So starten Sie mit Meisterplan erfolgreich in den Produktiveinsatz in Ihrem Unternehmen.

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• Unser Lean PPM-Framework als Leitfaden
• Download: Kompakte Checkliste
• So führen Sie Meisterplan in Ihrem Unternehmen ein
  • Schritt 1: Ziele festlegen
  • Schritt 2: Prozess festlegen
  • Schritt 3: Prozessbeteiligte ins Tool einladen
  • Schritt 4: Prozessbeteiligte schulen
  • Schritt 5: Meetings aufsetzen
  • Schritt 6: Verbindlichkeit herstellen
  • Schritt 7: Vom Wissen anderer profitieren

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie viele unserer Kunden Meisterplan erfolgreich eingeführt haben. Abhängig von Ihren individuellen Herausforderungen und den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens können Sie die einzelnen Schritte anpassen oder auch überspringen. Unser Customer Success Team plant gerne mit Ihnen die Einführung und unterstützen beim Training Ihrer Kollegen und Kolleginnen.

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Unser Lean-PPM-Framework als Leitfaden

Das Lean-PPM-Framework umfasst alle Rollen, Prozesse und Meetings, die Ihre Organisation für Projektportfoliomanagement braucht. Sie können sofort loslegen, denn sehr wahrscheinlich haben Sie im Unternehmen schon die meisten Rollen, Meetings und Aktivitäten – mit Lean PPM finden Sie heraus, was noch fehlt.

Klicken Sie hier, um mehr über Lean PPM zu erfahren!

Download: Kompakte Checkliste

Mit unserer praktischen Checkliste zum Ausdrucken und Abhaken behalten Sie den Überblick:

Download: Produktiv in Meisterplan-Checkliste als PDF

So führen Sie Meisterplan in Ihrem Unternehmen ein

Nachdem Sie Meisterplan konfiguriert und mit eigenen Daten beladen haben, führen Sie die Lösung in Ihrem Unternehmen ein. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

Schritt 1: Ziele festlegen

Erinnern Sie Ihre Kollegen daran, warum sie den ganzen Aufwand mit Steuerungsmeetings und Projektdatenpflege überhaupt betreiben sollen: Mit Portfoliomanagement und Meisterplan wird Ihr Unternehmen erfolgreicher (es werden häufiger die richtigen Projekte gemacht und sie werden häufiger rechtzeitig fertig) und Ihre Mitarbeiter werden glücklicher (keine Überbuchung mehr auf drei Projekte gleichzeitig).

Schaffen Sie für Ihre Kollegen Transparenz, warum sie den ganzen Aufwand mit Steuerungsmeetings und Projektdatenpflege überhaupt betreiben sollen:

• Portfoliomanagement gibt Ihrer Organisation einen Überblick über die Planungssituation Ihrer Projekte – sowohl aktuell als auch langfristig.
• Portfoliomanagement hilft Ihnen, rechtzeitig Ressourcenkonflikte und Projektabhängigkeiten zu identifizieren und so bereits frühzeitig realistisch zu planen. Dies beugt späteren Konfliktsituationen vor und sorgt für eine kapazitätsgerechte Terminierung von neuen Projekten.
• Kommt es dennoch zu Konfliktsituationen, hilft Portfoliomanagement Ihnen, diese zu analysieren und zeigt Ihnen die möglichen Lösungspfade auf.
• Durch die realistischere Planung steigt die Erfolgsquote Ihrer Projekte – zum Wohle Ihrer Organisation und Ihrer Kunden.
• Eine kapazitätsgerechte Einsatzplanung sorgt nicht zuletzt für eine höhere Motivation der Projektteams – durch weniger Überstunden und mehr Planungssicherheit.
• Portfoliomanagement dient außerdem als Informationskanal zwischen Projektteam und Unternehmensführung. Eskalationen können besser nachvollzogen und mit einer Lösung beantwortet werden.

Schritt 2: Prozess festlegen

Mit Meisterplan haben Sie das richtige Tool gefunden, um die richtigen Projekte mit den richtigen Leuten zu machen. Doch ohne robusten und zielgerichteten Prozess nützt das beste Tool nichts: Erst wenn Sie dafür sorgen, dass jeder im Unternehmen seine Rolle und Aufgaben im Portfoliomanagementprozess kennt, machen Sie Pläne die funktionieren.

Auch wenn Sie bereits einen stabilen Portfoliomanagementprozess haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um das gemeinsame Verständnis aller Beteiligten aufzufrischen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Der typische Projektzyklus

Was passiert mit einem Projekt entlang des PPM-Prozesses? Die Aufzeichnung eines Projektlebenszyklus von Start bis Ende ist eines der effektivsten Mittel, um den Prozess für alle Beteiligten greifbar zu machen.

• Zeigen Sie die unterschiedlichen Zyklusschritte von Initiierung über Konzipierung und Entscheidung bis hin zu Ausführung und Abschluss auf. Am besten zeigen Sie gleich die zugehörigen Stage Gates in Meisterplan.

Die Lean-PPM-Methode arbeitet mit klaren Stage Gates für jeden Teil des Lebenszyklus eines Projekts. Wenn Sie diese Methode für Ihren Prozess einsetzen, zeigt der Artikel "Meisterplan anpassen" welche Stage Gates Sie benutzen sollten.

Wer hat welche Rolle im PPM-Prozess?

Ein gemeinsames Verständnis der am Portfoliomanagementprozess beteiligten Rollen und Verantwortlichkeiten ist die Grundlage für erfolgreiches Portfoliomanagement.

• Zeigen Sie auf, welche Rollen Ihr Portfoliomanagementprozess beinhaltet, welche Aufgaben in dieser Rolle erfüllt werden und welcher Kollege diese Rolle übernimmt
• Am besten besprechen Sie diesen Vorschlag im Rahmen eines Kick-Off-Meetings mit allen Prozessbeteiligten, damit mögliche Missverständnisse und Fehlannahmen so schnell wie möglich geklärt werden können.
• Denken Sie auch an eine Vertretung, die Ihre Aufgaben übernimmt, wenn Sie im Urlaub oder krank sind.

Wenn Sie für Ihren Prozess die Lean-PPM-Methode einsetzen, finden Sie eine ausführliche Beschreibung der entsprechenden Rollen im Artikel "Der PPM-Prozess".

Welche Meetings brauchen Sie?

Nach der Klärung der Rollen und Aufgaben müssen die verschiedenen PPM-Tätigkeiten über die Einplanung von Regelmeetings strukturiert und zeitlich verbindlich gemacht werden.

• Legen Sie für jedes Meeting die benötigten Teilnehmer, den erwarteten Input und Output sowie die grobe Agenda fest.

Dabei helfen Ihnen unsere praktischen Vorlagen: Laden Sie die Vorlagen herunter, passen Sie sie an Ihren individuellen Prozess an, und nehmen Sie sie später in die Meetings mit!

• Download: Vorlage für das Pipeline Review Meeting
• Download: Vorlage für das Portfolio Board Meeting
• Download: Vorlagen für weitere Lean PPM-Meetings

Welche (Sub-)Portfolios brauchen Sie?

Je größer die Zahl der Projekte im Unternehmen, desto höher die Komplexität des Portfoliomanagements.

• Versuchen Sie durch Dezentralisierung und klare Abgrenzung von Verantwortungsbereichen übersichtliche Teilportfolios zu schaffen. Meisterplan unterstützt Sie dabei durch die Möglichkeit, mithilfe von Filtern (z.B. nach Projektleiter, Organisationsbereich oder Stage Gate) Teilportfolios anzulegen und den jeweiligen Bearbeitern zuzuweisen.
• Klären Sie die Bedarfe der unterschiedlichen Beteiligten ab und legen Sie die Portfolios an, um Meisterplan vom Start weg fest im Prozess zu verankern.

Wenn Sie die Lean-PPM-Methode einsetzen, finden Sie im Artikel "Meisterplan anpassen" eine Übersicht über die unterschiedlichen Portfolios, die Sie vor dem Start anlegen sollten.

Strategie und Bewertungskriterien

Portfoliomanagement liefert nur dann zuverlässig wertvolle Ergebnisse, wenn für Projekte klar ist, welchen Wert sie zur übergeordneten Unternehmensstrategie beitragen.

• Zeigen Sie den Prozessbeteiligten, wie im Rahmen Ihres PPM-Prozesses Bewertungskriterien erarbeitet werden und welche das aktuell sind.
• Sollten Sie in Ihrem Unternehmen keine Bewertungskriterien für Projekte haben, so empfehlen wir Ihnen, diese zu erarbeiten. Sie bekommen damit ein wichtiges Hilfsmittel an die Hand, im Konfliktfall (Machen wir jetzt Projekt A oder B?) nachvollziehbare und abgesicherte Entscheidungen zu treffen.

Für die Lean PPM-Methode finden Sie im Artikel "Die Unternehmensstrategie übersetzen" eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erarbeitung und Konfiguration von Projektbewertungskriterien mit Meisterplan.

Ideenmanagement

Häufig konzentriert sich Projektportfoliomanagement allein auf die Verwaltung des Portfolios aktuell laufender Projekte. Genauso wichtig für eine realistische und wertorientierte Planung ist aber auch der Prozess der Sammlung und Einplanung neuer Projektinitiativen.

Wie kommen neue Projekte in die Pipeline? Wer ist dafür verantwortlich? Welche Informationen müssen erarbeitet werden, um die Initiative bewerten und einplanen zu können?

Die Beantwortung dieser Fragen schafft Transparenz für Initiatoren und Entscheider und ermöglicht Ihnen, auch langfristig Pläne zu machen, die funktionieren.

• Erklären Sie den Beteiligten, wer neue Projektvorschläge einbringen kann, wie die Vorschläge ausspezifiziert sein müssen, und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
• Machen Sie explizit, welche Gremien an welchen Stellen im Prozess darüber entscheiden, ob das vorgeschlagene Projekt zur Umsetzung genehmigt wird oder nicht.

Für Lean PPM zeigt der Artikel "Management der Projektpipeline" wie neue Initiativen aufgenommen werden.

Reporting

Kein Portfoliomanagement ohne Reporting: Die Entscheider wollen wissen, wie es um die Kapazitätsauslastung bestellt ist, der Projektleiter muss den Projektstatus angeben, und der Portfoliokoordinator will den Strategiebeitrag des Gesamtportfolios visualisieren.

• Holen Sie vor dem Produktiveinsatz die Bedarfe der jeweiligen Beteiligten ab, konfigurieren Sie die entsprechenden Berichte in Meisterplan und denken Sie an die Zugriffsrechte für die richtigen Benutzer.

Details zum Thema Reports in Meisterplan finden Sie im Bereich "Berichterstellung".

Kommunikation der Portfolioentscheidungen

Dieser Punkt ist maßgeblich für die Akzeptanz des Themas Projektportfoliomanagement in Ihrem Unternehmen. Alle Prozessbeteiligten wenden Zeit und Arbeit auf, um Informationen zuzuliefern und Entscheidungen vorzubereiten. Nach jedem Durchlauf des PPM-Zyklus ist es darum nur logisch, dass die Prozessbeteiligten - und auch jeder weitere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen! – über die getroffenen Entscheidungen transparent informiert werden müssen.

Die Projektleiter und Teams möchten wissen, ob ihrem Projekt denn weitere Unterstützung zuteil wird.

Der Kundenbetreuer möchte wissen, ob der Projektantrag seines Kunden positiv beschieden wurde.

Herr Müller und Frau Meier möchten wissen, welchen Projekten sie mittelfristig zugeteilt werden.

• Kommunizieren Sie daher die Portfolioentscheidungen zeitnah und umfänglich. Wir schlagen dafür vor, die Informierung der betroffenen Projektleiter direkt zu gestalten – z.B. in Form eines Informationsmeetings, und die Information weiterer Mitarbeiter über eine eigene Rubrik im Intranet sicherzustellen.

Schritt 3: Prozessbeteiligte ins Tool einladen

Nachdem die Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt wurden, müssen die Prozessbeteiligten als Nutzer in Meisterplan angelegt und mit den entsprechenden Rechten ausgestattet werden.

• Nutzen Sie hierfür die Funktion „Benutzer hinzufügen“ in der Meisterplan-Benutzerverwaltung und legen Sie ihre Berechtigungen fest, indem Sie sie einer entsprechenden Benutzergruppe zuweisen.
• Wir empfehlen Ihnen, vorab einen Überblick über die Benutzergruppen und deren individuelle Berechtigungen zu erarbeiten. Dies ermöglicht Ihnen, die Nutzeranlage in Meisterplan selbst gleich im ersten Wurf perfekt umzusetzen.

Wenn Sie nach der Lean PPM-Methode arbeiten, finden Sie im Artikel "Meisterplan anpassen" Tabellen mit der passenden Konfiguration für jede Rolle.

Schritt 4: Prozessbeteiligte schulen

Sobald Ihre Kollegen einen eigenen Zugang zu Meisterplan erhalten, ist es an der Zeit, die sich ergebenden zahlreichen Fragen zum Tool und zum Thema Lean PPM selbst zu beantworten.

• Geben Sie je nach Bedarf und Vorwissen der Kollegen einen Crash-Kurs, erstellen Sie gemeinsam die ersten Projekte und Berichte, oder stehen Sie einfach nur jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wenn die anderen Benutzer sich selbst einlernen möchten, schicken Sie Ihnen einfach den Link zum Online-Help-Center. Falls Sie mal eine Frage nicht selbst beantworten können, kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Schritt 5: Meetings aufsetzen

Alle sind auf den Prozess eingestellt und haben sich das Tool eingerichtet: Jetzt fehlen nur noch die Meetings.

• Setzen Sie im entsprechenden Takt (wöchentlich? monatlich?) die zum Portfoliomanagement gehörenden Regelmeetings mit den relevanten Beteiligten auf, reservieren Sie Räume und besorgen Sie etwas Nervennahrung für brenzlige Situationen.
• Unsere Vorlagen helfen Ihnen dabei, das Ziel jedes Meetings im Auge zu behalten. Drucken Sie für jeden Meetingteilnehmer eine (an Ihren spezifischen Prozess angepasste) Kopie aus und bringen Sie diese ins Meeting mit.

Schritt 6: Verbindlichkeit herstellen

Um den neuen PPM-Prozess im Unternehmen verbindlich zu verankern, hat es sich bewährt, die nötigen Meetings sofort in den vorgesehenen Zyklen einzuplanen und durchzuführen. Geben Sie sich selbst und Ihren Kollegen den nötigen Raum zum „Ausprobieren und Verbessern“, indem Sie nach dem ersten PPM-Zyklus ein Lessons Learned mit allen beteiligten einplanen und dort besprechen, welche Dinge noch optimiert werden können.
Hierzu zählen Konfigurationselemente in Meisterplan selbst (haben Sie z.B. ein bestimmtes Projektinformationsfeld vermisst?), aber auch die Art und Durchführung der einzelnen Meetings und Informationsflüsse. Die Möglichkeit, am neuen Thema Lean PPM mitzuwirken und die eigenen Vorteile daraus zu erkennen, wird Ihrer Organisation zu viel höherer Motivation verhelfen, das Thema zu leben und weiterzuentwickeln.

Weiterhin haben viele Kunden, die Lean PPM erfolgreich implementiert haben, ihre Prozesse und Verantwortlichkeiten z.B. im Intranet dokumentiert. Auch hier zählen Einfachheit, Transparenz und Aktualität im Zweifel mehr, als ein 200-seitiges Kompendium, das am Ende eh niemand liest.

Schritt 7: Vom Wissen anderer profitieren

In jedem Fall gilt: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob noch Optimierungsbedarf besteht oder wie dieser realisiert werden kann, kontaktieren Sie uns! Wir stellen uns gern als "Sparring Partner" zur Verfügung, um Ihre Konfiguration und Prozesse zu besprechen und Ihnen ggf. wertvolle Tipps aus unserer Erfahrung mit anderen Kunden zu geben.

• Lesen Sie unseren Best Practice-Blogpost über den Start ins produktive PPM. Darin verraten wir, wie Sie typische Fehler bei der Einführung von Portfoliomanagement vermeiden.
• Schauen Sie auf unseren Blog und holen Sie sich dort Anregungen und Lösungsansätze für Ihre tägliche Arbeit.
• Nehmen Sie an einer vom Meisterplan Customer-Success-Team moderierten Roundtable-Web-Session mit anderen Kunden teil.

Zu viel Information? Laden Sie hier unseren One-Pager herunter und haken Sie ab, was Sie auf dem Weg zu funktionierenden Plänen schon erledigt haben!