Vergleichen Sie das bewilligte Budget, die geplanten und die Ist-Kosten der einzelnen Projekte, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn die Kosten eines Projekts aus dem Ruder laufen. So passen Sie Ihre Pläne so früh wie möglich an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Allgemein
- Kostenbudgets für Projekte festlegen
- Ist-Werte nach Meisterplan bringen
- Die erwarteten Gesamtkosten im Blick behalten
- Plan und Ist-Kosten vergleichen
- Liste der Finanzkennzahlen
- Finanzkennzahlen in anderen Ansichten
Allgemein
Um die Finanzkennzahlen pro Projekt zu sehen, konfigurieren Sie die Projektmaske mit den folgenden Feldern und Abschnitten:
- Bewilligtes Budget, Bewilligtes Capex-Budget, Bewilligtes Opex-Budget
- Finanz-Tracker
- Rollen und Ressourcen - Kosten
- Kostentyp-Tracker
- Finanzen
Erforderliche Rechte
Um die Finanzkennzahlen in verschiedenen Ansichten nutzen zu können, müssen folgende Rechte in den Benutzergruppen konfiguriert sein:
- Damit Ihnen Finanzdaten angezeigt werden, benötigen Sie im Abschnitt Allgemein die Option Zugriff auf Finanzdaten.
- Um Ist-Kosten zu sehen, benötigen Sie im Abschnitt Detaillierte Projekt- und Programmrechte unter Zugriff auf Ist-Werte mindestens die Option Leserechte.
- Im Abschnitt Projektfeldrechte benötigen Sie für die Felder Bewilligtes Budget, Bewilligtes Capex-Budget, Bewilligtes Opex-Budget mindestens die Option Leserechte.
- Um die Projektmaske und den Projektüberblick anpassen zu können, benötigen Sie im Abschnitt Verwaltungsrechte die Option Projektfelder, Projektmaske, Projektüberblick und Erweitert verwalten.
Kostenbudgets für Projekte festlegen
Je nachdem, wie Sie Kosten planen, können Sie in Meisterplan für jedes Projekt ein bewilligtes Budget für alle Kosten oder nach Capex und Opex getrennte Budgets hinterlegen. Das bewilligte Budget wird im Finanz-Tracker mit den geplanten oder den erwarteten Kosten verglichen. Das bewilligte Capex- und das bewilligte Opex-Budget werden im Kostentyp-Tracker mit den geplanten oder den erwarteten Capex- und Opex-Kosten verglichen.
Alle drei Budgetfelder sind Projektfelder, die Sie wie andere Projektfelder in der Projektmaske oder der Projektliste hinzufügen müssen, um sie dort sehen und bearbeiten zu können.
Bewilligtes Budget
Tragen Sie den bewilligten Aufwand entweder manuell pro Projekt ein, oder importieren Sie die Budgets für mehrere Projekte mit dem Schnellimport für Projekte.
Projektmaske:
Vergleich des bewilligten Budgets mit den erwarteten Gesamtkosten
Das bewilligte Budget wird im Finanz-Tracker in der Projektmaske mit den geplanten oder (wenn vorhanden) den erwarteten Gesamtkosten verglichen:
Sie können das bewilligte Budget sowie weitere Kennzahlen auch in anderen Meisterplan-Ansichten anzeigen. Ein Übersicht verfügbarer Finanzkennzahlen finden Sie weiter unten.
Bewilligte Capex- und Opex-Budgets
Tragen Sie den bewilligten Aufwand entweder manuell pro Projekt ein, oder importieren Sie die Budgets für mehrere Projekte mit dem Schnellimport für Projekte.
Vergleich der bewilligten Capex- und Opex-Budgets mit den erwarteten Capex- und Opex-Kosten
Das bewilligte Capex- und das bewilligte Opex-Budget werden im Kostentyp-Tracker in der Projektmaske mit den geplanten oder (wenn vorhanden) den erwarteten Capex- oder Opex-Kosten verglichen:
Sie können das bewilligte Capex- und das bewilligte Opex-Budget auch in anderen Meisterplan-Ansichten anzeigen. Ein Übersicht verfügbarer Finanzkennzahlen finden Sie weiter unten.
Ist-Werte nach Meisterplan bringen
Ist-Allokationskosten
Voraussetzung für Ist-Allokationskosten ist der regelmäßige Import von Ist-Zeiten.
Meisterplan errechnet die Ist-Allokationskosten eines Projekts aus den importierten Ist-Zeiten und den Kosten pro Stunde, die für eine Ressource oder Rolle zum Zeitpunkt des Imports hinterlegt sind. Mit diesem Wert als Basis können Sie geplante mit Ist-Allokationskosten vergleichen und erkennen, ob sich das Projekt noch innerhalb des bewilligten Budgets befindet.
Berechnung der Kosten pro Stunde von Ressourcen möglich
Alle Benutzer mit dem Recht Zugriff auf Finanzdaten ist es möglich, Rückschlüsse auf die Kosten pro Stunde einer Ressource zu ziehen, auch wenn sie keinen Zugriff auf den Ressourcen-Pool haben.
Ist-Finanzereignisse
Um Ist-Finanzereignisse nach Meisterplan zu bringen, können Sie sie entweder manuell in der Projektmaske eines Projekts im Abschnitt Finanzen anlegen oder über den Schnellimport für Ist-Finanzereignisse importieren. In der Projektmaske sehen Sie im Abschnitt Finanzen > Ist auch eine Übersicht aller Ist-Finanzereignisse eines Projekts.
Die erwarteten Gesamtkosten im Blick behalten
Auf Projektebene im Finanz-Tracker
Der Reiter Erwartet Gesamt im Finanz-Tracker zeigt das bewilligte Budget, die erwarteten Gesamtkosten und ihre Zusammensetzung, sowie die Abweichung der erwarteten Gesamtkosten vom bewilligten Budget.
Negative Werte bei der Abweichung bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten unter dem bewilligten Budget liegen. Positive Werte bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten über dem bewilligten Budget liegen und werden rot dargestellt.
Die Balkendarstellung zeigt das bewilligte Budget (links) und die erwarteten Gesamtkosten (rechts). Die einzelnen Kostenarten werden gemäß ihrer Farbcodierung im rechten Balken dargestellt.
Auf Rollen- und Ressourcenebene
Der Reiter Erwartet Gesamt im Projektfeldabschnitt Rollen und Ressourcen - Kosten zeigt die erwarteten Gesamtkosten pro Rolle und Ressource und ihre Zusammensetzung für das jeweilige Projekt.
Die erwarteten Gesamtkosten werden sowohl als Wert als auch in Balkendarstellung angezeigt. Wurden für das Projekt Ist-Zeiten importiert, werden die Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute dunkler dargestellt.
Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker
Der Reiter Erwartet Gesamt im Kostentyp-Tracker zeigt die Zusammensetzung der Kosten, die Budgets und die Abweichung der erwarteten Gesamtkosten vom bewilligten Budget, aufgeteilt nach Capex und Opex. Durch Klick auf den Pfeil neben den zukünftigen und vergangenen Kosten lassen sich diese nach Allokationskosten und Finanzereigniskosten aufgeteilt anzeigen.
Negative Werte bei der Abweichung bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten unter dem bewilligten Budget liegen. Positive Werte bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten über dem bewilligten Budget liegen und werden rot dargestellt.
Die Balkendarstellung zeigt das bewilligte Budget (links) und die erwarteten Gesamtkosten (rechts) nach Capex und Opex aufgeteilt. Die einzelnen Kostenarten werden gemäß ihrer Farbcodierung in den rechten Balken dargestellt.
Plan und Ist-Kosten vergleichen
Auf Projektebene im Finanz-Tracker
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten geplanten und den Ist-Kosten bis zum letzten Buchungsdatum. Wenn noch keine Ist-Werte für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Auf Rollen- und Ressourcenebene
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich im Abschnitt Rollen und Ressourcen - Allokationen zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten geplanten und den Ist-Allokationskosten bis zum letzten Buchungsdatum auf Rollen- oder Ressourcenbasis für das jeweilige Projekt. Wenn noch keine Ist-Allokationskosten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen geplanten und den Ist-Kosten eines Projekts bis zum letzten Buchungsdatum. Die Kosten sind aufgeteilt nach Capex und Opex, Allokationskosten und Finanzereigniskosten. Wenn noch keine Ist-Werte für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Liste der Finanzkennzahlen
Alle Kennzahlen werden auf Basis von nicht gerundeten Zahlen errechnet und dann auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dadurch kann es bei der Anzeige von Summen zu geringen Abweichungen im Dezimalbereich kommen.
Folgende Kennzahlen finden Sie in der Projektmaske, der Projektliste, dem Projektüberblick oder der Board-Ansicht:
- Abweichung erwartete Gesamtkosten zu bewilligtem Budget: Unterschied zwischen den erwarteten Gesamtkosten und dem bewilligten Budget, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die erwarteten Gesamtkosten höher sind als das bewilligte Budget.
- Abweichung geplante zu Ist-Kosten: Unterschied zwischen den Ist-Kosten und den geplanten Kosten, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Kosten höher sind als die geplanten Kosten.
- Aufwandskosten gesamt: Summe aller geplanten Allokationskosten.
- Bewilligtes Budget: Zeigt das im Projektfeld bewilligtes Budget hinterlegte Projektbudget.
- Bewilligtes Capex-Budget: Zeigt das im Projektfeld bewilligtes Capex-Budget hinterlegte Projektbudget.
- Bewilligtes Opex-Budget: Zeigt das im Projektfeld bewilligtes Opex-Budget hinterlegte Projektbudget.
- Erwartete Gesamtkosten:
- Wenn Ist-Werte importiert wurden: Setzen sich zusammen aus zukünftigen Finanzereigniskosten, zukünftigen Allokationskosten, Ist-Finanzereigniskosten + Finanzereigniskosten bis heute und Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute.
- Wenn keine Ist-Werte importiert wurden: Summe aus Allokationskosten und Finanzereigniskosten.
- Geplante Allokationskosten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der geplanten Allokationskosten bis einschließlich des genannten Datums.
- Geplante Gesamtkosten: Summe der gesamten Allokationskosten und der gesamten Finanzereigniskosten.
- Ist-Allokationskosten: Durch den Import von Ist-Zeiten errechnete tatsächlich angefallene Allokationskosten.
- Ist-Allokationskosten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Ist-Allokationskosten bis einschließlich des genannten Datums.
- Ist-Finanzereigniskosten: Summe der importierten tatsächlichen Finanzereigniskosten
- Ist Finanzereigniskosten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Ist-Finanzereigniskosten bis einschließlich des genannten Datums.
- Zukünftige Allokationskosten: Kosten geplanter Allokationen, die in der Zukunft liegen.
- Zukünftige Finanzereigniskosten: Kosten der dem Projekt hinzugefügten Finanzereignisse, die in der Zukunft liegen.
Folgende Kennzahlen finden Sie nur in der Projektmaske:
- Erwartete Gesamtkosten (im Kostentyp-Tracker): Summe der zukünftigen Capex bzw. Opex und der Ist-Capex + Capex bis heute bzw. Ist-Opex + Opex bis heute.
- Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute: Summe der durch den Import von Ist-Zeiten errechneten tatsächlich angefallenen Allokationskosten und der geplanten Allokationskosten zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute.
- Ist-Finanzereigniskosten + Finanzereigniskosten bis heute: Summe der importierten tatsächlichen Finanzereigniskosten und der geplanten Finanzereigniskosten zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute.
- Vergangen (im Kostentyp-Tracker): Summe der vergangenen Allokations- und Finanzereigniskosten für Capex bzw.Opex.
- Zukünftig (im Kostentyp-Tracker): Summe der als Capex bzw. Opex geplanten Allokationskosten und Finanzereigniskosten einschließlich der (wenn vorhanden) Ist-Kosten.
Finanzkennzahlen in anderen Ansichten
Neben der Projektmaske kann jeder Benutzer mit dem Recht Zugriff auf Finanzdaten Finanzkennzahlen in der Projektliste, Board-Ansicht und in integrierten Berichten konfigurieren. Mit den entsprechenden Rechten lässt sich auch der Projektüberblick konfigurieren und die Kennzahlen über die REST und Reporting API exportieren.
Projektliste
Die Projektliste ist die Meisterplan-Ansicht, in der Sie am schnellsten eine Übersicht der für Sie relevanten Finanzkennzahlen bekommen. Damit Sie das bewilligte Budget, die Ist-Kosten und weitere zugehörige Kennzahlen über mehrere Projekte hinweg vergleichen können, konfigurieren Sie die Projektliste so, dass sie die gewünschten Spalten zeigt:
Mehr Details zur Projektliste finden Sie im Artikel Projektliste.
Integrierte Berichte
In integrierten Berichten des Typs Finanzen haben Sie die Möglichkeit, Finanzkennzahlen auf Projekt,- Ressourcen- oder Portfolioebene zu betrachten, oder aber nach Wochen-, Monats- oder Jahresebene aufzuschlüsseln. Konfigurieren Sie Datenfelder wie Geplanter Ertragswert, Ist-Ertragswert und Abweichung geplanter zu Ist-Ertragswert, um die Entwicklung Ihrer Finanzen zu analysieren:
Mehr über integrierte Berichte des Typs Finanzen erfahren Sie im Artikel Pivot & Diagramme: Finanzen.