Im Lean PPM-Bereich „Execute“ wird das im Bereich „Decide“ beschlossene Portfolio umgesetzt.
Ziele und beteiligte Rollen
Das beschlossene Projektportfolio wird durch die Ressourcen ausgeführt. Projektleiter behalten den Überblick über den jeweiligen Projektstatus. Im Laufe der Ausführung kommt es unweigerlich zu Fragen und Problemen, die gelöst werden müssen. Das passiert mehrstufig zunächst durch die betroffenen Projektleiter und Ressourcenmanager im Resource-Conflict-Resolution-Meeting. Was dort nicht gelöst wird, ist dann im Lenkungsausschuss Thema für dessen Mitglieder, und was dort wiederum nicht gelöst werden kann, trägt der Portfolio-Koordinator in das nächste Portfolio-Board-Meeting.
Umsetzung mit Meisterplan
Lösen von Ressourcenkonflikten
Je länger Ressourcenkonflikte ungelöst bleiben, umso länger ist die Portfolioumsetzung ineffizient. Das lokale Lösen „vor Ort“ wird durch die explizite Darstellung der Auslastungen in Meisterplan per Histogramm unterstützt. So können die betroffenen Projektleiter und Ressourcen-Manager selbständig oder mit dem Portfolio-Koordinator als Moderator eine Lösung suchen, indem Sie ein Resource-Conflict-Resolution-Meeting ansetzen.
Schritt 1: Öffnen Sie das von dem Konflikt betroffene Subportfolio in Meisterplan.
Schritt 2: Identifizieren Sie den Konflikt und analysieren Sie die Auslastung der betroffenen Ressourcen.
Dabei zeigt die Ansicht Portfolio Designer auch portfoliofremde Projekte und zugehörige Allokationen ausgewählter Portfolio-Ressourcen an, so dass der Blick für das Gesamtbild nicht verloren geht.
Abbildung: Im Resource-Conflict-Resolution-Meeting werden Ressourcenauslastungen analysiert – auch portfoliofremde Projekte werden berücksichtigt.
Schritt 3: Lösen Sie den Konflikt z. B. indem Aufwände für Engpassressourcen innerhalb eines Projekts in einen Zeitraum verschoben werden, in dem die Ressourcen wieder verfügbar sind.
Solange alle betroffenen Projektleiter involviert sind, kann eine mögliche Lösung auch die Verschiebung von Ressourcen zwischen den Projekten sein. Voraussetzung ist, dass sich nichts am vom Portfolio Board beschlossenen Zeitplan ändert.
Wenn eine mögliche Lösung komplexer ist, können Sie ein neues Szenario anlegen und die Auswirkungen der Lösung simulieren.
Schritt 4: Informieren Sie von Allokationsänderungen betroffene Ressourcen.
Schritt 5: Halten Sie nicht zu lösende Probleme in den Kommentaren des oder der Projekte fest. Innerhalb eines Projekts kann der betroffene Projektleiter im nächsten Lenkungsausschuss-Meeting nach Lösungen suchen, während Multi-Projekt-Probleme an den Portfolio-Koordinator weitergegeben werden müssen.
So können dank des Resource-Conflict-Resolution-Meetings viele Ressourcenkonflikte bereits ohne Involvierung weiterer Entscheider gelöst werden.
Steuerung einzelner Projekte
Um die Einhaltung des Projektplans zu kontrollieren und Herausforderungen innerhalb des Projekts zu lösen, finden für Projekte je nach Wichtigkeit regelmäßig Lenkungsausschuss-Meetings statt. Der Ausschuss kann etwa mit Geschäftsbereichsleitern, Fachexperten und anderen relevanten Stakeholdern besetzt sein.
Üblicherweise gibt der Projektleiter einen aktuellen Statusbericht und zeigt Entscheidungsbedarfe auf. Bei Ressourcenproblemen, die im Resource-Conflict-Resolution-Meeting nicht gelöst werden konnten oder starken Abweichungen der Ist-Zeiten vom bewilligten Aufwand eines Projekts, kann der Projektleiter jetzt zum Beispiel Scope-Änderungen vorschlagen.
Dank der mehrstufigen Konfliktlösungsmeetings im „Execute“-Bereich trägt der Portfolio-Koordinator wirklich nur die Themen ins Portfolio-Board-Meeting, für deren Lösung die Mitglieder des Portfolio Board tatsächlich benötigt werden.