Verfügbarkeit Alle Editionen
Wenn Sie in einem Projekt Ressourcen, Teams und Rollen hinzufügen oder ersetzen, zeigt Meisterplan Ihnen für jede mögliche Ressource, jedes Team und jede Rolle die verfügbare Kapazität an. So können Sie die richtigen Ressourcen, Teams und Rollen wählen, mit denen Ihre Projekte erfolgreich umgesetzt werden können.
Allgemein
Die Möglichkeit, Ressourcen, Teams und Rollen einem Projekt hinzuzufügen oder darin zu ersetzen, finden Sie in den folgenden Ansichten:
- Portfolio Designer
- Projektmaske
- Team Planner (nur Ersetzen)
Sie können diese Aktionen auch per Import, zum Beispiel über den Schnellimport durchführen. In diesem Fall findet jedoch keine Kapazitätsprüfung statt.
Verfügbare Kapazität beim Hinzufügen
Wenn Sie einem Projekt Ressourcen, Teams oder Rollen hinzufügen möchten, klicken Sie im Portfolio Designer auf das Plus-Symbol oder im Allokationen-Tab der Projektmaske auf Ressourcen, Teams oder Rollen zuweisen in der Toolbar. Sie sehen dann eine Liste aller Ressourcen, Teams und Rollen mit ihrer verfügbaren Kapazität und Fähigkeiten (bei Ressourcen und Teams):
Die Ressourcen und Teams sind nach ihrer Rolle gruppiert; zudem sind Ressourcen, Teams und Rollen alphabetisch sortiert.
Die angezeigte Verfügbarkeit betrifft immer den Projektzeitraum, das heißt, die Verfügbarkeit der Ressource, des Teams oder der Rolle vom Start- bis zum Enddatum, oder (wenn das Projekt bereits läuft) vom heutigen Datum bis zum Ende des Projekts. Dabei wird nicht das genaue Datum herangezogen, sondern bei der Zoomstufe Woche die jeweilige Woche, in der sich das Datum befindet, und bei allen anderen Zoomstufen der Monat, in dem sich das jeweilige Datum befindet.
- Stunden oder Personentage: Hier werden die verfügbaren Stunden oder Tage über den Projektzeitraum hinweg summiert. Wenn Sie die Zoomstufe wechseln, kann sich die PT- oder Stundenzahl ändern.
- FTE: Es wird der gewichtete Mittelwert über den Projektzeitraum hinweg angezeigt. Das heißt, ein Monat mit 22 Arbeitstagen zählt mehr als ein Monat mit 15 Arbeitstagen (z. B. aufgrund von Feiertagen). Mehr über die Einheit FTE erfahren Sie im Artikel Vollzeit-Äquivalent (FTE).
Beispiel: Das Projekt läuft zwei Monate, die genau gleich viele Arbeitstage umfassen. Ressource A hat im ersten Monat 120 Stunden (1 FTE) an verfügbarer Kapazität, im zweiten Monat 0 Stunden (0 FTE). Im Dialog werden 120 Stunden oder 0,5 FTE als verfügbare Kapazität der Ressource A angezeigt.
Wenn Sie die Ressource, das Team oder die Rolle zuweisen, wird sie ohne Allokationswert, das heißt mit 0 Stunden / Tagen / FTE hinzugefügt. Sie können danach in die jeweilige Zelle oder Zellen klicken und die benötigte Kapazität eintragen.
Verfügbare Kapazität beim Ersetzen
Die Berechnung der verfügbaren Kapazität ist die gleiche sowohl beim Ersetzen von Rollen durch andere Rollen wie auch beim Ersetzen von Ressourcen und Teams durch andere Ressourcen und Teams. Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie das Ersetzen von Ressourcen und Teams funktioniert und wie die angezeigten Werte berechnet werden. Weiter unten finden Sie eine Aufstellung, welche Unterschiede es beim Ersetzen von Rollen gibt.
Wenn Sie eine Ressource bzw. ein Team durch eine andere Ressource bzw. ein anderes Team ersetzen möchten, klicken Sie im Portfolio Designer auf die drei Punkte nach dem Namen der Ressource bzw. des Teams oder im Team Planner nach dem Projekt, das der Ressource bzw. dem Team zugeordnet ist. Wählen Sie dann Ressource ersetzen bzw. Team ersetzen. Sie sehen eine Liste aller Ressourcen oder Teams mit derselben primären Rolle, einschließlich ihrer verfügbaren Kapazität und ihrer Fähigkeiten:
Die Ressourcen und Teams sind nach ihrer Verfügbarkeit innerhalb des Projektzeitraums sortiert, solange keine Suche aktiv ist.
Im Titel des Dialogfensters wird der zu ersetzende Aufwand angezeigt (im Screenshot oben: 43 PT). Diese Zahl verändert sich, je nachdem, welchen Tab Sie in der Zeile darunter auswählen:
- Gesamt: Die gesamte Allokation der Ressource/des Teams wird an eine andere Ressource/ein anderes Team übertragen.
- Überallokation: Nur die Überallokation der Ressource/des Teams wird an eine andere Ressource/ein anderes Team übertragen (nicht im flexiblen Modus des Portfolio Designers verfügbar).
- In Prozent: Pro Zeitabschnitt (je nach Zoomstufe: Woche, Monat, Quartal, Jahr) wird der Prozentsatz, den Sie eingeben (z. B. 50%), an eine andere Ressource/ein anderes Team übertragen.
Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über eine der angezeigten Ressourcen bzw. Teams, wird angezeigt, wie es sich auf die Kapazität dieser Ressource bzw. dieses Teams auswirkt, wenn Sie sie auswählen.
Berechnung für Stunden und Personentage
Die angezeigte Verfügbarkeit der Ressourcen und Teams betrifft immer den ausgewählten Projektzeitraum. Im Portfolio Designer ist das der gesamte Projektzeitraum ab dem heutigen Datum (wenn das Projekt bereits läuft). Im Team Planner und in der Projektmaske können Sie auch einzelne Zeitabschnitte für das Ersetzen auswählen. Dabei wird nicht das genaue Datum herangezogen, sondern bei der Zoomstufe Woche die jeweilige Woche, in der sich das Datum befindet, und bei allen anderen Zoomstufen der Monat, in dem sich das jeweilige Datum befindet.
Die angezeigte verfügbare Kapazität wird für jede Ressource/jedes Team folgendermaßen berechnet:
Die verfügbare Kapazität wird pro Zeitabschnitt (je nach Zoomstufe: Woche, Monat, Quartal, Jahr) berechnet und dann für den Projektzeitraum zusammengezählt. Allerdings wird für jeden Zeitabschnitt nicht mehr als die benötigte Kapazität berechnet, auch wenn die Ressource/das Team mehr Kapazität zur Verfügung hat.
Beispiel: Projekt A hat eine Laufzeit von drei Monaten. Pro Monat sollen 10 Tage ersetzt werden. Ressource B hat im ersten Monat 20 Tage verfügbare Kapazität, im zweiten 10 Tage, und im dritten 0 Tage. Im Dialog werden für Ressource B 20 Tage verfügbare Kapazität angezeigt: für den ersten Monat 10 Tage (weil das die im Projekt benötigte Kapazität ist), für den zweiten Monat 10 Tage (das ist sowohl die maximal benötigte Kapazität als auch die maximal verfügbare), und für den dritten Monat 0 Tage.
Diese Berechnungslogik gilt immer, egal, ob Sie die gesamte Allokation ersetzen wollen, nur die Überallokation oder einen frei gewählten Prozentsatz. Je nachdem, welche dieser Optionen Sie wählen, ändert sich der Bedarf, und mit dem Bedarf auch die verfügbare Kapazität.
Beispiel: Im Video oben hat Florian Braun 20 PT verfügbare Kapazität, wenn es darum geht, die gesamte Allokation zu ersetzen. Wählt man Überallokation aus (16 PT zu ersetzen), wird für Florian Braun "15,00 PT verfügbar" angezeigt, weil die Überallokation in Monaten ist, in denen er ausreichend verfügbare Kapazität hat. Gibt man unter In Prozent 50% ein (20,00 PT zu ersetzen), hat er 17 PT verfügbare Kapazität, weil die verfügbare Kapazität in manchen Monaten über der benötigten liegt, und in anderen Monaten darunter, so dass die Summe der verfügbaren Kapazität pro Monat 17 PT beträgt.
Berechnung für FTE
Auch hier betrifft die angezeigte Verfügbarkeit der Ressourcen und Teams immer den ausgewählten Projektzeitraum. Im Portfolio Designer ist das der gesamte Projektzeitraum ab dem heutigen Datum (wenn das Projekt bereits läuft). Im Team Planner und in der Projektmaske können Sie auch einzelne Zeitabschnitte für das Ersetzen auswählen. Dabei wird nicht das genaue Datum herangezogen, sondern bei der Zoomstufe Woche die jeweilige Woche, in der sich das Datum befindet, und bei allen anderen Zoomstufen der Monat, in dem sich das jeweilige Datum befindet.
Die angezeigte verfügbare FTE-Kapazität wird für jede Ressource folgendermaßen berechnet:
Die verfügbare Kapazität wird pro Zeitabschnitt (je nach Zoomstufe: Woche, Monat, Quartal, Jahr) berechnet und dann für den Projektzeitraum zusammengezählt. Allerdings wird für jeden Zeitabschnitt nicht mehr als die benötigte Kapazität berechnet, auch wenn die Ressource mehr Kapazität zur Verfügung hat.
Die errechnete Verfügbarkeit pro Zeitabschnitt wird summiert und dann durch die gewichtete Anzahl der Zeitabschnitte geteilt, das heißt, es wird der gewichtete Durchschnitt errechnet und als verfügbare Kapazität angezeigt. Monate mit 22 Arbeitstagen zählen dabei mehr als Monate mit 20 Arbeitstagen (z.B. aufgrund von Feiertagen).
Beispiel: Im Screenshot oben soll Elias Schneider ersetzt werden, der auf ein Projekt mit viermonatiger Laufzeit jeden Monat mit 1 FTE eingeplant ist. Jeder Monat hat dabei dieselbe Anzahl von Tagen. Christina Richter hat im ersten Monat eine Kapazität von 0 FTE, im zweiten Monat 0,5 FTE, im dritten und im vierten Monat je 1 FTE. Summiert über die vier Monate sind das 2,5 FTE, und geteilt durch 4 beträgt Christina Richters verfügbare Kapazität im Projektzeitraum 0,62 FTE.
Diese Berechnungslogik gilt immer, egal, ob Sie die gesamte Allokation an eine andere Ressource übertragen wollen, nur die Überallokation oder einen frei gewählten Prozentsatz. Daher kann sich die verfügbare Kapazität einer Ressource ändern, je nachdem, wie der Bedarf pro Zeitabschnitt ist.
Mehr darüber, wie die Einheit FTE errechnet und in andere Einheiten umgerechnet wird, erfahren Sie im Artikel Vollzeit-Äquivalent (FTE).
Unterschiede beim Ersetzen von Rollen
Das Ersetzen von Rollen durch andere Rollen funktioniert ebenso, es gibt nur wenige Unterschiede:
- Die angezeigten Rollen werden alphabetisch sortiert, und es fehlt die Option An Rolle zurückgeben.
- Zusätzliche Rollenkapazitäten, die unter Ressourcen-Pool > Rolle > Rollenkapazitäten hinzugefügt wurden, werden in die Berechnung mit eingeschlossen. Mehr zu der Berechnung von Rollenkapazitäten erfahren Sie im Artikel Kapazitätsänderungen von Rollen.