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Wenn Sie in Meisterplan Projekte beplanen, können Sie das entweder mit einzelnen Ressourcen, mit Teams oder mit Rollen tun. Im Folgenden erfahren sie, wann und wie Sie Rollen und Teams verwenden, um Ihre Prozesse optimal abzubilden.
Teams und Rollen verstehen
Teams eignen sich dazu, Gruppen von Personen, die gemeinsam auf ein oder mehrere Projekte eingeplant werden sollen, abzubilden. Teams können funktionsübergreifend sein und Mitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen und Rollen umfassen.
Rollen sind ideal dafür, die primäre Funktion oder Aufgabe einer Person darzustellen, z.B. "Entwickler" oder "Projektleitung", um den Bedarf abzubilden. Sie sind nützlich für die allgemeine Kapazitäts- und Bedarfsplanung.
Wann Sie Teams verwenden sollten
- Agiles Projektmanagement: Teams sind ideal für agile Umgebungen, in denen die Arbeit funktionsübergreifenden Gruppen und nicht einzelnen Personen zugewiesen wird.
- Hybrides Projektmanagement: Sie können Projekte auch mit einer Mischung aus Teams und einzelnen Ressourcen beplanen, wenn zum Beispiel ein Spezialist ein Team ganz oder phasenweise unterstützt.
Wann Sie Rollen verwenden sollten
- Frühe Planungsphase: Verwenden Sie Rollen, wenn Sie sich in einer frühen Phase der Projektplanung befinden und noch nicht wissen, welche spezifischen Personen oder Teams verfügbar sein werden.
- Ressourcenanfrageprozess: Verwenden Sie Rollen, wenn Sie als Projektleitung eine formale Anfrage für Ressourcen oder Teams mit bestimmten Kapazitäten und Fähigkeiten stellen möchten, so dass Ressourcenverantwortliche später die am besten geeigneten Personen oder Teams zuweisen können.
Unterschiede zwischen Teams und Rollen
| Team | Rolle | |
| Kapazitätsberechnung | Die Kapazität eines Teams ist die Summe der Kapazitäten der Ressourcen, die dem Team zugewiesen wurden. Sie legen für jede Ressource fest, wieviel ihrer Kapazität für das Team reserviert ist. Diese Kapazität wird dann von der einzelnen Ressource abgezogen. | Die Kapazität einer Rolle ist die Summe aller Kapazitäten von Ressourcen und Teams mit dieser Rolle, sowie der zusätzlich eingetragenen Rollenkapazitäten. |
| Anfrageprozess | Sie können mit Teams Rollenallokationen besetzen. | Rollenallokationen können an Teams oder Ressourcen übertragen werden (Rolle besetzen). |
| Fähigkeiten | Teams können verschiedene Fähigkeiten zugewiesen werden. | Rollen können keine Fähigkeiten zugewiesen werden. |
| Lizenzierung | Teams haben keinen Einfluss auf die Anzahl der verwendeten Lizenzen. | Bei Rollen zählt nicht die Rolle selbst zum Lizenzpaket dazu, sondern nur die zusätzlich hinterlegten Rollenkapazitäten. Mehr dazu finden Sie im Artikel Kapazitätsänderungen von Rollen. |
Best Practices
Ressourcenanfrageprozess
Um einen typischen Ressourcenanfrageprozess in Meisterplan abzubilden, bietet es sich an, Projekte zuerst mit Rollen zu beplanen, um einen Überblick über die benötigten Kapazitäten und Aufgaben zu bekommen. Kurz bevor das Projekt startet, bittet die Projektleitung die Ressourcenverantwortlichen (z. B. über einen Allokationskommentar), die Rollen durch Ressourcen oder Teams zu ersetzen. Das lässt sich am besten mit der Funktion Rolle besetzen durchführen, bei der Sie wählen, an welche Ressourcen oder Teams Sie welchen Anteil der Rollenallokation übertragen möchten. Nicht übertragene Rollenallokationen bleiben auf der Rolle und können später besetzt werden.
Wenn eine Ressource oder ein Team ausfällt, können Sie außerdem deren Allokationen zurück an die Rolle geben, und behalten so den Überblick über die ursprünglichen Kapazitätsbedarfe.
Verwendung von Primärrollen für Teams
Es bietet sich an, auch für Teams primäre Rollen zu hinterlegen, auch wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Über primäre Rollen können Sie im Anforderungsprozess leichter Rollen besetzen, und Teamallokationen ganz einfach wieder an die Rolle zurückgeben, wenn sich Änderungen ergeben.
Besonders bei größeren und hybrid arbeitenden Organisationen kann es von Vorteil sein, primäre Rollen speziell für Teams anzulegen. So besetzen Sie Rollen schneller und können auch die passenden Kosten pro Stunde sowie abrechenbare Stundensätze hinterlegen.
Je nachdem, wie Sie arbeiten, kann es sinnvoll sein, dieselben Rollen wie für einzelne Ressourcen anzulegen, aber mit dem Zusatz "Team" (z. B. "Team Berater"). Oder Sie legen die Rollen passend zu den Teams an, um damit einen Anfrageprozess abzubilden (z. B. "Software-Entwicklungsteam").
Wenn Sie keine primären Rollen für Teams hinterlegen möchten, können Sie dennoch die Funktion Rolle besetzen verwenden, Sie müssen dann jedoch im Rolle-besetzen-Modus den Filter auf die primäre Rolle entfernen, damit auch Teams angezeigt werden:
Zuweisung von Ressourcen zu Teams
Damit ein Team eine verplanbare Kapazität hat, müssen Teammitglieder zugewiesen werden. Wir empfehlen, eine Ressource einem Team mit maximal 80% zuzuweisen, um administrative und Linientätigkeiten zu berücksichtigen.
Wenn eine Ressource einem Team mit 70% ihrer Kapazität zugewiesen ist, hat die Ressource selbst nur noch 30% verfügbare Kapazität, auch wenn das Team auf kein Projekt eingeplant ist. Wenn Sie die einzelne Ressource einem Projekt mit 40% ihrer Kapazität zuweisen, wird sie daher als überlastet angezeigt, auch wenn das Team keine Projekte und also ausreichend freie Kapazitäten hat.
Wenn eine Ressource nicht nur über das Team, sondern auch als einzelne Ressource verplant wird, sollte das bei der Teamkapazität bedacht werden. Wenn die Ressource für einen gewissen Zeitraum ein sehr großes Projekt außerhalb des Teams bearbeitet, können Sie die Kapazität für das Team auch temporär reduzieren, damit die Ressource nicht überlastet angezeigt wird.