Importieren Sie sowohl neue als auch aktualisierte Rollen ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan. So planen Sie stets mit den aktuellsten Daten.
- Voraussetzungen
- Finden
- Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
- Schritt 2: Kopieren und einfügen
- Schritt 3: Felder zuweisen
- Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
- Ergebnis
Voraussetzungen
Erforderliche Zugriffsrechte
Um wie hier beschrieben Rollen zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:
- Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten
- Daten importieren und exportieren
Unterstützte Dateiformate
Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Sheets.
Finden
Klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport, um eine Übersicht aller Copy & Paste-Importe zu öffnen:
Schritt 1: Datentyp wählen und Daten vorbereiten
Klicken Sie auf Rollen:
Sie können sowohl neue Rollen hinzufügen als auch bestehende aktualisieren. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Rolle aktualisiert werden kann.
Beispiel-Rollenliste als Download
Sie wollen den Import zuerst testen? Laden Sie unsere Beispiel-Rollenliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan:
Ihre bestehenden Rollen werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht. Sie können die importierten Beispiel-Rollen natürlich jederzeit wieder löschen.
Damit Sie Ihre Rollen erfolgreich importieren können, muss Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Rolle enthalten. Geben Sie auch Spaltenüberschriften an, damit Sie Ihre Rollendetails den jeweiligen Feldern in Meisterplan zuweisen können.
Importierbare Felder
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Rollenname
Diese Felder können Sie optional importieren:
- Kosten pro Stunde; zulässige Formatierung siehe hier
- Kostentyp: Muss entweder Opex oder Capex sein.
- OBS-Felder: Nur OBS-Einheiten der obersten Ebene; mit “>” können Sie neue OBS-Untereinheiten in Meisterplan hinzufügen.
Zahlenformatierung
Um Zahlenfelder erfolgreich importieren zu können, sollten Sie die folgenden Formatierungsvorgaben beachten.
- Für den Dezimaltrenner (z.B. 70,0 € im Deutschen, 70.0 € im Englischen) müssen Dokument- und Browsersprache übereinstimmen, sonst wird die Zahl nicht importiert und verursacht eine Fehlermeldung.
- Verwenden Sie keine Tausendertrennzeichen (z.B. 10.500 € im Deutschen), weil diese nicht erkannt werden und als Dezimaltrennzeichen fehlinterpretiert werden können.
- Geben Sie nur positive Zahlen an, negative (z.B. -70 €) verursachen eine Fehlermeldung.
- Tragen Sie keine Einheiten wie beispielsweise Währungen (z.B. €) ein. Ihr Meisterplan-System verwendet automatisch die Währung. die in der linken Seitenleiste unter Allgemeine Einstellungen ausgewählt ist.
Schritt 2: Kopieren und einfügen
Kopieren Sie die gewünschten Rollendaten zusammen mit den Spaltenüberschriften aus Ihrem Tabellendokument und fügen Sie sie in Meisterplan ein (z.B. mit STRG+V). Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Rollendaten kopieren und einfügen.
Schritt 3: Felder zuweisen
Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den passenden Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt auch ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.
Schritt 4: Daten prüfen und bearbeiten
Validierung und Fehlerbehebung
In Schritt 4 können Sie Ihre Daten vor dem Import noch einmal prüfen und mögliche Fehler korrigieren. Editieren Sie ein Feld einfach, indem Sie es anklicken. Dunkelrot hinterlegte Felder zeigen an, dass es einen Fehler gibt, durch den die gesamte Zeile (also die Rolle) nicht importiert werden kann:
Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, klicken Sie auf Importieren, damit Ihre Rollen im Ressourcen-Pool verfügbar sind.
Aktualisieren bestehender Rollen
Wenn die Rollen Ihres Tabellendokuments bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Rollen Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan.
Identische Namen
Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Rollen mit demselben Namen anlegen können, dass Sie diese Daten aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.
Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist:
Beispiel |
Daten im Tabellendokument |
Bestehende Daten in Meisterplan |
Import / Aktualisieren möglich? |
Fall 1 |
"UX Designer", |
"UX Designer" |
"UX Designer" wird in Meisterplan aktualisiert, "Designer UX" wird neu angelegt |
Fall 2 |
" UX Designer", |
- |
Beide Rollen werden in Meisterplan neu angelegt. |
Fall 3 |
" UX Designer", |
"UX Designer" |
Meisterplan kann diese Rolle weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welche Rolle aus Ihrer Tabelle der Rolle in Meisterplan entspricht. |
Fall 4 |
"UX Designer" |
" UX Designer", " UX Designer" |
Meisterplan kann diese Rollen weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, auf welche Rolle in Meisterplan sich die Rolle in Ihrer Tabelle bezieht. |
Fall 5 |
" UX Designer", |
" UX Designer", " UX Designer" |
Meisterplan kann diese Rolle weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welche Rolle aus Ihrem Tabellendokument sich auf welche Rolle in Meisterplan bezieht. |
Ergebnis
Importierte Rollen
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Rollen im Ressourcen-Pool verfügbar:
Neu angelegte Werte
Wenn Ihr Tabellendokument neue Werte für OBS-Felder enthält, die in Meisterplan noch nicht angelegt sind, werden diese beim Import hinzugefügt: