Mit Zapier verbinden Sie Ihre Web-Apps mit Meisterplan und automatisieren wiederkehrende Arbeitsabläufe. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie mit wenigen Klicks eine Verknüpfung erstellen, die Ihre Aufgaben für Sie erledigt.

• Was ist Zapier? 
• Legen Sie direkt los
• Möglichkeiten mit Meisterplan und Zapier
• Lassen Sie sich über Projektänderungen benachrichtigen
• Aktualisieren Sie geänderte Projektinformationen
• Gleichen Sie Allokationen ab
• Halten Sie die Abwesenheiten Ihrer Ressourcen aktuell
• Übertragen Sie neue Projekte nach Meisterplan
• Fügen Sie neue Ressourcen in Meisterplan hinzu
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ressourcen-Stammdaten
• Vorlagen für Meisterplan-Zaps

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Online-Tool, mit dem Sie über 2.000 Web-Apps wie Trello oder Excel ganz einfach mit Meisterplan verknüpfen können. Ohne Entwickler-Kenntnisse erstellen Sie mit wenigen Klicks eine automatisierte Verbindung zwischen zwei Apps, den sogenannten "Zap". 

Ein Zap automatisiert alltägliche Aufgaben, zum Beispiel das Übertragen von Abwesenheiten nach Meisterplan oder das Anlegen neuer Projektinitiativen.

Sie benötigen dafür das Recht Zugriff auf Meisterplan APIs und Anbindung externer Anwendungen.

Legen Sie direkt los

Registrieren Sie sich unter zapier.com, und schon können Sie Ihren ersten Zap erstellen. Wählen Sie einen Auslöser ("Trigger") aus Meisterplan oder einem Ihrer Tools, und mindestens eine darauf folgende Aktion ("Action") in einem Ihrer Tools oder Meisterplan aus.
In Zapier können Sie unter den folgenden Triggern und Aktionen für Meisterplan wählen:

Auslöser ('Triggers'):

• Alle Projektaktivitäten ('Any Project Activity')
• Projekt angelegt ('Project Created')
• Projekt aktualisiert ('Project Updated')
• Projekt gelöscht ('Project Deleted')

Aktionen ('Actions'):

• Projekt anlegen ('Create Project')
• Ressource anlegen ('Create Resource')
• Rolle anlegen ('Create Role')
• Projekt aktualisieren ('Update Project')
• Ressource aktualisieren ('Update Resource')
• Ressourcenabwesenheit aktualisieren ('Update Resource Absence')
• Rolle aktualisieren ('Update Role')
• Allokation anlegen oder aktualisieren ('Create or Update Allocation')
• Ist-Zeiten anlegen oder aktualisieren ('Create or Update Actual Time Worked')
• Projekt anhand des Namens finden ('Find Project by Name')
• Projekt anhand des Projektschlüssels finden ('Find Project by Key')
• Ressource anhand der E-Mail-Adresse finden ('Find Resource by Email')
• Ressource anhand des Ressourcenschlüssels finden ('Find Resource by Key')
• Rolle anhand des Namens finden ('Find Role by Name')
• Ressource oder Rolle finden ('Find a Resource or Role')
• Tool-Link eines Projekts anlegen oder aktualisieren ('Create or Update a Project's Tool Link')
• Aufgaben eines Projekt-Tool-Links anlegen oder aktualisieren ('Create or Update Tasks of a Project's Tool Link')

Sie müssen Zapier dafür einmalig Zugriff auf alle Tools, die Sie mit Meisterplan verknüpfen wollen, sowie auf Ihr Meisterplan-Konto, geben. Hier erfahren Sie, wie Sie Zapier Zugriff auf Ihre Meisterplan-Konto erlauben.

Möglichkeiten mit Meisterplan und Zapier

Im Folgenden sehen Sie Beispiele dafür, wie Sie die oben genannten Trigger und Aktionen kombinieren können, um typische Anwendungsfälle abzubilden.

Lassen Sie sich über Projektänderungen benachrichtigen

Wenn Projekte innerhalb eines ausgewählten Szenarios geändert werden, werden Sie direkt benachrichtigt, beispielsweise per E-Mail an Ihr Outlook-Postfach.

Wählen Sie dafür in Zapier den folgenden Meisterplan-Trigger aus:

• Alle Projektaktivitäten (Any Project Activity)

Aktualisieren Sie geänderte Projektinformationen

Wenn Sie beispielsweise den Status eines Projekts in einem Online-Planungstool wie Trello aktualisieren, wird der Status des dazugehörigen Projekts in Meisterplan automatisch angepasst.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Projekt aktualisieren (Update Project)
• Geändertes Projekt erkennen (Find Project): Wenn Sie Find Project als zusätzliche Aktion in Ihrem Zap hinzufügen, müssen Sie nicht angeben, welches Projekt aktualisiert werden soll. Zapier sucht dynamisch nach dem entsprechenden Projektnamen in Meisterplan, sobald ein Projekt in Ihrem Tool aktualisiert wurde. So können Sie mit einem Zap viele Projekte aktualisieren.

Gleichen Sie Allokationen ab

Wenn Sie Ihre Allokationen in einem Online-Tabellendokument, beispielsweise MS Excel, anpassen, wird die Allokation in Meisterplan automatisch angelegt oder aktualisiert.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Allokation aktualisieren (Update Allocation)
• Geänderte Rolle/Ressource erkennen (Find a Role or Resource): Wenn Sie Find a Resource or Role als zusätzliche Aktion in Ihrem Zap hinzufügen, müssen Sie nicht angeben, welche Rollen oder Ressourcen aktualisiert werden sollen. Zapier sucht dynamisch nach der E-Mail-Adresse (Ressource) oder dem Namen (Rolle) in Meisterplan, sobald eine Allokation in Ihrem Tool aktualisiert wurde. So können Sie mit einem Zap viele Allokationen aktualisieren.

Halten Sie die Abwesenheiten Ihrer Ressourcen aktuell

Wenn Sie zum Beispiel den Urlaubsantrag einer Ressource in einer Online-Tabelle wie zum Beispiel MS Excel freigeben, wird der zugehörige Ressourceneintrag in Meisterplan automatisch aktualisiert.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Abwesenheit einer Ressource aktualisieren (Update Resource Absence) 
• Geänderte Ressource erkennen (Find Resource by Email): Wenn Sie Find Resource by Email als zusätzliche Aktion in Ihrem Zap ergänzen, müssen Sie nicht angeben, welche Ressource aktualisiert werden soll. Zapier sucht dynamisch nach der jeweiligen Ressource in Meisterplan, sobald Sie die Abwesenheit einer Ressource verändern. So können Sie mit einem Zap viele Ressourcen aktuell halten.

Übertragen Sie neue Projekte nach Meisterplan

Wenn Sie eine neue Aufgabe in einem Ihrer Tools (beispielsweise Google Tasks) hinzufügen, wird in Meisterplan automatisch ein neues Projekt erstellt.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Projekt anlegen (Create Project)

Fügen Sie neue Ressourcen in Meisterplan hinzu

Wenn Sie in einer Online-Tabelle (zum Beispiel Excel) einen weiteren Mitarbeiter anlegen, wird er in Meisterplan automatisch als neue Ressource im Ressourcen-Pool hinzugefügt.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Ressource anlegen (Create Resource)

Aktualisieren Sie regelmäßig Mitarbeiterstammdaten

Wenn Sie die Adresse einer Ressource in Ihrer Online-Tabelle (beispielsweise in Google Sheets) ändern, wird der dazugehörige Meisterplan-Ressourceneintrag automatisch aktualisiert.

Wählen Sie dafür in Zapier folgende Meisterplan-Aktionen aus:

• Ressource aktualisieren (Update Resource)
• Geänderte Ressource erkennen (Find Resource by Key): Wenn Sie Find Resource by Key in Ihrem Zap als zusätzliche Aktion hinzufügen, müssen Sie nicht mehr angeben, welche Ressource aktualisiert werden soll. Zapier sucht dynamisch nach der Ressource in Meisterplan, sobald Sie die Stammdaten einer Ressource in Ihrer Online-Tabelle verändern. So können Sie mit einem Zap viele Ressourcen aktualisieren.

Vorlagen für Meisterplan-Zaps

Um Ihre Workflows noch schneller und leichter zu automatisieren, nutzen Sie einfach eine unserer Zap-Vorlagen. Die folgenden Zaps übernehmen für Sie typische Aktionen zwischen Ihren Apps und Meisterplan. Sie finden die Vorlagen auch in Meisterplan in der Seitenleiste unter Integrationen.

Hinweis: Zapier ist eine Drittanbieter-App und nur auf Englisch verfügbar. Für die Nutzung gelten die Datenschutzbestimmungen von Zapier. Sollten Sie Probleme mit Zapier haben, kontaktieren Sie bitte den Zapier-Support.