Wir haben unzählige Kunden bei der Einführung von Projektportfoliomanagement begleitet. Deshalb wissen wir, dass eine gute PPM-Methode und ein gutes Tool allein nicht ausreichen, um Portfoliomanagement im Unternehmen langfristig zu etablieren. Hier verraten wir unsere vier Erfolgsfaktoren, mit denen die nachhaltige Einführung gelingt.
Hohe Akzeptanz durch Einfachheit
Die richtigen Entscheidungen hängen davon ab, dass die Datenbasis stimmt und es keine Schattensysteme und Nebenabsprachen gibt. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist daher, dass alle am Projektportfoliomanagement Beteiligten – von der Managementebene über den Portfolio-Koordinator bis zu Projektleitern und Ressourcen – den Prozess und das eingesetzte Tool akzeptieren.
Deshalb werden mit Lean PPM nur die wirklich nötigen Aktivitäten und Meetings durchgeführt und in Meisterplan nur die wirklich für die nächsten Portfolio-Entscheidungen nötigen Projektinformationen gepflegt. So verkommen Prozesstreue und Toolpflege nicht zur lästigen Pflicht, die nur von der eigentlichen Arbeit abhält.
Hohe Akzeptanz durch Mehrwert
Noch weiter steigt die Akzeptanz für Projektportfoliomanagement, wenn der dadurch entstehende Mehrwert schnell und für alle sichtbar eintritt. Machen Sie sich deshalb bewusst, welches Problem Lean PPM für jeden Mitarbeiter löst, und kommunizieren Sie den Mehrwert aktiv. Nutzen Sie die auf den Punkt gebrachten Visuals und Reportings Ihres PPM-Tools, um etwa dem Vorstand einen höheren Portfolio Value oder der Schlüsselressource das Lösen ihrer chronischen Überbuchung zu zeigen.
Schnell starten, später skalieren
Unternehmensweite Rollouts von neuen Prozessen, Strukturen oder Tools sind oft extrem aufwendig, langwierig und risikoreich. Einfacher und schneller fährt man, wenn man Projektportfoliomanagement zunächst in einem Teilbereich des Unternehmens einführt. Danach kann Lean PPM mit Meisterplan, gestützt auf die Erfahrungen aus der ersten Einführung, auf weitere Unternehmensbereiche ausgeweitet werden.
Dort starten, wo der Schmerz am größten ist
Unterschiedliche Unternehmensbereiche profitieren unterschiedlich stark von Projektportfoliomanagement: Für den maximalen Effekt und Vorbildcharakter für andere Bereiche suchen Sie am besten einen Bereich aus, in dem eine hohe Dynamik, etwa durch technologischen Wandel, sowie chronisch überplante Schlüsselressourcen vorherrschen.
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