Die Tage vor einem Entscheidungs-Meeting, wie zum Beispiel dem Portfolio Board Meeting, sind für den Portfoliokoordinator und die Projektleitung besonders wichtig. Sie müssen sicherstellen, dass alle Projektdaten aktuell und korrekt sind, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

• Vorbereitung
• Portfoliokoordinator: Einleiten des Status-Update-Prozesses
• Projektleitung: Aktualisierung der Projektdaten
• Portfoliokoordinator: Fertigstellungskontrolle

Vorbereitung

Bevor Sie den Status-Update-Prozess starten, empfehlen wir Ihnen, die folgenden benutzerdefinierten Ansichten anzulegen, um Ihre und die Arbeit Ihres Teams zu erleichtern. Wenn Sie die Ansichten abspeichern, können Sie sie für zukünftige Meetings wiederverwenden.

• Ansicht relevanter Projekte: Legen Sie in der Projektliste eine Ansicht an, in der Sie nur die relevanten Projekte sehen. Filtern Sie die Projekte beispielsweise nach Stage Gate, so dass nur diejenigen mit den Stage Gates Bewilligt und Aktiv angezeigt werden.
• Ansicht für die Projektleitung: Damit die Projektleitenden nur die Projekte sehen, die für sie relevant sind, konfigurieren Sie in der Projektliste eine Ansicht für die Projektleitung mit den Filtern Projektleitung = Angemeldeter Benutzer und Status = Status-Update erforderlich (dieses Auswahlfeld müssen Sie zuvor unter Verwalten > Projektfelder > Status anlegen). Speichern Sie die benutzerdefinierte Ansicht  und teilen Sie sie mit Ihrer Projektleitung. Ihre Kollegen werden nur die Projekte sehen, für die sie verantwortlich und die sie prüfen müssen.

Portfoliokoordinator: Einleiten des Status-Update-Prozesses

Als Portfoliokoordinator leiten Sie den Status-Update-Prozess ein, indem Sie die betroffenen Projekte markieren und die Projektleitung darum bitten, ihre Projekte zu prüfen und zu aktualisieren.

• Projektstatus ändern: Wählen Sie mit einem Klick alle Projekte in der Projektliste aus. Klicken Sie dann in der Toolbar auf Bearbeiten und wählen Sie das Feld Status und den Wert Status-Update erforderlich aus. Wenn Sie die Änderung speichern, werden alle Projekleitenden automatisch über die Änderung benachrichtigt. Möglicherweise müssen Sie den Statuswert zuerst unter Verwalten > Projektfelder anlegen.
• Massenkommentar für Anweisungen: Nachdem Sie den Status geändert haben, wählen Sie erneut alle Projekte aus und klicken Sie in der Toolbar auf Kommentieren. Sie können hier konkrete Anweisungen hinterlegen, wie die Frist für die Aktualisierung und für welches Meeting sie erforderlich ist. Wenn Sie den Massenkommentar speichern, werden alle Projektleitenden automatisch darüber benachrichtigt.

Projektleitung: Aktualisierung der Projektdaten

Wenn die Projektleitung über die Statusänderung und den Kommentar benachrichtigt wurde, sollten sie die folgenden Aufgaben erledigen:

• Prüfen und Aktualisieren der Projektdaten: Die Projektleitung prüft jedes ihrer jeweiligen Projekte und aktualisiert Daten wie Zeitplan, Budget und Ressourcenallokationen in der Projektmaske. Für einen Gesamtüberblick eignet sich die benutzerdefinierte Ansicht der Projektliste, die der Portfoliokoordinator für sie vorbereitet hat.
• Projektstatus ändern: Sobald die Aktualisierung erfolgt ist, ändert die Projektleitung den Projektstatus, um damit zu zeigen, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Portfoliokoordinator: Fertigstellungskontrolle

Nach Ablauf der Frist und vor dem Entscheidungs-Meeting können Sie schnell kontrollieren, ob die Projektleitenden alle Projekte aktualisiert haben.

• Filtern nach 'Status-Update erforderlich: Öffnen Sie die Projektliste und filtern Sie die Projekte nach Status-Update erforderlich, um zu sehen, welche Projekte noch nicht aktualisiert wurden. Das können Sie in jeder benutzerdefinierten Ansicht der Projektliste tun, ohne die Ansicht zu speichern.
• Nachverfolgung: Wenn es Projekte gibt, die noch nicht aktualisiert wurden, sprechen Sie die jeweilige Projektleitung direkt an, damit die Aktualisierung noch vor dem Meeting erfolgt.

Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet einen optimalen Prozess für die Vorbereitung von Entscheidungs-Meetings, sichert die Aktualität von Projektdaten und fördert die Zusammenarbeit zwischen Portfoliokoordinatoren und der Projektleitung für ein erfolgreiches Portfoliomanagement.