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Automatisieren Sie mit Microsoft Power Automate wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen Ihren Tools und Meisterplan und vermeiden so die doppelte Datenpflege.
- Was ist Microsoft Power Automate?
- Voraussetzungen
- Legen Sie direkt los
- Möglichkeiten mit Meisterplan und Power Automate
- Wie funktionieren Trigger?
- Vorlagen für Meisterplan-Flows
Was ist Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate ist ein Service, der es Ihnen ermöglicht, automatisierte Workflows zwischen Cloud-Tools zu erstellen. Mit dem MS Power Automate-Konnektor für Meisterplan binden Sie die Tools, die Ihre Teams nutzen, einfach an Meisterplan an.
Wenn Sie Power Automate noch nicht verwendet haben, können Sie hier mehr darüber herausfinden.
Voraussetzungen
Meisterplan:
Sie benötigen das Recht Zugriff auf Meisterplan APIs und Anbindung externer Anwendungen. Wenn Sie Ihren ersten Flow erstellen, müssen Sie Power Automate einmalig Zugriff auf Ihr Meisterplan-Konto geben. Dabei werden Ihre individuellen Benutzerrechte berücksichtigt, das heißt, wenn Sie zum Beispiel kein Recht auf das Bearbeiten von Finanzdaten haben, können Sie Finanzdaten auch nicht über einen Flow bearbeiten.
Sie können diesen Zugriff jederzeit widerrufen. Unter Mein Profil > Apps verwalten > App-Zugriff sehen Sie eine Übersicht aller Tools, die Zugriff auf Ihr Meisterplan-Konto haben.
Microsoft Power Automate:
Wenn Sie einen Microsoft Office-Plan haben, beispielsweise über Ihre Firma, können Sie damit auf Power Automate zugreifen. Um den Meisterplan-Konnektor zu verwenden, benötigen Sie außerdem die Lizenz für Premium-Konnektoren.
Ansonsten können Sie sich unter https://powerautomate.microsoft.com/de-de/ registrieren, um Ihre Flows zu erstellen.
Flows teilen und auf andere übertragen
Sie können Power Automate-Flows mit weiteren Mitbesitzern teilen. Alle Mitbesitzer können andere Besitzer entfernen und Anmeldeinformationen ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn der Flow-Ersteller aus der Firma ausscheidet. Mehr erfahren Sie in der Power Automate-Dokumentation.
Legen Sie los
Öffnen Sie Power Automate, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf + Erstellen und wählen Sie dann Eigene erstellen. Wählen Sie einen Auslöser aus Meisterplan oder einem Ihrer Tools, und mindestens eine darauffolgende Aktion ("Action") in einem Ihrer Tools oder Meisterplan.
Für Meisterplan gibt es den Trigger Create Webhook mit den folgenden Auswahlmöglichkeiten ('event types'):
- Alle Projektaktivitäten ('Any Project Activity')
- Projekt angelegt ('Project Created')
- Projekt aktualisiert ('Project Updated')
- alle Aktualisierungen oder
- Aktualisierung festgelegter Projektinformationen wie zum Beispiel Änderungen an Allokationen, Meilensteinen oder Projektfeldern (alle oder bestimmte Projektfelder)
- Projekt gelöscht ('Project Deleted')
Mögliche Aktionen in Meisterplan, die durch externe Tools ausgelöst werden können:
Erstellen oder bearbeiten Sie:
- Projekte
- Ressource
- Rolle
- Meilensteine
- Meilensteinabhängigkeiten
- Kalender
- Geschäftsziele
- Allokationen
- Finanzdaten
- Ist-Werte (z.B. Ist-Zeiten)
- Abwesenheiten
- OSPs
- Programme
- Rollenkapazitäten
Alle Details zum Microsoft Power Automate-Konnektor für Meisterplan finden Sie in der Power Automate Dokumentation.
Möglichkeiten mit Meisterplan und Power Automate
Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele, wie Sie Power Automate und Meisterplan für Ihre Prozesse kombinieren können.
Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektänderungen
Wenn es Änderungen an den Allokationen eines Projekts gab, erhält die Projektleitung eine automatisierte Nachricht mit den relevanten Details, zum Beispiel in einem dafür festgelegten MS Teams-Kanal.
- Erstellen Sie in Ihrem MS Power Automate den Meisterplan-Trigger Create Webhook und geben Sie als Event Type PROJECT_UPDATE an. Geben Sie dann das gewünschte Szenario an.
- Erstellen Sie dann eine neuen Schritt und wählen Sie als Vorgang Meisterplan und als Aktion Get Projects by ID. Geben Sie als ProjectID Entity ID und als ScenarioID Scenario ID an.
- Erstellen Sie einen weiteren Schritt und wählen Sie als Vorgang MS Teams und als Aktion zum Beispiel Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen. Geben Sie dort alle gewünschten Details an (Channel, Team, Message usw) und speichern Sie Ihren Flow.
Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektfreigaben
Wenn eine Initiative in Meisterplan zur Umsetzung freigegeben wird, erhält die Projektleitung eine automatisierte Nachricht mit den relevanten Details, zum Beispiel in MS Teams.
- Erstellen Sie in Ihrem MS Power Automate den Meisterplan-Trigger Create Webhook und geben Sie als Event Type PROJECT_UPDATE an. Geben Sie dann das gewünschte Szenario an.
- Erstellen Sie dann eine neuen Schritt und wählen Sie als Vorgang Meisterplan und als Aktion Get Projects by ID. Geben Sie als ProjectID Entity ID und als ScenarioID Scenario ID an.
- Erstellen Sie einen weiteren Schritt und wählen Sie Steuerung und als Aktion Bedingung.
- Wählen Sie als Wert changedFields, und als Bedingung ist gleich und Stage Gate.
- Fügen Sie eine weitere Zeile hinzu und wählen Sie als Wert Stage Gate, und als Bedingung ist gleich und Approved (bzw. die ensprechenden Feldnamen)
- Klicken Sie unter Wenn Ja auf Aktion hinzufügen und wählen Sie zum Beispiel Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen. Geben Sie dort alle gewünschten Details an (Recipient, Message usw) und speichern Sie Ihren Flow.
Wie funktionieren Trigger?
Bestimmte Aktionen in Meisterplan, beispielsweise "Hinzufügen eines Projekts" oder "Ändern eines Projekts", können als Trigger fungieren, das heißt, Meisterplan verschickt eine Nachricht, sobald es zu einer Änderung kommt. Möglich wird das durch sogenannte Webhooks, die auf den jeweiligen Trigger reagieren.
In Ihrem Power Automate-Flow können Sie dann entscheiden, welche Aktionen in anderen Tools durch die Nachricht ausgelöst werden.
Jede Nachricht enthält einen bestimmten Satz an Daten und Informationen. In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Daten pro Nachricht möglich sind:
| Trigger | Enthaltene Informationen in der Nachricht |
| webhookId | die ID des Webhooks; nur relevant, wenn Sie einen eigenen Server implementieren, der die Nachrichten verarbeitet |
| eventId |
Eindeutige ID der Nachricht; nur relevant, wenn Sie einen eigenen Server implementieren, der die Nachrichten verarbeitet; über die ID vermeiden Sie, dass eine bereits empfangene Nachricht ein weiteres Mal verarbeitet wird |
| eventType | entweder PROJECT_CREATE, PROJECT_UPDATE oder PROJECT_DELETE |
| scenarioId | die ID des Szenarios, in dem das Ereignis (die Änderung) passierte |
| entityId | die ID des Projekts, in dem das Ereignis (die Änderung) passierte |
| eventTimestamp | Zeitpunkt des Ereignisses (der Änderung) |
| changeType |
Art der Änderung, enthält meistens nur Daten beim eventType project-updated; mögliche Daten:
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| changedFields |
enthält nur Daten bei changeType PROJECT_FIELDS_CHANGED und PROJECT_MILESTONE_CHANGED; mögliche Daten:
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Vorlagen für Meisterplan-Flows
Um Ihre Workflows noch schneller und leichter zu automatisieren, nutzen Sie einfach eine unsere Power Automate-Vorlagen. Die folgenden Vorlagen übernehmen für Sie typische Aktionen zwischen Ihren Apps und Meisterplan. Sie finden die Vorlagen auch in Meisterplan in der Seitenleiste unter Integrationen.
Hinweis: Microsoft Power Automate ist eine Drittanbieter-App. Für die Nutzung gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Sollten Sie Probleme mit Power Automate haben, kontaktieren Sie bitte den Microsoft-Support.