Laden Sie Ihre Meisterplan-Daten nach Microsoft Power BI, damit Ihre Berichte genau so aussehen, wie Sie und Ihr Management es gewohnt sind.

• Voraussetzungen
• Meisterplan-Daten in Microsoft Power BI Desktop laden
  • Datenstruktur der API-Endpunkte
  • Daten abrufen
  • Daten umwandeln
  • Zusätzliche Details und Hinweise
• Berichte in die Cloud hochladen
  • Aktualisierung von Cloud-Berichten
  • Automatische Aktualisierung einstellen
• Berichte in Meisterplan einbetten

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um mit Microsoft Power BI Desktop auf Meisterplan-Daten zugreifen zu können:

• Erstellen Sie ein API-Token in Ihrem Meisterplan-Benutzerprofil und speichern Sie es an einem sicheren Ort ab.
• Installieren Sie die aktuelle Microsoft Power BI Desktop-Version, da es den vollen Funktionsumfang nur in der Desktop-Version gibt. Nach der Erstellung können Sie Ihre Berichte in die Web-Version (Power BI-Dienst) hochladen und sie von überall öffnen.

Meisterplan-Daten in Microsoft Power BI Desktop laden

Über unsere Reporting API laden Sie Ihre Meisterplan-Daten in Power BI, um dort benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Für die häufigsten Berichtstypen können Sie unsere Berichtsvorlagen nutzen und auch anpassen. Möchten Sie Berichte ohne unsere Vorlagen erstellen, zum Beispiel, weil Sie eigene Vorlage verwenden, finden Sie im Folgenden eine Beschreibung der einzelnen Schritte. 

Datenstruktur der API-Endpunkte

Die abrufbaren Meisterplan-Daten sind in der Reporting API auf mehrere Endpunkte verteilt, z.B. projects, milestones oder resources. In der API-Dokumentation finden Sie die Endpunkte mit einer Beschreibung. Jeder Endpunkt liefert thematisch zusammenhängende Daten (z.B. projectname, projectstart), die in eine Tabelle transformiert werden können. Die Daten der verschiedenen Endpunkte sind miteinander kombinierbar. Die meisten Verknüpfungen können Sie in Power BI über diese Felder herstellen:

• scenarioProjectId: Dieses Feld identifiziert ein Projekt in einem Szenario; es ist für alle Tabellen relevant, die Daten enthalten, die sowohl Projekt- als auch Szenario-spezifisch sind.
• resourceId: Dieses Feld identifiziert eine Ressource oder Rolle. Es kann verwendet werden, um Allokationen, Kapazitäten, Ressourcen-Daten und die OBS der Ressourcen zu verbinden.
• projectId: Dieses Feld identifiziert ein Projekt und kann für Szenario-unabhängige Projekteigenschaften verwendet werden.

Einen Sonderfall stellen die Kapazitäten (capacitySlices) dar. Sie haben keine Abhängigkeit zu einzelnen Projekten, sondern sind spezifisch für eine Ressource und einen Zeitraum.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, nur benötigte Daten abzurufen und je nach Anwendungsfall zu kombinieren, um den Aufwand des Abrufens und Aktualisierens gering zu halten.
Aufgrund der Datenstruktur ist es nicht immer sinnvoll, ein "flaches" Datenmodell mit allen verfügbaren Informationen zu erstellen. Beispielsweise passen Meilensteine mit freien Datumswerten nicht notwendigerweise in das zeitliche Raster der Allokationen. 
Mit Hilfe von Query-Parametern wie scenarios oder includeFields können Sie die Datenmenge zusätzlich einschränken.

Daten abrufen

Um die Daten eines Endpunkts abzurufen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie eine leere Power BI-Datei und speichern Sie sie ab. Klicken Sie im Reiter Start auf Daten abrufen und wählen Sie Web als Datenquelle aus:
   
2. Wählen Sie im Fenster Aus dem Web die Option Weitere aus und füllen Sie folgende Felder aus:.
   1. Im Feld URL-Teile tragen Sie die URLs des gewünschten API-Endpunktes ein. Sie finden die Endpunkte und deren URLs in der API-Dokumentation. Fügen Sie noch ein Fragezeichen hinzu.
   2. Geben Sie im Feld darunter den gewünschten Datumsparameter ein. Ohne den Datumsparameter werden nur die Daten der nächsten 30 Tage geladen.
   3. Unter Parameter des HTTP-Anforderungsheaders wählen Sie keine Option aus dem Dropdown aus, sondern tippen stattdessen "Authorization" ein.
   4. Geben Sie in das Feld daneben "Bearer <api-token>" mit Ihrem API-Token ein.
      
      Beispiel für eine Abfrage des API-Endpunkts projects.
3. Wenn Sie diese Schritte das erste Mal ausführen, kann es passieren, dass das Fenster Auf Webinhalt zugreifen erscheint. Wählen Sie dort immer Anonym aus, denn das API-Token reicht für die Authentifizierung aus und alle anderen Optionen können zu einem späteren Zeitpunkt Probleme verursachen.
   
4. Klicken Sie auf OK, dann ruft Power BI die Daten ab und öffnet sie im Power Query Editor, wo Sie sie nur noch in eine Tabelle umwandeln müssen.

Filtern mit Query-Parametern

Query-Parameter sind Filter, die beschreiben, welche Informationen eines Endpunktes abgerufen werden sollen. Das sind beispielsweise der Datumsbereich mit den Query-Paramenter startDate und finishDate, oder das gewünschte Szenario mit dem Parameter scenario. Wenn keine Filter definiert sind, werden default-Werte genommen.

So fügen Sie einen Filter zu Ihrer URL für die Abfrage hinzu:

"<URL-Endpunkt>?<queryparameter>=<value>"

Mehrere Filter können Sie mit "&" verknüpfen:

"<URL-Endpunkt>?<queryparameter>=<value>&<queryparameter>=<value>"

Zum Beispiel:

"https://api-reporting.eu.meisterplan.com/v1/projects?startDate=2020-01-01&finishDate=2020-12-31&scenarios=planOfRecord,yourScenarioName"

Microsoft Power BI für On-Premise
Sie können auch mit On-Premise-Systemen Berichte in Power Bi erstellen. Bitte passen Sie dafür die URL für jeden Endpunkt folgendermaßen an:
"https://<internal domain>/reporting-api/v1/<endpoint>"

Daten umwandeln

Der Endpunkt der Reporting-API gibt die Daten im sogenannten JSON-Format zurück. Im Power Query Editor von Power BI können Sie die Daten in drei einfachen Schritten in eine Tabelle umwandeln:

1. Klicken Sie auf List. Das ursprüngliche JSON-Objekt wird dadurch in eine Liste umgewandelt, die die Elemente der nächsten Ebene enthält:
   
2. Klicken Sie auf Zu Tabelle, lassen Sie im neuen Fenster die Voreinstellungen stehen und klicken Sie OK. Dadurch wird die Liste in eine Tabelle umgewandelt. Zunächst enthält jede Zeile ein JSON-Objekt, das die Werte der einzelnen Spalten enthält:
   
3. Klicken Sie auf das Doppelpfeil-Symbol oben rechts in der Spalte und klicken Sie dann OK. Damit extrahieren Sie die verfügbaren Felder und wandeln sie in Spalten der Tabelle um. Den Haken bei Ursprüngliche Spaltennamen als Präfix verwenden können Sie entfernen, bei diesen Daten ist das nicht nötig:

Wenn Sie einen oder mehrere der oben beschriebenen Schritte rückgängig machen wollen, können Sie das hier tun:

Damit sind die Daten zur weiteren Verarbeitung bereit. Klicken Sie Schließen und Übernehmen oben rechts im Fenster, um die Daten zu laden und zum Hauptfenster zurückzukehren.

Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Endpunkt, dessen Daten Sie in Power BI laden möchten. Alle API-Endpunkte mit einer Kurzbeschreibung und der jeweiligen URL finden Sie in der API-Dokumentation.

Zusätzliche Details und Hinweise

Portfolio-Berichtsvorlage als Beispiel

Die Portfolio-Berichtsvorlage bildet typische Berichte für die Portfolio-Übersicht ab. Sie können sie darüber hinaus als ein Beispiel für die Anbindung von Power BI an die Reporting API nutzen, beispielsweise bei der Datentransformation, der Verknüpfung der Tabellen oder der Verwendung dynamischer Filter-Parameter.

Alle Nutzer-spezifischen Daten wurden als "Parameter" angelegt, die sich ganz einfach in der UI anpassen lassen. Eine Modifikation der URLs durch den Benutzer ist dadurch nicht nötig.

Beachten Sie, dass die Portfolio-Berichtsvorlage für die Beispieldaten der Meisterplan-Testversion optimiert ist. Andere Datensätze oder -strukturen erfordern gegebenenfalls entsprechende Anpassungen.

Datentypen

Power BI interpretiert zunächst alle Felder als Textfelder. Es kann hilfreich sein, bei bestimmten Feldern den Datentyp anzupassen, vor allem bei Datums- und numerischen Feldern (z.B. Allokationen und Finanzen). Wechseln Sie dazu in die Daten-Ansicht:

Neben der Umwandlung des Typs lässt sich hier auch das Format definieren, in dem die Werte angezeigt werden sollen (z.B. Datumsformat oder Anzahl der Nachkommastellen). 

Beziehungen zwischen Tabellen definieren

Power BI vergleicht automatisch die Feldnamen in den Tabellen und versucht so, Beziehungen zwischen ihnen zu finden. Das funktioniert meistens fehlerfrei, dennoch ist es empfehlenswert, die gesetzten Beziehungen zur prüfen. Hier finden Sie das Datenmodell und können es bei Bedarf anpassen:

Benutzerdefinierte Meisterplan-Felder

Meisterplan-Benutzer mit dem Recht Projektfelder, Allgemeine Einstellungen und Projektmaske verwalten können in Meisterplan neue Projektfelder anlegen oder löschen, und Benutzer mit dem Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten können OSP-Einheiten anlegen oder löschen. Dies hat Auswirkungen auf die Felder, die über die Reporting API verfügbar sind, sowie deren Namen.

Wenn Sie Felder ändern, übernimmt die Reporting API das, aber Power BI erkennt das nicht immer während der Datentransformation. Falls es hier zu Fehlermeldungen kommt oder falls neue Felder nicht erkannt werden, führen Sie einfach die oben beschriebenen Schritte zur Datentransformation neu aus. Dabei erkennt Power BI die neue Konfiguration.

Berichte in die Cloud hochladen

Um die Berichte auch in der Web-Version von Power BI (Microsoft Power BI-Dienst) verfügbar zu machen, befolgen Sie diese Schritte:

• Klicken Sie oben rechts in Power BI auf Datei. und wählen Sie dann Veröffentlichen.
• Klicken Sie auf In Power BI veröffentlichen und wählen Sie im neuen Fenster Mein Arbeitsbereich aus. Wenn Sie den Power BI-Dienst öffnen, finden Sie dort Ihre Berichte.

Aktualisierung von Cloud-Berichten

Beim Hochladen eines Berichts in die Web-Version speichert Power BI einen Datenextrakt. Dieser kann manuell oder automatisiert aktualisiert werden.

Wenn Sie Aktualisieren oben im Bericht klicken, wird nur die Ansicht des Berichts aktualisiert, nicht der Datenextrakt aus Meisterplan:

Um den Datenextrakt aus Meisterplan zu aktualisieren, öffnen Sie Mein Arbeitsbereich und wählen Sie dort den Reiter Datasets. Klicken Sie bei dem Bericht, dessen Datenextrakt Sie aktualisieren wollen, auf das Aktualisieren-Symbol. Dadurch werden die Daten des Extrakts aus Meisterplan heraus aktualisiert:

Wenn es dabei zu Fehlern kommt, prüfen Sie Ihre Anmeldeinformationen wie unter 2. im nachfolgenden Absatz Automatische Aktualisierung einstellen beschrieben.

Automatische Aktualisierung einstellen

Um Aufwände zu sparen, können Sie auch die automatische Aktualisierung eines Berichts direkt im Power BI-Dienst einstellen:

1. Öffnen Sie Mein Arbeitsbereich und wählen Sie dort den Reiter Datasets. Klicken Sie bei dem Bericht, dessen Datenaktualisierung Sie automatisieren wollen, auf die drei Punkte für Weitere Optionen und wählen Sie Einstellungen:
   
2. Klappen Sie den Eintrag Datenquellen-Anmeldeinformationen auf und wählen Sie dort Anmeldeinformationen bearbeiten (es gibt pro API-Endpunkt einen Eintrag) aus:
   
3. Geben Sie als Authentifizierungsmethode Anonymous und als Datenschutzebene Organizational ein:
   
   Es ist empfehlenswert, hier einen Haken bei Testverbindung überspringen zu setzen, weil es dabei oft zu Fehlern kommt.
4. Unter Geplante Aktualisierung stellen Sie ein, in welchem Rhythmus Ihr Datenextrakt aktualisiert wird:
   
5. Unter Parameter könne Sie die Parameter Ihres Datenextrakts anpassen:
   

Berichte in Meisterplan einbetten

Sie können Ihren Power BI-Bericht auch direkt in Meisterplan als Weblink-Bericht einbetten. Wie Sie den dafür nötigen Link erzeugen, erfahren Sie in der Microsoft Power BI-Dokumentation.