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Benutzerrechte nach Lean PPM-Rolle vergeben

Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Rechte der Meisterplan Benutzer passend zu den Lean PPM-Rollen konfigurieren.

Allgemeines

Um Benutzerrechte nach Lean PPM-Rollen zu vergeben, müssen diese an zwei Stellen in Meisterplan angepasst werden. Die meisten Rechte werden in den Benutzergruppen vergeben. Darüber hinaus ist es nötig, die Zugriffsrechte der Portfolios anzupassen. Je nach Rolle innerhalb des Projektportfoliomanagement-Prozesses umfasst die Konfiguration folgendes:

  • Benutzergruppen
    • Verwaltungsrechte (z.B. um Abwesenheiten zu bearbeiten)
    • Integrationsrechte (z.B. um Daten importieren und exportieren zu können)
    • Projekt- und Programmrechte (z.B. das Recht zur Bearbeitung der Plandaten)
    • Projektfeldrechte (z.B. um Projektfelder verändern zu können)
  • Portfolio-Zugriffsrechte

Als Best Practice empfehlen wir, die Benutzerrechte initial eher zu restriktiv zu vergeben und dann lieber im weiteren Verlauf bei berechtigtem Bedarf weitere Rechte zu vergeben.

Konfiguration der Benutzergruppen

Dafür wird das Recht Benutzer und Benutzergruppen verwalten benötigt

Um die Lean PPM-Rollen mit Ihren Verantwortlichkeiten und Aktivitäten in Meisterplan abzubilden, konfigurieren Sie unter Verwalten > Benutzergruppen die folgenden Benutzergruppen.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel Benutzergruppen verwalten.

Portfolio-Koordinator

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten
  • Leiter des Projekt Management Office (PMO)
  • PMO Teammitglied
  • Geschäftsbereichsleiter
  • Programmmanager
  • IT-Koordinator
  • Verantwortlich für das unternehmensweite Projektportfolio oder einen Teil davon (z.B. für einen Unternehmensbereich oder Programm)
  • Begleitet andere Rollen durch den gesamten Prozess
  • Übersetzt die Strategie in Kriterien zur Priorisierung von Projekten
  • Unterstützt den Initiator während der Ideenphase, organisiert z.B. die Aufwandsschätzung
  • Erstellt Portfolio-Vorschläge
  • Bereitet Strategien zur Beschlussfassung vor (außerhalb der Execute-Phase)
  • Erstellt Portfolios
  • Erstellt und verändert Berichte
  • Erstellt neue Projekte, z.B. Sofortmaßnahmen des Managements
  • Löscht Projekte
  • Verwaltet das Gantt-Diagramm, z.B. Projektplanung
  • Verändert den Rang eines Projekts

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Portfolio-Koordinator_1.4.png

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Pipeline-Review-Committee-Mitglied

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit

Typische Meisterplan Aktivitäten
  • Abteilungsleiter
  • Experten

 
  • Überprüfen, evaluieren und priorisieren der Initiativen

Annahme: Der PMO führt alle Aktivitäten in Meisterplan während des Pipeline-Review-Meetings durch.

 

  • Schaut sich relevante Projekte an, um sich eine Meinung zu bilden und auf dem Stand der Dinge zu sein

 

 

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Mitglied-Pipeline-Review-Comittee-1.3.png

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Portfolio-Board-Mitglied

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten

Senior Management
  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement
  • Übt Kontrolle über aktives Projektportfolio aus
  • Trifft wichtige Entscheidungen bei Problemen im aktiven Projektportfolio
  • Beschließt das zukünftige Projektportfolio und legt die jeweiligen Budgets fest

Annahme: Der PMO führt alle Aktivitäten in Meisterplan während des Portfolio-Board-Meetings durch.

  • Schaut sich relevante Projekte an, um sich eine Meinung zu bilden und auf dem Stand der Dinge zu sein

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Mitglied-Portfolio-Board-1.4.png

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Mitglied des Lenkungsausschusses

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten
  • Bereichsleiter
  • Senior Management
  • Verantwortlich für die Umsetzung der Strategie durch individuelle Projekte
  • Übt Kontrolle über aktive Projekte aus
  • Trifft Entscheidungen über Probleme im aktiven Projekt
  • Löst Herausforderungen im Projektmanagement

Annahme: Der PMO führt alle Aktivitäten in Meisterplan während des Lenkungsausschusses durch.

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Mitglied-Lenkungsausschuss-1.4.png

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Projektleiter

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten

Geschulter Projektmanager
  • Meldet den Projektstatus
  • Meldet für Projekte den Bedarf an Ressourcen an
  • Eskaliert Probleme im Projekt
  • Präsentiert das Projekt in Entscheidungsgremien (falls erforderlich)
  • Aktualisiert den Status und Fertigstellungsgrad der Projekte
  • Aktualisiert die Notizen, um Status, Entscheidungsbedarfe oder Anfragen an das Board zu erklären
  • Fügt falls nötig Meilensteine, Abhängigkeiten  und Finanzereignisse hinzu oder ändert diese
  • Aktualisiert die Ist-Zeiten

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Projektleiter-1.4.png

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Ressourcenmanager

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten

Teamleiter
  • Gewährleistet die korrekte Zuordnung seiner Mitarbeiter zu Rollen und Skills
  • Personalbesetzung: Weist den Projekten Ressourcen zu
  • Löst operative Probleme im Ressourcenmanagement
  • Verwaltet die Primärrollen, Fähigkeiten und Abwesenheiten der eigenen Ressourcen
  • Besetzt Rollenallokationen
  • Aktualisiert Allokationen

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Ressourcenmanager-1.5.png

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Initiator

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten
  • Management
  • Experten
  • Key Account Manager
  • Bringt Initiative ein
  • Erfasst die Initiativen und erstellt daraus einen Projektsteckbrief (Project Proposals)
  • Präsentiert den Projektsteckbrief dem Pipeline Review Committee (falls erforderlich)
  • Erstellt neue Projekte
  • Trägt Projektinformationen ein
  • Platziert neue Projekte auf der Zeitachse
  • Bucht einen Schätzaufwand auf die Rollen

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Initiator-1.5.png

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Wenn Sie möchten, dass Initiatoren neue Projektinitiativen in den Plandaten hinzufügen (anstatt in einem Szenario), konfigurieren Sie für diese Gruppe im Abschnitt Projekt- und Programmrechte zusätzlich das Recht Plandaten bearbeiten.

Teammitglied

Rolle und Aufgaben

Typische Rolle in der Organisation PPM-Verantwortlichkeit Typische Meisterplan Aktivitäten

Mitarbeiter
  • Arbeitet an Projekten, die ihm zugewiesen wurden
  • Informiert sich über eigene Projekte und seine eingeplante Kapazität 

Zugriffsrechte

Benutzergruppe-Teammitglied-1.5.png

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Portfolio-Zugriffsrechte

Damit Mitglieder der Benutzergruppen die für sie sinnvollen Portfolios sehen können, müssen die Portfolio-Zugriffsrechte mit den einzelnen Benutzern der Gruppen geteilt werden.

Portfolios_verwalten.png

Weisen Sie Benutzer in der Portfolioverwaltung im jeweiligen Portfolio zu. Dies erfolgt unter Zugriffsrechte über Mit bestimmten Benutzern teilen. Portfolios mit dem Zugriffsrecht Mit allen Benutzern teilen sind grundsätzlich für alle Benutzer sichtbar.

Die folgende Tabelle zeigt die empfohlenen Portfolios und welche Lean PPM Rollen darauf Zugriff haben sollten.

Empfohlene Portfolios

Lean PPM-Rolle
Pipeline: Neu
  • Portfolio-Koordinator
  • Initiator
Pipeline: Prüfung
  • Portfolio-Koordinator
  • Mitglied des Pipeline-Review-Komitees
Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Angehalten
  • Portfolio-Koordinator
  • Mitglied des Portfolio Boards
  • Ressourcen-Manager
  • Mitglied des Lenkungsausschusses
Durchführung: Alle aktiven Projekte
  • Teammitglied
Durchführung: Alle Projekte mit Status rot (kritische Projekte)
  • Mitglied des Portfolio Boards
  • Mitglied des Lenkungsausschusses

Darüber hinaus ist es sinnvoll, für bestimmte Rollen wie Projektleiter oder Ressourcenmanager weitere Portfolios bereitzustellen. Diese sollten ihnen Zugriff auf die Projekte oder Ressourcen gewähren, für die sie verantwortlich sind.

Mehr Informationen über Portfolios finden Sie im Artikel Portfolios in Meisterplan - Überblick.

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