Im Lean PPM-Bereich "Collect" werden Möglichkeiten geschaffen, das Projektportfolio um neue Projektinitiativen zu ergänzen.
Ziele und beteiligte Rollen
Neue Projektinitiativen werden durch Initiatoren in den Projektportfoliomanagement-Prozess eingebracht. Dort werden sie in zwei Stufen erst durch den Portfolio-Koordinator und dann durch die Mitglieder des Pipeline-Review-Komitees geprüft und relativ zueinander priorisiert. Das stellt sicher, dass die Initiativen anhand der im Bereich "Strategize" übersetzten Unternehmensstrategie bewertet und für die Entscheidung über das künftige Portfolio im Bereich "Decide" bestmöglich vorbereitet werden.
Umsetzung mit Meisterplan
Initiatoren können ihre Initiativen direkt in Meisterplan anlegen und bei Bedarf mit Projektsteckbriefen in Drittsystemen verknüpfen. Auch während des Proposal Coachings wird das Tool genutzt, so dass alle Beteiligten den selben Kenntnisstand haben. Der Portfolio-Koordinator hat die Pipeline bereits vor der nächsten Planungsphase im Blick.
Anlegen neuer Projektinitiativen
Für einen effizienten Prozess werden neue Projektinitiativen dezentralisiert durch die Initiatoren selbst in Meisterplan angelegt. Dabei sollten die Initiativen nicht weiter detailliert werden, um im Falle einer Ablehnung der Initiative den (am Ende) unnötigen Aufwand möglichst gering zu halten.
Schritt 1: Öffnen Sie das Portfolio "Pipeline: Ideen".
Schritt 2: Prüfen Sie die bereits im Portfolio vorhandenen Projekte, um das doppelte Anlegen von Initiativen zu vermeiden.
Schritt 3: Wenn es für Ihre Initiative kein bereits in Meisterplan angelegtes Projekt gibt, legen Sie ein neues Projekt an.
Schritt 4: Wählen Sie für das neue Projekt das Stage Gate "Idee".
Schritt 5: Wenn zu der Initiative bereits ein Projektsteckbrief in einem anderen System vorliegt, tragen Sie den Link zum Steckbrief im Projektinformationsfeld Link zum Projekt ein.
Erste Prüfung neuer Projektinitiativen
Die erste Prüfung der neuen Projektinitiativen geschieht im "Proposal Coaching" genannten Meeting mit dem Portfolio-Koordinator und den Initiatoren. Um auch hier die Verschwendung bei abgelehnten Initiativen gering zu halten, stellt der Portfolio-Koordinator zuerst sicher, dass die angelegten Initiativen keine Doppelungen oder Vorschläge enthalten, bei denen die Genehmigung auf absehbare Zeit aussichtslos ist. Die übrigen Initiativen werden weiter ausformuliert, so dass sie im weiteren Verlauf objektiv bewertet werden können.
Schritt 1: Öffnen Sie das Portfolio "Pipeline: Ideen", um alle Initiativen zu sehen.
Schritt 2: Löschen Sie doppelte Initiativen und aussichtslose Vorschläge. Erläutern Sie dem jeweiligen Initiator im Meeting kurz die Gründe.
Schritt 3: Für alle übrigen Initiativen ergänzen Portfolio-Koordinator und Initiator gemeinsam die Projektdetails:
- Projektfelder, insbesondere Felder für die strategische Bewertung
- Finanzereignisse
- Rollen mit groben Allokationen
- Meilensteine
- gegebenenfalls Abhängigkeiten zu anderen Projekten
- gegebenenfalls Hinweise an das Pipeline-Review-Komitee im Notizfeld
Ist-Zeiten als Anhaltspunkt für Aufwandsschätzung
Für die grobe Aufwandsschätzung kann es sinnvoll sein, auf die Ist-Zeiten bereits abgeschlossener, ähnlicher Projekte zurückzugreifen.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel Ist-Zeiten.
Schritt 4: Wenn die Details in ausreichender Qualität definiert wurden, wird die Initiative unter die Ausschlussgrenze gezogen.
Das Projekt in Meisterplan sollte nun aussehen wie in folgender Abbildung.
Abbildung: Im Proposal Coaching werden neue Projektinitiativen spezifiziert.
Schritt 5: Ändern Sie zum Abschluss das Stage Gate des Projekts auf "Zur Prüfung". Das Projekt ist dann nicht mehr Teil des Portfolios "Pipeline: Ideen".
Wenn zu einer Initiative noch nicht genügend Informationen vorliegen, belassen Sie das Stage Gate bei "Idee" und bitten Sie den Initiator für das nächste Proposal Coaching die entsprechenden Informationen nachzuliefern, etwa indem Sie ihm einen Kommentar hinterlassen. Das Resultat des Meetings ist in jedem Fall eine erste Verfeinerung der Projekt-Pipeline.
Mehr Informationen
Alle 4 Lean PPM-Bereiche mit Meisterplan