Im Lean-PPM-Bereich „Strategize“ sorgen die Beteiligten dafür, dass sich die in den anderen Bereichen zu treffenden Entscheidungen an der Unternehmensstrategie orientieren können.

• Ziele und beteiligte Rollen
• Umsetzung mit Meisterplan
• Projektkriterien festlegen und gewichten
• Projektwertbeiträge festlegen

Ziele und beteiligte Rollen

Für die Übersetzung der Unternehmensstrategie sind Portfolio-Koordinator und Strategie-Manager verantwortlich. Diese entwickeln im halbjährlich stattfindenden Strategieworkshop Kriterien zur strategischen Bewertung von Projekten und passen diese ggf. an Änderungen der Unternehmensstrategie an. Der Portfolio-Koordinator konfiguriert zudem im Bedarfsfall das PPM-Tool.

Diese Bewertungsmöglichkeit für Projekte ist die Grundlage dafür, dass in den anderen Lean-PPM-Bereichen ein im Sinne der Unternehmensstrategie möglichst werthaltiges Portfolio entsteht und ausgeführt wird.

Umsetzung mit Meisterplan

Die Strukturierung Ihrer Projekte in einzelne Phasen hat Auswirkungen auf die Arbeit mit Meilensteinen: Wenn Sie Ihren Projekten später Meilensteine hinzufügen, können diese eine Projektphase starten oder beenden.

Projektkriterien festlegen und gewichten

Verschiedene mögliche Bewertungsansätze
Grundsätzlich sind je nach strategischer Ausrichtung verschiedene Ansätze zur Bewertung von Projekten sinnvoll. So könnte etwa einfach der Ertragswert der Projekte als alleiniges Kriterium benutzt werden, wenn das Unternehmen keine weiteren strategischen Ziele als das Erzielen von Gewinnen hat. Für Lean PPM mit Meisterplan empfehlen wir, Projekte mit Hilfe eines Projektwerts einzustufen, in den mehrere strategische Kriterien einfließen.

Im Strategieworkshop werden Kriterien zur strategischen Bewertung von Projekten festgelegt und gegeneinander gewichtet. Dies erfolgt zunächst außerhalb von Meisterplan, um die Zeit des Strategie-Managers effizient zu nutzen. Pflegen Sie die Liste aber trotzdem am besten digital, damit beim nächsten Strategieworkshop sofort der aktuelle Stand einsehbar ist.

Schritt 1: Erstellen oder aktualisieren Sie die Liste der Projektkriterien, die sich von den strategischen Zielen des Unternehmens ableiten – z. B. „Gewinnbeitrag“, „Amortisierungszeit“, „Nutzen für Kernmarkt X“, „Nutzen für digitale Transformation“, „Risiko“.

Möglichst wenige Kriterien
Bei mehr als 5 Projektkriterien macht es Sinn, zusammenhängende Kriterien zusammenzufassen. Die Einfachheit des Prozesses ist einer der Erfolgsfaktoren für die Einführung von Lean PPM.

Schritt 2: Legen Sie die (aktualisierte) relative Gewichtung dieser Projektkriterien fest – z. B.  "5x", "3x", "2x".

Das Ergebnis des Strategie-Workshops kann dann zum Beispiel wie folgt aussehen:

Tabelle 4: Im Strategie-Workshop werden Projektkriterien definiert.

Projektwertbeiträge festlegen

Das Bewertungsmuster für Projekte basiert auf einer Punktzahl, die widerspiegelt, wie weit ein einzelnes Projekt zur Erreichung der Strategie beiträgt. Sie ergibt sich aus der Einzelpunktzahl aller Projektkriterien.

Die Gesamtpunktzahl wird in Meisterplan über den Projektwert abgebildet. Die einzelnen Projektkriterien werden als Projektfelder angelegt.

Schritt 1: Öffnen Sie unter Verwalten die Ansicht Projektfelder.

Schritt 2: Legen Sie nun für jedes neue Projektkriterium ein neues Projektfeld vom Typ Einzelauswahl an. Wie das Ergebnis aussehen kann, zeigt folgende Abbildung.

Abbildung: Projektkriterien als Projektfelder in Meisterplan

Schritt 3: Legen Sie in diesem Schritt für jede Abstufung eines Kriteriums einen entsprechenden Einzelauswahlwert im jeweiligen Feld an – z. B. die Werte "Hoch", "Mittel" und "Niedrig" im Feld für den Gewinnbeitrag.

Schritt 4: Definieren Sie nun für jede Abstufung eines Projektkriteriums, wie viele Punkte es zur Gesamtpunktzahl des Projekts beitragen soll. Am einfachsten bestimmen Sie dafür zuerst die Punktzahl der höchsten Abstufung, die sich wiederum an der Gewichtung dieses Kriteriums orientiert. Das kann dann zum Beispiel nach in Tabelle 5 gezeigtem Prinzip geschehen.

Tabelle 5: Die Gewichtung der Kriterien bestimmt die höchste Punktzahl.

Mit der Punktzahl der höchsten Abstufung als Orientierungspunkt legen Sie nun die Punktzahl der anderen Abstufungen fest. Die entsprechende Zahl tragen Sie als Projektwertbeitrag des jeweiligen Einzelauswahlwerts ein.

Wenn Sie alle Punktzahlen für ein Kriterium festgelegt haben, sollte das Ergebnis so aussehen wie in folgender Abbildung.

Abbildung: Das fertig angelegte Projektkriterium "Risiko" in Meisterplan

Damit haben Sie das Bewertungsmuster für Projekte festgelegt, an dem sich von nun an Ihr Portfolio hinsichtlich Strategiekonformität messen lassen kann. Wenn in den nächsten Strategie-Workshops Anpassungen vorgenommen werden, bilden Sie diese in Meisterplan ab: Bei veränderter Gewichtung ändern Sie die Punktzahl der jeweiligen Abstufungen; wenn es ganz neue strategische Ziele gibt, definieren Sie im Workshop entsprechende Projektkriterien und deren Gewichtung und legen diese Kriterien danach in Meisterplan als neues Projektfeld an.

Damit sind alle Tätigkeiten aus dem Lean-PPM-Bereich "Strategize" mit Meisterplan umgesetzt. Die Strategie ist definiert und auf dem aktuellen Stand und kann über das Bewertungsmuster für Projekte als Grundlage für die weiteren Tätigkeiten aus den Bereichen "Collect", "Decide" und "Execute" dienen.

Mehr Informationen

• Projektwert in Meisterplan – Dokumentation

Alle 4 Lean-PPM-Bereiche mit Meisterplan

• Die Unternehmensstrategie übersetzen (Lean PPM: Strategize)
• Management der Projektpipeline (Lean PPM: Collect)
• Entscheidung über das Gesamtportfolio (Lean PPM: Decide)
• Ausführen des beschlossenen Portfolios (Lean PPM: Execute)