Vergleichen Sie die geplanten Allokationen, den bewilligten Gesamtaufwand und die Ist-Zeiten Ihrer Projekte, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. So passen Sie Ihre Pläne so früh wie möglich an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Erforderliche Zugriffsrechte
- Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen
- Wo Sie Ist-Zeiten sehen und vergleichen können
- Kennzahlen für Ist-Zeiten
Erforderliche Zugriffsrechte
- Damit Sie Ist-Zeiten eines Projekts sehen können, benötigt Ihre Benutzergruppe im Abschnitt Detaillierte Projekt- und Programmrechte unter Zugriff auf Ist-Zeiten mindestens die Option Leserechte.
- Um Ist-Zeiten eines Projekts zu bearbeiten, benötigen Sie die Option Lese- und Schreibrechte.
- Wenn Sie Ist-Zeiten per Schnellimport importieren möchten, benötigen Sie zusätzlich unter Integrationsrechte das Recht Daten importieren.
- Um nur die eigenen Ist-Zeiten erfassen und bearbeiten zu können, benötigen Benutzer im Abschnitt Projekt- und Programmrechte unter Mitarbeitende können ihre eigenen Ist-Zeiten erfassen und bearbeiten mindestens die Option Projekte mit eigener Einplanung.
Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen
Um den Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und den Ist-Zeiten eines Projekts zu sehen, müssen Sie zuerst Ihre Ist-Zeiten nach Meisterplan bringen. Hinterlegen Sie regelmäßig die Ist-Zeiten, damit Ihr Projektfortschritt in Meisterplan immer auf dem neuesten Stand ist. Damit die Balken im Allokations-Tracker korrekt dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen, pro Projekt mindestens 15 Minuten Ist-Zeit zu hinterlegen.
Die Ist-Zeiten sind auch die Grundlage zur Berechnung der Ist-Allokationskosten, wodurch Sie unter anderem einen Plan-Ist-Vergleich Ihrer Projektkosten anstellen können. Alle Details dazu finden Sie im Artikel Bewilligtes Budget und Ist-Allokationskosten.
Bitte beachten Sie: Ist-Zeiten, die für die Zukunft importiert oder eingetragen werden, können zu Berechnungsfehlern führen.
Ist-Zeiten importieren
In der Seitenleiste unter Import & Export können Sie Ist-Zeiten für verschiedene Projekte und verschiedene Ressourcen, Teams und Rollen ganz einfach und schnell importieren. Sie benötigen dafür nur ein Tabellendokument mit den Einträgen aus Ihrem Zeiterfassungssystem. Alle Details dazu finden Sie im Artikel Schnellimport für Ist-Zeiten.
Um importierte Ist-Zeiten eines Buchungsdatums zu löschen, importieren Sie einfach das jeweilige Buchungsdatum mit 0 Stunden. Im Abschnitt Aktualisierung importierter Ist-Zeiten des Artikels Schnellimport für Ist-Zeiten erfahren Sie mehr darüber. Das Buchungsdatum kann nicht gelöscht werden.
Ist-Zeiten manuell eingeben
Ist-Zeiten können auch direkt in Meisterplan erfasst und bearbeitet werden, zum Beispiel durch Mitarbeitende, die ihre eigenen Ist-Zeiten eintragen, oder Projektleitende, die die Ist-Zeiten Ihres Projekts hinterlegen.
Manuell eingetragene Ist-Zeiten werden in allen Auswertungen berücksichtigt, haben jedoch kein eigenes Buchungsdatum. Das heißt, es gilt immer das letzte Buchungsdatum des Imports.
Capex/Opex und manuelles Eintragen
Manuell eingegebene oder bearbeitete Ist-Zeiten werden immer mit dem Kostentyp des Projekts gespeichert, auch wenn sie durch den Import zuvor einen anderen Kostentyp hatten.
Eigene Ist-Zeiten eintragen
Mitarbeitende können ihre eigenen Ist-Zeiten in der Ansicht Mein Zeitplan eintragen und bearbeiten:
Voraussetzung dafür ist, dass Benutzer und Ressource verknüpft sind und dass sie unter Mitarbeitende können ihre eigenen Ist-Zeiten erfassen und bearbeiten mindestens die Option Projekte mit eigener Einplanung haben. Mehr erfahren Sie im Artikel Mein Zeitplan (Ansicht).
Zeiten eines Projekt eintragen
In der Projektmaske können Sie im Tab Allokationen > Ist-Zeiten die Ist-Zeiten eines Projekts eintragen und bearbeiten:
Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Projektmaske (Allokationen-Tab).
Buchungsdatum und Verteilung der Ist-Zeiten über Zeiträume
Wenn Sie Ist-Zeiten importieren (egal, ob pro Tag, Woche oder in individuellen Abständen), werden alle Ist-Zeiten, sowohl die bisher importierten als auch die neu importierten, bis zum letzten Buchungsdatum des jeweiligen Projekts addiert und als Summe angezeigt.
In der Ansicht Mein Zeitplan werden die importierten Ist-Zeiten gleichmäßig auf die Arbeitstage jeder Woche verteilt. Dabei wird der jeweilige Kalender der Ressource berücksichtigt, das heißt, Feiertage werden beispielsweise übergangen.
Wo Sie Ist-Zeiten sehen und vergleichen können
Meisterplan ermöglicht es Ihnen, Ist-Zeiten, erwarteten Gesamtaufwand und weitere zugehörige Kennzahlen in verschiedenen Ansichten anzusehen und miteinander zu vergleichen:
- In der Projektmaske können Sie Ist-Zeiten an den folgenden Stellen sehen und mit geplanten Allokationen oder dem bewilligten Gesamtaufwand vergleichen (mehr erfahren Sie weiter unten):
- Im Allokationen-Tab können Sie unter Ist-Zeiten die Ist-Zeiten Ihres Projekts sehen, hinzufügen und bearbeiten. Außerdem können Sie sowohl unter Allokationen als auch unter Ist-Zeiten die Ist-Zeiten und geplante Allokationen vergleichen.
- Im Allokations-Tracker sehen Sie die summierten Ist-Zeiten des Projekts im Vergleich mit dem bewilligten Gesamtaufwand und den geplanten Allokationen.
- Im Abschnitt Ressourcen, Teams und Rollen - Allokationen sehen Sie die Ist-Zeiten des Projekts summiert pro Ressource, Team und Rolle, sowie einen Vergleich mit dem erwarteten Gesamtaufwand und den geplanten Allokationen.
- In der Liste können Sie Ist-Zeiten und weitere Kennzahlen als Spalten konfigurieren und so die Daten über mehrere Projekte hinweg vergleichen. Mehr erfahren Sie weiter unten.
- Wenn Sie die Karten für die Board-Ansicht konfigurieren, können Sie vier Projektinformationen auswählen, um sie auf den Karten anzuzeigen, darunter auch Ist-Zeiten aus dieser Liste.
- In integrierten Berichten können Sie Ist-Zeiten und abgeleitete Kennzahlen wie die Abweichung zwischen Plan und Ist konfigurieren und auswerten.
- Über die Reporting API können Sie Ist-Zeiten in externe BI-Tools exportieren, um sie in Ihre Berichte aufzunehmen.
Ist-Zeiten sind nicht szenarioabhängig, sondern global, das heißt, sie können in jedem Szenario angesehen oder importiert werden, in dem das jeweilige Projekt vorhanden ist.
Der ausgewählte Datumsbereich hat keinen Einfluss auf die angezeigten Ist-Zeiten.
Ist-Zeiten in der Projektmaske
In der Projektmaske finden Sie sowohl detaillierte Übersichten über Ist-Zeiten wie auch Auswertungen auf Projektebene. Je nach Bedarf können Sie benutzerdefinierte Tabs konfigurieren, um die Informationen zu sehen, die Sie benötigen.
Allokationen-Tab
Im Allokationen-Tab sehen Sie unter Ist-Zeiten eine Liste mit allen dem Projekt zugewiesenen Ressourcen, Teams und Rollen, sowie die Ressourcen, Teams und Rollen, für die Ist-Zeiten per Schnellimport importiert wurden, ohne dass für sie Allokationen hinterlegt wurden. Hier können Sie Ist-Zeiten hinzufügen, bearbeiten und mit den geplanten Allokationen vergleichen:
Mehr zum Allokationen-Tab erfahren Sie im Artikel Projektmaske (Allokationen-Tab).
Allokations-Tracker
Im Allokations-Tracker finden Sie zwei Reiter, Erwartet Gesamt und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwartet Gesamt diese Inhalte:
- Wenn für ein Projekt Ist-Zeiten und der bewilligte Gesamtaufwand hinterlegt wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem geplanten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt kein bewilligter Gesamtaufwand festgelegt wurde, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem geplanten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten Ist-Zeiten für ein Projekt und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Ressourcen, Teams und Rollen - Allokationen
Wenn Sie den Abschnitt Ressourcen, Teams und Rollen - Allokationen in Ihrer Projektmaske konfiguriert haben, sehen Sie dort ebenfalls zwei Reiter, Erwartet Gesamt und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwartet Gesamt diese Inhalte:
- Wenn das Projekt sowohl Ist-Zeiten als auch geplante Allokationen hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den Ist-Zeiten und den zukünftigen Allokationen pro Ressource, Team und Rolle errechnet.
- Wenn das Projekt nur geplante Allokationen, aber keine Ist-Zeiten hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den vergangenen und den zukünftigen Allokationen pro Ressource, Team und Rolle errechnet.
- Wenn das Projekt nur Ist-Zeiten, aber keine geplante Allokationen hat, besteht der erwartete Gesamtaufwand aus Ist-Zeiten Ressource, Team und Rolle.
- Ohne Ist-Zeiten oder geplanten Allokationen zeigt der Reiter keine Kennzahlen.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum pro Ressource, Team und Rolle. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Ist-Zeiten in der Liste
Damit Sie die Ist-Zeiten und weitere zugehörige Kennzahlen über mehrere Projekte hinweg vergleichen können, konfigurieren Sie die Liste so, dass sie die für Sie relevanten Spalten zeigt:
Alle Kennzahlen rund um Ist-Zeiten, die hier unten aufgelistet sind, können Sie als Spalten konfigurieren.
Mehr Details zur Liste finden Sie im Artikel Liste.
Kennzahlen für Ist-Zeiten
Alle Kennzahlen werden auf Basis von nicht gerundeten Zahlen errechnet und dann auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dadurch kann es bei der Anzeige von Summen zu geringen Abweichungen im Dezimalbereich kommen.
Die folgenden Kennzahlen finden Sie in der Projektmaske, der Liste, dem Projektüberblick, dem Portfolio Dashboard und der Board-Ansicht:
- Abweichung erwarteter zu bewilligtem Gesamtaufwand: Unterschied zwischen dem erwarteten und dem bewilligten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist als der bewilligte
- Abweichung Plan zu Ist-Zeiten: Unterschied zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Zeiten höher sind als die geplanten Allokationen
- Bewilligter Gesamtaufwand: Hinterlegen Sie pro Projekt den bewilligten Aufwand. Hier erfahren Sie mehr.
- Buchungsdatum: Datum, auf das sich der Ist-Zeiteneintrag aus Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht; in Meisterplan werden alle Einträge pro Projekt und Ressource, Team oder Rolle aufsummiert
-
Erwarteter Gesamtaufwand:
- Wenn für das Projekt Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aus Ist-Zeiten+Allokationen bis heute und den zukünftigen Allokationen
- Wenn für das Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Geplante Allokationen bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan bis einschließlich des genannten Datums
- Geplante Allokationen: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Ist-Zeiten: Summe der hinterlegten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des Buchungsdatums
- Zukünftige Allokationen: Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan ab heute bis zum Projektende
Die folgenden Kennzahlen finden Sie nur in der Projektmaske:
- Abweichung erwarteter Gesamtaufwand zu geplanten Allokationen: Unterschied zwischen dem erwarteten Gesamtaufwand und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist
- Abweichung geplante Allokationen zu bewilligtem Gesamtaufwand: Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und dem bewilligten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die geplanten Allokationen höher sind als der bewilligte Gesamtaufwand
- Ist-Zeiten + Allokationen bis heute: Alle Ist-Zeiten summiert bis zum letzten Buchungsdatum plus geplante Allokationen zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute
- Ist-Zeiten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des genannten Datums; im Projektteam-Abschnitt zusätzlich pro Ressource oder Rolle
- Vergangene Allokationen: Allokationen für die Rolle oder Ressource für dieses Projekt bis heute