Automatisieren Sie mit Microsoft Power Automate wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen Ihren Tools und Meisterplan und vermeiden so die doppelte Datenpflege.

• Was ist Microsoft Power Automate?
• Voraussetzungen
• Legen Sie direkt los
  • So funktionieren Trigger
  • So funktionieren Actions
• Beispiele für Power Automate-Flows mit Meisterplan
  • Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektänderungen
  • Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektfreigaben
• Verfügbare Trigger und Actions
• Vorlagen für Meisterplan-Flows

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate ist ein Service, der es Ihnen ermöglicht, automatisierte Workflows zwischen Cloud-Tools zu erstellen. Mit dem MS Power Automate-Konnektor für Meisterplan binden Sie die Tools, die Ihre Teams nutzen, einfach an Meisterplan an.

Wenn Sie Power Automate noch nicht verwendet haben, können Sie hier mehr darüber herausfinden.

Voraussetzungen

Meisterplan:

Sie benötigen das Recht Zugriff auf Meisterplan APIs und Anbindung externer Anwendungen. Wenn Sie Ihren ersten Flow erstellen, müssen Sie Power Automate einmalig Zugriff auf Ihr Meisterplan-Konto geben in der Seitenleiste unter Verbindungen:

Dabei werden Ihre individuellen Benutzerrechte berücksichtigt, das heißt, wenn Sie zum Beispiel kein Recht auf das Bearbeiten von Finanzdaten haben, können Sie Finanzdaten auch nicht über einen Flow bearbeiten.

Sie können diesen Zugriff jederzeit widerrufen. Unter Mein Profil > Apps verwalten > App-Zugriff sehen Sie eine Übersicht aller Tools, die Zugriff auf Ihr Meisterplan-Konto haben.

Microsoft Power Automate:

Wenn Sie einen Microsoft Office-Plan haben, beispielsweise über Ihre Firma, können Sie damit auf Power Automate zugreifen. Um den Meisterplan-Konnektor zu verwenden, benötigen Sie außerdem die Lizenz für Premium-Konnektoren.

Ansonsten können Sie sich unter https://powerautomate.microsoft.com/de-de/ registrieren, um Ihre Flows zu erstellen.

Flows teilen und auf andere übertragen
Sie können Power Automate-Flows mit weiteren Mitbesitzern teilen. Alle Mitbesitzer können andere Besitzer entfernen und Anmeldeinformationen ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn der Flow-Ersteller aus der Firma ausscheidet. Mehr erfahren Sie in der Power Automate-Dokumentation.

Legen Sie los

Öffnen Sie Power Automate, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf + Erstellen und wählen Sie dann Eigene erstellen. Wählen Sie einen Auslöser aus Meisterplan oder einem Ihrer Tools, und mindestens eine darauffolgende Aktion ("Action") in einem Ihrer Tools oder Meisterplan.

So funktionieren Trigger

Ein "Trigger" (Auslöser) ist ein Ereignis, das einen Workflow startet (oder auslöst). Er ist der Ausgangspunkt für jeden Power Automate-Flow. Trigger können auf einer Vielzahl von Ereignissen basieren. Ein Trigger kann beispielsweise so eingestellt werden, dass er aktiviert wird, wenn ein Projekt in Meisterplan verschoben wird. Im Wesentlichen ist ein Trigger eine Bedingung, die, wenn sie erfüllt ist, die Ausführung eines Prozesses auslöst. In Ihrem Power Automate-Flow können Sie dann entscheiden, welche Aktionen in anderen Tools durch die Nachricht ausgelöst werden.

Weiter unten finden Sie eine Übersicht der in Meisterplan verfügbaren Trigger.

So funktionieren Actions

Eine "action" ist das, was passiert, nachdem ein Trigger einen Power Automate-Flow gestartet hat. Aktionen sind bestimmte Aufgaben, die Ihr Flow automatisch ausführt, z.B. das Hinzufügen einer Ressource oder das Aktualisieren der Laufzeiten eines Projekts. Sie können mehrere Aktionen in einem Flow hintereinander setzen. Wenn beispielsweise ein Trigger eine Änderung an einem Projekt in einem anderen Tool erkennt, können die Aktionen des Flows darin bestehen, das entsprechende Projekt in Meisterplan zu aktualisieren und dann eine Benachrichtigung an einen Microsoft Teams-Kanal zu senden.

Beispiele für Power Automate-Flows mit Meisterplan

Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele, wie Sie mit Power Automate Ihre Prozesse zwischen Meisterplan und externen Tools automatisieren können.

Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektänderungen

Wenn es Änderungen an einem Projekts gab, erhält die Projektleitung eine automatisierte Nachricht mit den relevanten Details, zum Beispiel in einem dafür festgelegten MS Teams-Kanal.

1. Öffnen Sie Power Automate und wählen Sie Erstellen> Automatisierter Cloud-Flow:
   
2. Geben Sie einen Namen für den Flow ein und wählen Sie als Trigger Meisterplan > Create Webhook aus:
   
3. Klicken Sie auf Create Webhook, um die Konfiguration der Parameter in der linken Seitenleiste zu öffnen:
   
4. Wählen Sie als Event Type PROJECT_UPDATE und darunter das gewünschte Szenario an:
   
5. Klicken Sie auf das Pluszeichen und dann auf Aktion hinzufügen, um einen neuen Schritt hinzuzufügen:
   
6. Geben Sie links in das Suchfeld Meisterplan ein und wählen Sie als Aktion Get Projects by ID. Wenn nötig, klicken Sie auf Mehr anzeigen, damit alle Aktionen angezeigt werden:
   
7. Klicken Sie nacheinander auf das Feld Scenario ID und ProjectID und geben Sie entweder einen Schrägstrich ein oder klicken Sie auf das Blitz-Symbol am Ende des Felds, um einen dynamischen Inhalt einzufügen:
   
8. Wählen Sie dann im Dropdown Entity ID und als ScenarioID Scenario ID aus:
   
9. Klicken Sie auf das Pluszeichen unter Get Projects by ID und dann auf Aktion hinzufügen, um einen neuen Schritt hinzuzufügen. Geben Sie Nachricht ein und wählen Sie als Aktion Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen:
   
10. Geben Sie alle gewünschten Details an (Channel, Team, Message, usw) und fügen Sie bei Bedarf auch hier dynamischen Inhalt wie in Schritt 7 beschrieben ein, beispielsweise den Projektnamen als Teil der Nachricht:
    
11. Klicken Sie oben links in der Toolbar auf Speichern, um Ihren Flow zu speichern:
    

Benachrichtigen Sie die Projektleitung bei Projektfreigaben

Wenn eine Initiative in Meisterplan zur Umsetzung freigegeben wird, erhält die Projektleitung eine automatisierte E-Mail mit den relevanten Details, zum Beispiel in MS Outlook.

1. Befolgen Sie die Schritte 1-8 oben.
2. Erstellen Sie einen weiteren Schritt mit Klick auf das Pluszeichen und Aktion hinzufügen. Geben Sie jetzt Steuerung ein und wählen Sie als Aktion Bedingung:
   
3. Klicken Sie in das erste Feld und geben Sie entweder einen Schrägstrich ein oder klicken Sie auf das Blitz-Symbol, um einen dynamischen Inhalt einzufügen:
   
4. Geben Sie "notification" in das Suchfeld ein und wählen Sie Notification Change Type aus:
   
5. Als Bedingung geben Sie den changeType "PROJECT_FIELDS_CHANGED" (Webhook der REST API) ein (nicht als dynamischen Inhalt, sondern als Direkteingabe):
   
6. Fügen Sie mit Klick auf New item > Zeile hinzufügen eine weitere Zeile hinzu
   
7. Klicken Sie in das erste Feld und geben Sie entweder einen Schrägstrich ein oder klicken Sie auf das Blitz-Symbol, um einen dynamischen Inhalt einzufügen. Wählen Sie Field Name aus:
   
8. Wählen Sie als Bedingung is equal to (ist gleich) und geben Sie als zweiten Wert Stage Gate ein (nicht als dynamischen Inhalt, sondern als Direkteingabe):
   
9. Fügen Sie mit Klick auf New item > Zeile hinzufügen eine weitere Zeile hinzu. Wählen Sie als dynamischen Content Stage Gate (die zweite der beiden Optionen), als Bedingung ist gleich und tippen Sie Genehmigt (bzw. die jewiligen Feldnamen Ihres Systems) ein:
   
10. Klicken Sie im Flow unter dem grünen Button True (Wenn Ja) auf das Pluszeichen und Aktion hinzufügen:
    
11. Geben Sie Outlook ein, klicken Sie unter Oulook 356 bzw Outlook.com auf Mehr anzeigen und wählen Sie E-Mail mit Optionen senden. Klicken Sie auf Erweiterte Parameter, um die Details auszuwählen, die Sie für die E-Mail festlegen möchten. Geben Sie dort die gewünschten Inhalte an (Empfänger, Betreff, Inhalt,usw):
    
12. Klicken Sie oben links in der Toolbar auf Speichern, um Ihren Flow zu speichern:
    

Verfügbare Trigger und Actions

Für Meisterplan gibt es den Trigger Create Webhook mit den folgenden Auswahlmöglichkeiten (sogenannten 'event types'):

• Alle Projektaktivitäten ('Any Project Activity')
• Projekt angelegt ('Project Created')
• Projekt aktualisiert ('Project Updated')
  • alle Aktualisierungen oder
  • Aktualisierung festgelegter Projektinformationen wie zum Beispiel Änderungen an Allokationen, Meilensteinen oder Projektfeldern (alle oder bestimmte Projektfelder)
• Projekt gelöscht ('Project Deleted')

Jede Nachricht, die durch einen Trigger ausgelöst wurde, enthält bestimmte Informationen. In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Informationen pro Nachricht möglich sind:

Actions

Es gibt eine Reihe von Aktionen (sogenannte "actions"), die durch externe Tools in Meisterplan ausgelöst werden können, nämlich jeweils das Erstellen oder Bearbeiten der folgenden Meisterplan-Daten:

• Projekte
• Ressource
• Rolle
• Meilensteine
• Meilensteinabhängigkeiten
• Kalender
• Geschäftsziele
• Allokationen
• Finanzdaten
• Ist-Werte (z.B. Ist-Zeiten)
• Abwesenheiten
• OSPs
• Programme
• Rollenkapazitäten

Vorlagen für Meisterplan-Flows

Um Ihre Workflows noch schneller und leichter zu automatisieren, nutzen Sie einfach eine unsere Power Automate-Vorlagen. Die folgenden Vorlagen übernehmen für Sie typische Aktionen zwischen Ihren Apps und Meisterplan. Sie finden die Vorlagen auch in Meisterplan in der linken Seitenleiste unter Integrationen > Power Automate.

Hinweis: Microsoft Power Automate ist eine Drittanbieter-App. Für die Nutzung gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Sollten Sie Probleme mit Power Automate haben, kontaktieren Sie bitte den Microsoft-Support.