Laden Sie Ihre eigenen PowerPoint-Vorlagen in Meisterplan hoch, um Projektdaten in ein individuelles Layout zu exportieren.

• Erforderliche Zugriffsrechte
• Projektdaten nach PowerPoint exportieren
  • Daten eines einzelnen Projekts exportieren
  • Daten mehrerer Projekte exportieren
  • Meisterplan-Standardvorlage
• So erstellen Sie Ihre eigene Vorlage
  • So laden Sie Ihre Vorlage hoch
  • Eigene Vorlage löschen
• Dos und Don'ts
  • Formatierungstipps
  • Don'ts
  • Fehlerbehebung

Erforderliche Zugriffsrechte

Um Daten in die PowerPoint-Vorlage exportieren zu können, benötigen Benutzer das Recht Daten exportieren unter Verwalten > Benutzergruppen > Integrationen. In der PowerPoint-Datei werden nur die Daten angezeigt, für die sie Benutzerrechte haben.

Um individuelle PowerPoint-Vorlagen hochzuladen, benötigen Benutzer das Recht PowerPoint-Vorlagen hochladen unter Verwalten > Benutzergruppen > Integrationen.

Projektdaten nach PowerPoint exportieren

Wenn Sie Meisterplan-Daten außerhalb der Software mit anderen teilen wollen, beispielsweise für ein Board- oder Statusmeeting, können Sie Ihre Projektdaten ganz einfach in eine vordefinierte PowerPoint-Vorlage exportieren.

Daten eines einzelnen Projekts exportieren

Wenn Sie nur die Daten eines Projekts exportieren möchten, öffnen Sie dessen Projektmaske und klicken Sie in der Toolbar auf Nach PowerPoint exportieren:

Wenn Sie mehrere PowerPoint-Vorlagen in Ihrem System haben, können Sie die passende Vorlage aus einer Dropdown-Liste auswählen.

Die exportierte Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen und ist editierbar, das heißt, Sie können die Inhalte und das Layout nach Ihrem Bedarf anpassen.

Daten mehrerer Projekte exportieren

Sie können auch die Daten von mehr als einem Projekt in dieselbe Vorlage exportieren. Öffnen Sie die Listenansicht in der linken Seitenleiste, wählen Sie die gewünschten Projekte und klicken Sie in der Toolbar auf Nach PowerPoint exportieren:

Wenn Sie mehrere PowerPoint-Vorlagen in Ihrem System haben, können Sie die passende Vorlage aus einer Dropdown-Liste auswählen.

Für jedes ausgewählte Projekt werden die Folien, die Platzhalter der gewünschten Felder enthalten (mit Ausnahme der Zeitstempel- und Titel-Platzhalter), in der PowerPoint-Vorlage dupliziert und mit den Projektdaten befüllt.

Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen und ist editierbar, das heißt, Sie können die Inhalte und das Layout nach Ihrem Bedarf anpassen.

Meisterplan-Standardvorlage

Wenn Sie keine eigenen Vorlagen hochgeladen haben, oder Ihre eigenen Vorlagen gelöscht haben, wird automatisch die Meisterplan-Standardvorlage eingesetzt. Die Standardvorlage ist nur auf Englisch verfügbar und enthält eine Auswahl der verfügbaren Felder. In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht aller Felder einschließlich ihrer zugehörigen Platzhalter, und welche davon in der Standardvorlage enthalten sind.

In Pro- und Premium-Editionen können Sie bis zu zehn eigene Vorlagen hochladen und dadurch sicherstellen, dass der Export den Layoutvorgaben Ihres Unternehmens entspricht und nur die Informationen beinhaltet, die Sie benötigen.

In Basic-Editionen und immer, wenn keine eigene Vorlage hochgeladen wurde, erfolgen die Exporte in die Meisterplan-Standardvorlage.

So erstellen Sie eigene VorlagenProPremium

Ihre PowerPoint-Vorlagen (.pptx) können alle Arten von Text, Formatierung und Layout haben, solange sie nicht die maximal zulässige Dateigröße von 5 MB überschreiten. Jede Vorlage kann bis zu 10 Folien und 200 Platzhalter enthalten.

Damit Projektinformationen in eine PowerPoint-Datei exportiert werden, müssen Sie die Platzhalter der gewünschten Felder als editierbaren Text in Ihre Datei aufnehmen. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Platzhalter in Textboxen oder Tabellen einfügen. Sie finden eine Übersicht aller verfügbaren Felder und deren Platzhalter im Artikel Liste verfügbarer Felder für die PowerPoint-Exportvorlage.

1. Laden Sie die Meisterplan-Standardvorlage herunter, indem Sie unter Integrationen > Microsoft PowerPoint auf den Namen der Vorlage klicken.
2. Passen Sie die Standardvorlage mit Ihrer Konfiguration und Ihren Feldern an, indem Sie entsprechende Platzhalter einfügen. Speichern Sie dann die Datei unter einem neuen Namen.
3. Laden Sie Ihre Vorlage hoch (s.u.).
4. Testen Sie Ihre Vorlage, indem Sie die Projektmaske eines beliebigen Projekts öffnen und in der Toolbar auf Nach PowerPoint exportieren klicken.
5. Wiederholen Sie die Schritte, bis Ihre Konfiguration Ihren Vorstellungen entspricht.

Wenn Sie alle eigenen Vorlagen löschen, wird automatisch wieder die Meisterplan-Standardvorlage hochgeladen.

So laden Sie Ihre Vorlagen hoch

1. Gehen Sie zu Integrationen > Microsoft PowerPoint und klicken Sie auf Neue Vorlage hochladen.
   
2. Ziehen Sie Ihre Vorlage auf die Seite oder wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus, und klicken Sie dann oben rechts auf Validieren.
3. In der rechten Spalte sehen Sie eine Liste mit allen fehlerhaften Platzhaltern in Ihrer Datei. Wenn Sie durch die Dateivorschau klicken, werden die fehlerhaften Platzhalter rot hervorgehoben. Wenn Sie die hochgeladene Datei herunterladen, bleibt die rote Hervorhebung erhalten.
   
4. Korrigieren Sie die Fehler in Ihrer Datei.
5. Laden Sie die korrigierte Datei hoch und klicken Sie erneut Validieren.
6. Wenn Ihre Datei keine Fehler enthält, klicken Sie oben rechts auf Hochladen.

Ab jetzt kann die Vorlage für den Export nach PowerPoint verwendet werden. In der Projektmaske und in der Listenansicht können Sie die neue Vorlage testen.

Vorlagen löschen

Sie können eigene Vorlagen löschen, indem Sie unter Integrationen > Microsoft PowerPoint Ihre Maus über den Namen der jeweiligen Datei bewegen und auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeite klicken. Wenn Sie alle PowerPoint-Vorlagen löschen, wird wieder die Meisterplan-Standardvorlage hochgeladen. Sie können die Meisterplan-Standardvorlage nicht löschen, aber neue Vorlagen hochladen.

Dos und Don'ts

Formatierungstipps

Für die besten Layout-Ergebnisse befolgen Sie diese Empfehlungen:

• Fügen Sie bei Text- oder URL-Feldern pro Platzhalter eine eigene Textbox hinzu.
• Entfernen Sie alle leeren Zeilen aus den Textboxen nach den Platzhaltern, weil zusätzliche Leerzeilen die Textbox unnötig vergrößern und zu Überschneidungen von Textboxen führen können.
• Stellen Sie sicher, dass Textboxen in Ihrer Vorlage für die maximal erwartete Textmenge ausgelegt sind. Oder strukturieren Sie längere Inhalte über größere Felder oder mehrere Folien. Der PowerPoint-Export ignoriert die Einstellung "Text automatisch anpassen", um das Layout zu schützen. Das heißt, der Text wird eingefügt, bis die Textbox voll ist, und der restliche Text, der den verfügbaren Platz in der Textbox überschreitet, wird mit einer Ellipse („…“) gekürzt. 
• Aktivieren Sie die Option „Text bei Überlauf verkleinern“ für mehrzeilige Textfelder unter Form formatieren > Textoptionen > Textfeld, um zu verhindern, dass langer Text in Textfeldern abgeschnitten wird.
• Wenn Sie mehrere Meilenstein- oder Risikotabellen benötigen, empfehlen wir, jede Tabelle auf einer separaten Folie zu platzieren, um ein einheitliches Layout zu gewährleisten. Auf diese Weise wird einfach eine neue Folie erstellt, wenn eine Tabelle über den Rand der Folie hinausragt, anstatt dass sich die Zeilen mit der nächsten Tabelle überschneiden.
• Wenn Ihre Vorlage Folien ohne Platzhalter enthält, zum Beispiel mit Erklärungen oder Beschreibungen, empfehlen wir, sie am Ende der Vorlage zu platzieren. So bleiben sie immer am Ende Ihrer Datei, auch wenn Sie mehrere Projekte exportieren.

Don'ts

• Fügen Sie Meilenstein- und RIsiko-Platzhalter nur in Tabellenspalten ein, niemals in Textboxen.
• Fügen Sie die folgenden PowerPoint-Elemente nicht in Ihre Vorlagen ein, da sie beim Hochladen der Vorlage oder beim Exportieren von Daten Probleme verursachen können:
  • Cameos
  • 3D-Modelle
  • Diagramme
  • Komplexe Gruppierungen
  • Komplexe Diagramme
  • Add-Ins (Ausnahme: Vertrauenswürdige Add-Ins wie Tableau, Power BI, Visio, Think Cell, Office Timeline, OnePager, MekkoGraphics und Efficient Elements sind erlaubt.)
• Löschen Sie allen unnötigen Folien aus Ihrer Vorlage, insbesondere den Folienmaster.

Fehlerbehebung

• Versteckte, nicht unterstützte Inhalte entfernen
  1. Öffnen Sie Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen. Klicken Sie auf Prüfen und anschließend bei den folgenden Elementen jeweils auf Alle entfernen:
     • Inhalts-Add-Ins
     • Aufgabenbereich-Add-Ins
     • Eingebettete Dokumente
     • Makros, Formulare und ActiveX-Steuerelemente
     • Benutzerdefinierte XML-Daten
     • Nicht sichtbarer Inhalt auf Folien
  2. Öffnen Sie Start > Anordnen > Auswahlbereich. Entfernen Sie auf jeder Folie alle Objekte, die keine Textfelder, Rechtecke, Tabellen oder Bilder sind.
  3. Speichern Sie die Datei.