Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Allokationen ganz einfach als Matrix per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.

• Voraussetzungen
• Erforderliche Zugriffsrechte
• Unterstützte Dateiformate
• Finden
• Datentyp wählen und Daten vorbereiten
• Beispiel-Dokument als Download
• Importierbare Felder
• Datums- und Zahlenformatierung
• Schritt 1: Kopieren und einfügen
• Schritt 2: Felder zuweisen
• Schritt 3: Daten prüfen und bearbeiten
• Validierung und Fehlerbehebung
• Aktualisieren bestehender Allokationen
• Ergebnis
• Importierte Allokationen

In diesem Video zeigen wir Ihnen am Beispiel des Projektimports, wie der Schnellimport grundlegend funktioniert:

Voraussetzungen

Erforderliche Zugriffsrechte

Um wie hier beschrieben Allokationen importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:

• Daten importieren
• Entweder das Recht Ressourcenverantwortliche können immer die Allokationen ihrer Rollen und Ressourcen bearbeiten oder unter Allokationen bearbeiten mindestens die Option Rollenallokationen.
• Unter Projektfeldrechte mindestens Leserechte für das Feld Projektschlüssel.
• Wenn Sie Ihre Allokationen in die Plandaten importieren wollen, benötigen Sie das Recht Plandaten bearbeiten; wenn Sie sie in ein Szenario importieren wollen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für das entsprechende Szenario

Unterstützte Dateiformate

Für den Schnellimport können Sie Daten einfach kopieren und in Meisterplan einfügen. Sie können daher alle Dateiformate verwenden, in denen Sie Daten kopieren können.

Finden

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Import & Export:

Um Ihre Allokationen in das gewünschte Szenario oder die Plandaten zu importieren, wählen Sie oben links in der Kopfleiste das gewünschte Szenario bzw. die Plandaten:

Datentyp wählen und Daten vorbereiten

Klicken Sie auf Allokationsmatrix und anschließend auf Import Starten:

Sie können sowohl neue Allokationen hinzufügen als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Allokation aktualisiert werden kann.

Beispiel-Dokument als Download

Wenn Sie kein Tabellendokument mit einer Auflistung Ihrer Allokationen parat haben, laden Sie unser Beispiel-Dokument herunter. Das Dokument dient Ihnen als Vorlage dafür, wie Sie Ihre Allokationsmatrix für den Import strukturieren müssen. Sie können mit dem Beispiel-Dokument auch einen Testimport in Ihrem Meisterplan-System durchführen.

DOWNLOAD BEISPIELDOKUMENT

Ihre bestehenden Allokationen werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Allokationen natürlich jederzeit wieder löschen.

Damit Sie Ihre Allokationsmatrix erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Ressource oder Rolle und Projekt enthalten.

Download bestehender Daten
Um bestehende Daten wie Projekt- und Ressourcenschlüssel einfach parat zu haben, exportieren Sie die entsprechenden Daten über den Export nach Excel. Auch bestehende Allokationen in Meisterplan können Sie unkompliziert aktualisieren, indem Sie sie zuerst exportieren, anpassen und dann wieder importieren.

Importierbare Felder

Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:

• Projektschlüssel: Projektschlüssel eines bestehenden Projekts; dient nur zur Identifizierung eines Projekts und kann nicht verwendet werden, um den Projektschlüssel selbst zu aktualisieren
• Ressourcenschlüssel oder Rolle: Ressourcenschlüssel einer bestehenden Ressource oder Name einer bestehenden Rolle; der Ressourcenschlüssel dient nur zur Identifizierung einer Ressource und kann nicht verwendet werden, um den Ressourcenschlüssel selbst zu aktualisieren
• Allokationswerte: mindestens eine Spalte mit Allokationswerten in wöchentlichen oder monatlichen Zeitintervallen, chronologisch von links nach rechts sortiert; zulässige Formatierung siehe hier

Dieses Feld ist optional:

• Projektrolle: Legen Sie die Projektrolle fest, wenn die Ressource in einer anderen Rolle als ihre Primärrolle an einem Projekt arbeitet

Datums- und Zahlenformatierung

Im Artikel Datums- und Zahlenformatierung für Schnellimporte finden Sie alle Details dazu, wie Sie die Daten und Zahlen in Ihrem Tabellendokument so formatieren, dass sie beim Import korrekt erkannt werden.

Schritt 1: Kopieren und einfügen

Kopieren Sie die gewünschten Allokationsdaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Allokationsdaten kopieren und einfügen.

Schritt 2: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern. 

Wenn Ihr Tabellendokument Spalten enthält, denen Sie keine passenden Meisterplan-Felder zuweisen können, werden diese ignoriert und die Daten aus den nicht zugewiesenen Spalten werden nicht importiert.

In diesem Schritt müssen Sie außerdem die Importeinstellungen festlegen, damit die Allokationsmatrix korrekt importiert wird:

• Start der Allokationsmatrix: Ziehen Sie dieses Feld zu der Spalte mit dem ersten Allokationsintervall, das Sie importieren möchten;
  • Allokationen vor diesem Intervall werden nicht importiert oder aktualisiert
  • Indem Sie manuell den Start der zu importierenden Allokationsintervalle festlegen, können Sie dasselbe Tabellendokument für zukünftige Importe wiederverwenden
• Allokationseinheit: Geben Sie an, in welcher Einheit Sie die Allokationen importieren möchten
• Zeitintervalle: Geben Sie an, ob Sie die Allokationen als wöchentliche oder als monatliche Intervalle importieren möchten
• Startmonat oder -woche der Allokationsmatrix:
  • Geben Sie den Monat oder die Woche an, mit der die Allokationsintervalle, die Sie importieren möchten, beginnen
  • Der Monat oder die Woche, die Sie gewählt haben, entspricht normalerweise der Spaltenüberschrift, der der Start der Allokationsmatrix zugewiesen ist

Meisterplan beginnt den Import ab der Spalte “Apr 22“, ignoriert alle Spalten davor und interpretiert die Spalte "Apr 22" als April 2022.

Schritt 3: Daten prüfen und bearbeiten

Validierung und Fehlerbehebung

In diesem Schritt können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigeren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also die Allokation) nicht importiert werden kann. Hellrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den dieses Feld nicht importiert werden kann, der Rest der Zeile aber schon:

Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Allokationen in Meisterplan verfügbar sind.

Aktualisieren bestehender Allokationen

Eindeutige Zuordnung von Projekten und Ressourcen

Die Voraussetzung für das Importieren und Aktualisieren von Allokationen ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Projekten und Ressourcen oder Rollen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Die Zuordnung erfolgt über den Projekt- und den Ressourcenschlüssel oder den Rollennamen. Eine Ressource kann nur dann mehr als einmal einem Projekt zugewiesen werden, wenn sich die Projektrolle der beiden Zuweisungen unterscheidet. 

Aktualisieren von bestehenden Allokationssegmenten

Wenn es bereits eine Allokation für dieselbe Ressource und dasselbe Projekt im selben Zeitraum in Meisterplan gibt, aktualisiert die neue Allokation Ihres Tabellendokuments die bestehende in Meisterplan. Dabei wird jedoch nur der Allokationszeitraum aktualisiert, den Sie beim Import festgelegt haben. Bestehende Allokationssegmente davor oder danach bleiben unverändert.

Import von leeren Allokationssegmenten

Wenn Ihre Allokationsmatrix leere Allokationszellen enthält, die innerhalb des Projektzeitraums liegen, werden sie mit einem Wert von "0" importiert und überschreiben den bestehenden Wert in Meisterplan. Leere Allokationsfelder außerhalb des Projektzeitraums werden ignoriert.

Beispiel:

Die Allokationen von "Vogt, Theresa" (rote Markierung) und von "Wagner, Lars" (gelbe Markierung) wurden nur für der Zeitraum aus der Tabelle aktualisiert, die Allokationen für die Monate Dezember und Januar bleiben unverändert. Bei "Wagner, Lars" ist das Feld für April in der Tabelle leer, also wurde der bestehende Wert mit "0 PT" überschrieben.

Allokationen in Projektunterbrechung
Wenn Sie mit dem Import einer Allokation eine Projektunterbrechung überschreiben, wird die Unterbrechung in dem Bereich aufgehoben.

Ergebnis

Importierte Allokationen

Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Allokationen in Meisterplan verfügbar: