Wenn Sie den richtigen Anwendungsfall und den richtigen Bereich für die Einführung gefunden haben, beginnt die Einführung des Prozesses. Wir zeigen, welche Meetings und Rollen Sie für Lean PPM brauchen.

Überblick – die 4 Bereiche von Lean PPM

Abbildung: Die 4 grundlegenden Bereiche des Projektportfoliomanagements.

Projektportfoliomanagement ist der Schlüssel dafür, dass die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt und mit ausreichend Ressourcen durchgeführt werden. Lean PPM umfasst vier Bereiche, die meistens gleichzeitig ablaufen und sich gegenseitig beeinflussen:

Im Strategize-Bereich werden Bewertungskriterien für Projekte definiert.
Im Collect-Bereich werden neue Projektinitiativen gesammelt und evaluiert.
Im Decide-Bereich wird über die Zusammensetzung des Portfolios entschieden.
Im Execute-Bereich wird das aktive Projektportfolio gesteuert.

Meetings

Die Steuerung dieses Prozesses erfolgt nun über Meetings mit klar definierten Teilnehmern, Inputs und Outputs.

Abbildung: Diese Meetings sind für erfolgreiches Portfoliomanagement essenziell.

Eine ausführliche Beschreibung aller Meetings mit Teilnehmern, Input und Output finden Sie in diesem PDF.

Rollen

Damit die Meetings gelingen, sollten die Teilnehmer gut vorbereitet sein und während des Meetings zielgerichtet vorgehen. Dazu ist es unerlässlich, dass jeder Beteiligte seine Rolle kennt.

Lean-PPM-Rolle	Lean-PPM-Verantwortlichkeit	Typische Rolle in der Organisation
Initiator	Bringt Initiative ein Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals) Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)	Management Experten Key Account Manager
Portfolio-Koordinator	Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für einen Unternehmensbereich oder Programm) Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung Erstellt Portfolio-Vorschläge Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)	Leiter des Projekt Management Office (PMO) PMO Teammitglied Geschäftsbereichsleiter Programmmanager IT Koordinator
Mitglied des Pipeline-Review-Komitees	Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiative	Abteilungsleiter Experten
Mitglied des Portfolio Board	Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest	Senior-Management
Projektleiter	Meldet den Projektstatus Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an Eskaliert Probleme im Projekt Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)	Geschulter Projektmanager
Ressourcenmanager	Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement	Teamleiter
Mitarbeitende	Arbeiten an Projekten, die ihnen zugewiesen wurden
Mitglied des Lenkungsausschusses	Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte Übt Kontrolle über aktive Projekte aus Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt Löst Herausforderungen im Projektmanagement	Bereichsleiter Senior Management
Personalabteilung	Pflegt Ressourcenstammdaten inklusive Einstellungs-/ Kündigungsdatum, Zugehörigkeit zu Geschäftsbereich, (wöchentliche) Arbeitszeit, Urlaub
Strategiemanager	Übersetzt gemeinsam mit dem Portfolio-Koordinator die Strategie in Projektpriorisierungskriterien (Strategie-Workshop)

Tabelle: Diese Rollen tragen zu gutem Projektportfoliomanagement bei.

Mehr zu Lean PPM erfahren Sie auf unserer Website unter meisterplan.com/de/projektportfoliomanagement.

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Der Lean-PPM-Prozess

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Meetings

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