Mit unseren Berichtsvorlagen für Microsoft Power BI erstellen Sie schnell und unkompliziert Berichte mit Meisterplan-Daten, und passen sie bei Bedarf individuell an.

• Voraussetzungen
• Berichtsvorlagen
• Portfolio-Bericht
• Szenario-Vergleichsbericht - Projekte
• Szenario-Vergleichsbericht - Allokationen
• Berichtsvorlagen verwenden
• Berichtsvorlagen anpassen
• Berichte in die Cloud hochladen
• Aktualisierung von Cloud-Berichten
• Automatische Aktualisierung einstellen

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um mit Microsoft Power BI Desktop auf Meisterplan-Daten zugreifen zu können:

• Erstellen Sie ein API-Token in Ihrem Meisterplan-Benutzerprofil und speichern Sie es an einem sicheren Ort ab.
• Installieren Sie die aktuelle MS Power BI Desktop-Version, da es den vollen Funktionsumfang nur in der Desktop-Version gibt. Nach der Erstellung können Sie Ihre Berichte in die Web-Version (MS Power BI-Dienst) hochladen und sie von überall öffnen.

Berichtsvorlagen

Die folgenden Vorlagen bilden typische Berichtsarten ab, die Sie in Meetings darin unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Erfahren Sie hier, wie Sie die Vorlagen an Ihre Anforderungen anpassen.

Portfolio-Bericht

Visualisieren Sie relevante Portfolio-Informationen. Mit Bubble Charts und übersichtlichen Listen bringen Sie den Status Ihres Portfolios und Ihrer Ressourcenauslastung auf den Punkt.

Download Portfolio Reports Template

Bitte beachten Sie: Wenn in Ihrem Meisterplan-System keine Allokationen vorhanden sind, zeigt PowerBI einen Fehler an. Fügen Sie in diesem Fall Allokationen in Meisterplan hinzu oder entfernen Sie den Endpunkt Allocation Slices aus Ihrem Bericht. Mehr zur Berichtskonfiguration erfahren Sie im Artikel Berichtserstellung in Microsoft Power BI.

Szenario-Vergleichsbericht - Projekte

Visualisieren Sie Änderungen in der Projektplanung zwischen unterschiedlichen Szenarien, um die beste Entscheidung zu treffen.

Download Scenario Comparison Projects Template

Denken Sie daran, beim Laden der Daten aus Meisterplan mindestens zwei Szenarien anzugeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Berichtsvorlagen verwenden.

Szenario-Vergleichsbericht - Allokationen

Machen Sie deutlich, welche Auswirkungen die verschiedenen Meisterplan-Szenarien auf die Allokationen haben.

Download Scenario Comparison Allocations Template

Denken Sie daran, beim Laden der Daten aus Meisterplan mindestens zwei Szenarien anzugeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Berichtsvorlagen verwenden.

Berichtsvorlagen verwenden

• Öffnen Sie die heruntergeladene .pbit-Datei, z.B. mit einem Doppelklick auf die Datei.
• Füllen Sie die Felder im Dialogfenster Template aus:
• Scenarios: Wenn Sie keine Szenariodaten benötigen, geben Sie im ersten Feld nur ein Leerzeichen ein. Die Plandaten werden immer geladen.
• Start Date und Finish Date: Geben Sie hier den gewünschten Datumsbereich im Format YYYY-MM-DD ein.
• API Token: Geben Sie hier das zuvor erzeugte API-Token Ihres Meisterplan-Benutzerprofils ein.
• Server Location: Prüfen Sie die URL Ihres Meisterplan-Systems und wählen Sie entweder US oder EU aus.
• Included Fields: Geben Sie hier alle Projektfelder und OSP-Einheiten ein, die Sie für Ihren Bericht benötigen. Sie finden die Projektfeldnamen in Meisterplan in der Seitenleiste unter Verwalten > Projektfelder > Spaltenname. Folgende Projektfelder werden im Template verwendet: "cust_stage_gate,cust_completion,cust_fb_payback,cust_risk,cust_strategy_fit,cust_project_link"

• Klicken Sie auf Laden.

Speichern Sie dann den Bericht als .pbix-Datei ab (wird automatisch so vorgeschlagen).

Berichtsvorlagen anpassen

Wenn Sie die Parameter Ihres Berichts anpassen möchten, zum Beispiel weil Sie einen neuen Datumsbereich oder ein anderes Szenario eingeben müssen, befolgen Sie einfach diese Schritte:

• Klicken Sie im Register Start auf Daten transformieren und wählen Sie Parameter bearbeiten:

• Füllen Sie die Felder im Dialogfenster Parameter bearbeiten aus:
• Scenarios: Wenn Sie keine Szenariodaten benötigen, geben Sie im ersten Feld nur ein Leerzeichen ein. Die Plandaten werden immer geladen.
• Start Date und Finish Date: Geben Sie hier den gewünschten Datumsbereich im Format YYY-MM-DD ein.
• API Token: Geben Sie hier das zuvor erzeugte API-Token Ihres Meisterplan-Systems ein.
• Server Location: Prüfen Sie die URL Ihres Meisterplan-Systems und wählen Sie entweder US oder EU aus.

• Klicken Sie auf OK.
• Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Wenn Sie ein neues API-Token eingegeben haben, kann es passieren, dass das Fenster Auf Webinhalt zugreifen erscheint. Wählen Sie dort immer anonym aus, denn das API-Token reicht für die Authentifizierung aus.

Sie können die Berichtsdaten in MS Power BI beliebig weiterverarbeiten und neue Ansichten anlegen oder weitere Tabellen ergänzen.

Benutzerdefinierte Meisterplan-Felder

Meisterplan-Benutzer mit dem Recht Projektfelder, Allgemeine Einstellungen und Projektmaske verwalten können in Meisterplan neue Projektfelder anlegen oder löschen, und Benutzer mit dem Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten können OSP-Einheiten anlegen oder löschen. Dies hat Auswirkungen auf die Felder, die über die Reporting API verfügbar sind, sowie deren Namen.

Wenn Sie Felder ändern, übernimmt die Reporting API das, aber MS Power BI erkennt das nicht immer während der Datentransformation. Falls es hier zu Fehlermeldungen kommt oder falls neue Felder nicht erkannt werden, führen Sie einfach die oben beschriebenen Schritte zur Datentransformation neu aus. Dabei erkennt MS Power BI die neue Konfiguration.

Berichte in die Cloud hochladen

Um die Berichte auch in der Web-Version von MS Power BI (MS Power BI-Dienst) verfügbar zu machen, befolgen Sie diese Schritte:

• Klicken Sie oben rechts in MS Power BI auf Datei. und wählen Sie dann Veröffentlichen.
• Klicken Sie auf In Power BI veröffentlichen und wählen Sie im neuen Fenster Mein Arbeitsbereich aus. Wenn Sie den MS Power BI-Dienst öffnen, finden Sie dort Ihre Berichte.

Aktualisierung von Cloud-Berichten

Beim Hochladen eines Berichts in die Web-Version speichert MS Power BI einen Datenextrakt. Dieser kann manuell oder automatisiert aktualisiert werden.

Wenn Sie Aktualisieren oben im Bericht klicken, wird nur die Ansicht des Berichts aktualisiert, nicht der Datenextrakt aus Meisterplan:

Um den Datenextrakt aus Meisterplan zu aktualisieren, öffnen Sie Mein Arbeitsbereich und wählen Sie dort den Reiter Datasets. Klicken Sie bei dem Bericht, dessen Datenextrakt Sie aktualisieren wollen, auf das Aktualisieren-Symbol. Dadurch werden die Daten des Extrakts aus Meisterplan heraus aktualisiert:

Wenn es dabei zu Fehlern kommt, prüfen Sie Ihre Anmeldeinformationen wie unter 2. im nachfolgenden Absatz Automatische Aktualisierung einstellen beschrieben.

Automatische Aktualisierung einstellen

Um Aufwände zu sparen, können Sie auch die automatische Aktualisierung eines Berichts direkt im MS Power BI-Dienst einstellen:

1. Öffnen Sie Mein Arbeitsbereich und wählen Sie dort den Reiter Datasets. Klicken Sie bei dem Bericht, dessen Datenaktualisierung Sie automatisieren wollen, auf die drei Punkte für Weitere Optionen und wählen Sie Einstellungen:
   
2. Klappen Sie den Eintrag Datenquellen-Anmeldeinformationen auf und wählen Sie dort Anmeldeinformationen bearbeiten (es gibt pro API-Endpunkt einen Eintrag) aus:
   
3. Geben Sie als Authentifizierungsmethode Anonymous und als Datenschutzebene Organizational ein:
   
   Es ist empfehlenswert, hier einen Haken bei Testverbindung überspringen zu setzen, weil es dabei oft zu Fehlern kommt.
4. Unter Geplante Aktualisierung stellen Sie ein, in welchem Rhythmus Ihr Datenextrakt aktualisiert wird:
   
5. Unter Parameter könne Sie die Parameter Ihres Datenextrakts anpassen: