Importieren Sie nahtlos Projekte aus Asana in Meisterplan, halten Sie sie auf dem neuesten Stand und zeigen Sie Aufgabendetails direkt im Information Panel an. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Asana verbinden, Projekte importieren und verknüpfen und welche Daten übernommen werden können.
- Allgemein
- Projekte aus Asana importieren
- Meisterplan-Projekte mit Asana-Projekten verknüpfen
- Einstellungen für Asana-Links
- Asana-Daten in Meisterplan ansehen
Allgemein
Wenn Sie zum ersten Mal Projekte aus Asana importieren, wird automatisch ein Link mit dem von Ihnen ausgewählten Asana-Arbeitsbereich erstellt. Wenn Sie das nächste Mal Projekte aus Asana importieren, können Sie entweder den bestehenden Link auswählen oder einen neuen Link mit einem anderen Arbeitsbereich erstellen.
Voraussetzungen
- In der linken Seitenleiste unter Integrationen > Verknüpfte Tools > Allgemeine Einstellungen wurde der erweiterte Integrations-Hub aktiviert.
- Es gibt einen Automatisierungsbenutzer mit den erforderlichen Benutzerrechten.
Erforderliche Zugriffsrechte
Ihre Benutzergruppe muss die folgenden Rechte haben:
- Unter Verwalten > Benutzergruppen > Integrationen > Verknüpfte Tools > Projekt- und Task-Management-Tools mindestens:
- die Option Verwenden, um und Projekte aus bereits verknüpften Tools zu importieren und Aufgabendetails anzusehen.
- die Option Konfigurieren, um weitere Tools zu verknüpfen.
- Unter Verwalten > Benutzergruppen > Integrationen > Import & Export das Recht Daten importieren.
Projekte aus Asana importieren
- Klicken Sie im Portfolio Designer, in der Liste oder in der Board-Ansicht in der Toolbar auf Hinzufügen und wählen Sie Projekte importieren > Asana.
- Wählen Sie die Link-Details:
- Wenn Sie Asana das erste Mal mit Ihrem Meisterplan-System verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Füllen Sie die Authentifizierungsabfrage aus, die automatisch aufgeht, bestätigen Sie sie.
- Wählen Sie den Asana-Arbeitsbereich aus:
- Wenn es bereits einen Asana-Link gibt:
- Wählen Sie den Link, den Sie verwenden wollen:
- Oder fügen Sie einen neuen Link hinzu und wählen Sie Arbeitsbereich und Name:
- Wählen Sie den Link, den Sie verwenden wollen:
- Wenn Sie Asana das erste Mal mit Ihrem Meisterplan-System verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
- Wählen Sie die Projekte aus, die Sie importieren möchten:
- Wenn es noch Beispieldaten in Ihrem Meisterplan-System gibt, können Sie entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten.
- Klicken Sie auf Importieren.
Ergebnis
- Die ausgewählten Projekte werden als Meisterplan-Projekte importiert. Wenn es kein Start und Enddatum in Asana gibt, beginnt das Meisterplan-Projekt am Tag des Imports und endet einen Monat später. Sind Start- und Enddatum vorhanden, werden diese beim Import übernommen.
- Ein Asana-Link wird angelegt (außer, er existiert bereits).
- Zugewiesene Personen aus Asana werden bestehenden Ressourcen in Meisterplan zugeordnet oder, wenn keine Zuordnung möglich ist, als neue Ressourcen importiert und auf die neu importierten Projekte eingeplant.
- Die Aufwände der Aufgaben werden für jede zugewiesene Person summiert und als Ressourcenallokation in Meisterplan hinterlegt.
- Die neuen Meisterplan-Projekte werden mit ihren Asana-Gegenstücken verlinkt.
Meisterplan-Projekte mit Asana-Projekten verknüpfen
Wenn Sie ein bestehendes Meisterplan-Projekt mit seinem Gegenstück in Asana verknüpfen wollen, wählen Sie das Projekt in einer Ansicht wie dem Portfolio oder der Liste aus und öffnen Sie die Aufgabendetails im Information Panel:
Wählen Sie Asana aus und folgen Sie den Schritten, die oben unter Projekte aus Asana importieren beschrieben werden.
Ergebnis
Das Meisterplan-Projekt wird mit seinem Asana-Gegenstück verknüpft.
Einstellungen für Asana-Links
In der linken Seitenleiste unter Integrationen > Verknüpfte Tools > Projekt- und Task-Management-Tools finden Sie eine Liste aller Tools, die über den Extended Integration Hub, Jira oder die Task API verknüpft sind. Klicken Sie auf einen Asana-Link, um dessen Namen zu bearbeiten und den ausgewählten Arbeitsbereich zu sehen.
Meilensteine aus Asana importieren
In den Einstellungen können Sie festlegen, ob Sie aus Asana Meilensteine zusammen mit dem Projekt importieren und verknüpfen möchten. Setzen Sie einen Haken bei Meilensteine aus Asana importieren:
Damit ist der automatische Import von Asana-Meilensteinen nach Meisterplan aktiviert, und alle Meilensteine der Projekte, die verknüpft sind, werden in die Plandaten importiert. Sie können überall dort eingesehen werden, wo Meilensteine angezeigt werden, zum Beispiel im Portfolio Designer oder der Roadmap.
Was wird importiert
Nach Meisterplan werden automatisch alle Meilensteine importiert, die zu dem Projekt oder dessen Aufgaben gehören, das mit dem Meisterplan-Projekt verknüpft ist. Die folgenden Informationen werden aus Asana importiert und aktualisiert:
- Name
-
Datum
- wenn das Datum des Meilensteins nach dem Projektende liegt, wird das Projekt in Meisterplan verlängert
- wenn das Datum des Meilensteins vor dem Start des Projekts liegt, wird der Meilenstein in Meisterplan auf das Startdatum gelegt
- Status: Wenn der Meilenstein in Asana den Status Fertig bekommt, erhält der zugehörige Meilenstein in Meisterplan automatisch den Status Abgeschlossen.
In der Historie gibt es einen Eintrag für jeden Import eines neuen oder aktualisierten Meilenstein-Eintrags unter dem Namen des Automatisierungsbenutzers.
Benennung
Aus Asana importierte Meilensteine erhalten den Namen des Asana-Links zusammen mit dem Namen des Asana-Meilensteins, z. B. "Asana Marketing - Veröffentlichung".
Wann werden Meilensteine importiert
Meilensteine aus Asana werden einmal täglich über Nacht nach Meisterplan in die Plandaten importiert. Darüber hinaus werden sie auch importiert und aktualisiert, wenn Sie das Projekt in Meisterplan auswählen oder in der Toolbar des Information Panels auf Daten neu laden klicken.
Meilensteine aktualisieren
Sie können die importierten Meilensteine in Meisterplan bearbeiten und zum Beispiel eine Phase und einen Status hinterlegen. Details wie der Name und das Datum werden jedoch mit dem nächsten Import aus Asana wieder überschrieben. Der Status wird erst dann überschrieben, wenn der Meilenstein in Asana den Status Fertig erreicht hat.
Wenn sich der Meilenstein in Asana ändert, wird der entsprechende Meilenstein in Meisterplan mit dem nächsten Import aktualisiert.
Wenn Sie den Haken bei Meilensteine aus Asana importieren entfernen oder die Projektverknüpfung löschen, bleiben die importierten Meilensteine in Meisterplan unverändert.
Es werden nur Meilensteine aktualisiert, die zuvor aus Asana importiert wurden. Manuell angelegte Meilensteine in Meisterplan können nicht verknüpft oder aktualisiert werden.
Meilensteine löschen
Wenn Sie einen der importierten Meilensteine in Meisterplan löschen, wird er mit dem nächsten Import wiederhergestellt. Wenn Sie einen Meilenstein in Asana löschen, wird der entsprechende Meilenstein in Meisterplan mit dem nächsten Import ebenfalls gelöscht.
Asana-Daten in Meisterplan ansehen
Wenn ein Meisterplan-Projekt mit seinem Gegenstück in Asana verknüpft ist, können Sie den Aufwand aus Asana anzeigen und mit den geplanten Allokationen in Meisterplan vergleichen.
Aufgaben in Meisterplan visualisieren
In der Projektmaske jedes verknüpften Projekts können Sie im Tab Task Timeline die Aufgaben aus Asana auf einer Zeitleiste sehen. So bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Asana geplant ist und welche Abhängigkeiten es gibt. Mehr erfahren Sie im Artikel Projektmaske - Task Timeline.
Vergleich von Daten auf Projektebene
Im Information Panel finden Sie für jedes verknüpfte Projekt einen detaillierten Vergleich von Allokationen und Aufwänden. Außerdem können Sie sehen, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind und welche noch offen sind. Erfahren Sie mehr im Artikel Asana-Aufwände im Information Panel vergleichen.
Vergleich von Daten über das gesamte Portfolio hinweg
Vergleichen Sie die Asana-Daten über alle Projekte hinweg, indem Sie in Ansichten wie der Liste oder dem Portfolio Designer bestimmte Felder, Farben oder Filter verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Asana-Aufwände in verschiedenen Ansichten vergleichen.
Wie Sie die Toleranzgrenze für die Allokationsabweichung anpassen, erfahren Sie im Artikel Tools verknüpfen über den erweiterten Integrations-Hub.