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How-to: Meisterplan mit Jira nutzen

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Jira in die Portfolio‑Planung mit Meisterplan einbinden.

Übersicht: So binden Sie Jira in die Portfolio-Planung mit Meisterplan ein

Meisterplan stellt Ihnen eine professionelle PPM-Ebene mit Fokus auf die Kapazitäts- und Ressourcenplanung zur Verfügung, in die Sie PM-Tools wie Jira einbinden können.

Wir empfehlen folgenden Prozess:

  • Neue Projekte planen Sie zunächst mit groben Ressourcenbedarfen und Abhängigkeiten in Meisterplan.
  • In Jira wird die dazugehörige Epic in Stories und Tasks präzisiert und mit dem Projekt in Meisterplan synchronisiert.
  • Detaillierte Jira-Planungen inklusive Aufgaben können mit Meisterplan synchronisiert werden.
  • Teams bleiben in Jira produktiv, während über Meisterplan der Überblick über alle Portfolios erhalten bleibt.

How_To_Jira_Overview.png

Die Integration ist flexibel und skalierbar – ideal für Organisationen, die agile und klassische Methoden kombinieren.

Alternativ können Sie neue Initiativen auch erst in Jira anlegen und automatisiert nach Meisterplan übertragen. Dafür können Sie beispielsweise eine Jira-Automatisierung aufsetzen. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in Abschnitt vier.

Zuordnungstabelle: Objekttypen in Meisterplan und Jira

Diese Tabelle zeigt, wie sich die Objekttypen in Meisterplan und Jira gegenüberstehen und welche Zuordnungen für eine konsistente Integration im Projektportfolio-Management relevant sind.

Jira_Meisterplan_Zuordnungstabelle

Sowohl in Meisterplan als auch in Jira existieren zentrale Planungseinheiten, Aufwandsschätzungen und ausführende Strukturen – diese greifen wie folgt ineinander und bilden die Grundlage für eine integrierte Steuerung.

Zuordnungstabelle

 

Meisterplan

Jira

 
Planungseinheit: Projekt ↔ Epic In Meisterplan werden Projekte als strukturierte Container für Arbeit geplant – mit definiertem Start- und Endzeitpunkt, geschätztem Aufwand und potenziellen Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben. In vielen Organisationen dienen Epics in Jira als strukturierende Container für Arbeitspakete, die sich besonders für die übergreifende Planung und Kommunikation im Projektumfeld eignen.
Arbeitspaket: Task ↔ Story (inkl. Subtasks) In Meisterplan werden keine Aufgaben direkt angelegt oder geplant. Stattdessen werden bestehende Aufgaben aus Projektmanagement-Systemen wie Jira visualisiert und synchron gehalten. Im Zusammenspiel mit Jira lassen sich dort angelegte Arbeitspakete unterhalb eines Epics – in der Regel Stories – einem Projekt in Meisterplan zuordnen und als Tasks darstellen. Diese Aufgaben können in Meisterplan wahlweise nach Datum oder Sprint strukturiert angezeigt werden. Stories werden mit konkreten Aufwänden geplant. Je nach Vorgehensmodell können sie entweder agil in Sprints organisiert oder klassisch mit individuellen Start- und Enddaten versehen werden. In Meisterplan lassen sich diese Strukturen entsprechend visualisieren und in die übergeordnete Projektplanung integrieren.
Kapazitätseinheit: Allokation ↔ Story Points bzw. Remaining Estimate Jedem Projekt in Meisterplan wird ein Gesamtwert für den Arbeitsaufwand über einen spezifischen Zeitraum zugewiesen – die sogenannte Allokation. Diese kann entweder als Grobschätzung dienen oder auf einem bereits bewilligten Budget basieren. Die Planung erfolgt in Stunden, Personentagen oder als Anteil einer Vollzeitarbeitskraft (FTE), je nach gewünschter Granularität. Der aus Jira importierte Arbeitsaufwand in Story Points wird über benutzerdefinierte Velocities je Team oder Rolle konvertiert. Arbeit innerhalb eines Epics wird in einzelne Stories unterteilt, geschätzt und gezielt Teams, Abteilungen oder einzelnen Personen zugewiesen. Die Aufwandsschätzungen erfolgen typischerweise in Form von Story Points oder als Zeitangaben (Estimates in Stunden), die dem Projekt in Meisterplan zugewiesen werden.
Ressourceneinheit: Ressource ↔ Zugewiesene Person (Assignee) In Meisterplan wird ein individueller Mitarbeitender als ‚Ressource‘ bezeichnet, der innerhalb eines Projekts eingeplant werden kann. 

In Jira wird eine zugewiesene Person als die Person definiert, der eine Story zur Bearbeitung zugewiesen ist.

Ressourceneinheit: Team ↔ Team

Für Organisationen mit agiler Arbeitsweise empfehlen wir sowohl in Meisterplan als auch Jira das Teamobjekt zu nutzen.

Teams in Meisterplan setzen sich aus einzelnen Ressourcen zusammen. Die Teamkapazität ergibt sich aus der Summe der Kapazitäten aller zugewiesenen Personen. Für jede Ressource kann individuell festgelegt werden, welcher Anteil ihrer verfügbaren Kapazität dem jeweiligen Team zur Verfügung steht.

Bitte beachten Sie: Ein Meisterplan-Team ist keine organisatorische Einheit, wie etwa eine Abteilung.

 In Jira bildet ein Team eine Gruppe von zugewiesenen Personen (Assignees), die gemeinsam an Stories arbeiten. In agilen Umgebungen erfolgt die Planung typischerweise über Story Points und eine gemeinsam definierte Velocity, die als Grundlage für die Kapazitätssteuerung dient.

Ressourceneinheit: Rolle ↔ Team/Rolle (benutzerdefiniertes Feld)

Für Organisationen mit klassischer Projektstruktur empfiehlt sich eine Grobplanung in Meisterplan auf Rollenbasis. In Jira kann diese entweder über Rollen oder Teams abgebildet werden.

 Die Kapazität einer Rolle ergibt sich aus der Summe aller Kapazitäten der zugeordneten Ressourcen und Teams sowie aus zusätzlich definierten Rollenkapazitäten. Im Verlauf der Planung werden diese Rollenzuordnungen schrittweise konkreten Personen zugewiesen. In Jira existiert kein eigenes Rollenobjekt. Wenn Sie Arbeit dennoch einer Rolle zuweisen möchten, dann nutzen Sie entweder das Teamobjekt oder erstellen ein benutzerdefiniertes Rollenobjekt in Jira. Im Verlauf der Planung werden Stories erstellt und gezielt Mitarbeitenden zur Bearbeitung zugewiesen.
Terminereignis: Meilenstein ↔ Milestone (eigener Vorgangstyp) Meisterplan ermöglicht die Darstellung von Meilensteinen innerhalb einzelner Projekte. Darüber hinaus lassen sich projektübergreifende Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen visualisieren, um strategische Abhängigkeiten transparent zu machen und Ressourcen vorausschauend zu planen. In Jira wird häufig ein eigener Vorgangstyp namens Meilenstein oder Milestone verwendet, um zentrale Projektmeilensteine darzustellen. Das Fälligkeitsdatum markiert dabei den geplanten Zeitpunkt.
Zeitbuchung: Ist-Zeiten ↔ Zeiterfassung/Work Log

Ist-Zeiten werden als Zeitbuchungen erfasst und mit den historischen Allokationen abgeglichen – eine wichtige Grundlage für die Analyse von Planabweichungen und die Optimierung der Ressourcennutzung. 

Bitte beachten Sie: Benutzer, die in Jira ihre Zeit erfassen, müssen in Meisterplan als Ressource angelegt sein.

 In Jira erfolgt die Zeiterfassung über die Zeiterfassung – entweder direkt auf der Story oder auf Sub-Tasks, die während der Umsetzung entstehen. Diese Ist-Zeiten können nahtlos nach Meisterplan übertragen werden, um die Ressourcenplanung mit realen Aufwänden abzugleichen.

Die Integration einrichten

Vorbereitende Arbeiten

  1. Prüfen, ob alle zu nutzenden Objekttypen in Meisterplan und Jira vorhanden und konfiguriert sind.
  2. Zu verplanende Einheiten (Team/Rolle/Ressource) in Meisterplan anlegen.
  3. Entsprechungen in Jira sicherstellen (Team/Rolle/Ressource).

System verbinden

  • Jira-Link anlegen und benennen (gewünschter Link-Name zur Anzeige in Meisterplan)
  • Jira-URL angeben
  • Konfigurationsdetails hinzufügen anklicken, um Meisterplan mit der Jira-Instanz zu verknüpfen und zu konfigurieren.
  • Für Teams, die unterschiedliche Arbeitsweisen haben, lässt sich ein eigener Jira Link mit unterschiedlicher Konfiguration erstellen.
 

Jira_Link_DE
  • Jira-Benutzername: E-Mail-Adresse des Benutzers oder des Service Accounts in Jira, mit der die Verknüpfung mit Meisterplan durchgeführt wird.
  • Jira-API-Token: Token, das in Jira erstellt wurde.
 

Jira_Link_2_DE

Einstellungen vornehmen

Feldsynchronisierung mit Jira-Epics

Hier legen Sie fest, welche Projektfelder zwischen Meisterplan-Projekten und ihren verknüpften Jira-Epics synchronisiert werden. Legen Sie pro Feld fest, in welche Richtung die Aktualisierung stattfindet. Mehr erfahren Sie im Artikel Felder zwischen Jira und Meisterplan synchronisieren.

Welche Feldtypen können einander zugeordnet werden

Sie können nur Felder bestimmter Feldtypen einander zuordnen. Sobald Sie ein Meisterplan-Projektfeld ausgewählt haben, werden Ihnen in der entsprechenden Zeile nur die Jira-Felder angezeigt, denen Sie das Meisterplan-Feld zuordnen können.

Die folgenden Kombinationen von Feldtypen sind möglich:

Meisterplan-Feldtyp Jira-Epic-Feldtyp
Datum Datum auswählen; Datums-/Zeitauswahl
Einzelauswahl Optionsfeld; Auswahlliste (Einfachauswahl); Versionsauswahl (Einzelversion)
Mehrfachauswahl Kontrollkästchen: Stichwörter; Auswahlliste (Mehrfachauswahl); Versionsauswahl (mehrere Versionen)
OSP-Felder Auswahlliste (kaskadierend)
Ressource Benutzerauswahl (Einzelbenutzer)
Text (einzeilig) Kurzer Text; Textfeld (schreibgeschützt); Projekt-Auswahl (einzelnes Projekt)
Text (mehrzeilig) Kurzer Text
URL Feld 'URL'
Währung Zahlenfeld
Zahl Zahlenfeld

Empfohlene Zuordnungen

Wir empfehlen, die folgende Feldzuordnung in jeder Jira-Verknüpfung hinzuzufügen:

Jira-Feld-Sync_empfohlene-Zuordnungen.png
Zusammenfassung und Fälligkeitsdatum sind Standard-Systemfelder in Jira. Startdatum ist ebenfalls ein Jira-Systemfeld, muss jedoch zunächst aktiviert werden. Wenn Sie ein anderes Datumsfeld als Startdatum verwenden, ordnen Sie stattdessen dieses Feld zu.

Ressourcen- & Rollen- oder Teamzuordnung

Diese Auswahl legt fest, auf welche Ressourceneinheit Allokationen gebucht und abgeglichen werden.

Meisterplan

 

Jira

 
 

Ressourcen-Rollenzuordnung DE.png
 

Jira_Ressources_2_DE

  • Mit Teams arbeiten: Jira-Feld auswählen, das dem Team-Objekt in Meisterplan entspricht. Team-Namen in Meisterplan und Jira müssen übereinstimmen.

Wenn Sie agil arbeiten, empfiehlt es sich, sowohl in Meisterplan als auch in Jira auf Teamebene zu planen – von der Grob- zur Detailplanung innerhalb des Teams. In dem Fall setzen Sie die Priorität auf Teams, so bleibt die Planung flexibel, teamorientiert und nah an der tatsächlichen Umsetzung.

  • Mit Rollen arbeiten: Rollen in Meisterplan lassen sich Teams oder einem benutzerdefiniertem Rollenfeld in Jira zuordnen. Die Namen in Meisterplan und Jira müssen übereinstimmen.

Wenn Sie klassisch planen, empfiehlt sich in Meisterplan eine schrittweise Verfeinerung von Rollen auf konkrete Ressourcen. In Jira erfolgt die Detailplanung analog – von Rollen auf zugewiesene Personen. In diesem Szenario sollte die Priorität auf der Ressourcenzuordnung liegen, um eine konsistente und steuerbare Verbindung zwischen Planung und Umsetzung sicherzustellen.

  • Mit Ressourcen arbeiten: Wenn aktiviert, werden Meisterplan-Ressourcen mit dem Systemfeld Zugewiesene Person in Jira verknüpft. Die E-Mail-Adressen der Ressourcen und der Jira-Benutzer müssen übereinstimmen.

Merkmale für Aufwände

Diese Auswahl bestimmt, woher die Aufwände aus Jira stammen und wie sie gegebenenfalls umgerechnet werden.

Meisterplan

 

Jira

 
 

Jira_Story_Points_DE/EN

  • Team- oder Rollenaufwand: Jira-Feld auswählen, auf dem der Aufwand in Jira geschätzt wird. Wir empfehlen Story-Points. Die Velocity lässt sich im Ressourcen-Pool für jedes Team und jede Rolle einstellen.

  • Ressourcenaufwand: Jira-Feld auswählen, auf dem der Aufwand in Jira geschätzt wird. Wir empfehlen das Feld Remaining Estimate, das in Jira über das Time tracking dargestellt wird. Der Wert entspricht zu Beginn eines Projekts dem Original Estimate, also der Schätzung in Jira.
 

Jira_Story_points

Bitte beachten Sie: Story Points lassen sich nicht für Ressourcen nutzen.

Ist-Zeiten

Ist-Zeiten sind optional und können sowohl aus Jira nach Meisterplan übernommen werden als auch in Meisterplan gepflegt werden.

Meisterplan

 

Jira

 
 

Jira_Import_AWT_DE

  • Ist-Zeiten: Auswählen, ob die Ist-Zeiten, die in Jira über das Time tracking erfasst wurden, in Meisterplan importiert werden sollen.
 

Jira_Import_TimeTrack

 

Werden Sub-Tasks eingeschlossen, wird auch die Zeiterfassung auf Sub-Tasks erfasst. Andernfalls geht Meisterplan davon aus, dass die Zeiterfassung auf der Story stattfindet.

Meilensteine

Meilensteine sind optional und können sowohl aus Jira nach Meisterplan übernommen werden als auch in Meisterplan gepflegt werden.

Meilensteine aus Jira werden ausschließlich in die Plandaten in Meisterplan importiert.

Meisterplan

 

Jira

 
 

Jira_Import_Meilensteine

  • Jira-Vorgangstyp: Vorgangstyp auswählen, der in Jira den Meilenstein repräsentiert. Wir empfehlen, einen eigenen Meilenstein-Typ als Work Item in Jira zu erstellen.

Wir empfehlen, Meilensteine in Jira unternehmensweit anzulegen.

  • Jira-Vorgangsdatum: Globales Feld in Jira, welches das Meilenstein-Datum repräsentiert. Wir empfehlen, das schon vorhandene Due Date zu nutzen. 
 

Jira_Import_Meilensteine_2

 

 

Automatischer Datenabgleich
Ein automatischer Stammdatenabgleich ist aktuell über eine Jira-Automatisierung, Power Automate oder Zapier, sowie Webhooks möglich, die dazu jeweils die Meisterplan Rest API nutzen.

Unsere Experten im Haus unterstützen Sie gerne bei der Konfiguration.

Verknüpfen von Meisterplan-Projekten mit Jira-Epics

Nachdem Sie Projekte in Meisterplan angelegt und grob geplant haben, wird irgendwann die dazugehörige Epic angelegt und im besten Fall auch schon detaillierter geschätzt. Um die Epic aus Jira mit dem Projekt in Meisterplan zu verbinden gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass in Meisterplan ein Jira-Link konfiguriert ist und dass Sie über die erforderlichen Benutzerrechte verfügen.
  2. Verknüpfen starten: Wählen Sie das Meisterplan-Projekt aus, das Sie mit einer Jira-Epic verknüpfen möchten. Öffnen Sie das Information Panel, indem Sie auf das Verknüpfungs-Symbol in der rechten Seitenleiste klicken. Klicken Sie auf die Jira-Kachel unter den bereits verknüpften Tools und wählen Sie anschließend den gewünschten Jira-Link aus der Liste, um fortzufahren.
  3. Epics auswählen: Sie können die zu importierende Epic aus einer filterbaren Liste auswählen.

Mehr Informationen finden Sie hier: Meisterplan-Projekte mit Jira verknüpfen.

Epic mit Projekt verknüpfen DE.png

Epics aus Jira heraus in Meisterplan bringen

Wenn Sie, anders als in unserem Prozess empfohlen, zuerst Epics in Jira anlegen und von dort aus als Projekte nach Meisterplan bringen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Importieren von Epics direkt aus Meisterplan heraus

  1. Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass in Meisterplan ein Jira-Link konfiguriert ist und dass Sie über die erforderlichen Benutzerrechte verfügen.
  2. Import starten: Klicken Sie auf Hinzufügen und Projekte importieren. Anschließend Jira aus den bereits verknüpften Tools und dann den gewünschten Jira-Link aus der Liste, um fortzufahren.
  3. Epics auswählen: Sie können die zu importierenden Epics aus einer filterbaren Liste auswählen.

  4. Ergebnis: Nach dem Import wird für jedes Epic ein neues Meisterplan-Projekt erstellt. Dadurch können Sie Jira-Aufgaben und -Aufwände in Ihrem Portfolio visualisieren und mit Ihren Meisterplan-Allokationen vergleichen.

    Hinzugfuegen Projekte Importieren DE.png

Optional: Epics automatisch aus Jira übertragen

Wenn Sie derzeit mit der Projektplanung in Jira beginnen, können Sie neue Projektideen, die Sie in Jira erstellen, automatisch an Meisterplan übertragen.

Dies ist eine Beschreibung, wie Sie eine Jira-Automatisierungsregel einrichten, die diesen Prozess für Sie übernimmt. Wenn ein Jira-Epic erstellt wird, wird ein entsprechendes Projekt in Meisterplan mit einer Standarddauer von 12 Wochen generiert. Das Startdatum des Meisterplan-Projekts entspricht dem Erstellungsdatum des Epics.

Voraussetzung

  • Ein Meisterplan-System, das über die Integration mit einem Jira-System verbunden ist.
  • Ein API-Token, das in Meisterplan erstellt wurde.

How_To_Jira_API.png

Die Automatisierung einrichten

In dem Jira-Space für den Sie eine Automatisierung einrichten möchten, gehen Sie zu Bereichseinstellungen (Space Settings) -> Automation und klicken Sie Flow erstellen > Von Grund auf neu erstellen (Create Rule -> Create from scratch).
How_To_Jira_Automation.png

 

So wird die Automatisierung aussehen:

How_To_Jira_Automation_1.png

 

Schritt 1:


Fügen Sie eine Wenn-Bedingung Work item created hinzu.
How_To_Jira_Automation_2.png

Bedingungs-Einstellung:

How_To_Jira_Automation_3.png

Das löst die Automatisierung aus, sobald ein Epic in Jira erstellt wurde.

Schritt 2:


Fügen Sie eine Dann-Aktion Send Web request hinzu.
How_To_Jira_Automation_3.png

Aktionseinstellung:

How_To_Jira_Automation_4.png

Web request URL: 

Meisterplan API-URL , um Projekte im Plandatenstand zu erstellen.

https://api.eu.meisterplan.com/v1/
scenarios/planofrecord/projects

(api.us für US-Meisterplan-Systeme)

Web request body:

Wählen Sie Custom Data, um die benötigten Daten einzufügen, die für die Projekterstellung benötigt werden. 12 hinter finish definiert die Projektdauer und lässt sich individuell anpassen.

{
„projectKey“: „{{issue.key}}“,
„name“: „{{issue.summary}}“,
„start“: „{{now.jiraDate}}“,
„finish“: „{{now.plusWeeks(12)}}“
} 

Delay execution sollte angeklickt werden, damit die Automatisierung reibungslos abläuft.

Headers: 

Value: Das API-Token Ihres Meisterplan-Systems.

Schritt 3:

Fügen Sie eine Dann-Aktion Send Web request hinzu (wird als Und-Aktion hinzugefügt).
How_To_Jira_Automation_5.png

Aktions-Einstellung:

How_To_Jira_Automation_6.png

Web request URL:

https://api.eu.meisterplan.com/v1/scenarios/
planofrecord/projects/{{webResponse.body.id}}
/taskManagementLink 

Web request body:

Wählen Sie Custom Data, um die benötigten Daten einzufügen, die für die Projekterstellung benötigt werden.

{
    "toolKey": "mp_trial",
    "projectIdOrKeyInTool": "{{issue.key}}"
}

toolKey ist der Name, der sich von dem Namen Ihres Jira-Links in Meisterplan ableitet.

Headers:

Value: Das API-Token Ihres Meisterplan-Systems.

Schritt 4:


Aktivieren Sie die Regel. Jede neue Epic erstellt nun ein Projekt in Meisterplan oberhalb der 
Ausschlussgrenze.
How_To_Jira_Automation_7.png
 Die Nutzung der Jira-Automatisierung ist kostenlos, allerdings hängt die Anzahl der Regelanwendungen vom Jira-Plan ab, der reicht von 100 bis hin zu unbegrenzten Anwendungen pro Monat. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

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