Vergleichen Sie das bewilligte Budget, die geplanten Kosten und die Ist-Allokationskosten der einzelnen Projekte, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn die Kosten eines Projekts aus dem Ruder laufen. So passen Sie Ihre Pläne so früh wie möglich an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

• Allgemein
  • Erforderliche Rechte
• Budget für Projekte festlegen
  • Vergleichen von bewilligtem Budget und erwarteten Gesamtkosten
• Ist-Allokationskosten berechnen lassen
• Die erwarteten Gesamtkosten im Blick behalten
  • Auf Projektebene im Finanz-Tracker
  • Auf Rollen- und Ressourcenebene
  • Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker
• Plan und Ist-Kosten vergleichen
  • Auf Projektebene im Finanz-Tracker
  • Auf Rollen- und Ressourcenebene
  • Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker
• Liste der Finanzkennzahlen
• Konfiguration der Kennzahlen in anderen Ansichten
  • Konfiguration der Projektliste

Allgemein

Um Ihre Ihre Finanzkennzahlen pro Projekt zu sehen, lässt sich die Projektmaske neben dem Projektfeld Bewilligtes Budget mit den Abschnitten Finanz-Tracker, Rollen und Ressourcen - Kosten und Kostentyp-Tracker  konfigurieren. 

Erforderliche Rechte

Um die Finanzkennzahlen in verschiedenen Ansichten nutzen zu können, müssen folgende Rechte in den Benutzergruppen konfiguriert sein:

• Damit Ihnen Finanzdaten angezeigt werden, benötigen Sie im Abschnitt Allgemein die Option Zugriff auf Finanzdaten
• Um Ist-Allokationskosten zu sehen, benötigen Sie im Abschnitt Detaillierte Projekt- und Programmrechte unter Zugriff auf Ist-Zeiten mindestens die Option Leserechte
• Um Zugriff auf das Feld Bewilligtes Budget zu haben, benötigen Sie im Abschnitt Projektfeldrechte für das Feld Bewilligtes Budget mindestens die Option Leserechte
• Um die Projektmaske und den Projektüberblick anpassen zu können, benötigen Sie im Abschnitt Verwaltungsrechte die Option Projektfelder, Projektmaske, Projektüberblick und Erweitert verwalten.

Budget für Projekte festlegen

Bewilligtes Budget ist ein Projektfeld, das Sie wie andere Projektfelder in der Projektmaske hinzufügen müssen, um es dort sehen und bearbeiten zu können. Klicken Sie dazu auf  Verwalten in der linken Seitenleiste und öffnen Sie die Projektmaske. Klicken Sie dann in einem Projektfeldabschnitt auf Projektfeld hinzufügen und wählen Sie Bewilligtes Budget aus.

Tragen Sie den bewilligten Aufwand entweder manuell pro Projekt ein, oder importieren Sie die Budgets für mehrere Projekte mit dem Schnellimport für Projekte.

Vergleichen von bewilligtem Budget und erwarteten Gesamtkosten

Wenn Sie das bewilligte Budget hinterlegt haben, können Sie es im Finanz-Tracker in der Projektmaske mit den erwarteten Gesamtkosten vergleichen.

Sie können das bewilligte Budget sowie weitere Kennzahlen auch in anderen Meisterplan-Ansichten anzeigen. Alle Finanzkennzahlen finden Sie weiter unten.

Ist-Allokationskosten berechnen lassen

Voraussetzung für die Nutzung von Ist-Allokationskosten ist der regelmäßige Import von Ist-Zeiten.

Meisterplan errechnet die Ist-Allokationen eines Projekts aus den importierten Ist-Zeiten und den Kosten pro Stunde, die für eine Ressource oder Rolle zum Zeitpunkt des Imports hinterlegt sind. Mit diesem Wert als Basis können Sie geplante mit Ist-Allokationskosten vergleichen, die erwarteten Gesamtkosten sehen und erkennen, ob sich das Projekt noch innerhalb des bewilligten Budgets befindet. 

Berechnung der Kosten pro Stunde von Ressourcen möglich
Alle Benutzer mit dem Recht Zugriff auf Finanzdaten ist es möglich, Rückschlüsse auf die Kosten pro Stunde einer Ressource zu ziehen, auch wenn sie keinen Zugriff auf den Ressourcen-Pool haben.

Die erwarteten Gesamtkosten im Blick behalten

Auf Projektebene im Finanz-Tracker

Der Reiter Erwartet Gesamt im Finanz-Tracker zeigt das bewilligte Budget, die erwarteten Gesamtkosten und ihre Zusammensetzung, sowie die Abweichung der erwarteten Gesamtkosten vom bewilligten Budget.

Negative Werte bei der Abweichung bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten unter dem bewilligten Budget liegen. Postive Werte bedeuten, dass die erwarteten Gesamtkosten über dem bewilligten Budget liegen und werden rot dargestellt.

Die Balkendarstellung zeigt das bewilligte Budget (links) und die erwarteten Gesamtkosten (rechts). Die einzelnen Kostenarten werden gemäß ihrer Farbcodierung im rechten Balken dargestellt.

Finanzereigniskosten
Finanzereigniskosten sind immer geplante Kosten, keine Ist-Kosten.

Auf Rollen- und Ressourcenebene

Der Reiter Erwartet Gesamt im Projektfeldabschnitt Rollen und Ressourcen - Kosten zeigt die erwarteten Gesamtkosten pro Rolle und Ressource und ihre Zusammensetzung für das jeweilige Projekt.

Die erwarteten Gesamtkosten werden sowohl als Wert als auch in Balkendarstellung angezeigt. Wurden für das Projekt Ist-Zeiten importiert, werden die Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute dunkler dargestellt.

Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker

Der Reiter Erwartet Gesamt im Kostentyp-Tracker zeigt die erwarteten Gesamtkosten aufgeteilt nach Capex und Opex. Durch Klick auf den Pfeil neben den erwarteten Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart lassen sich diese nach Allokationskosten und Finanzereigniskosten aufgeteilt anzeigen.

Die Balkendarstellung zeigt die erwarteten Gesamtkosten nach Capex (links) und nach Opex (rechts). Die einzelnen Kostenarten werden gemäß ihrer Farbcodierung in den Balken dargestellt.

Plan und Ist-Kosten vergleichen

Auf Projektebene im Finanz-Tracker

Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten geplanten und den Ist-Kosten bis zum letzten Buchungsdatum. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.

Auf Rollen- und Ressourcenebene

Der Reiter Plan-Ist-Vergleich im Abschnitt Rollen und Ressourcen - Allokationen zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten geplanten Allokationskosten und Ist-Kosten bis zum letzten Buchungsdatum auf Rollen- oder Ressourcenbasis für das jeweilige Projekt. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.

Nach Capex und Opex im Kostentyp-Tracker

Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen geplanten und den Ist-Allokationskosten eines Projekts bis zum letzten Buchungsdatum. Die Kosten sind aufgeteilt nach Capex und Opex, Allokationskosten und Finanzereigniskosten. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.

Liste der Finanzkennzahlen

Alle Kennzahlen werden auf Basis von nicht gerundeten Zahlen errechnet und dann auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dadurch kann es bei der Anzeige von Summen zu geringen Abweichungen im Dezimalbereich kommen.

Folgende Kennzahlen finden Sie in der Projektmaske, der Projektliste, dem Projektüberblick oder der Board-Ansicht:

• Abweichung erwartete Gesamtkosten zu bewilligtem Budget: Unterschied zwischen den erwarteten Gesamtkosten und dem bewilligten Budget, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die erwarteten Gesamtkosten höher sind als das bewilligte Budget.
• Abweichung Plan zu Ist-Allokationskosten:  Unterschied zwischen den Ist-Allokationskosten und den geplanten Allokationskosten, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Allokationskosten höher sind als die geplanten Allokationskosten.
• Aufwandskosten gesamt​: Summe aller geplanten Allokationskosten.
• Bewilligtes Budget: Zeigt das im Projektfeld bewilligtes Budget hinterlegte Projektbudget.
• Erwartete Gesamtkosten:
  • Wenn Ist-Zeiten importiert wurden: Setzen sich zusammen aus zukünftigen Finanzereigniskosten, zukünftigen Allokationskosten, vergangenen Finanzereigniskosten und Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute.
  • Wenn keine Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aus Allokationskosten und Finanzereigniskosten.
• Geplante Allokationskosten bis inkl. [Letztes Buchungsdatum]: Summe der geplanten Allokationskosten bis einschließlich des genannten Datums.
• Gesamtkosten:  Summe der gesamten Aufwandskosten und den gesamten Finanzereigniskosten. 
• Ist-Allokationskosten: Durch den Import von Ist-Zeiten errechnete tatsächlich angefallene Allokationskosten.
  
• Ist-Allokationskosten bis inkl. [Letztes Buchungsdatum]: Summe der Ist-Allokationskosten bis einschließlich des genannten Datums.
• Zukünftige Allokationskosten: Kosten geplanter Allokationen, die in der Zukunft liegen.
  
• Zukünftige Finanzereigniskosten: Kosten der dem Projekt hinzugefügten Finanzereignisse, die in der Zukunft liegen.
  

Folgende Kennzahlen finden Sie nur in der Projektmaske:

• Capex - Erwartete Gesamtkosten: Summe der zukünftigen Capex und der Ist-Capex + Capex bis heute.
• Geplante Capex bis [letztes Buchungsdatum]: Summe der als Capex geplanten Allokationskosten und vergangenen Finanzereigniskosten bis zum genannten Datum.
• Geplante Opex bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der als Opex geplanten Allokationskosten und vergangenen Finanzereigniskosten bis zum genannten Datum.
• Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute: Summe der durch den Import von Ist-Zeiten errechneten tatsächlich angefallenen Allokationskosten und der geplanten Allokationskosten zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute.
• Vergangene Capex: Summe der Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute und den als Capex gebuchten vergangenen Finanzereigniskosten.
• Ist-Capex bis [letztes Buchungsdatum]: Summe der Ist-Allokationskosten und der vergangenen Finanzereigniskosten bis zum genannten Datum.
• Vergangene Opex: Summe der Ist-Allokationskosten + Allokationskosten bis heute und den als Opex gebuchten vergangenen Finanzereigniskosten.
• Ist-Opex bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Ist-Allokationskosten und der vergangenen Finanzereigniskosten bis zum genannten Datum.
• Ist-Kosten: Summe der als Capex und Opex geplanten Kosten und Ist-Allokationskosten.
• Opex - Erwartete Gesamtkosten: Summe der zukünftigen Opex und der Ist-Opex + Opex bis heute.
• Vergangene Allokationskosten: Geplante Allokationskosten, die in der Vergangenheit liegen (wenn keine Ist-Zeiten importiert wurden)
• Vergangene Finanzereigniskosten: Kosten der dem Projekt hinzugefügten Finanzereignisse, die in der Vergangenheit liegen.
• Zukünftige Capex: Summe der Allokationskosten und der als Capex geplanten Finanzereigniskosten.
• Zukünftige Opex: Summe der Allokationskosten und der als Opex geplanten Finanzereigniskosten.

Finanzereigniskosten
Finanzereigniskosten sind immer geplante Kosten, keine Ist-Kosten.

Finanzkennzahlen in anderen Ansichten

Neben der Projektmaske kann jeder Benutzer mit dem Recht Zugriff auf Finanzdaten Finanzkennzahlen in der Projektliste, Board-Ansicht und den integrierte Berichten konfigurieren. Mit den entsprechenden Rechten lässt sich auch der Projektüberblick konfigurieren und die Kennzahlen über die REST und Reporting API exportieren.

Konfiguration der Projektliste

Die Projektliste ist die Meisterplan-Ansicht, in der Sie am schnellsten eine Übersicht der für Sie relevanten Finanzkennzahlen  bekommen. Damit Sie das bewilligte Budget, die Ist-Allokationskosten und weitere zugehörige Kennzahlen über mehrere Projekte hinweg vergleichen können, konfigurieren Sie die Projektliste so, dass sie die gewünschten Spalten zeigt:

Mehr Details zur Projektliste finden Sie im Artikel Projektliste.