Dieser Artikel beschreibt die Optionen der Kontextmenüs für Allokationen zum Ersetzen und Entfernen von Rollen und Ressourcen im Projektbereich der Ansicht Portfolio Designer in Meisterplan.

• Allgemeines
• Kontextmenüs für Allokationen öffnen
• Kontextmenü für Rollenallokationen
• Kontextmenü für Ressourcenallokationen
• Rolle besetzen
• Rolle ersetzen
• An Rolle zurückgeben
• Ressource ersetzen
• Aus Projekt entfernen
• Projektrolle ändern

Allgemeines

Zum Ersetzen von Ressourcen benötigen Sie das Recht Allokationen hinzufügen, verändern und löschen. 

Meisterplan unterstützt vier in der täglichen Projektarbeit gängige Anwendungsfälle, um Rollen und Ressourcen in einem Projekt zu ersetzen:

• Rolle besetzen: Allokation einer Rolle auf eine oder mehrere Ressourcen übertragen.
• Rolle ersetzen: Allokation einer Rolle auf eine oder mehrere andere Rollen übertragen.
• An Rolle zurückgeben: Allokation einer Ressource auf die zugehörige Projektrolle übertragen.
• Ressource ersetzen: Allokation einer Ressource auf eine oder mehrere andere Ressourcen übertragen.

Alle diese Aktionen sind in den Kontextmenüs für Rollen- und Ressourcenallokationen verfügbar.

Hier können Sie außerdem Rollen und Ressourcen ersatzlos entfernen sowie die Projektrolle einer Ressource ändern:

• Aus Projekt entfernen
• Projektrolle ändern

Team Planner
Im Team Planner finden Ressourcenverantwortliche dieselben Funktionen in einer Benutzeroberfläche, die genau auf ihre Bedarfe zugeschnitten ist. Mehr erfahren Sie im Abschnitt Team Planner.

Kontextmenüs für Allokationen öffnen

Um das Kontextmenü für Allokationen zu öffnen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen einer allokierten Rolle oder Ressource eines Projekts und klicken Sie dann auf das Mehr-Symbol. (Klappen Sie ggf. das Projekt in der Liste durch Klick auf den Pfeil links des Projektnamens auf, um die auf dieses Projekt allokierten Rollen und Ressourcen zu sehen).

Kontextmenü für Rollenallokationen

Im Kontextmenü für eine Rollenallokation sind folgende Aktionen verfügbar:

• Rolle besetzen: hier übertragen Sie die Rollenallokation ganz oder teilweise auf eine oder mehrere Ressourcen.
• Rolle ersetzen: hier übertragen Sie die Rollenallokation ganz oder teilweise auf eine oder mehrere andere Rollen.
• Aus Projekt entfernen: hier entfernen Sie die Rolle und den zugehörigen Aufwand aus dem Projekt.

Kontextmenü für Ressourcenallokationen

Im Kontextmenü für eine Ressourcenallokation sind folgende Aktionen verfügbar:

• An Rolle zurückgeben: hier übertragen Sie die Ressourcenallokation auf die zugehörige Projektrolle.
• Ressource ersetzen: hier übertragen Sie die Ressourcenallokation ganz oder teilweise auf eine oder mehrere andere Ressourcen.
• Aus Projekt entfernen: hier entfernen Sie die Ressourcenallokation aus dem Projekt.
• Projektolle ändern: hier ändern Sie die Projektrolle der Ressourcenallokation. Zunächst werden Ressourcen Projekten in ihrer primären Rolle hinzugefügt und können nicht noch einmal zum selben Projekt hinzugefügt werden. Ressourcen die nicht in ihrer primären Rolle zu einem Projekt allokiert sind, können diesem erneut hinzugefügt werden.

Rolle besetzen

Wenn ein Projekt auf Rollenebene geplant wurde (also mit Rollen- statt Ressourcenallokationen), unterstützt Meisterplan Sie bei der Besetzung des Projekts, indem Ihnen die Ressourcen vorgeschlagen werden, die am besten zum zeitlichen Rahmen des Projekts passen.

Mit Rolle besetzen übertragen Sie die Allokation einer Rolle ganz oder teilweise auf eine oder mehrere Ressourcen.

Schritte zur Besetzung einer Rolle in einem Projekt

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rollenallokation eines Projekts und wählen die Option Rolle besetzen im Kontextmenü, um den Modus Rolle besetzen zu starten.
2. Falls gewünscht, ändern Sie den Ersetzungszeitraum mit den Schiebereglern, um die Rolle nur für einen Teil der Projektdauer zu besetzen.
3. Geben Sie den zuzuweisenden Aufwand in FTE an.
4. Wählen Sie die zuzuweisende Ressource aus der Liste aus. Verwenden Sie das Suchfeld und/oder Filter, um nach einer Ressource zu suchen.
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ersetzen bestätigen.
6. Wiederholen Sie Schritt 2 bis 5, falls gewünscht.

Ansicht vor Auswahl eines Kandidaten

• Sie können den Modus Rolle besetzen verlassen, indem Sie über den Link oben links zur Ansicht Portfolio Designer zurück navigieren. In diesem Fall wird keine Änderung vorgenommen, sofern Sie nicht einen Ersetzungskandidaten auswählen und bestätigen.
• Die Grundeinstellung für den Ersetzungszeitraum ist die volle Projektdauer. Alternativ können Sie über die zugehörigen Schieberegler am Start und Ende des Projekts einen beliebig großen Projektabschnitt auswählen.
• Die zu ersetzende Rolle und Allokation werden unter dem ausgewählten Projekt angezeigt. Sie können die zu ersetzende Allokation ändern. In der Grundeinstellung ist 1,00 FTE ausgewählt, sofern die ausgewählte Rollenallokation mindestens 1,00 FTE beträgt. Beim Besetzen von Rollenallokationen unter 1,00 FTE wird der gesamte Aufwand ausgewählt.
• Die Ersetzungskandidaten werden nach freier Kapazität sortiert, wobei der Kandidat mit der höchsten freien Kapazität zuerst aufgeführt wird. Die Liste ist zunächst so gefiltert, dass nur Ressourcen angezeigt werden, deren primäre Rolle mit der zu besetzenden Rolle identisch ist. Sie können aber über das Trichtersymbol andere Filtereinstellungen auswählen. Bei Auswahl einer Ressource, deren primäre Rolle nicht mit der zu besetzenden Rolle übereinstimmt, wird diese dem Projekt mit der zu besetzenden Rolle als Projektrolle hinzugefügt. Sie können die Liste auch über den Schnellfilter einschränken, indem Sie einen Teil eines Ressourcennamens, einer primären Rolle oder einer Fähigkeit eingeben. Ressourcen ohne primäre Rolle werden immer angezeigt und können nicht per Filter ausgeschlossen werden.
• Die verbleibende Rollenallokation im Projekt wird im hellroten/-grünen Bereich oben im Histogramm der Rolle angezeigt.
• Die zu ersetzende Allokation wird im dunkelroten/-gründen Bereich unten im Histogramm der Rolle angezeigt.
• Eine Allokationsvorschau zeigt die Auswirkung der Auswahl eines Ersetzungskandidaten auf den zugehörigen Allokationsstapel an.

Ansicht nach Auswahl eines Kandidaten

• Sie können den Modus Rolle besetzen verlassen, indem Sie über den Link oben links zur Ansicht Portfolio Designer zurück navigieren. In diesem Fall wird keine Änderung vorgenommen, sofern Sie nicht einen Ersetzungskandidaten auswählen und bestätigen.
• Klicken Sie zur Auswahl auf einen Ersetzungskandidaten.
• Klicken Sie zur Abwahl erneut auf einen ausgewählten Ersetzungskandidaten.
• Eine Vorschau der verbleibenden Rollenallokation wird im Histogramm der Rolle angezeigt.
• Die für die einzelnen Ersetzungskandidaten angezeigte Allokationsvorschau zeigt die Auswirkung auf alle Allokationsstapel an, denjenigen des ausgewählten Kandidaten sowie die der übrigen Kandidaten, die sich bei Bestätigung nicht verändern.
• Klicken sie zum Bestätigen auf die Schaltfläche Ersetzen bestätigen.

Beispiel

Das Projekt "Interne Reorganisation" benötigt 2 FTE der Rolle "Entwickler – Junior":

Sie besetzen 1 FTE davon mit der Ressource "Katharina Koch":

1 FTE der Rolle wurde besetzt, jedoch ist die Ressource "Katharina Koch" in den beiden halben Monaten am Anfang und Ende des Projekts überbucht:

Das kommt dadurch zustande, dass die Kapazität der Ressource im gesamten zu besetzenden Zeitraum auf Monatsbasis betrachtet wird. Im Januar sind 2 FTE ab dem 19.01.2021 zu vergeben, also 2 x 9 PT = 18 PT. Die Ressource hat für den Januar eine Kapazität von 1 FTE, das sind mehr als 18 PT, und bekommt somit bei der Rollenbesetzung die gesamten 18 PT zugewiesen.

Das Besetzen der Rolle basiert auf der Einstellung "Zeitraster". In Monatssegmenten betrachtet werden der Ressource maximal 1 FTE zugewiesen. Mit der Einstellung "Flexibel" führt das zum Setzen des Trennstriches und hohen FTE-Werten. Wenn Sie im Portfolio Designer unter Einstellungen > Bearbeitung von Allokationen > Zeitraster wählen, wird deutlich, was passiert:

Rolle ersetzen

Sie müssen Ihren Plan ändern und beispielsweise mit einer Junior-Rolle anstelle einer Senior-Rolle arbeiten, um Kosten zu sparen?

Mit Rolle ersetzen übertragen Sie die Allokation einer Rolle ganz oder teilweise auf eine oder mehrere anderen Rollen.

Der Modus Rolle ersetzen funktioniert ähnlich wie der Modus Rolle besetzen. Er bietet dieselben Funktionen und Interaktionsmöglichkeiten (siehe Abschnitt Rolle besetzen).

Nur zwei Unterschiede sind festzuhalten:

• Sie können die Gesamte Rollenallokation, die Sie ausgewählt haben, unter Zuweisen bis zu verteilen.
• Nur Rollen sind als Ersetzungskandidaten verfügbar (in der Ressourcenliste unten links).

An Rolle zurückgeben

Sie haben eine Ressource identifiziert, die in Arbeit erstickt, aber wissen noch nicht, durch welche Ressource Sie sie ersetzen können?

Mit An Rolle zurückgeben übertragen Sie eine Ressourcenallokation auf die zugehörige Projektrolle.

Danach können Sie die Rollenallokation mit Rolle besetzen einer oder mehreren anderen Ressourcen zuweisen.

Die Aktion An Rolle zurückgeben funktioniert ohne eigenen Ersetzungsbildschirm oder Prozess. Die gesamte Ressourcenallokation wird direkt auf die zugehörige Projektrolle übertragen.

Mit folgenden zwei Schritten übergeben Sie eine Ressourcenallokation an deren Projektrolle:

1. Öffnen Sie per Rechtsklick auf die zurückzugebende Ressourcenallokation das Kontextmenü für Allokationen.
2. Wählen Sie die Option An Rolle zurückgeben aus.

Ressource ersetzen

Sie haben einen Engpass bei einer Ressource gefunden und wissen schon von einer oder mehreren Ressourcen, die im Zeitrahmen des Projekts verfügbar sind?

Mit Ressource ersetzen übertragen Sie eine Ressourcenallokation ganz oder teilweise auf eine oder mehrere andere Ressourcen.

Der Modus Ressource ersetzen funktioniert ähnlich wie der Modus Rolle besetzen. Er bietet dieselben Funktionen und Interaktionsmöglichkeiten (siehe Abschnitt Rolle besetzen).

Nur die folgenden Unterschiede sind zu beachten:

• In der Liste der Ersetzungskandidaten stehen Ressourcen zur Auswahl, deren primäre Rolle die Projektrolle der zu ersetzenden Ressource ist.
• Wenn die zu ersetzende Ressource in ihrer primären Rolle allokiert ist, steht diese ebenfalls als Ersetzungskandidat zur Auswahl, um den Aufwand an die Rolle zurückzugeben.
• Die Auswahl der Ersetzungskandidaten wird über einen Primärrollenfilter gesteuert:
• Über die Filter-Schaltfläche über der Ressourcenliste ändern Sie den Filter, um andere Ressourcen in die Auswahl aufzunehmen.
• Neben der primären Rolle können Sie hier einzelne Ressourcen auswählen sowie nach Fähigkeiten und Datenquelle filtern.
• Alle ausgewählten Ressourcen mit den ausgewählten Eigenschaften stehen dann zur Auswahl.
• Die Rollen selbst, außer der primären Rolle der zu ersetzenden Ressource, stehen nicht zur Auswahl.
• Unabhängig von der primären Rolle der ausgewählten Ersetzungsressource bleibt die Projektrolle der Allokation bei der Ersetzung bestehen.

Aus Projekt entfernen

Um eine Rollen- oder Ressourcenallokation aus dem Projekt zu entfernen, öffnen Sie per Rechtsklick auf den zugehörigen Listeneintrag das Kontextmenü und wählen die Option Aus Projekt entfernen aus.

Projektrolle ändern

Über das Kontextmenü einer Ressourcenallokation können Sie die Projektrolle der allokierten Ressource ändern.

Nach dem Wechsel von der primären Rolle einer Ressource zu einer anderen Rolle können Sie die Ressource erneut zum Projekt hinzufügen.

Folgendermaßen ändern Sie die Projektrolle einer Ressource:

• Öffnen Sie per Rechtsklick auf den Listeneintrag der allokierten Ressource unter dem zugehörigen Projekt das Kontextmenü.
• Wählen Sie Projektrolle ändern.
  
• Wählen Sie die gewünschte Projektrolle aus der Liste aus.
  
• Die neue Projektrolle der Ressource wird für die Allokation eingetragen.
• Nach dem Wechsel von der primären Rolle einer Ressource zu einer anderen Rolle können Sie die Ressource erneut zum Projekt hinzufügen.
• Sie können einen eigenen Aufwand für jede Projektrolle einer Ressource eingeben.