Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Projekte ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.

• Voraussetzungen
• Erforderliche Zugriffsrechte
• Unterstützte Dateiformate
• Finden
• Datentyp wählen und Daten vorbereiten
• Beispiel-Dokument als Download
• Importierbare Felder
• Datums- und Zahlenformatierung
• Schritt 1: Kopieren und einfügen
• Schritt 2: Felder zuweisen
• Schritt 3: Daten prüfen & bearbeiten
• Validierung und Fehlerbehebung
• Hinzufügen neuer Projekte
• Aktualisieren bestehender Projekte
• Ergebnis
• Importierte Projekte
• Importierte Programme und Programmzugehörigkeiten
• Neu angelegte Auswahlwerte

In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:

Voraussetzungen

Erforderliche Zugriffsrechte

Um wie hier beschrieben Projekte zu importieren, benötigen Sie die folgenden Zugriffsrechte

• Damit Sie den Import unter Schnellimporte zur Auswahl haben, benötigen Sie diese Rechte:
• Daten importieren
• Projekte und Programme hinzufügen
• Zeitliche Projektplanung verändern
• Unter Projektfeldrechte das Lese- und Schreibrecht für das Feld Projektschlüssel.
• Unter Projekte und Programme bearbeiten benötigen Sie mindestens die Option Projekte mit Benutzer als Projektleiter.
• Wenn Sie Ihre Projekte in die Plandaten importieren wollen, benötigen Sie das Recht Plandaten bearbeiten; wenn Sie in ein Szenario importieren wollen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für das entsprechende Szenario.
• Um Programme zu importieren, benötigen Sie außerdem das Recht Projekt-Rang verändern.

Unterstützte Dateiformate

Für den Schnellimport können Sie Daten einfach kopieren und in Meisterplan einfügen. Sie können daher alle Dateiformate verwenden, in denen Sie Daten kopieren können.

Finden

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Import & Export:

Um Ihre Projekte in das gewünschte Szenario oder die Plandaten zu importieren, wählen Sie oben links in der Kopfleiste das gewünschte Szenario bzw. die Plandaten:

Ausgewähltes Portfolio
Für den Import spielt es keine Rolle, welches Portfolio Sie geöffnet haben. Das Portfolio zeigt nur einen gefilterten Teil des Szenarios bzw. der Plandaten an. Die Projekte werden in das Szenario bzw. die Plandaten importiert und im ausgewählten Portfolio angezeigt, wenn sie den Portfolio-Filtern entsprechen. Mehr über das Verhältnis von Portfolio zu Szenario erfahren Sie hier.

Datentyp wählen und Daten vorbereiten

Klicken Sie auf Projekte und anschließend auf Import starten:

Sie können sowohl neue Projekte hinzufügen, als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann ein Projekt aktualisiert werden kann.

Beispiel-Dokument als Download

Wenn Sie kein Tabellendokument mit Projekten parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Projektdaten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.

DOWNLOAD BEISPIEL-DOKUMENT

Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Projekte natürlich jederzeit wieder löschen.

Damit Sie Ihre Projekte erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Projekt enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Projektinformationen den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.

Schnelle Projektaktualisierung
Wenn Sie bestehende Projekte in Meisterplan aktualisieren wollen, exportieren Sie einfach die entsprechenden Daten über den Export nach Excel. Dort erhalten Sie immer den aktuellen Stand mit allen relevanten Informationen wie zum Beispiel dem Projektschlüssel.

Importierbare Felder

Das sind die Spalten, die Ihr Dokument enthalten muss:

• Projektschlüssel: zur eindeutigen Identifizierung eines Projekts;
• geben Sie einen bestehenden Projektschlüssel in Meisterplan an, um das Projekt zu aktualisieren;
• geben Sie einen neuen Projektschlüssel an, um ein neues Projekt mit diesem Schlüssel hinzuzufügen;
• geben Sie keinen Projektschlüssel an, um ein neues Projekt hinzuzufügen, für das Meisterplan einen Projektschlüssel auto-generiert;
• Name: Name des Projekts
• Start: Startdatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier
• Ende: Enddatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier

Die Felder, die im Projekterfassungsdialog als Pflichtfelder konfiguriert sind, sind hier keine Pflichtfelder (außer Name, Start und Ende).

Diese Felder können Sie optional importieren:

• Projektleiter (Ressourcenschlüssel): Geben Sie den Ressourcenschlüssel des Mitarbeiters an, den Sie als Projektleiter wählen möchten
• Projekttyp: wenn Sie nichts angeben, wird neuen Projekte der Standardprojekttyp zugewiesen
• Status
• Geschäftsziel
• Notizen
• Programmname: Names eines bestehenden oder neuen Programms
• Kostentyp: Muss entweder Opex oder Capex sein.
• Bewilligtes Budget: zulässige Formatierung siehe hier
• Bewilligtes Capex-Budget: zulässige Formatierung siehe hier
• Bewilligtes Opex-Budget: zulässige Formatierung siehe hier
• Bewilligter Gesamtaufwand: zulässige Formatierung siehe hier
• Projektfelder: Alle Felder, für die Sie Schreibrechte haben; für Felder vom Typ Auswahlkästchen sind nur die Werte “ja”, “nein”, “1”, “0”, “wahr” oder “falsch” erlaubt; für Felder vom Typ Ressource wird der Ressourcenschlüssel der Ressource benötigt, die Sie zuweisen möchten.
• OSP-Einheiten: Nur OSP-Einheiten der obersten Ebene; Sie können OSP-Einheiten auch dann importieren, wenn Sie kein Recht auf den Ressourcen-Pool haben. Mit “>” können Sie neue OSP-Untereinheiten in Meisterplan hinzufügen.

Meisterplan schneidet alle Texte ab, die über die Zeichenbegrenzung hinausgehen. Eine Übersicht aller Zeichenbegrenzungen pro Feldtyp finden Sie im Artikel Projektfelder verwalten.

Rang und Rangänderungen
Es ist nicht möglich, den Rang oder Rangänderungen über den Schnellimport zu importieren.

Datums- und Zahlenformatierung

Im Artikel Datums- und Zahlenformatierung für Schnellimporte finden Sie alle Details dazu, wie Sie Daten und Zahlen in Ihrem Tabellendokument so formatieren, dass sie beim Import korrekt erkannt werden.

Schritt 1: Kopieren und einfügen

Kopieren Sie die gewünschten Projektdaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Projektdaten kopieren und einfügen.

Schritt 2: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Spaltennamen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.

Wenn Ihr Tabellendokument Spalten enthält, denen Sie keine passenden Meisterplan-Felder zuweisen können, werden diese ignoriert und die Daten aus den nicht zugewiesenen Spalten werden nicht importiert.

Schritt 3: Daten prüfen & bearbeiten

Validierung und Fehlerbehebung

In diesem Schritt können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigeren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also das Projekt) nicht importiert werden kann. Hellrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den dieses Feld nicht importiert werden kann, der Rest der Zeile aber schon:

Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Projekte (bzw. ihre Aktualisierungen) in Meisterplan verfügbar sind.

Zeilenumbrüche in mehrzeiligen Textfeldern können dazu führen, dass der Text auf mehrere Spalten vertelt wird und damit nicht korrekt importiert werden kann. In diesem Fall müssen die Zeilenumbrüche vor dem Kopieren der Daten entfernt werden. Öffnen Sie die Datei zum Beispiel im CSV-Format entfernen Sie die Zeilenumbrüche per Suchen und Ersetzen.

Hinzufügen neuer Projekte

Wenn Sie neue Projekte hinzufügen, können Sie den zugehörigen Projektschlüssel in Ihrem Tabellendokument angeben, so dass er mit dem Projekt in Meisterplan angelegt wird. Oder Sie lassen das Feld für den Projektschlüssel in Ihrer Tabelle leer, dann generiert Meisterplan automatisch einen neuen Projektschlüssel für das neue Projekt.

Aktualisieren bestehender Projekte

Wenn die Projekte in Ihrem Tabellendokument bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Projekten Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Diese Zuordnung erfolgt anhand des Projektschlüssels.

Möglicher Datenverlust durch verkürzte Projektdauer

Wenn ein Projekt durch Änderungen am Start- und/oder Enddatum verkürzt wird, werden Meilensteine und Allokation, die dadurch hinter dem Projektende liegen, gelöscht. Das passiert, wenn

• das Startdatum in die Zukunft verschoben wird und das Enddatum gleich bleibt.
• das Startdatum gleich bleibt und das Enddatum auf ein früheres Datum vorverlegt wird.
• sowohl das Startdatum in die Zukunft als auch das Enddatum auf ein früheres Datum vorverlegt werden.

Wenn ein Projekt durch den Import verlängert wird, werden keine Meilensteine oder Allokationen verändert.

Ergebnis

Importierte Projekte

Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Projekte in den Plandaten oder im gewählten Szenario verfügbar. An welcher Stelle die importierten Projekte einsortiert werden, hängt von den Zugriffsrechten Ihres Benutzerkontos ab. Mit dem Recht Projekt-Rang verändern werden die Projekte direkt über der roten Ausschlussgrenze einsortiert, ohne dieses Recht direkt unter der Ausschlussgrenze:

Die importierten Projekte werden nur dann angezeigt, wenn sie den aktuell eingestellten Filtern der Ansicht und den Portfolio-Filtern sowie dem Datumsbereich entsprechen.

Importierte Programme und Programmzugehörigkeiten

Wenn Sie in Ihrem Tabellendokument eine Spalte für die Programmzuordnung der Projekte hinzufügen, können Sie damit Projekte in Programme verschieben, Projekte aus Programmen entfernen sowie neue Programme anlegen. 

So bearbeiten Sie Programmzuordnungen:

Wenn Sie ein neues Programm mit einem bereits existierenden Projekt anlegen, wird das Programm direkt über dem Projekt angelegt und das Projekt hinein verschoben. Ein neues Programm mit einem neuen Projekt wird direkt oberhalb der Ausschlussgrenze einsortiert.

Sie können neue Programme nur mit mindestens einem Projekt erstellen, dabei ist es egal, ob das Projekt neu ist oder bereits in Meisterplan existiert. Mit dem Schnellimport können Sie keine Programme löschen, nur alle Projekte daraus entfernen.

Neu angelegte Auswahlwerte

Wenn Sie Projektdaten für ein Projektfeld vom Typ "Einzelauswahl" importieren, werden Auswahlwerte, die noch nicht in Meisterplan vorhanden sind, beim Import automatisch in Meisterplan hinzugefügt.

Ein Beispiel: Ihr Meisterplan enthält das Projektfeld "Status" mit den Werten "Grün", "Gelb" und "Rot":

Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Projekt mit dem Status "Zu beobachten" importieren, wird dem Projektfeld "Status" in Meisterplan automatisch der Auswahlwert "Zu beobachten" hinzugefügt.

Projektinformationen für neue Projektfelder
Um Projektinformationen zu importieren, für die es in Meisterplan noch kein passendes Projektfeld gibt, legen Sie vor dem Import ein entsprechendes Feld an. Im Artikel Projektfelder verwalten erfahren Sie, wie das geht.