Verknüpfen Sie Asana mit Meisterplan, und vergleichen die Aufwände in Asana mit den Allokationen in Meisterplan direkt im Information Panel.

• Aufgabendetails im Information Panel
• Allokationsvergleich mit Meisterplan
  • Allokationen & Zeitplan anpassen
• Aufgabenstatus in Asana

Aufgabendetails im Information Panel

Die Asana-Daten, die im Information Panel angezeigt werden, sind global und werden in allen Szenarien angezeigt. 

Wenn Sie im Aufgabenüberblick oben rechts auf den Tool-Namen klicken, öffnet sich das verknüpfte Projekt in Asana. In der Toolbar des Information Panel können Sie über das Menü Weitere Aktionen den Tool-Link bearbeiten, die Daten aktualisieren oder die Verknüpfung löschen. Letzteres löscht weder den Asana-Link mit Meisterplan, noch die Verknüpfung anderer Projekten mit Asana.

Allokationsvergleich mit Meisterplan

Dieser Abschnitt vergleicht die projektbezogenen Aufwände in Asana mit den Allokationen in Meisterplan. Im eingeklappten Zustand sehen sie, wie viele Tage mehr in Asana geplant sind, wie viele Tage weniger, und wie viele Tage keine Rollen- oder Ressourcenzuordnung in Meisterplan haben. Wenn Sie die Zeilen ausklappen, sehen Sie hier die detaillierten Abweichungen pro Rolle und Ressource.

Die Voraussetzung ist, dass die Personen, die einer Aufgabe im externen Tool zugewiesen wurden, den jeweiligen Rollen oder Ressourcen in Meisterplan zugeordnet wurden. Fehlende Zuordnungen werden in der untersten Zeile aufgelistet.

Beispiel: Im Screenshot oben sehen Sie, dass Florian Braun und Lars Wagner in Meisterplan mit mehr Personentagen eingeplant sind als in Asana. Je nach Größe und Fortschritt Ihres Projekts können Sie diesen Puffer behalten oder aber die Planung in Meisterplan direkt anpassen, um Kapazität für ein anderes Projekt freizugeben.

Bei Theresa Vogt sehen Sie im Screenshot, dass in Asana mehr Aufwand geplant ist als in Meisterplan. Wenn das eine unerwartete Veränderung ist, bietet es sich an, Rücksprache mit dem Team zu halten. Wenn Sie die Allokationen in Meisterplan deswegen erhöhen müssen, kann das die Planung anderer Projekte beeinflussen.

Katharina Koch hingegen ist in Meisterplan eingeplant, aber nicht in Asana. Wenn Asan korrekt ist und sie in diesem Projekt nicht gebruacht wird, hat sie mehr Zeit für andere Projekte zur Verfügung. Oder aber sie wurde in Asana vergessen und muss dort noch eingeplant werden.

Allokationen & Zeitplan anpassen

Wenn Sie auf den Button Allokationen & Zeitplan anpassen klicken, werden vergangene und zukünftige Allokationen aller Ressourcen, die eine Abweichung gegenüber dem Aufwand in Asana haben, an den Asana-Aufwand angepasst:

• Allokationen:
  • Aufgaben aus Asana werden in Meisterplan pro Ressource als flexible Allokationssegmente importiert.
  • Die Segmente können im Portfolio Designer im Allokationsmodus Flexibel eingesehen werden.
  • Start- und Enddatum der flexiblen Segmente entsprechen den Start- und Enddaten der jeweiligen Aufgaben.
  • Überlappende Segmente werden automatisch summiert.
  • Teilweise überlappende Segmente werden in mehrere Segmente aufgeteilt, sodass die überlappenden Zeiträume korrekt summiert werden.
  • Wenn dieselbe Ressource oder dasselbe Team dem Projekt mehrfach mit unterschiedlichen Projektrollen zugewiesen ist, wird der Asana-Aufwand gleichmäßig auf alle Allokationen verteilt.
• Ressourcen:
  • Wenn in Asana Personen oder Teams zugewiesen sind, die nicht auf das Projekt in Meisterplan eingeplant sind, werden sie zum Projekt hinzugefügt. Voraussetzung ist, dass sie anhand ihrer E-Mail-Adresse einer Ressource im Ressourcen-Pool zugeordnet werden können.
  • Wenn sie nicht zugeordnet werden können, werden die jeweiligen Aufgaben nicht importiert.
  • Sind in Meisterplan Ressourcen, Teams oder Rollen zugewiesen, werden diese durch die Anpassung der Allokationen nicht geändert.
• Start- und Enddatum:
  • Start- und Enddatum werden verlängert, wenn es Aufgaben gibt, deren Start- oder Enddatum außerhalb der Projektdaten liegen.
  • Start- und Enddatum werden verkürzt, wenn in diesem Zeitraum keine oder nur Allokationen mit dem Wert 0 vorhanden sind; existiert eine Allokation größer 0, wird deren Enddatum zum Projektenddatum; das heißt, es wird die kürzest mögliche Projektdauer gewählt, ohne dass Allokationen gelöscht werden.
• Unvollständige Aufgaben:
  • Aufgaben ohne Zuordnung (Assignee) im angebundenen Tool werden ignoriert.
  • Aufgaben ohne Aufwand werden mit einer Allokation von null hinzugefügt.
  • Aufgaben ohne Datumsangaben werden am Ende des Projekts hinzugefügt:
    • wenn zwischen Projektende und dem Ende der letzten Aufgabe eine Lücke besteht, oder
    • falls keine Lücke besteht, wird das Projekt um einen Monat verlängert und die Aufgaben dort ergänzt.

Der Button wird nicht angezeigt, wenn:

• es keine Abweichung zwischen den Allokationen in Meisterplan und dem Asana-Aufwand gibt.
• dem Benutzer eines oder mehrere der folgenden Benutzerrechte fehlen:
  • Allokationen bearbeiten
  • Szenario oder Plandaten bearbeiten
  • Bearbeitungsrechte für das Projekt

Aufgabenstatus in Asana

In diesem Abschnitt sehen Sie den Status der einzelnen Aufgaben im verknüpften Tool. Sie benötigen dafür keine Zugriffsrechte auf das Tool. Ein blauer Punkt vor dem Aufgabennamen bedeutet, dass sie in Bearbeitung ist, ein grauer Punkt, dass sie noch nicht begonnen wurde, und ein grüner Punkt, dass sie erledigt wurde.

Wenn es im gesamten Projekt keine Zuordnungen von Rollen oder Ressourcen gibt, wird der Gesamtaufwand des Asana-Projekts mit den Gesamtallokationen des Meisterplan-Projekts verglichen. Sobald eine zugewiesene Person einer Aufgabe in Asana einer Meisterplan-Rolle oder -Ressource zugeordnet wurde, werden alle Aufgaben nach Rolle oder Ressource aufgeteilt. Alle Aufgaben mit nicht zugeordneten Personen werden der untersten Gruppe, Ohne eingeplante Ressourcen, zugeteilt.

Fertiggestellt

Angezeigt werden alle Aufgaben, die in Asana als erledigt markiert wurden. 

Innerhalb Allokation

Diese Aufgaben sind in Asana noch in Arbeit, aber können mit den verbleibenden geplanten Allokationen in Meisterplan voraussichtlich bis zum geplanten Enddatum abgeschlossen werden.

Verglichen wird der verbleibende Aufwand offener Aufgaben in Asana mit den Meisterplan-Allokationen ab heute.

Außerhalb Allokation

Diese Aufgaben sind in Asana noch in Arbeit und können mit den verbleibenden geplanten Allokationen in Meisterplan voraussichtlich nicht mehr bis zum geplanten Enddatum abgeschlossen werden. 

Verglichen wird der verbleibende Aufwand offener Aufgaben in Asana mit den Meisterplan-Allokationen ab heute. Dabei gilt die Reihenfolge der Aufgaben in Asana.

Beispiel: Florian Braun, Lars Wagner und Theresa Vogt, die bereits im Beispiel für den Allokationsvergleich aufgelistet wurden, erscheinen auch in diesem Abschnitt. Hier sehen Sie alle Aufgaben, die nicht mit den in Meisterplan geplanten Allokationen abgeschlossen werden können, und den Gesamtaufwand jeder der Aufgaben. Je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Aufgaben können Sie entscheiden, ob die Allokationen und damit die Planung in Meisterplan erhöht werden muss, oder ob die Aufgaben aufgeschoben oder einer anderen Person zugewiesen werden könnten.

Ohne eingeplante Ressourcen

Diesen Aufgaben ist in Asana entweder keine Person zugewiesen oder eine Person, die keiner Ressource in Meisterplan zugeordnet werden konnte.