Im Lean PPM-Bereich "Decide" laufen die Inputs der Bereiche "Strategize", "Collect" und "Execute" zusammen und ermöglichen die Entscheidung über das zukünftige Portfolio.
- Ziele und beteiligte Rollen
- Umsetzung mit Meisterplan
Ziele und beteiligte Rollen
Der Weg zur Entscheidung über das künftige Portfolio beginnt mit den Mitgliedern des Pipeline-Review-Komitees, die die im "Collect"-Bereich vorgeschlagenen Projektinitiativen einer zweiten Prüfung unterziehen und in eine Rangfolge bringen.
Aus dieser priorisierten Liste und den aktiven Projekten gestaltet dann wiederum der Portfolio-Koordinator seinen Vorschlag für das künftige Portfolio, den er den Mitgliedern des Portfolio Board unterbreitet. Diese diskutieren den Vorschlag und beschließen schlussendlich das künftige Portfolio, das der Portfolio-Koordinator dann wiederum an die für die Ausführung verantwortlichen Portfolio- und Projektmanager kommuniziert.
Umsetzung mit Meisterplan
Für höchste Transparenz und Effizienz benutzen alle Beteiligten Meisterplan: Das Pipeline-Review-Komitee sieht sofort die Initiativen, der Koordinator erstellt seinen Vorschlag direkt im Tool, und das Portfolio Board sieht auf einen Blick, wie es um die Projekte steht. Dabei unterstützt Meisterplan jeden Schritt durch umfangreiche Reporting-Funktionen und Listenansichten.
Zweite Prüfung neuer Projektinitiativen und gegenseitige Priorisierung
Bislang wurde im Proposal Coaching eine Liste von Projekten generiert, die zur Einplanung in das Portfolio vorgeschlagen sind. Das spätere Einplanen fällt aber leichter, wenn die vorgeschlagenen Projekte bereits relativ zueinander priorisiert sind ("Wenn von diesen fünf Vorschlägen nur einer in das Portfolio passt, hätten wir am liebsten diesen da."). Und je nach Art der Projekte und Struktur der Organisation ist eine zweite Validierung (z. B. durch Fachvertreter oder Personen mit anderem Blickwinkel) nötig.
Im Pipeline-Review-Meeting begutachten die Teilnehmer also alle zur Prüfung bereitstehenden Projekte. Für jedes davon entscheiden sie, ob sie es zur Einplanung freigeben, ob es weiter spezifiziert werden muss oder ob sie es direkt ablehnen. Alle freigegebenen Projekte werden dann gegenseitig priorisiert.
Schritt 1: Öffnen Sie das Portfolio "Pipeline: Prüfung" in Meisterplan.
Schritt 2: Öffnen Sie die Board-Ansicht und wählen Sie als Projektfeldwert Stage Gate aus, damit die Spalten das jeweilige Stage Gate der Projekte anzeigen. Projekte, über die das Pipeline-Review-Komitee im ersten Teil des Meetings entscheiden soll, befinden sich in der Spalte „Zur Prüfung“.
Abbildung: Für den ersten Teil des Pipeline-Review-Meetings werden in der Projektliste nur Projekte mit dem Stage Gate "Zur Prüfung" betrachtet.
Schritt 3: Der Portfolio-Koordinator präsentiert dem Pipeline-Review-Komitee nacheinander die zur Prüfung bereitstehenden Projekte: Um was geht es? Welcher Nutzen und welche Kosten sind damit verbunden? Wie ist der Ressourcenbedarf?
Schritt 4: Für jedes Projekt wird explizit entschieden, wie es mit diesem weitergehen soll:
- Wenn eine Initiative inhaltliche oder qualitative Mängel aufweist, wird sie in die Spalte „In Ausarbeitung“ verschoben. Die Initiative muss im Proposal Coaching erneut bearbeitet werden. Im Projektkommentar wird festgehalten, an welcher Stelle nachgebessert werden muss.
- Wenn unternehmensseitig kein Interesse an einer Umsetzung besteht (und das Pipeline-Review-Komitee die Befugnis dazu hat), kann die Initiative direkt abgelehnt und das Projekt in die Spalte „Abgelehnt“ verschoben werden.
- Ist die Initiative korrekt definiert und besteht Bedarf an einer Umsetzung, wird die Initiative vom Komitee für die weitere Planung zugelassen und in die Spalte „Zur Genehmigung“ verschoben.
Schritt 5: Im zweiten Teil des Meetings priorisieren Sie die Projekte in der Spalte „Zur Genehmigung“ gegenseitig. Die in den Projekten angezeigten Projektwerte, die sich nach den festgelegten Kriterien ableiten, helfen Ihnen bei der Priorisierung.
Abbildung: Im zweiten Teil des Pipeline-Review-Meetings werden die geprüften Projekte gegenseitig priorisiert.
Optional: Wenn Sie alle Projekte automatisch nach Ihren Projektwerten sortieren möchten, wechseln Sie in den Portfolio Designer und sortieren Sie die Projekte über das Menü Weitere Aktionen in der Toolbar nach Projektwert. Wählen Sie ALLE PROJEKTE und bestätigen, um alle Projekte im Portfolio nach deren von Ihren Kriterien abgeleiteten Projektwerten zu sortieren.
Durch die Sortierung nach Strategiebeitrag hat die Reihenfolge der geprüften Projekte nun die höchste Übereinstimmung mit der Strategie des Unternehmens. Je nach Situation und zur begründeten Entscheidung bei mehreren Projekten mit gleich hohem Strategiebeitrag können jedoch weitere Bewertungskriterien und -schwerpunkte nötig sein. Dabei unterstützen weitere Meisterplan-Funktionen:
- die Einfärbung des Gantt-Bereichs beispielsweise nach Geschäftsbereich oder strategischen Projektkriterien
- die Generierung von integrierten Pivot-Berichten, die unterstützt durch Diagramme beispielsweise den prognostizierten Ertragswert der Projektvorschläge zeigen (siehe folgende Abbildung)
Abbildung: Bei der Priorisierung unterstützen Berichte und andere hilfreiche Funktionen von Meisterplan.
Schritt 7: Nutzen Sie gegebenenfalls die oben beschriebenen Analysemöglichkeiten als Unterstützung bei der Priorisierung.
Schritt 8: Entscheidet sich das Komitee für eine Abweichung von der strikten Sortierung nach Strategiebeitrag, ändern Sie den Rang des jeweiligen Projekts einfach per Drag-and-Drop.
Damit ist die gegenseitige Priorisierung und zweite Validierung der neuen Projektinitiativen abgeschlossen. Es besteht nun eine eindeutige Empfehlung, welche neuen Projekte in das Portfolio eingeplant werden sollen, und es wurde bestmöglich dafür gesorgt, dass die neuen Initiativen realistisch spezifiziert sind.
Vorschlag für das zukünftige Portfolio erstellen
Die Strategie wurde formuliert, neue Initiativen gesammelt und zu einer qualifizierten Empfehlung verdichtet, und nebenher wurden natürlich auch im Bereich "Execute" die laufenden Projekte ausgeführt. Jetzt ist es am Portfolio-Koordinator, all diese Aspekte zu einem Portfoliovorschlag zu konsolidieren, der möglichst werthaltig und weiterhin machbar ist. Diesen Vorschlag stellt der Portfolio-Koordinator dann den Entscheidern vor, und schließlich wird ein Beschluss über das neue Portfolio gefasst.
Planungszyklus
Mehrere Eigenschaften der Organisation wie z. B. ihre Größe haben Einfluss darauf, wie häufig das Projektportfolio neu geplant wird. Wir arbeiten in dieser Anleitung mit einer quartalsweisen Neuplanung, die unserer Erfahrung nach bei vielen Organisationen sinnvoll ist. Wenn für Ihr Unternehmen ein längerer oder kürzerer Zyklus passender ist, ändern sich nur die Abstände zwischen den Tätigkeiten – das Prinzip bleibt gleich.
Für den Vorschlag des zukünftigen Portfolios orientiert sich der Portfolio-Koordinator zunächst meist an derselben Frage, die auch das Pipeline-Review-Komitee primär beschäftigt: Welches Projekt ist das werthaltigste? Aber die Gestaltung eines Portfolios ist nicht nur die einfache Sortierung nach Strategie- und/ oder Gewinnbeitrag: Die Machbarkeit des Portfolios, eine kontinuierliche Ressourcenauslastung, Abhängigkeiten zu anderen Projekten und externe Faktoren wie gesetzliche Rahmenbedingungen müssen ebenfalls bedacht werden. Gerade der menschliche Faktor bei der Machbarkeit darf nicht vergessen werden – ein guter Vorschlag entsteht nicht nur am Computer: Der Portfolio-Koordinator versucht im persönlichen Kontakt bereits vorab eine möglichst hohe Akzeptanz für größere Neuerungen im Vergleich mit dem aktiven Portfolio zu erreichen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Szenario aus dem aktuellen Plandatenstand mit dem Namen „Kopie Plandaten vor Planung“. Mit Hilfe dieses Szenarios können Sie prüfen, ob es seit Beginn der Planungsphase Veränderungen im Plandatenstand gab.
Schritt 2: Informieren Sie alle Meisterplan-Nutzer mit Schreibrechten für den Plandatenstand (z. B. per E-Mail) über den Beginn der Planungsphase und machen Sie dabei deutlich, dass diese selbst dafür verantwortlich sind, etwaige Änderungen an den Plandaten mit dem Beschluss des Portfolio Board zu vereinbaren.
Schritt 3: Legen Sie ein neues Szenario mit dem Namen "Planungsvorschlag" an. Achten Sie dabei darauf, dass Sie vor dem Anlegen des Szenarios ein Portfolio offen haben, das alle Projekte enthält. Öffnen Sie dann das neue Szenario.
Schritt 4: Öffnen Sie das Planungs-Portfolio "Planung: Aktiv + Genehmigt + Zur Genehmigung + Erfolgsmessung", das nur Projekte mit den entsprechenden Stage Gates enthält.
Schritt 5: Erstellen Sie einen Vorschlag für das zukünftige Portfolio, der das Unternehmen seinen strategischen Zielen näher bringt und gleichzeitig die verfügbaren Kapazitäten berücksichtigt.
Hierzu können dieselben Hilfsfunktionen genutzt werden, die bereits im Pipeline-Review-Meeting zum Einsatz kamen:
- Mit der Board-Ansicht oder der Projektliste bekommen Sie einen Überblick der Projekte im Unternehmen, können diese miteinander vergleichen und herausfinden, welches das Werthaltigste ist.
- Im Portfolio Designer ordnen Sie Projekte hinsichtlich ihrer Werthaltigkeit an, indem Sie diese nach Projektwert sortieren.
- Färben Sie den Gantt-Bereich beispielsweise nach Geschäftsbereich oder strategischen Projektkriterien ein (siehe folgende Abbildung).
Abbildung: Als Entscheidungshilfe bei der Planung werden die Projekte nach ihrem Gewinnbeitrag eingefärbt.
- Nutzen Sie integrierte Pivot-Berichte zu Kosten, Nettogewinn und anderen Kennzahlen der Projekte.
- Greifen Sie auf externe Reporting- und BI-Software wie Power BI zu.
Schritt 6: Rufen Sie im Dropdown-Menü unter dem Planungsvorschlag einen Szenariovergleich zwischen Ihrem Planungsvorschlag und dem Plandatenstand auf, um zu sehen, bei welchen Projekten sich der Zeitplan am weitesten verschoben hat.
Besonders bei längeren Planungszyklen sollte der Portfolio-Koordinator zusätzlich prüfen, welche Veränderungen es seit Beginn der Planung am Plandatenstand gab. Dazu nutzt er das vorher angelegte Kopie-Szenario.
Schritt 7: Rufen Sie einen Szenariovergleich zwischen dem Kopie-Szenario "Kopie Plandaten vor Planung" und dem Plandatenstand auf. Notieren Sie sich relevante Abweichungen.
Schritt 8: Zeigen Sie den Portfoliomanagern und relevanten Projektleitern Ihren Plan und die Abweichungen vom bisherigen Stand. Erklären Sie die Hintergründe und holen Sie Feedback ein, um die weitgehende Akzeptanz Ihres Plans bereits vor der Entscheidung durch die Führungsebene zu sichern. Falls sich aus Veränderungen des Plandatenstands nach Beginn der Planung Probleme ergeben, sprechen Sie die Verantwortlichen bereits jetzt darauf an.
Da die nachträglichen Veränderungen nicht vom Portfolio-Koordinator zu verantworten sind, passt er den Plan in solchen Fällen nur an, wenn es ihm sinnvoll erscheint.
Schritt 9: Passen Sie den Plan gegebenenfalls auf Grundlage des Feedbacks an.
Schritt 10: Erstellen Sie unter Verwalten > Szenarien mindestens eine Kopie des Planungsvorschlags sowie eine Kopie des Plandatenstands. Diese kommen während des Portfolio-Board-Meetings zum Einsatz.
Damit ist der Vorschlag für das künftige Portfolio fertig. Jetzt gilt es, der Führungsebene das aktuelle Portfolio und Ihren Vorschlag zu präsentieren und zu einem Beschluss über das künftige Portfolio zu kommen.
Beschluss des künftigen Portfolios
Bis hierher ist bereits viel Energie und Arbeitskraft in das Projektportfoliomanagement geflossen. Damit all die Mühen nicht umsonst sind, ist es essenziell, dass es auf Basis des konsolidierten Plans des Portfolio-Koordinators einen von den Entscheidern zentral getroffenen Beschluss über das künftige Portfolio gibt.
Unserer Erfahrung nach haben Entscheider unabhängig von der Größe der Organisation meistens immer dieselben Bedarfe in einem solchen Meeting: Bevor es an die Planung geht, wollen sie erst einmal wissen, was überhaupt aktuell gemacht wird und wie es um die aktuellen Projekte steht. Deshalb empfehlen wir, das Portfolio-Board-Meeting in zwei Teile aufzuteilen: Die Bestandsaufnahme am Anfang – und erst dann den Beschluss des künftigen Portfolios.
Meisterplan im Portfolio-Board-Meeting
Wir empfehlen, im Portfolio-Board-Meeting direkt in Meisterplan zu arbeiten. So haben Sie die Möglichkeit, Gegenvorschläge und Einwürfe der anderen Teilnehmer – "Aber könnten wir nicht noch dieses eine Projekt früher angehen?" – direkt im Szenario zu simulieren und die Machbarkeit visuell eindeutig aufzuzeigen.
Wir haben aber auch schon vereinzelt die Erfahrung gemacht, dass bei manchen Unternehmen der Weg zum Beschluss des künftigen Portfolios leichter fällt, wenn stattdessen eine Power Point-Präsentation mit Screenshots aus Meisterplan vorbereitet wird.
Vor dem Start des Meetings hier noch einmal zur Erinnerung alle Szenarien, die der Portfolio-Koordinator in Meisterplan parat haben sollte:
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Szenario |
Zweck |
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Planungsvorschlag |
zeigt den Vorschlag des Portfolio-Koordinators |
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Letzter Beschluss |
zeigt den letzten Beschluss |
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(Kopie) Plandaten vor Board Meeting |
zeigt den aktuellen Plandatenstand, wird mit dem letzten Beschluss verglichen |
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(Kopie X) Planungsvorschlag |
Backups des Vorschlags, damit bei Bedarf schnell zu diesem zurückgekehrt werden kann, wenn die Simulation von Änderungswünschen das eigentliche Planungs-Szenario unbrauchbar gemacht hat |
Tabelle: Diese Szenarien sollte der Portfolio-Koordinator für das Portfolio-Board-Meeting bereithalten.
Teil 1: Bestandsaufnahme
In diesem Teil des Meetings sorgt der Portfolio-Koordinator dafür, dass alle Teilnehmer einen Überblick über das laufende Portfolio bekommen und insbesondere die Unterschiede zum letzten Beschluss kennen sowie Gelegenheit haben, auf kritische Projekte tiefer einzugehen. Sofern Sie Meisterplan bereits beim letzten Intervall des Planungszyklus benutzt haben, sollten Sie ein Szenario namens "Letzter Beschluss" haben, das den letzten Beschluss zeigt und im Verlauf des Meetings zum Vergleich mit dem aktuellen Stand benutzt wird. Wenn Sie Meisterplan bislang nicht benutzt haben, erklärt der Portfolio-Koordinator die Unterschiede zwischen dem letztem Beschluss und dem aktuellem Stand ohne visuelle Unterstützung.
Schritt 1: Wenn Sie ein Szenario haben das den letzten Beschluss zeigt, öffnen Sie das Szenario "(Kopie) Plandaten vor Board Meeting". Um den Fokus hier zunächst auf den Projekten zu haben, macht es Sinn, die Ressourcenansicht zuzuklappen und den Gantt-Bereich zunächst eher neutral, z. B. nach Arbeitslast, einzufärben.
Schritt 2: Starten Sie im Dropdown-Menü unter dem Szenario einen Szenario-Vergleich zwischen diesem Szenario und dem Szenario "Letzter Beschluss", wodurch im Gantt-Bereich von Meisterplan Veränderungen z.B. an der Projektdauer visualisiert werden (siehe folgende Abbildung).
Abbildung: Zu Beginn des Portfolio-Board-Meetings werden Unterschiede zwischen letztem Beschluss und aktuellem Stand beleuchtet.
Schritt 3: Heben Sie für die anderen Teilnehmer relevante Unterschiede zwischen letzter Planung und aktuellem Stand hervor: Wo haben sich Projekte stark verschoben? Wo haben sich neue Abhängigkeiten ergeben? Für eine genaue Betrachtung der Abweichung zwischen Plan und Ist werfen Sie einen Blick auf die Ist-Zeiten-Darstellung in den Projektdetails.
Schritt 4: Schließen Sie den Vergleich und das Szenario, so dass wieder der Plandatenstand angezeigt wird. Färben Sie nun die Projekte im Gantt-Bereich nach dem Status. So können Sie kritische Projekte schnell identifizieren (siehe folgende Abbildung).
Abbildung: Mit Hilfe der Gantt-Einfärbung werden kritische Projekte im Portfolio-Board-Meeting schnell identifiziert.
Schritt 5: Zeigen Sie den anderen Teilnehmern die kritischen Projekte. Bei Bedarf können anhand des Projektfelds Link zum Projekt Deep Dives gemacht werden.
Schritt 6: Je nach Interessen der anderen Teilnehmer können weitere Übersichtsfunktionen wie Pivot-Berichte, Projektliste oder externe BI-Software genutzt werden. Diese zeigen zum Beispiel auf einen Blick die Kostenentwicklung, den Budget-Status oder die Ressourcenauslastung.
Wenn dann alle Teilnehmer des Meetings auf demselben Informationsstand sind und ein klares Verständnis vom aktuellen Portfolio haben, kann darauf aufbauend der Portfoliovorschlag für das kommende Quartal präsentiert und ein Beschluss gefasst werden.
Teil 2: Beschluss des künftigen Portfolios
Der Portfolio-Koordinator stellt seinen Vorschlag in Meisterplan vor. Zur Hervorhebung der Highlights nutzt er erneut die im Tool integrierten visuellen Unterstützungsfunktionen und Auswertungen. Je nach Kontext ergänzt er diese durch externe Reporting-Software.
Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Planungsvorschlag. Wieder macht es Sinn, die Projekte im Gantt-Bereich zunächst eher neutral einzufärben, zum Beispiel nach Arbeitslast, und die Ressourcenansicht einzuklappen.
Schritt 2: Öffnen Sie den Szenario-Vergleich zwischen dem Planungsvorschlag und dem Plandatenstand, um die Unterschiede zu visualisieren. Erläutern Sie die Strategie hinter Ihrem Vorschlag und die Änderungen gegenüber dem aktuellen Portfolio.
Schritt 3: Nutzen Sie zur Unterstreichung Ihrer Strategie und zur Verdeutlichung der Vorteile Ihres Vorschlags gegenüber dem bisherigen Portfolio die Auswertungsfunktionen von Meisterplan.
Einige Anregungen:
- Im Szenario-Vergleich können Sie etwa verdeutlichen, dass die beiden wichtigsten Projekte jetzt schneller umgesetzt werden können als in der bisherigen Planung.
- Mit Hilfe eines integrierten Pivot-Berichts zeigen Sie auf einen Blick, welchen Nettogewinn die Projekte Ihres Portfoliovorschlags in der Summe erzielen würden.
- Eine bessere Ressourcenauslastung wird über die Histogramme in der Ressourcenansicht visualisiert.
- Mit externer Reporting- und BI-Software erweitern Sie die Auswertungsmöglichkeiten von Meisterplan, um Ihre Planung auf den Punkt zu bringen.
Schritt 4: Initiativen und Alternativvorschläge der anderen Teilnehmer lassen sich direkt im Szenario simulieren: Können wir ein weiteres Projekt stemmen? Könnte man nicht dieses eine Projekt früher beginnen? Dank der grafischen Indikatoren in der Projekt- und Ressourcenansicht sehen alle Teilnehmer direkt die Antwort auf solche Fragen.
Schnell zur ursprünglichen Planung zurückkehren
Wenn während der Simulation von Änderungswünschen schnell der ursprüngliche Vorschlag des Portfolio-Koordinators wiederhergestellt werden soll, öffnen Sie einfach eine der beiden Kopien des Vorschlags-Szenarios.
Schritt 5: Nachdem alle Fragen der anderen Teilnehmer zufriedenstellend beantwortet und alle Änderungswünsche umgesetzt wurden, wird der vorliegende Portfoliovorschlag beschlossen. Um dies explizit zu machen, ändern Sie direkt die Stage Gates der einzelnen Projekte in der Board-Ansicht – neue Projekte, mit denen direkt begonnen wird, bekommen nun das Stage Gate "Aktiv", Projekte die genehmigt wurden, aber erst später beginnen, bekommen das Stage Gate "Genehmigt".
Damit ist die zentrale Entscheidung des Projektportfoliomanagements gefallen, und dank Meisterplan wurde sie auf der Basis von Fakten getroffen und nicht aus einem Bauchgefühl heraus. Der Portfolio-Koordinator kann das Portfolio-Board-Meeting nun organisatorisch abschließen.
Nachbereitung des Beschlusses
Damit der Szenario-Managerdie Liste unter Verwalten > Szenarien in Meisterplan nicht irgendwann unübersichtlich wird, empfiehlt es sich, nicht alle Planungs- und Beschluss-Szenarien dauerhaft vorzuhalten. Im Regelfall wird nach dem Beschluss des Folgequartals der Beschluss des aktuellen Quartals nicht mehr in Meisterplan selbst benötigt.
Benennen Sie deshalb nun das Szenario "Letzter Beschluss" in "Stand [Zeitpunkt]" um, archivieren es unter Verwalten > Szenarien und blenden Sie archivierte Szenarien aus. Zum Abschluss benennen Sie das Szenario "Planungsvorschlag" noch während des Meetings in "Letzter Beschluss" um.
Als Nächstes wird das beschlossene Portfolio an diejenigen kommuniziert, die es umsetzen.
Kommunikation des Beschlusses über das künftige Portfolio
Zuerst wird der aktuell letzte Beschluss den relevanten Portfoliomanagern und Projektleitern gezeigt. Dann werden die Projekte aus diesem Beschluss-Szenario in den Plandatenstand übernommen und der Plandatenstand wieder freigegeben. Dieser Plandatenstand wird dann an alle im Unternehmen kommuniziert.
Optional: Führen Sie in Meisterplan einen Szenario-Vergleich zwischen dem Beschluss-Szenario und einer der Kopien Ihres ursprünglichen Vorschlags aus. So können Sie den relevanten Portfolio-Managern und Projektleitern direkt zeigen, inwieweit der Beschluss von Ihrer ursprünglichen Planung abweicht, die Sie zuvor bereits mit den Portfolio-Managern und Projektleitern abgestimmt hatten.
Schritt 1: Öffnen Sie das Beschluss-Szenario und führen Sie einen Szenario-Vergleich mit dem Plandatenstand aus. Was sind die Schwerpunkte des Plans? Welche neuen Initiativen wurden eingeplant? Sie können zusätzlich einen Szenario-Vergleichsbericht nutzen, um Unterschiede in den Ressourcenallokationen zu zeigen.
Schritt 2: Machen Sie den Beschluss explizit, indem Sie die Projekte einzeln mit den jeweiligen Projektleitern durchgehen und (per Klick auf die drei Punkte hinter dem Projektnamen und Auswahl der entsprechenden Option im Kontextmenü) aus dem Beschluss-Szenario in den Plandatenstand übernehmen. Bei Projekten, bei denen nach Beginn der Planung Veränderungen eingepflegt wurden, überlässt der Portfolio-Koordinator es den Projektleitern, ob Sie die Veränderungen und den neuen Beschluss unter einen Hut bekommen oder ob er auch hier direkt das Projekt aus dem Beschluss-Szenario in den Plandatenstand übernimmt.
Schritt 3: Exportieren Sie gegebenenfalls die neuen Daten in angebundene Systeme (Projektmanagementsoftware, …). Mehr Informationen finden sie im Bereich Importe & Integrationen.
Schritt 4: Informieren Sie alle Meisterplan-Nutzer mit Schreibrechten für die Plandaten darüber, dass die Planung jetzt abgeschlossen ist und Veränderungen am Plandatenstand wieder normal durchgeführt werden können.
Schritt 5: Informieren Sie Ihre Organisation über die im Portfolio-Board-Meeting getroffenen Beschlüsse. Nutzen Sie hierfür die Roadmap, um zu zeigen, welche Projekte welches Geschäftsziel unterstützen (siehe folgende Abbildung). Exportieren Sie dafür die jeweilige Roadmap-Ansicht als Bilddatei für die Kommunikation.
Um in der Roadmap einzelne Projekte sichtbar zu machen, lassen sich die jeweiligen Gruppierungsmerkmale aufklappen.
Damit sind alle Beteiligten sofort über den neuen Beschluss informiert und Sie können mit der Umsetzung starten.
Alle 4 Lean PPM-Bereiche mit Meisterplan