Importieren Sie Ist-Zeiten ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten. Weitere Informationen darüber finden Sie im Artikel Ist-Zeiten.
- Voraussetzungen
- Finden
- Datentyp wählen und Daten vorbereiten
- Schritt 1: Kopieren und einfügen
- Schritt 2: Felder zuweisen
- Schritt 3: Daten prüfen und bearbeiten
- Ergebnis
In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:
Voraussetzungen
Erforderliche Zugriffsrechte
Um wie hier beschrieben Ist-Zeiten zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:
- Daten importieren
- Unter Zugriff auf Ist-Zeiten benötigen Sie die Option Lese- und Importrechte.
- Unter Projektfeldrechte mindestens Leserechte für das Feld Projektschlüssel.
- Unter Projekte und Programme bearbeiten benötigen Sie mindestens die Option Projekte mit Benutzer als Projektleiter.
- Wenn Sie Ist-Zeiten importieren möchten, während Sie in den Plandaten sind, benötigen Sie das Recht Plandaten bearbeiten, um auf die die entsprechenden Projekte zuzugreifen; wenn Sie Ist-Zeiten importieren möchten, während Sie ein Szenario geöffnet haben, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für dieses Szenario, um auf die die entsprechenden Projekte zuzugreifen.
Ist-Zeiten sind global!
Ist-Zeiten sind nicht szenario-abhängig, sondern global, das heißt, sie sind in jedem Szenario (inklusive der Plandaten) verfügbar, in dem das jeweilige Projekt vorhanden ist.
Unterstützte Dateiformate
Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.
Finden
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Import & Export:
Datentyp wählen und Daten vorbereiten
Klicken Sie auf Ist-Zeiten und anschließend auf Import Starten:
Sie können Ist-Zeiten hinzufügen als auch aktualisieren. Hier finden Sie Informationen darüber, wie Ist-Zeiten aktualisiert werden können.
Beispiel-Dokument als Download
Wenn Sie kein Tabellendokument mit Ist-Zeiten parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Ist-Zeiten für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.
Damit Sie Ihre Ist-Zeiten erfolgreich importieren können, müssen Sie das Tabellendokument aus Ihrem Zeiterfassungssystem so vorbereiten, dass es eine Zeile pro Eintrag und eine Spalte für jedes Datenfeld enthält.
Sie können die Ist-Zeiten von verschiedenen Projekten und Ressourcen auf einmal importieren. Wir empfehlen Ihnen aber, nicht mehr als 10.000 Einträge auf einmal zu importieren.
Importierbare Felder
- Projektschlüssel: Projektschlüssel eines bestehenden Projekts; dient nur zur Identifizierung eines Projekts und kann nicht verwendet werden, um den Projektschlüssel selbst zu aktualisieren
- Ressourcenschlüssel oder Rolle: Ressourcenschlüssel einer bestehenden Ressource oder Name einer bestehenden Rolle; der Ressourcenschlüssel dient nur zur Identifizierung einer Ressource und kann nicht verwendet werden, um den Ressourcenschlüssel selbst zu aktualisieren; Rolle oder Ressource muss nicht auf das Projekt allokiert sein
- Buchungsdatum: Datum, auf das sich der Ist-Zeiteneintrag aus Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht; es darf nicht mehr als einen Eintrag für dasselbe Projekt mit derselben Ressource und demselben Buchungsdatum geben; zulässige Formatierung siehe hier
- Ist-Zeiten (Stunden): Anzahl an Stunden, die für dieses Projekt und diese Ressource oder Rolle in Ihrem Zeiterfassungssystem zu diesem Buchungsdatum angefallen sind; zulässige Formatierung siehe hier
Was ist das Buchungsdatum?
Das Buchungsdatum ist das Datum, auf den sich ein Zeiteintrag in Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht. In manchen Systemen erfassen Sie Ihre Zeiten pro Tag, in anderen pro Monat und manche ermöglichen benutzerdefinierte Daten.
Um Ist-Zeiten in Meisterplan zu importieren, können Sie entweder tagesgenaue oder über längere Zeit summierte Einträge nehmen, oder auch eine Mischung aus beidem. Alle importierten Stunden werden in Meisterplan pro Projekt addiert und als Summe angezeigt.
Beispiel: Für die Zeit vom 1. - 10. Februar wurden aus dem Zeiterfassungssystem 8 Stunden pro Tag für Tim Seidel und das Softwareentwicklungs-Projekt exportiert. Für Jannik Winter, der am selben Projekt arbeitete, wurden monatliche Einträge für Januar und Februar exportiert.
Datums- und Zahlenformatierung
Im Artikel Datums- und Zahlenformatierung für Schnellimporte finden Sie alle Details dazu, wie Sie die Daten und Zahlen in Ihrem Tabellendokument so formatieren, dass sie beim Import korrekt erkannt werden.
Schritt 1: Kopieren und einfügen
Kopieren Sie die gewünschten Daten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Daten kopieren und einfügen.
Schritt 2: Felder zuweisen
Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.
Wenn Ihr Tabellendokument Spalten enthält, denen Sie keine passenden Meisterplan-Felder zuweisen können, werden diese ignoriert und die Daten aus den nicht zugewiesenen Spalten werden nicht importiert.
Schritt 3: Daten prüfen und bearbeiten
Validierung und Fehlerbehebung
In diesem Schritt können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigeren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also das Buchungsdatum) nicht importiert werden kann:
Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Ist-Zeiten in Meisterplan verfügbar sind.
Aktualisierung importierter Ist-Zeiten
Eindeutige Zuordnung von Projekten und Ressourcen
Die Voraussetzung für das Importieren und Aktualisieren von Ist-Zeiten ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Projekten und Ressourcen oder Rollen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Die Zuordnung erfolgt über den Projekt- und den Ressourcenschlüssel oder den Rollennamen.
Aktualisierung von bestehenden Ist-Zeiten
Wenn Sie bereits 40 Stunden für den 31. Januar in Meisterplan importiert haben und nun 45 Stunden für dasselbe Datum importieren, wird der ältere Eintrag überschrieben. Wenn Sie einen importierten Eintrag löschen möchten, importieren Sie einfach 0 Stunden für dieses Buchungsdatum. Dadurch werden die Ist-Zeiten für dieses Buchungsdatum auf 0 gesetzt. Das Buchungsdatum selbst kann nicht gelöscht werden.
Sie können mehrere Einträge für dasselbe Projekt und dieselbe Ressource importieren, aber die Buchungsdaten dürfen in Ihrem Tabellendokument nie identisch sein.
Ergebnis
Importierte Ist-Zeiten
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind die Ist-Zeiten in den jeweiligen Projektinformationen sichtbar.
