum Thema Projektfelder in Meisterplan finden Sie in unserem Help Center.
Organisationsstruktur (OSP)
Mit effizientem Projektportfoliomanagement werden Entscheidungen dort getroffen, wo das meiste Wissen vorhanden ist. Für die Unterteilung des Portfolios in Subportfolios wie auch für das Ressourcenmanagement allgemein ist es hilfreich, die Struktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation im PPM-Tool abzubilden. In Meisterplan nennen wir das "Organisationsstrukturplan" (OSP). Im Ressourcen-Pool unter Organisation (OSP) passen Sie die vorkonfigurierte Struktur an und legen eigene Abteilungen, Standorte oder Teams an.
Mehr zur Verwaltung der Organisationsstruktur lesen Sie in unserem Help Center.
Rollen
Rollen wie etwa "Senior-Entwickler" oder "Junior-Berater" beschreiben, wie ein Mitarbeiter zum Projekt beiträgt. Bei Lean PPM wird der Ressourcenaufwand von Projekten während der Vorschlags- und Grobplanungs-Phase auf Rollenebene angegeben – erst bei der Detailplanung nach Beschluss des neuen Portfolios werden die Rollenallokationen durch einzelnen Mitarbeiter besetzt. Im Ressourcen-Pool unter Rollen sind schon einige Rollen vorkonfiguriert. Hier können Sie auch weitere Rollen hinzufügen.
Mehr zum Thema Rollen bei Meisterplan erfahren Sie in unserem Help Center.
Benutzer
Damit alle Beteiligten Ihres Projektportfoliomanagement-Prozesses zu einem optimalen Portfolio beitragen können, brauchen sie einen jeweils zu Ihrer Rolle passenden Zugang zu Meisterplan. Legen Sie für jeden Beteiligten einen Benutzer an (unter Verwalten > Benutzer). Über die Rechteverwaltung legen Sie fest, auf welche Daten ein Benutzer (schreibenden) Zugriff haben soll. Die passenden Rechtestufen und Bearbeitungsrechte für jede Rolle sind:
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PPM-Rolle |
Rechtestufe |
Bearbeitungsrechte |
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Initiator |
Benutzer |
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Projektleiter |
Benutzer |
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Portfolio-Manager |
Portfolio-Manager |
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Ressourcen-Manager |
Daten-Manager |
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Portfolio-Koordinator |
Administrator |
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Mitglied des Pipeline-Review-Komitees |
Benutzer |
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Mitglied des Lenkungsausschusses |
Benutzer |
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Strategiemanager |
Lesender Benutzer |
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Mitglied des Portfolio Boards |
Lesender Benutzer |
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Tabelle 2: Je nach Rolle eines Meisterplan-Benutzers werden die passenden Rechte gewählt.
Mehr zum Thema Benutzerverwaltung in Meisterplan erfahren Sie in unserem Help Center.
(Sub-)Portfolios
Je größer Ihre Organisation ist, umso mehr gewinnen Sie durch die Aufteilung des Gesamtportfolios in mehrere Subportfolios. Zunächst verringert Dezentralisierung die Komplexität des PPM-Prozesses und macht ihn dadurch besser handhabbar. Zudem ist Dezentralisierung im Sinne von „lean“ effizient, da Entscheidungen und Konfliktlösungen oft schon dort stattfinden können, wo am meisten Detailwissen vorhanden ist.
Zunächst passen Sie hier die vorkonfigurierten Portfolios an (über die Option Portfolios verwalten im Menü Portfolio oben links in der Kopfleiste). Konfigurieren Sie dafür die Nutzungsrechte für die PPM-Standard-Portfolios („Pipeline: Neu“, „Pipeline: Prüfung“, „Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Pausiert“) so, dass die entsprechenden Rollen damit arbeiten können. Nicht benötigte vorkonfigurierte Portfolios löschen Sie einfach.
Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens legen Sie folgende Portfolios mit passenden Filtern an und geben den entsprechenden Meisterplan-Benutzern Zugriffsrechte darauf (ebenfalls über die Option Portfolios verwalten im Menü Portfolio):
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Portfolio |
Zweck |
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Portfolios für Portfolio-, Programm- oder Multi-Projekt-Manager |
Wenn Verantwortung und Management auf einzelne Portfoliobereiche aufgeteilt werden, bekommt jeder Manager Zugriff auf die ihm zugewiesenen Projekte. |
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Portfolios für Projektleiter |
Jeder Projektleiter pflegt Status und Fortschritt seiner Projekte selbst. |
Tabelle 3: Mit Hilfe von Subportfolios wird das Management des Portfolios dezentralisiert.
Mehr zum Anlegen und Verwalten von Portfolios finden Sie in unserem Help Center.
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