Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, wie Sie Meisterplan mit Ihren eigene Daten (Projekte, Ressourcen, und Allokationen) befüllen.
- Vorbereitung: Demodaten und Konfiguration
- Diese Daten brauchen Sie
- So bringen Sie Ihre Daten nach Meisterplan
Vorbereitung: Demodaten und Konfiguration
Bevor Sie Meisterplan mit Ihren eigenen Daten befüllen, sollten Sie zunächst die mitgelieferten Demodaten (Projekte, Rollen und Ressourcen) löschen. Wenn in Ihrem System die Demodaten noch vorhanden sind, löschen Sie diese über die Schaltfläche Demodaten löschen in der Kopfleiste.
Wir empfehlen vor der Beladung mit eigenen Daten außerdem, Meisterplan für Ihre Bedürfnisse zu konfigurieren. Dazu gehört zum Beispiel das Anlegen von Rollen und Organisationsstrukturen, das Hinzufügen oder Ändern von Projektfeldern sowie die Benennung von Projektphasen. Das sieht vielleicht erst einmal nach viel Aufwand aus, geht aber sehr schnell von der Hand. Eine Anleitung finden Sie im Artikel Schnell-Konfiguration für eigene Daten.
Diese Daten brauchen Sie
Für das Planen mit Meisterplan benötigen Sie grundsätzlich folgende Daten (welche Möglichkeiten Sie haben, diese Daten nach Meisterplan zu bringen, erklären wir im Abschnitt So bringen Sie Ihre Daten nach Meisterplan):
Projekte
Projekte zeigen, an was Ihr Unternehmen arbeitet. Beim Anlegen definieren Sie Start- und Enddatum, Verknüpfen das Projekt mit Ihren Organisationsstrukturen (OSP) und füllen eigene Projektfelder aus.
Mehr zum Arbeiten mit Projekten erfahren Sie in der Sektion Portfolio Designer: Projekte.
Ressourcen
Ressourcen sind die Personen oder Maschinen, die Sie für Projekte einplanen. Verknüpfen Sie Ressourcen am besten beim Anlegen mit den bei der Konfiguration von Meisterplan angelegten Rollen und Organisationsstrukturen (OSP) wie z.B. Geschäftsbereichen oder Standorten. Dies vereinfacht Ihnen später die Planung und Übersicht.
Weitere Eigenschaften, die Sie für Ressourcen in Meisterplan festlegen können:
- Die individuelle Kapazität mit Hilfe eines Kalenders
- Urlaube und andere Abwesenheiten
- Spezielle Fähigkeiten (optional)
- Eintritts- und Austrittsdatum
Mehr zum Thema Ressourcen in Meisterplan erfahren Sie im Artikel Ressourcen verwalten.
Allokationen
Allokationen stellen die Buchung von Arbeitsaufwand dar, d.h. sie zeigen, welche Ressourcen an einem Projekt in welchem Umfang mitarbeiten sollen. Allokationen können sowohl für Rollen als auch für einzelne Ressourcen angelegt werden. Der Anteil an der Kapazität kann entweder in Stunden, Tagen oder in FTE angegeben werden.
Mehr zum Thema Allokationen erfahren Sie im Artikel Allokationen bearbeiten und hinzufügen.
Abhängig von der gewählten Möglichkeit (siehe nächster Abschnitt) legen Sie diese Daten entweder einzeln an, oder zusammen in einem Schritt.
So bringen Sie Ihre Daten nach Meisterplan
Meisterplan bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Daten ins Tool zu bringen.
- Haben Sie nur wenige Projekte oder Ressourcen, legen Sie diese einfach direkt manuell in Meisterplan an.
- Haben Sie eine größere Anzahl von Projekten und Ressourcen, ist unsere Excel-Vorlage die richtige Wahl.
- Wenn Ihre Daten in einer anderen Anwendung wie zum Beispiel Smartsheet oder ServiceNow vorliegen, nutzen Sie eine unserer Integrationen oder unsere Webservice API, um eine Verbindung mit Meisterplan einzurichten.
Manuelles Anlegen
In Meisterplan können Sie sowohl Projekte als auch Ressourcen und Allokationen ganz einfach einzeln anlegen.
Projekte manuell anlegen
Zum Anlegen neuer Projekte öffnen Sie den Portfolio Designer und klicken in der Toolbar auf Hinzufügen > Projekt.
Daraufhin öffnet sich das Projekt bearbeiten-Fenster, in dem Sie Details wie den Projektnamen, das Start- und Enddatum, den Status oder die entsprechende OSP-Einheit angeben.
Weitere Details dazu finden Sie im Artikel "Projekt hinzufügen, bearbeiten oder anzeigen"
Ressourcen manuell anlegen
Öffnen Sie zunächst in der Kopfleiste den Ressourcen-Pool. Der Reiter Ressourcen wird automatisch angezeigt. Klicken Sie dann auf das Plus-Symbol, um eine neue Ressource anzulegen. Geben Sie nun im Reiter Allgemein den Vor- und Nachnamen sowie, falls Sie Rollen konfiguriert haben, die Primäre Rolle an:
Speichern Sie zum Schluss die neue Ressource durch Klick auf Übernehmen. Danach wechseln Sie in den Reiter Details. Dort können Sie die Ressource mit der passenden Organisationseinheit (OSP) verknüpfen – vorausgesetzt, Sie haben diese im Rahmen der Konfiguration eingerichtet.
Weitere Details finden Sie im Artikel Ressourcen verwalten.
Allokationen manuell anlegen
Nachdem Projekte und Ressourcen angelegt sind, fügen Sie im Portfolio Designer jedem Projekt die entsprechenden Ressourcen und Rollen hinzu und geben den geplanten Aufwand ein.
Bei Bedarf passen Sie vorher zwei Einstellungen an Ihre Bedürfnisse an:
- Die Einheit für Allokationen ist in Meisterplan standardmäßig auf Vollzeitäquivalent (Full Time Equivalent, FTE) eingestellt. Wenn Sie stattdessen lieber in Personentagen oder Stunden planen möchten, wechseln Sie zunächst die Standardeinheit für Allokationen. Öffnen Sie dazu in der Toolbar des Portfolio Designers die Einstellungen und wählen die passende Option im Feld Einheit Projekt-Allokationen.
- Der Modus für Allokationen ist standardmäßig auf Flexibel eingestellt, was bedeutet, dass sich jede Allokation zunächst über die gesamte Projektdauer erstreckt und Sie diese manuell per Rechtsklick in beliebig viele Segmente unterteilen können. Wenn Meisterplan automatisch einzelne Segmente je Woche, Monat oder Quartal anlegen soll, wählen Sie Stattdessen in den Einstellungen der Portfolio Designer-Toolbar im Feld Bearbeitung von Allokationen die Option Zeitraster.
Zum Hinzufügen einer Ressource oder Rolle bewegen Sie nun den Mauszeiger über ein Projekt in der Projektliste und klicken auf das Plus-Symbol.
Damit greifen Sie auf den Ressourcen-Pool zu. Im Auswahlfenster können Sie optional nach Namen, Rollen und Fähigkeiten suchen und so das Ergebnis einschränken. Wählen Sie die gewünschte Rolle oder Ressource per Klick aus den Ergebnissen aus – diese wird dann sofort unter dem Projekt eingehängt.
Legen Sie nun die Allokation fest, in dem Sie in das Allokationssegment unter dem Projektbalken klicken und die Allokation in FTE, Personentagen oder Stunden für jede Rolle oder Ressource eintippen und mit Enter bestätigen.
Weitere Details finden Sie im Artikel Allokationen hinzufügen und bearbeiten.
Excel-Vorlage/Quickstart
Für größere Datenmengen (aus unserer Erfahrung ab ca. 25 Projekten) empfehlen wir die Verwendung des Import-Excel. Dieses Hilfsmittel macht sich vor allem dann bewährt, wenn Ihnen Ihre Ausgangsdaten ohnehin schon im Excel-Format vorliegen.
Für besonders schnelle Ergebnisse nehmen Sie das Quickstart-Tabellenblatt, wo Sie nur Projektnamen, Rollen- und Ressourcennamen sowie Allokationen eintragen.
Als Erstes laden Sie die Vorlage herunter, indem Sie in der Portfolio Designer-Toolbar auf Weitere Aktionen klicken und dann Excel-Import wählen. Im neuen Fenster klicken Sie auf die Download-Schaltfläche rechts oben:
Dann öffnen Sie die Vorlage auf Ihrem Computer und füllen diese aus wie im Artikel Excel-Vorlage im Überblick beschrieben. Importieren Sie die Datei dann über Portfolio Designer > Toolbar > Weitere Aktionen > Excel-Import.
Daten aus anderen Software-Tools importieren
Wenn Ihre Projekte und anderen Daten in einem anderen Tool wie beispielsweise Smartsheet oder CA PPM vorliegen, nutzen Sie unsere Webservice API um eine Verbindung mit Meisterplan einzurichten. Details zu den verschiedenen technischen Möglichkeiten finden Sie in der Kategorie Integrationen & API.