Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Projekte ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.

• Voraussetzungen
• Erforderliche Zugriffsrechte
• Unterstützte Dateiformate
• Finden
• Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
• Beispiel-Dokument als Download
• Importierbare Felder
• Datums- und Zahlenformatierung
• Schritt 2: Kopieren und einfügen
• Schritt 3: Felder zuweisen
• Schritt 4: Daten prüfen & bearbeiten
• Validierung und Fehlerbehebung
• Aktualisieren bestehender Projekte
• Ergebnis
• Importierte Projekte
• Importierte Programme und Programmzugehörigkeiten
• Neu angelegte Projektfeldwerte

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Projekte mit unserem Schnellimport in Meisterplan importieren:

Voraussetzungen

Erforderliche Zugriffsrechte

Um wie hier beschrieben Projekte zu importieren, benötigen Sie die folgenden Zugriffsrechte:

• Wenn Sie Ihre Projekte in die Plandaten importieren wollen, benötigen Sie das Recht Plandaten bearbeiten; wenn Sie in ein Szenario importieren wollen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für das entsprechende Szenario
• Projekte und Programme hinzufügen
• Daten importieren und exportieren
• Um Programme zu importieren, benötigen Sie außerdem das Recht Projekt-Rang verändern.

Unterstützte Dateiformate

Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.

Finden

Klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport, um eine Übersicht aller Copy&Paste-Importe aus Tabellendokumenten zu öffnen:

Um Ihre Projekte in das gewünschte Szenario oder die Plandaten zu importieren, klicken Sie zuerst oben links in der Kopfleiste auf Plandaten bzw. Szenario:

Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten

Klicken Sie auf Projekte:

Sie können sowohl neue Projekte hinzufügen, als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann ein Projekt aktualisiert werden kann.

Beispiel-Dokument als Download

Wenn Sie kein Tabellendokument mit Projekten parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Projektdaten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.

DOWNLOAD BEISPIEL-DOKUMENT

Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Projekte natürlich jederzeit wieder löschen.

Damit Sie Ihre Projekte erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Projekt enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Projektinformationen den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.

Importierbare Felder

Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:

• Name: Name des Projekts
• Start: Startdatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier
• Ende: Enddatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier

Diese Felder können Sie optional importieren:

• Projektleiter: Der Name muss einer Ressource in Meisterplan entsprechen (im Format “Vorname Nachname” oder “Nachname, Vorname”).
• Status
• Geschäftsziel
• Notizen
• Programmname: Names eines bestehenden oder neuen Programms
• Kostentyp: Muss entweder Opex oder Capex sein.
• Bewilligter Gesamtaufwand: zulässige Formatierung siehe hier
• Projektfelder: Alle Felder, für die Sie Schreibrechte haben; für Felder vom Typ Boolesch sind nur die Werte “ja”, “nein”, “1”, “0”, “wahr” oder “falsch” erlaubt
• OBS-Einheiten: Nur OBS-Einheiten der obersten Ebene; Sie können OBS-Einheiten auch dann importieren, wenn Sie kein Recht auf den Ressourcen-Pool haben. Mit “>” können Sie neue OBS-Untereinheiten in Meisterplan hinzufügen.

Datums- und Zahlenformatierung

Um Datums- und Zahlenfelder erfolgreich importieren zu können, müssen Sie die folgenden Formatierungsvorgaben beachten.

Datumsfelder

Damit ein Datum korrekt nach Meisterpan importiert wird, muss Ihr Tabellendokument dieselbe Spracheinstellung wie Ihr Browser haben (z.B. Deutsch - Deutschland). Die in Meisterplan gewählte Sprache hat keinen Einfluss darauf und kann abweichen.

So sind Ihre Datumsimporte erfolgreich:

• Geben Sie das Datum im Format YYYY-MM-DD ein, und das Datumsformat wird automatisch entsprechend den Spracheinstellungen Ihres Browsers aktualisiert.
• Oder vergleichen Sie Browser- und Dokumentsprache und passen Sie sie bei Bedarf an. Manche Browser unterscheiden zwischen der Sprache, in denen sie Webseiten anzeigen, und der Sprache, die sie für ihre eigenen Menüs verwenden. Ersteres ist beim Import relevant.

Zahlenfelder

Auch für den Dezimaltrenner (z.B. 2,5 FTE im Deutschen, 2.5 FTE im Englischen) müssen Dokument- und Browsersprache übereinstimmen (siehe oben), sonst wird die Zahl nicht importiert und verursacht eine Fehlermeldung.

So sind Ihre Zahlenangaben erfolgreich:

• Verwenden Sie keine Tausendertrennzeichen, weil diese nicht erkannt werden und als Dezimaltrennzeichen fehlinterpretiert werden können.
• Geben Sie nur positive Zahlen an, negative (z.B. -5 Std) verursachen eine Fehlermeldung.
• Tragen Sie keine Einheiten wie beispielsweise Währungen (z.B. €) ein. Ihr Meisterplan-System verwendet automatisch die Währung. die in der linken Seitenleiste unter Allgemeine Einstellungen ausgewählt ist.

Schritt 2: Kopieren und einfügen

Kopieren Sie die gewünschten Projektdaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Projektdaten kopieren und einfügen.

Schritt 3: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.

Schritt 4: Daten prüfen & bearbeiten

Validierung und Fehlerbehebung

In Schritt 4 können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigeren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also das Projekt) nicht importiert werden kann. Hellrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den dieses Feld nicht importiert werden kann, der Rest der Zeile aber schon:

Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Projekte (bzw. ihre Aktualisierungen) in Meisterplan verfügbar sind.

Aktualisieren bestehender Projekte

Wenn die Projekte in Ihrem Tabellendokument bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Projekten Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan.

Identische Namen
Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Projekte mit demselben Namen anlegen können, dass Sie diese Daten aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.

Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist:

Möglicher Datenverlust durch verkürzte Projektdauer

Wenn ein Projekt durch Änderungen am Start- und/oder Enddatum verkürzt wird, werden Meilensteine und Allokation, die dadurch hinter dem Projektende liegen, gelöscht. Das passiert, wenn

• das Startdatum in die Zukunft verschoben wird und das Enddatum gleich bleibt.
• das Startdatum gleich bleibt und das Enddatum auf ein früheres Datum vorverlegt wird.
• sowohl das Startdatum in die Zukunft als auch das Enddatum auf ein früheres Datum vorverlegt werden.

Wenn ein Projekt durch den Import verlängert wird, werden keine Meilensteine oder Allokationen verändert.

Ergebnis

Importierte Projekte

Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Projekte in den Plandaten oder im gewählten Szenario verfügbar. An welcher Stelle die importierten Projekte einsortiert werden, hängt von den Zugriffsrechten Ihres Benutzerkontos ab. Mit dem Recht Projekt-Rang verändern werden die Projekte direkt über der roten Ausschlussgrenze einsortiert, ohne dieses Recht direkt unter der Ausschlussgrenze:

Importierte Programme und Programmzugehörigkeiten

Wenn Sie in Ihrem Tabellendokument eine Spalte für die Programmzuordnung der Projekte hinzufügen, können Sie damit Projekte in Programme verschieben, Projekte aus Programmen entfernen sowie neue Programme anlegen. 

So bearbeiten Sie Programmzuordnungen:

Wenn Sie ein neues Programm mit einem bereits existierenden Projekt anlegen, wird das Programm direkt über dem Projekt angelegt und das Projekt hinein verschoben. Ein neues Programm mit einem neuen Projekt wird direkt oberhalb der Ausschlussgrenze einsortiert.

Sie können neue Programme nur mit mindestens einem Projekt erstellen, dabei ist es egal, ob das Projekt neu ist oder bereits in Meisterplan existiert. Mit dem Schnellimport können Sie keine Programme löschen, nur alle Projekte daraus entfernen.

Neu angelegte Projektfeldwerte

Wenn Sie Projektdaten für ein Projektfeld vom Typ "Eingabehilfe" importieren, werden Feldwerte, die noch nicht in Meisterplan vorhanden sind, beim Import automatisch in Meisterplan hinzugefügt.

Ein Beispiel: Ihr Meisterplan enthält das Projektfeld "Status" mit den Werten "Alles OK" und "Kritisch":

Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Projekt mit dem Status "Watchlist" importieren, wird dem Projektfeld "Status" in Meisterplan automatisch der Wert "Watchlist" hinzugefügt.

Projektinformationen für neue Projektfelder
Um Projektinformationen zu importieren, für die es in Meisterplan noch kein passendes Projektfeld gibt, legen Sie vor dem Import ein entsprechendes Feld an. Im Artikel Projektfelder verwalten erfahren Sie, wie das geht.

Schnelle Projektaktualisierung
Wenn Sie bestehende Projekte schnell und unkompliziert mit dem Schnellimport zurück nach Meisterplan übertragen wollen, können Sie sie ganz einfach in der Projektliste als MS Excel-Datei exportieren und gleich bearbeiten, bevor Sie sie zurück importieren. Beachten Sie dabei, dass die Importfunktion nicht alle Felder der Projektliste erkennt und importieren kann.