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Bearbeiten Sie Allokationen und Ist-Zeiten von Projekten direkt in der Projektmaske.
Finden
Sie können die Projektmaske eines Projekts aus den folgenden Ansichten heraus öffnen:
- Portfolio Designer
- Portfolio Dashboard
- Team Planner
- Liste
- BoardPro Premium
- ZielePro Premium
- RoadmapPro Premium
- Projektüberblick
Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Projekt und klicken Sie je nach Ansicht auf das Stift- oder auf das rechteckige Symbol, um die Projektmaske zu öffnen:
Abhängig davon, welche Rechte Sie für das Projekt haben, können Sie die Informationen in der Projektmaske bearbeiten oder nur ansehen.
Klicken Sie in der Projektmaske auf den Tab Allokationen. Sie sehen dort zwei untergeordnete Tabs, einen für die geplanten Allokationen, den anderen für die Ist-Zeiten.
Information Panel
Klicken Sie auf eines der Symbole in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel zu öffnen. Sie finden dort den Projektüberblick, die Kommentare, die Allokationskommentare und die Historie des Projekts, sowie den Aufgabenüberblick, wenn Sie ein externes Tool über den Task-Konnektor verknüpft haben.
Erforderliche Zugriffsrechte
Allokationen
Um die Allokationen eines Projekts bearbeiten zu können, muss Ihre Benutzergruppe die folgenden Rechte haben:
- Bearbeitungsrecht für das gewünschte Szenario bzw. das Recht Plandaten bearbeiten
- Unter Projekte und Programme bearbeiten mindestens das Recht Projekte mit Benutzer als Projektleitung oder benutzerdefiniertem Ressourcenfeld.
- Unter Allokationen bearbeiten mindestens das Recht Rollenallokationen. Um die Allokation einer Ressource bearbeiten zu können benötigen Sie das Recht Rollen- und Ressourcenallokationen.
Benutzer mit dem Recht Ressourcenverantwortliche können immer die Allokationen ihrer Ressourcen, Teams und Rollen bearbeiten können weiterhin die Allokationen Ihrer Ressourcen, Teams und Rollen bearbeiten. Alle Benutzer können die Allokationen des Projekts sehen.
Ist-Zeiten
Um die Ist-Zeiten eines Projekt sehen und bearbeiten zu können, muss Ihre Benutzergruppe die folgenden Rechte haben:
- Bearbeitungsrecht für das gewünschte Szenario bzw. das Recht Plandaten bearbeiten
- Im Abschnitt Detaillierte Projekt- und Programmrechte unter Zugriff auf Ist-Werte die Option Lese- und Schreibrechte.
Benutzer können den Tab Ist-Zeiten nur dann sehen, wenn sie unter Zugriff auf Ist-Werte mindestens die Option Leserechte haben.
Allokationen
Unter Allokationen können Sie Allokationen für Ressourcen, Teams und Rollen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte nach dem Namen, können Sie die Ressource, das Team oder die Rolle aus dem Projekt entfernen oder ersetzen. Bei Ressourcen und Teams können Sie dort auch die Projektrolle ändern. In der Toolbar können Sie Ressourcen, Teams und Rollen zuweisen und die Zoomstufe und Allokationseinheit wählen.
Allokationen hinzufügen
Um eine Allokationen hinzuzufügen, klicken Sie Ressource, Team oder Rolle zuweisen und wählen Sie die Ressourcen, Teams und Rollen aus, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten.
Hinterlegen Sie dann für jede Ressource, jedes Team und jede Rolle den geplanten Arbeitsaufwand. Sie können entweder den Gesamtwert in der Spalte Gesamt eintragen, oder einzelne Werte pro gewählter Zoomstufe. Wenn Sie einen Gesamtwert eingeben, wird er gleichmäßig über den gesamte Projektzeitraum verteilt. Geben Sie einzelne Werte ein, werden diese in der Gesamt-Spalte zusammengezählt. Sie können die Gesamtspalte nur bearbeiten, solange sie leer ist. Die einzelnen Werte können Sie jederzeit bearbeiten.
Allokationen bearbeiten
Um einen Allokationswert zu bearbeiten, klicken Sie auf die jeweilige Zelle und geben Sie den neuen Wert ein.
Über das Kontextmenü mit drei Punkten im blauen Kreis der ausgewählten Zelle können Sie auch in Prozent der ausgewählten Allokationseinheit allokieren oder die Ressource oder das Team im Projekt ersetzen.
Dies ist möglich für eine einzelne, als auch mehrere ausgewählte Zellen.
Anstelle einzelner Allokationswerte können Sie auch die zugewiesenen Ressourcen, Teams und Rollen bearbeiten. Durch Klick auf die drei Punkte neben der Ressource, dem Team oder der Rolle können Sie diese vom Projekt entfernen, im Projekt ersetzen und zu deren Allokationen im Team Planner oder deren Informationen im Ressourcen-Pool gelangen. Bei Ressourcen und Teams können Sie außerdem die Projektrolle ändern oder die Allokation an die Rolle zurückgeben.
Allokationen löschen
Um die Allokation zu löschen, wählen Sie eine Zelle aus und drücken Sie entweder die Entf-Taste oder geben eine "0" in das Allokationssegment ein. Sie können auch die Ressource, das Team oder die Rolle aus dem Projekt entfernen und so die gesamte Allokation löschen.
Ist-Zeiten
Im Tab Ist-Zeiten können Sie die Ist-Zeiten Ihres Projekts ansehen und bearbeiten. Außerdem können Sie Plan und Ist vergleichen und dem Projekt weitere Ressourcen, Teams und Rollen zuweisen.
Ist-Zeiten hinzufügen
Alle Ressourcen, Teams und Rollen, die dem Projekt zugewiesen sind, werden in der Liste angezeigt, sowie die Ressourcen, Teams und Rollen, für die per Ist-Zeiten Schnellimport importiert wurden. Klicken Sie eine Zelle an, um Ist-Zeiten in Stunden einzutragen:
Um Ist-Zeiten für ein Team zu hinterlegen, müssen Sie dafür zuerst die Ressource aus dem Team wählen, für die Sie Ist-Zeiten eintragen möchten. Bewegen Sie ihren Mauszeige über das Team und klicken Sie auf das Plus-Symbol:
Wählen Sie die Ressource aus dem Team, für die Sie Ist-Zeiten eintragen wollen, und geben Sie die Zaheln ein. In der Zeile des Teams sehen Sie dann die summierten Ist-Zeiten des Teams:
Es ist nicht möglich, Ist-Zeiten für das Team allgemein zu hinterlegen.
Sie können auch Ist-Zeiten für Ressourcen,Teams oder Rollen hinterlegen, die dem Projekt noch nicht zugewiesen sind. Klicken Sie dazu in der Toolbar auf Ressourcen, Teams und Rollen zuweisen:
Diese Ressourcen,Teams oder Rollen werden damit auch dem Projekt mit 0 Allokationen zugewiesen.
Ist-Zeiten bearbeiten
In der Tabelle werden alle hinterlegten Ist-Zeiten angezeigt, egal ob sie importiert oder manuell (z.B. von Mitarbeitern) eingetragen wurden. Klicken Sie eine Zelle an, um sie zu bearbeiten:
Ist-Zeiten löschen
Um Ist-Zeiten zu löschen, löschen Sie den Inhalt einer oder mehrerer Zellen, oder geben Sie 0 ein.
Ist-Zeiten mit Allokationen vergleichen
Sie können die Ist-Zeiten eines Projekts sowohl im Allokationen-Tab wie auch im Ist-Zeiten-Tab mit den geplanten Allokationen vergleichen, nach Ressource/Team/Rolle und Zoomstufe pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Klicken Sie in der Toolbar auf Plan-Ist-Vergleich anzeigen, und Sie sehen die Werte pro Zelle und die summierte Abweichung in der zusätzlichen Spalte Abweichung vom Plan:
In der Spalte Abweichung vom Plan sehen Sie die Abweichung der Ist-Zeiten von den geplanten Allokationen bis zum Datum der letzten eingetragenen Ist-Zeiten. Wenn die Ist-Zeiten die geplanten Allokationen überschreiten, wird ein roter Pfeil angezeigt, wenn sie unter den Allokationen liegen, wird der Pfeil grün.
Im Ist-Zeiten-Tab werden die Allokationswerte in der Tabelle als kleinere, graue Zahlen angezeigt, und die größeren, schwarzen Zahlen sind die Ist-Zeiten. Im Allokationen-Tab ist die Darstellung umgekehrt.