Erfahren Sie, wie Sie Prompts gezielt erstellen, klar strukturieren und flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Anhand praxisnaher Beispiele zeigen wir, wie Prompts je nach Ihrer Rolle und Ihrem Einsatzgebiet aussehen können – etwa wenn Sie als Projektleitung tätig sind oder Verantwortung für Ressourcen tragen.
- Was ist ein Prompt?
- Zentrale Bestandteile eines Prompts
- Einen Prompt Schritt für Schritt formulieren
- Beispiel-Prompts
- Tabelle: Prompt‑Symbole und ihre Bedeutung
Was ist ein Prompt?
Ein Prompt ist eine Eingabe, mit der Sie der KI mitteilen, welche Informationen oder Inhalte Sie benötigen. Je klarer und präziser Ihr Prompt ist, desto besser kann die KI eine passende Antwort liefern.
Zentrale Bestandteile eines Prompts
Formulieren Sie Ihre Anfrage in einer klaren und eindeutigen Sprache. Verwenden Sie konkrete und detaillierte Anweisungen statt vager Formulierungen. Kurze Prompts führen häufig zu allgemeinen und ungenauen Antworten. Längere und präzisere Anweisungen helfen Ihnen dabei, Ergebnisse zu erhalten, die Ihren Erwartungen entsprechen.
Ein effektiver Prompt besteht typischerweise aus drei zentralen Bestandteilen:
- Anweisung: Welche Aufgabe soll die KI ausführen?
- Kontext / Informationen: Welche relevanten Daten soll die KI berücksichtigen?
- Ausgabeformat: Wie soll das Ergebnis strukturiert sein?
Je klarer Sie diese Punkte definieren, desto hilfreicher fällt die Antwort aus.
Einen Prompt Schritt für Schritt formulieren
Neben den grundlegenden Bestandteilen hilft eine praktische Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise beim Schreiben. Sie müssen die einzelnen Teile nicht ausdrücklich benennen, aber wenn Sie diese Schlüsselelemente berücksichtigen, erhalten Sie in der Regel deutlich bessere Ergebnisse.
1. Definieren Sie das Ziel
Beginnen Sie mit dem, was Sie erreichen möchten. Wofür benötigen Sie das Ergebnis? Formulieren Sie das Ziel klar (z. B. Überblick gewinnen, Risiken identifizieren, Entscheidungen vorbereiten, Inhalte zusammenfassen).
2. Geben Sie relevanten Kontext an
Die KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die Sie bereitstellen. Geben Sie notwendige Hintergründe an, etwa Thema, Zeitraum oder Perspektive.
3. Setzen Sie einen klaren Fokus
Ohne Vorgaben versucht die KI, alles abzudecken. Geben Sie an, welche Aspekte besonders wichtig sind und welche ausgeschlossen werden sollen. Ein klarer Fokus verbessert die Präzision sofort.
4. Legen Sie das erwartete Ergebnis fest
Geben Sie klar an, welche Art von Output Sie möchten (z. B. Analyse, Vergleich, Empfehlungen, Zusammenfassung). Definieren Sie bei Bedarf Struktur, Detailgrad oder Anzahl der Punkte.
5. Definieren Sie das Ausgabeformat
Beschreiben Sie, wie das Ergebnis präsentiert werden soll, z. B. als Stichpunkte, Tabelle, kurze Absätze oder kompakte Zusammenfassung, damit es direkt weiterverwendet werden kann.
Schwacher vs. fokussierter Prompt
Ein vager Prompt wäre zum Beispiel: "Explain this document."
So geht es besser:
|
Act as an experienced project manager. Your task is to summarize the following project status document for senior management. Focus only on key risks, current blockers, and next steps. Ignore background explanations and historical details. Present the result in exactly five concise bullet points, written in clear business language suitable for executives. Document: <insert document here> |
Der zweite Prompt definiert klar das Ziel, den Fokus und das Ausgabeformat.
Beispiel-Prompts
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie Prompts je nach Ihrem Ziel und Ihrer Rolle in Ihrer Organisation effektiv einsetzen können. Ob Sie als Portfoliokoordinator tätig sind oder Projekt- bzw. Ressourcenverantwortung tragen; die Beispiele verdeutlichen, wie klare Anweisungen dazu beitragen, möglichst hilfreiche Ergebnisse aus dem System zu erhalten.
Hinweis:
Die hier bereitgestellten Prompts dienen als Einstiegsbeispiele. Sie können diese frei ausprobieren, anpassen oder erweitern – insbesondere unter Anwendung der oben beschriebenen fünf Schritte zur Prompt-Erstellung.
Die Prompt-Beispiele werden standardmäßig auf Englisch zur Verfügung gestellt. Sie können diese jedoch auch auf Deutsch ausprobieren. Bitte beachten Sie, dass wir keine Gewähr dafür übernehmen können, dass das zugrunde liegende Large Language Model (LLM) die Inhalte vollständig korrekt, konsistent oder in der gewünschten Qualität auf Englisch bzw. Deutsch ausgibt. Weiterführende Informationen zur Nutzung und den Rahmenbedingungen von Meisterplan-KI finden Sie hier.
Eine Tabelle mit Erklärungen zu den jeweiligen Prompt-Symbolen finden Sie weiter unten.
Managementkommunikation im Portfoliokontext
a) Einstiegssatz für Portfolio‑Meetings
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie einen klaren, prägnanten Eröffnungssatz benötigen, um den Projektstatus in Portfolio‑ oder Vorstandssitzungen einzuleiten.
| Provide a single opening line for the board, covering {{status}}, {{completion_pct}}, whether we are within budget ({{expected_cost}} ≤ {{approved_budget}}), and whether we are within effort ({{expected_effort}} vs {{approved_effort}}). |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Stellt durch die Verwendung expliziter Feldnamen im Prompt eine klare und verlässliche Struktur sicher.
- Hebt die wichtigsten Vergleiche hervor, insbesondere in Bezug auf Fortschritt, Kosten und Aufwand.
- Hilft Ihnen dabei, eine kurze, managementtaugliche Eröffnungszeile zu formulieren – auch wenn Large Language Models Werte nicht immer vollständig korrekt berechnen.
b) Kurzstatement zum Projektstatus
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie eine sehr kurze, prägnante Statusaussage für einen Lenkungsausschuss oder ein Update für die Geschäftsleitung benötigen.
Prompt:
|
Write a 20‑word opening line for the board meeting that states the project status, the variance, and the single decision required. Format: "The project status" |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Stellt sicher, dass Ihr Statement durch eine strikte Begrenzung auf 20 Wörter prägnant und fokussiert bleibt.
- Schafft durch die vorgegebene Einstiegsformulierung einen konsistenten Kommunikationsstil.
c) Präsentationsfolie für den Lenkungsausschuss
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie eine kompakte, klar strukturierte Präsentationsfolie für den Lenkungsausschuss benötigen.
Prompt:
|
Generate a slide text (≤100 words) for the steering committee. Include: Format requirements: |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Sorgt für eine klare Struktur, indem Feldnamen explizit direkt im Prompt referenziert werden.
- Hält die Ausgabe durch eine Begrenzung auf 100 Wörter fokussiert und gut lesbar.
- Unterstützt Sie dabei, eine Folie mit einem einzelnen, kompakten Absatz zu erstellen, gefolgt von klaren Aufzählungspunkten.
Projektvorbereitung & Änderungen im Projektverlauf nachvollziehen
a) Helper / Vorbereitung
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, um zu verstehen, welche Projektfelder verfügbar sind, damit Sie präzise und zuverlässige Folge‑Prompts erstellen können.
Prompt:
| Create a list of all project data fields – only the names – using the format {{field name}}. |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Zeigt Ihnen alle Projektfeldnamen übersichtlich an einem Ort
- Verhindert falsche Feldreferenzen in späteren, komplexeren Prompts
- Hilft Ihnen dabei, klarere und präzisere Anweisungen vorzubereiten
b) Von der Projektleitung vorgenommene Änderungen
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie eine schnelle und übersichtliche Zusammenfassung aller Änderungen erhalten möchten, die die Projektleitung an diesem Projekt vorgenommen hat.
Prompt:
|
Summarize the "Change Log of Project" data for this project. Identify which changes were made by the project manager. |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Sie erhalten einen fokussierten Überblick über die Aktivitäten der Projektleitung.
- Der Prompt bezieht sich explizit auf die Projekthistorie und stellt so präzise und verlässliche Ergebnisse sicher.
- Sie können einen Zeitraum festlegen, wenn Sie nur Änderungen aus einem bestimmten Datumsbereich berücksichtigen möchten.
c) Meilenstein‑Verschiebungen bewerten
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie nachvollziehen möchten, wie sich Meilensteine verschoben haben und welche Auswirkungen diese Änderungen auf den gesamten Projektzeitplan haben.
Prompt:
|
Generate a concise summary of all milestone changes {{milestones}} within the selected project. The summary should: Appendix columns: |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Bietet Ihnen einen klaren Überblick über alle Meilensteinverschiebungen innerhalb des ausgewählten Projekts.
- Unterstützt Sie dabei, kritische Verschiebungen zu identifizieren und deren Auswirkungen auf den Terminplan zu verstehen.
- Stellt sowohl eine kurze Zusammenfassung als auch einen detaillierten Anhang für eine tiefergehende Analyse bereit.
d) Export der Historie für Änderungen
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie eine übersichtliche, exportierbare Version der Historie in einem kompakten Tabellenformat benötigen.
Prompt:
| Generate a tabular output of the change log using Markdown formatting. |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Erzeugt eine strukturierte Markdown‑Tabelle, die Sie problemlos in Berichten oder Dokumentationen weiterverwenden können.
- Definiert das Ausgabeformat klar und sorgt so für konsistente Ergebnisse.
Ressourcenauslastung überblicken
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie auffällige oder kritische Auslastungsmuster über Ihre Ressourcen hinweg schnell identifizieren möchten.
Prompt:
|
Create a 3–5 bullet point snapshot of allocations. For each entry in {{allocations}}, state the resource name along with past PD and future PD. Highlight cases where past PD is 0 but future PD > 40 as "upcoming load". |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Begrenzt die Antwort auf 3-5 fokussierte Aussagen und weist das Modell an, gezielt mit Auslastungsdaten ({{allocations}}) zu arbeiten.
- Definiert die gewünschte Ausgabe klar, indem die Hervorhebungsregel festgelegt wird: Ressourcen mit vergangener PD = 0 und zukünftiger PD > 40 werden als „bevorstehende Auslastung“ markiert.
Meta-Analyse
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie ein schnelles, übergeordnetes Verständnis der in Kommentaren zum Ausdruck gebrachten Stimmung im Projekt erhalten möchten.
Prompt:
| Analyze the sentiment of {{comments}} and provide a one‑sentence statement. |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den allgemeinen Tonfall in Projektkommentaren.
- Hilft Ihnen, potenzielle Probleme oder positive Trends zu erkennen, ohne jeden einzelnen Kommentar manuell lesen zu müssen.
Textaufbereitung / Qualitätsverbesserung
Zweck: Verwenden Sie diesen Prompt, wenn Sie bestehende Projekttexte sprachlich verbessern möchten, ohne ihre Bedeutung zu verändern. Er eignet sich besonders, wenn Sie ein professionelles Business‑Englisch erreichen möchten.
Prompt:
|
Act as a helper for proper American business English. Take ONLY the <text> from the project field "Status Notes" and improve it by correcting spelling and language. Keep it short. Return only the improved suggestion. If {{status_notes}} is empty, return "Notes are empty". Format: *{{today date YYYY-MM-DD}} – {{project_manager}}, {{status}}:* |
Wie Ihnen dieser Prompt hilft:
- Stellt sicher, dass sich das Modell strikt auf ein bestimmtes Textfeld (Statusnotizen) konzentriert und verhindert so unerwünschte Überarbeitungen anderer Inhalte.
- Erzeugt durch die Verwendung einer vordefinierten Antwortvorlage ein sauberes und konsistentes Format.
- Unterstützt Sie dabei, kurze, verbesserte Textvorschläge zu erhalten – oder eine klare Rückmeldung, wenn keine Notizen vorhanden sind.
Um die Prompts in der Praxis zu erleben, probieren Sie sie mithilfe von Meisterplan KI aus. Alle Details dazu finden Sie im Artikel KI-Zusammenfassungen (Beta).
Tabelle: Prompt‑Symbole und ihre Bedeutung
| Symbol / Struktur | Name | Bedeutung | Verwendung in Prompts | Beispiel (EN) |
| {{variable}} | Variable / Platzhalter | Wird durch den passenden Inhalt ersetzt, sobald der Prompt ausgeführt wird | Verwenden Sie doppelte geschweifte Klammern für dynamische Werte | Generate a report on {{project_name}}. |
|
<instruction> </instruction> |
Instruction‑Tag | Definiert die Hauptaufgabe | Umschließt die primäre Anweisung | <instruction>Summarize the text.</instruction> |
|
<context> </context> |
Context‑Tag | Liefert Hintergrundinformationen oder Rahmenbedingungen | Fügen Sie Zielgruppe, Tonalität oder Regeln hinzu | <context>Audience is non-technical.</context> |
| ( ) | Klammern | Zusätzliche Erläuterungen | Für optionale Hinweise | (use a formal tone) |
| " " | Anführungszeichen | Exakte Formulierung | Text wird wortwörtlich übernommen | "Project Status Report" |
| * | Sternchen | Markierung für Hervorhebungen, Aufzählungen oder Wildcards (z. B. Project* → alles, was mit „Project“ beginnt) | Für visuelle Betonung oder Formatierungshinweise | *Status:* On track |