Über die Reporting API können Sie Meisterplan-Daten direkt aus Microsoft Excel heraus abfragen. Mit nur wenigen Angaben laden Sie die Daten, die Sie für die Berichtserstellung benötigen, in eine Excel-Datei.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Meisterplan-Daten nach Microsoft Excel exportieren zu können:
- Erstellen Sie ein API-Token in Ihrem Meisterplan-Benutzerprofil und speichern Sie es an einem sicheren Ort ab. Das API-Token erlaubt nur Zugriff auf die Daten, für die Sie Benutzerrechte haben.
- Sie benötigen Microsoft Excel 2019 (Desktop oder On-Premise) oder eine höhere Version. Frühere Versionen oder die Web-Version unterstützen die notwendige Abfrage nicht.
Berichtsvorlagen für Microsoft Excel
Vorlage für Pivotberichte
Die Excel-Berichtsvorlage für Pivotberichte enthält zwei Pivottabellen, beide mit Ressourcen- und Rollenallokationen grupppiert nach Monat oder Woche. In der einen Tabelle sind die Allokationen nach Projekt sortiert, in der anderen nach Rolle und Ressource.
Download Excel-Pivotberichtsvorlage
Mit dieser Vorlage laden Sie die Daten von drei Endpunkten: Projects, Allocation Slices und Resources.
Vorlage für Finanzberichte
Die Excel-Berichtsvorlage für Finanzereignisse enthält eine Pivottabelle, in der Sie die Finanzen pro Projekt betrachten können.
Download Excel-Finanzberichtsvorlage
Mit dieser Vorlage laden Sie die Daten von zwei Endpunkten: Projects und Financials.
Berichtsvorlagen verwenden
- Laden Sie die gewünschte Berichtsvorlage herunter und speichern Sie sie ab.
- Geben Sie dann im ersten Blatt Ihr API-Token und den Server-Standort an, und prüfen Sie die voreingestellten Details
Wenn Sie Szenarionamen angeben, die Umlaute oder andere Sonderzeichen enthalten, kann es gegebenfalls zu Fehlern kommen. Benennen Sie in diesem Fall Ihre Szenarien in Meisterplan um. - Klicken Sie im Reiter Daten auf Alle aktualisieren.
- Aktualisieren Sie dann noch die Pivotblätter, indem Sie sie öffnen und auf Alle aktualisieren klicken, oder passen Sie die Vorlagen nach Ihrem Bedarf an.
Um den Bericht zu aktualisieren, klicken Sie in der Excel-Datei unter Daten auf Alle aktualisieren.
Meisterplan-Daten ohne Berichtsvorlage laden
Laden Sie Ihre Meisterplan-Daten in eine Excel-Datei und erstellen Sie daraus Pivotberichte, importieren Sie sie in andere Tools oder kombinieren Sie sie mit Daten aus anderen Quellen.
Daten abfragen
Um die Daten eines API-Endpunkts in Excel zu laden, befolgen Sie die folgenden Schritte:
- Öffnen Sie eine leere Excel-Datei und speichern Sie sie ab. Wählen Sie dann im Reiter Daten > Daten abrufen > Aus anderen Quellen > Aus dem Web:
- Wählen Sie im Fenster Aus dem Web die Option Weitere aus, und geben Sie dann im Feld URL-Teile die URL des gewünschten API-Endpunktes ein. Fügen Sie noch ein Fragezeichen hinzu. Geben Sie im Feld darunter den gewünschten Datumsparameter ein. Ohne den Datumsparameter werden nur die Daten der nächsten 30 Tage geladen.
Unter Parameter des HTTP-Anforderungsheaders wählen Sie keine Option aus dem Dropdown aus, sondern geben stattdessen "Authorization" ein und daneben "Bearer <api-token>" mit Ihrem API-Token:
Beispiel für eine Abfrage des API-Endpunkts projects mit Datumsfilter. - Wenn Sie diese Schritte das erste Mal ausführen, kann es passieren, dass das Fenster Auf Webinhalt zugreifen erscheint. Wählen Sie dort immer Anonym aus, denn das API-Token reicht für die Authentifizierung aus und alle anderen Optionen können zu einem späteren Zeitpunkt Probleme verursachen.
- Je nach Firewall-Einstellung Ihrer Organisation müssen Sie danach noch die Sicherheitsstufe angeben. Wählen Sie hier "Organisation" aus und klicken Sie dann Speichern.
- Dann ruft Excel die Daten ab und öffnet sie im Power Query Editor, wo Sie sie nur noch in eine Tabelle umwandeln müssen.
Filtern mit Query-Parametern
Query-Parameter sind Filter, die beschreiben, welche Informationen eines API-Endpunktes abgerufen werden sollen. Das sind beispielsweise der Datumsbereich mit den Query-Paramenter startDate und finishDate, oder das gewünschte Szenario mit dem Parameter scenario. Wenn keine Filter definiert sind, werden default-Werte genommen.
So fügen Sie einen Filter zu Ihrer URL für die Abfrage hinzu:
"<URL-Endpunkt>?<queryparameter>=<value>"
Mehrere Filter können Sie mit "&" verknüpfen:
"<URL-Endpunkt>?<queryparameter>=<value>&<queryparameter>=<value>"
Zum Beispiel:
"https://api-reporting.eu.meisterplan.com/v1/milestones?startDate=2020-01-01&finishDate=2020-12-31"
MS Excel für On-Premise
Sie können auch mit On-Premise-System Berichte in Excel erstellen. Bitte passen Sie dafür die URL für jeden Endpunkt folgendermaßen an:
"https://<internal domain>/reporting-api/v1/<endpoint>"
Daten umwandeln
Der Endpunkt der Reporting-API gibt die Daten im sogenannten JSON-Format zurück. Im Power Query Editor von Excel können Sie die Daten in drei einfachen Schritten in eine Tabelle umwandeln.
- Klicken Sie auf List. Das ursprüngliche JSON-Objekt wird dadurch in eine Liste umgewandelt, die die Elemente der nächsten Ebene enthält:
- Klicken Sie auf Zu Tabelle, lassen Sie im neuen Fenster die Voreinstellungen stehen und klicken Sie OK. Dadurch wird die Liste in eine Tabelle umgewandelt. Zunächst enthält jede Zeile ein JSON-Objekt, das die Werte der einzelnen Spalten enthält:
- Klicken Sie auf das Doppelpfeil-Symbol oben rechts in der Spalte und klicken Sie dann OK. Damit extrahieren Sie die verfügbaren Felder und wandeln sie in Spalten der Tabelle um. Den Haken bei Ursprüngliche Spaltennamen als Präfix verwenden können Sie entfernen, bei diesen Daten ist das nicht nötig:
Wenn Sie einen oder mehrere der oben beschriebenen Schritte rückgängig machen wollen, können Sie das hier tun:
Damit sind die Daten zur weiteren Verarbeitung bereit. Klicken Sie Schließen und Übernehmen oben rechts im Fenster, um die Daten zu laden und zum Hauptfenster zurückzukehren.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Endpunkt, dessen Daten Sie in Excel laden möchten. Alle API-Endpunkte mit einer Kurzbeschreibung und der jeweiligen URL finden Sie in der API-Dokumentation.