Benutzer mit Beispieldaten: Wenn Sie mit Beispieldaten angefangen haben, löschen Sie diese, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Benutzer mit einer leeren Datenbank: Falls wir Ihr System auf Ihren Wunsch mit einer leeren Datenbank aufgesetzt haben, sollten Sie zusätzlich zu den sieben Schritten Standard-Portfolios und Projektfelder konfigurieren.

Projektphasen/ -meilensteine

Passen Sie die vorkonfigurierten Projektphasen (unter Verwalten > Einstellungen) an Ihre Wünsche an, um den Fortschritt von Projekten von der Planung über die Ausführung bis zum Abschluss abzubilden. Wenn Sie Ihren Projekten später Meilensteine hinzufügen, können diese eine Projektphase starten oder beenden.

Stage Gates

Ein reibungsloser PPM-Prozess ist darauf angewiesen, dass Entscheidungen explizit und transparent gemacht wurden. Dabei helfen Stage Gates, mit denen für jedes Projekt eindeutig definiert werden kann, welche Stufen es bis zur Genehmigung bereits erreicht hat. Unter Verwalten > Felder wählen Sie das Projektinformationsfeld „Stage Gate“ und legen folgende Gates an:

• Neu
• Zur Prüfung
• Zur Genehmigung
• Genehmigt
• Aktiv
• Angehalten
• Abgeschlossen
• Abgelehnt

Mehr zur Konfiguration von Projektinformationsfeldern in Meisterplan finden Sie in unserem Help Center.

Projektinformationsfelder

Wenn es um die Frage geht, welche Zusatzinformationen zu einem Projekt benötigt werden, um fundierte Portfolioentscheidungen zu treffen, ist weniger meistens mehr. Besser wenige und dafür sauber gepflegte Daten als unzählige lückenhaft gepflegte und veraltete Felder. Unter Verwalten > Felder passen Sie die vorkonfigurierten Felder an und fügen weitere Felder hinzu.

Mehr zum Thema Projektinformationsfelder in Meisterplan finden Sie in unserem Help Center.

Organisationseinheiten (OSP-Struktur)

Mit effizientem Projektportfoliomanagement werden Entscheidungen dort getroffen, wo das meiste Wissen vorhanden ist. Für die Unterteilung des Portfolios in Subportfolios wie auch für das Ressourcenmanagement allgemein ist es hilfreich, die Struktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation im PPM-Tool abzubilden. Im Ressourcen-Pool unter Organisation (OSP) passen Sie die vorkonfigurierte Struktur an und legen eigene Abteilungen, Standorte oder Teams an. Mehr zur OSP-Struktur lesen Sie in unserem Help Center.

Rollen

Bei Lean PPM wird der Ressourcenaufwand von Projekten während der Vorschlags- und Grobplanungs-Phase auf Rollenebene angegeben – erst bei der Detailplanung nach Beschluss des neuen Portfolios werden die Rollenallokationen durch einzelnen Ressourcen besetzt. Deshalb legen Sie in Meisterplan (im Ressourcen-Pool unter Rollen) Rollen wie Senior-Entwickler oder Junior-Berater an. Mehr zum Thema Rollen bei Meisterplan erfahren Sie in unserem Help Center.

Benutzer

Damit alle Beteiligten Ihres Projektportfoliomanagement-Prozesses zu einem optimalen Portfolio beitragen können, brauchen sie einen jeweils zu Ihrer Rolle passenden Zugang zu Meisterplan. Legen Sie für jeden Beteiligten einen Benutzer an (unter Verwalten > Benutzer). Über die Rechteverwaltung legen Sie fest, auf welche Daten ein Benutzer (schreibenden) Zugriff haben soll. Die passenden Rechtestufen und Bearbeitungsrechte für jede Rolle sind:

Tabelle 2: Je nach Rolle eines Meisterplan-Benutzers werden die passenden Rechte gewählt.

Mehr zum Thema Benutzerverwaltung in Meisterplan erfahren Sie in unserem Help Center.

(Sub-)Portfolios

Je größer Ihre Organisation ist, umso mehr gewinnen Sie durch die Aufteilung des Gesamtportfolios in mehrere Subportfolios. Zunächst verringert Dezentralisierung die Komplexität des PPM-Prozesses und macht ihn dadurch besser handhabbar. Zudem ist Dezentralisierung im Sinne von „lean“ effizient, da Entscheidungen und Konfliktlösungen oft schon dort stattfinden können, wo am meisten Detailwissen vorhanden ist.

Zunächst passen Sie hier die vorkonfigurierten Portfolios an (über die Option Portfolios verwalten im Menü Portfolio oben links in der Kopfleiste). Konfigurieren Sie dafür die Nutzungsrechte für die PPM-Standard-Portfolios („Pipeline: Neu“, „Pipeline: Zur Prüfung“, „Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten“) so, dass die entsprechenden Rollen damit arbeiten können. Nicht benötigte vorkonfigurierte Portfolios löschen Sie einfach.

Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens legen Sie folgende Portfolios mit passenden Filtern an und geben den entsprechenden Meisterplan-Benutzern Zugriffsrechte darauf (ebenfalls über die Option Portfolios verwalten im Menü Portfolio):

Tabelle 3: Mit Hilfe von Subportfolios wird das Management des Portfolios dezentralisiert.

Mehr zum Anlegen und Verwalten von Portfolios finden Sie in unserem Help Center.