Wir führen Sie durch unsere Software und zeigen einige Schlüsselfunktionen.

• Video: Sich in Meisterplan zurechtfinden
• Meisterplan-Highlights für Portfoliomanagement
• Meisterplan-Highlights für Ressourcenmanagement

Video: Sich in Meisterplan zurechtfinden

In diesem Video führen wir Sie durch den Portfolio Designer, die zentrale Planungsansicht in Meisterplan. Außerdem lernen Sie die Navigation sowie weitere Ansichten kennen.

Hier können Sie mehr zur Navigation und den Ansichten in Meisterplan erfahren:

• Navigation, Menüs und Ansichten
• Portfolio Designer - Überblick
• Mit der Board-Ansicht neue Initiativen sammeln
• Die Liste für den schnellen Überblick
• Kommunizieren Sie Ihre Planung als Roadmap
• Ansicht Ziele
• Ansicht Berichte und Integrierte Berichte

Meisterplan-Highlights für Portfoliomanagement

Ein effektives Projektportfoliomanagement ist von wesentlicher Bedeutung für Organisationen, um bessere Entscheidungen zu treffen, Risiken zu reduzieren und die Unternehmensstrategie umzusetzen. Meisterplan ist eine Softwarelösung, die Portfoliomanager darin unterstützt, Pläne zu erstellen - eine Planung, in der die richtigen Mitarbeiter zur bestmöglichen Zeit an den wichtigsten Projekten arbeiten.

Das erreichen Sie mit Meisterplan:

• Projektpriorisierung - Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation an dem arbeitet, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Erkennen Sie mit Hilfe des Projektwerts, welche Projekte die höchste Priorität haben, und stellen Sie sicher, dass sie an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind. Sehen Sie auf einen Blick, wie das Hinzufügen neuer Projekte Ihren Plan verändern würde.
• Portfolio-Sicht - Mit dem interaktiven Portfolio Designer, der Liste, der Roadmap, dem Szenario-Vergleich und den integrierten Berichten betrachten Sie Ihre Daten aus verschiedenen Perspektiven. So sehen Sie, wie sich Planänderungen auf alle Projekte, Ressourcen und Finanzen auswirken.
• Taktisches Portfoliomanagement - Erstellen Sie verschiedene Szenarien in Meisterplan und spielen sie "Was wäre, wenn"-Situationen durch, um die beste Option zu finden. Bilden Sie Änderungen an Ihrer Planung in Echtzeit ab, um sie schnell anzupassen.

Was ist Projektportfoliomanagement?
Wenn Sie mit dem Begriff "Projektportfoliomanagement" (PPM) nichts anfangen können, lesen Sie unseren Blog zum Thema: Was ist ein Project Management Office (PMO) und warum brauche ich das?

Diese Highlights und Vorteile bietet Meisterplan Ihrem Projektportfoliomanagement:

• Alles Wesentliche in einer Ansicht vereint 
• Kritische Projekte auf einen Blick erkennen
• Meilensteine und Abhängigkeiten für die Terminplanung
• Die wichtigsten Projekte im Fokus
• Filtern Sie Projekte über Portfolios
• Was-wäre-wenn-Szenarien
• Visualisieren Sie Ihre Strategie in der Roadmap
• Erfassen Sie neue Projektideen mit der Board-Ansicht
• Dashboard für Einblicke auf Portfolioebene
• Erstellen Sie Berichte pro Zielgruppe
• Vergleichen Sie Ihren Projektplan mit der tatsächlichen Entwicklung

Alles Wesentliche in einer Ansicht vereint

Der Portfolio Designer ist eine interaktive Ansicht, in der Sie Ihr Portfolio unter den Gesichtspunkten Zeitplanung, Priorisierung und Ressourcenbesetzung visualisieren. Über die Pflicht- und Ausschlussgrenzen definieren Sie, welche Projekte eine hohe Priorität haben und welche das Portfolio sprengen würden. Im Ressourcen-Histogramm darunter sehen Sie die Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Mitarbeiter.

Mehr erfahren Sie im Artikel Portfolio Designer - Überblick.

Schnelle Erkenntnisse dank farbiger Zeitleiste

Färben Sie das Gantt-Diagramm nach Projektfeldern ein, beispielsweise nach Risiko oder Status. Sehen Sie damit sofort, welche Projekte Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Mit einer Einfärbung nach Projektphase wiederum sehen Sie genau, wann welches Projekt welche Phase erreicht.

Das Gantt-Farbschema können Sie in den Einstellungen des Portfolio Designers oben in der Toolbar ändern. Mehr über die Portfolio Designer-Einstellungen erfahren Sie im Artikel Portfolio Designer - Einstellungen.

Kritische Projekte auf einen Blick erkennen

Filtern Sie die Liste nach Stage Gate

In der Liste sortieren und filtern Portfoliomanager alle Projekte so, wie sie sie gerade brauchen, und können dadurch beispielsweise die kritischen Projekte für das nächste Meeting identifizieren. Filtern Sie die Ansicht nach Stage Gate, und schon sehen Sie zum Beispiel alle Projekte, die "Zur Prüfung" und "Zur Genehmigung" bereit sind. Mit "Spalten konfigurieren" passen Sie die Liste so an, wie Sie sie benötigen. Sie können die Konfiguration gleich als neue benutzerdefinierte Ansicht speichern.

Mehr erfahren Sie im Artikel Liste.

Meilensteine und Abhängigkeiten für die Terminplanung

Anhand von Meilensteinen und Abhängigkeiten erkennen Portfoliomanager rechtzeitig, ob Fristen eingehalten werden können und welche Projekttermine in Gefahr sind. Wenn beispielsweise Ihr Projekt für die Social-Media-Strategie erst dann mit der Umsetzung beginnen kann, wenn das Corporate-Design-Projekt abgeschlossen ist, können Sie das mit einer Meilensteinabhängigkeit darstellen. Wenn der Meilenstein eines Projekts einen späteren Zieltermin hat als ein davon abhängiger Meilenstein, zeigt Meisterplan die Verbindung der beiden rot an, um auf den Konflikt hinzuweisen.

Wenn Sie alle Meilensteine und Abhängigkeiten auf einen Blick sehen möchten, klicken Sie auf ein Projekt, halten Sie die Steuerungstaste (Strg) gedrückt und markieren Sie ein weiteres Projekt. Außerdem können Sie alle Meilensteine und Abhängigkeiten eines Programms sehen, wenn Sie das Programm anklicken.

Mehr über Meilensteine und Abhängigkeiten erfahren Sie im Artikel Meilensteine, Projektphasen und Abhängigkeiten.

Die wichtigsten Projekte im Fokus

Manuelles Priorisieren per Drag & Drop

Mit Drag & Drop ändern Sie die Priorisierung Ihrer Projekte im Nullkommanichts. Ziehen Sie ein Projekt einfach mit dem Mauszeiger höher oder tiefer, um seinen Rang innerhalb des Portfolios festzulegen. Alle Projekte oberhalb der Pflichtgrenze sind von zentraler Bedeutung für Ihr Portfolio. Die Projekte unterhalb der Ausschlussgrenze sind nicht Teil des Portfolios und werden nicht für die Ressourcenallokationen berücksichtigt.

Mehr über das Priorisieren per Drag & Drop finden Sie im Artikel Pflichtgrenze und Ausschlussgrenze.

Automatisches Priorisieren mit dem Projektwert

Verfügbarkeit Pro Premium

Sie können Ihre Projekte nicht nur manuell per Drag & Drop priorisieren, sondern anhand des Projektwerts auch eine automatische Priorisierung durchführen. Legen Sie fest, welche Kriterien zum Projektwert beitragen, und erstellen Sie bei Bedarf Ihre eigenen.

Mehr über Rangänderungen und Projektwerte von Projekten erfahren Sie im Artikel Rang und Projektwert.

Filtern Sie Projekte über Portfolios

Portfolios ermöglichen es Ihnen, die Projekte Ihres Meisterplan-Systems auf eine definierte Auswahl einzuschränken. Mit einem Portfolio können Sie Projekte sowohl nach Projekt- als auch nach Ressourcendaten filtern. Erstellen Sie zum Beispiel ein Portfolio, das nur die Projekte einer bestimmten Projektleitung enthält (wie unten im Bild Daniela Weber), oder eines mit allen Projekten einer Abteilung.

Um ein Portfolio auf Ihre Ansicht anzuwenden, klicken Sie Portfolio in der schwarzen Kopfleiste und wählen Sie das gewünschte Portfolio aus. Mehr über Portfolios erfahren Sie im Artikel Portfolios in Meisterplan - Überblick.

Was-wäre-wenn-Szenarien

Verfügbarkeit Pro Premium

Immer wieder kann es hilfreich sein, verschiedene Zeitplanungen auszuprobieren oder testweise ein zusätzliches Projekt in das Portfolio aufzunehmen, ohne dabei die aktuelle Portfolioplanung durcheinander zu bringen. Legen Sie verschiedene Szenarien an, um darin die Projektbesetzung, den Zeitplan oder die Priorisierung zu verändern, und damit ohne Gefahr für Ihren laufenden Plan die Möglichkeiten zu simulieren.

Wenn Sie Änderungen an einem Szenario vorgenommen haben, können Sie diese in die Plandaten übertragen. Mehr über Szenarien, und wie Sie sie nutzen können, erfahren Sie im Artikel Szenario-Grundlagen.

Sie können auch zwei Szenarien miteinander vergleichen, indem Sie den Szenario-Vergleichsmodus aufrufen. In diesem Modus sehen Sie in der Zeitleiste neben den Projektbalken des ursprünglich gewählten Szenarios kleinere graue Projektbalken, die die Projekte des Vergleichsszenarios darstellen. Den Szenario-Vergleich können Sie auch in integrierten Berichten nutzen, um beispielsweise die Kennzahlen zweier Szenarios miteinander zu vergleichen.

Mehr über den Szenario-Vergleich, und wie Sie ihn nutzen können, erfahren Sie im Artikel Szenario-Vergleich.

Visualisieren Sie Ihre Strategie in der Roadmap

Verfügbarkeit Pro Premium

Mit unserer Roadmap haben Sie einen strategischen Überblick über Ihr Portfolio, können die langfristige Planung gegenüber Management und Teams präsentieren und die Entscheidungen im Unternehmen kommunizieren. Diese Ansicht gruppiert Projekte auf einer Zeitleiste nach Projektfeld, nach OSP-Einheit oder nach Geschäftsziel. Wenn Sie die Ansicht beispielsweise nach Geschäftsziel gruppieren, sehen Sie, welche Projekte zur Zielerreichung beitragen und wann die Ziele erreicht werden.

Um zu sehen, welche Projekte zu welchem Ziel beitragen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Ziel. Wenn Sie soweit sind, die Roadmap mit anderen zu teilen, speichern Sie sie einfach als Bild.

Mehr darüber, wie Sie die Roadmap nutzen können, erfahren Sie im Artikel Roadmap (Ansicht).

Erfassen Sie neue Projektideen mit der Board-Ansicht

Verfügbarkeit Pro Premium

Neue Projektinitiativen legen Sie schnell und unkompliziert in der Board-Ansicht an. Verfolgen Sie den Freigabeprozess der Projektideen in der Kanban-ähnlichen Ansicht und fügen Sie sie dem Portfolio hinzu. Sie können die Projektkarten ganz einfach per Drag & Drop in eine andere Spalte verschieben, um ihren Fortschritt im Prozess darzustellen.

Mehr dazu, wie Sie die Board-Ansicht nutzen können, erfahren Sie im Artikel Board (Ansicht).

Wenn Sie die Board-Ansicht in Aktion sehen wollen, sehen Sie sich unser englischsprachiges Video Turn Project Ideas into Successful Projects with the Board View an.

Dashboard für Einblicke auf Portfolioebene

Verfügbarkeit Pro Premium

Mit dem Portfolio Dashboard sehen Sie stets den aktuellen Status Ihres Portfolios, erkennen Handlungsbedarfe und entscheiden gezielt über die weitere Planung - direkt in Meisterplan. Stellen Sie für jedes Meeting genau das Dashboard zusammen, das Ihren Bedürfnissen entspricht, und speichern Sie es ab für alle weiteren Meetings. Dabei können Sie aus verschiedenen Diagrammtypen und zahlreichen Feldern wählen, um Ihre Daten leicht verständlich zu visualisieren.

Mehr darüber, wie Sie Ihr Dashboard gestalten können, erfahren Sie im Artikel Portfolio Dashboard.

Erstellen Sie Berichte pro Zielgruppe

Von unserer Reporting API bis hin zu integrierten Berichten bietet Ihnen Meisterplan vielfältige Berichtsoptionen, mit denen Sie für alle Beteiligten die passenden Berichte erstellen können. Vergleichen Sie Szenarien, analysieren Sie Personalkosten pro Projekt, visualisieren Sie den Ertragswert Ihrer Projekt und vieles mehr. Egal, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, Sie können entweder eine unserer vorkonfigurierten Vorlagen verwenden oder einen ganz neuen Bericht aufsetzen.

Einen Überblick über alle Berichtsmöglichkeiten in Meisterplan erhalten Sie in unserem Video Die umfangreichen Berichtsoptionen.

Erfahren Sie mehr über unsere Reporting API und die integrierten Berichte in den Artikeln Reporting API - Überblick und Ansicht Berichte und integrierte Berichte.

Vergleichen Sie Ihren Projektplan mit der tatsächlichen Entwicklung

Verfügbarkeit Pro Premium

Mit Meisterplan vergleichen Sie Ihr geplantes Projektportfolio mit der tatsächlichen Entwicklung Ihrer Projekte direkt in der Software. Importieren Sie einfach regelmäßig Ist-Werte (Ist-Zeiten und Ist-Finanzereignisse) in Meisterplan, und schon erhalten Sie einen Vergleich zwischen dem Budget, den geplanten und den tatsächlichen Kosten und Aufwänden. Dieser Vergleich kann entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte sein.

Mehr dazu, wie Sie Ist-Werte und zugehörige Kennzahlen nutzen können, erfahren Sie in den Artikeln Ist-Zeiten und Bewilligte Budgets und Ist-Kosten.

Meisterplan-Highlights für Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist einer der Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines erfolgreichen Projektportfolios. Meisterplan ermöglicht Ihnen Echtzeit-Kapazitätseinblicke und hilft Portfolio- und Ressourcenverantwortlichen, einen Überblick über die Ressourcen zu erhalten, um die Kapazitätsplanung und das taktische Ressourcenmanagement genau durchzuführen.

• Sorgfältige Kapazitätsplanung - Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Kapazitäten, um die richtigen Mitarbeiter für die höchsten Prioritäten einzusetzen. Reagieren Sie schnell auf Veränderungen, indem Sie verfügbare Ressourcen neu zuweisen und die Ressourcenauslastung optimieren.
• Verfügbarkeit von Ressourcen- Stellen Sie die Machbarkeit der Planung sicher, bevor Sie Entscheidungen treffen und kommunizieren. Mittels Kalender, Urlauben und anderen Abwesenheiten können Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen genau vorhersehen und herausfinden, wer wann verfügbar ist und welche Fähigkeiten er/sie hat.
• Taktisches Ressourcenmanagement - Passen Sie Ihre Pläne an, wenn sich Dinge ändern und lösen Sie Ressourcenkonflikte in Echtzeit, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Mit Meisterplan-Szenarien beantworten Sie "Was-wäre-wenn"-Fragen zur Personalbesetzung und sehen sofort die Auswirkungen auf die Ressourcenauslastung.

Was ist mit Task-Management?
In Meisterplan planen Sie auf hoher Flugebene, welche Themen und Projekte in nächster Zeit im Unternehmen umgesetzt werden. Das funktioniert unabhängig davon, mit welchen Tools die einzelnen Projektteams ihre Aufgaben und Tasks verwalten.

Die wichtigsten Funktionen für Ressourcenplanung:

• Ressourcenbedarfe frühzeitig transparent machen
• Besetzen Sie Ihr Projekt mit den richtigen Personen
• Zeigen Sie Auslastung nach Abteilung
• Simulieren Sie die Planung mit Szenarien
• Ansicht für Teammitglieder
• Berichte für Ressourcenverantwortliche

Ressourcenbedarfe frühzeitig transparent machen

Beim Planen einer neuen Initiative reicht es aus, den Ressourcenbedarf in Meisterplan auf Rollebenebene anzugeben. So machen Sie Bedarfe frühzeitig transparent, etwa wenn für ein Projekt mehrere Senior-Berater gleichzeitig benötigt werden.

Erst wenn das Projekt genehmigt und zeitlich eingeplant ist, müssen Sie sich darum kümmern, welche Berater im Unternehmen in dieser Zeit verfügbar sind und welche nicht.

Mehr über das Allokieren von Rollen zu einem Projekt erfahren Sie im Artikel Allokationen hinzufügen und bearbeiten.

Besetzen Sie Ihr Projekt mit den richtigen Personen

Wenn sich ein Projekt der Umsetzung nähert, können Sie die gebuchten Rollen durch die passenden Mitarbeiter ersetzen. Wählen Sie dazu die Rolle und das Projekt aus und klicken Sie auf "Rolle besetzen". Das öffnet eine Übersicht mit dem Bedarf und den möglichen Ressourcen, die Sie zusätzlich nach bestimmten Fähigkeiten filtern können:

Wählen Sie dann die gewünschte Person oder die gewünschten Personen und klicken Sie auf "Rolle besetzen".

Mehr über das Besetzen von Rollen erfahren Sie im Artikel Team Planner - Rolle besetzen.

Detailplanung mit Zeitraster und Zoomstufe

Geplante Arbeitsaufwände für ein Projekt können Sie auch bequem pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr eingeben - abhängig von der gewählten Zoomstufe. Wählen Sie dazu den Modus Zeitraster:

Geben Sie die Allokationen zum Beispiel detailliert auf Wochenebene ein und wechseln Sie dann die Zommtufe, um die Auswirkungen auf Jahresebene zu betrachten.

Mehr zum Thema Zeitraster erfahren Sie in den Artikeln Portfolio Designer Einstellungen und Team Planner - Übersicht, und mehr zum Thema Zoomstufe erfahren Sie im Artikel Alles im Blick mit der richtigen Zoomstufe.

Zeigen Sie Auslastung nach Abteilung

Oft sind nicht alle Ressourcen und Teams gleichmäßig ausgelastet. Um zu sehen, wer Unterstützung braucht und wer noch Luft habt, können Sie in Meisterplan die Auslastung jederzeit nach Abteilung, Standort oder anderen Organisationseinheiten anzeigen lassen:

Das Unterteilen in Einheiten wird in Meisterplan Organisationsstrukturplan (OSP) genannt. Um wie in der obigen Abbildung den Ressourcenbereich der Portfolio Designer-Ansicht nach OSP-Einheit anzuzeigen, klicken Sie im oberen Bereich der Ansicht auf Einstellungen und wählen Sie dann unter Aggregation den Wert OSP.

Simulieren Sie die Kapazitätsplanung mit Szenarien

In Meisterplan helfen Ihnen Szenarien dabei, verschiedene Kapazitätssituationen zu simulieren und die Antwort auf Fragen wie diese zu finden:

• Können wir ein geplantes Projekt bei gegebener Kapazitätssituation früher fertigstellen?
• Wie viele zusätzliche (interne oder externe) Stellen müssten wir schaffen, um weitere Projekte stemmen zu können?
• Welche Auswirkungen hätte die Verschiebung eines Projekts auf andere Projekte und die Auslastung der Mitarbeiter?

Mehr zum Thema Szenarien erfahren Sie im Artikel Szenario-Grundlagen.

Ansicht für Teammitglieder

In der Ansicht Mein Zeitplan erkennen Teammitglieder schnell, welchen Projekten sie zugewiesen sind, wie lange diese Projekte dauern und wie ihre Kapazität auf die einzelnen Projekte verteilt ist. Außerdem können sie ihre eigenen Ist-Zeiten hinterlegen. Das spart Zeit, da die Teammitglieder hier nur ihre eigenen und die Projekte der Teams sehen, denen sie zugewiesen sind..

Mehr dazu finden Sie im Artikel Mein Zeitplan (Ansicht).

Berichte für Ressourcenverantwortliche

Zeigen Sie die Auslastung mit der Allokations-Heatmap

Die Allokations-Heatmap ist ein integrierter Bericht in Meisterplan. Zeiträume mit Überlast werden in Rot dargestellt, Zeiträume, in denen noch Luft ist, in Blau. Das Beste: Sie können konfigurieren, bei welchen Werten die blaue oder rote Einfärbung greift.

Mehr zum Thema Allokations-Heatmap erfahren Sie in unserem Blogeintrag Allokations-Heatmaps für Ihre Kapazitätsplanung.

Nutzen Sie integrierte Pivot-Berichte als ressourcenzentrierte Ansicht

Ressourcenmanager brauchen eine ressourcenzentrierte Ansicht - eine Liste aller Mitarbeiter, woran sie arbeiten, und wie ihre Verfügbarkeit aussieht. Nutzen Sie dafür unsere integrierten Pivot-Berichte, mit denen Sie ohne jede Zusatzsoftware schnell den richtigen Bericht erstellen.

Mehr zum Thema integrierte Pivot-Berichte erfahren Sie im Artikel Integrierte Pivot-Berichte - Überblick und Vorlagen.