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Diese Ansicht ist speziell auf Ressourcenmanager und Teamleiter zugeschnitten, die darin schnell Kapazitätsprobleme oder Potenziale erkennen und Allokationen bearbeiten können. So stellen Sie Teams mit den richtigen Personen und den verfügbaren Kapazitäten zusammen.
So finden Sie die Ansicht
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team Planner, um die Ansicht zu öffnen. Die Liste links enthält die Rollen und die Ressourcen nach der primären Rolle sortiert. Die Zeitleiste rechts daneben zeigt die verfügbare Kapazität von Rollen und Ressourcen entsprechend der gewählten Zoomstufe (Monat, Quartal, usw.). Überallokationen werden in rot angezeigt, Unterallokationen in blau und optimale Allokationen in grün.
Klicken Sie auf den Pfeil nach dem Namen einer Rolle oder Ressource, um deren individuelle Projektallokationen auszuklappen. Im Gegensatz zur Ansicht im Portfolio Designer werden Allokationssegmente mit dem Wert "0" im Team Planner nicht angezeigt.
Wenn eine Rolle oder Ressource einem Projekt zugewiesen ist, aber keine Allokationswerte hinterlegt sind, wird das Projekt im Zeitrastermodus angezeigt. Im flexiblen Modus werden für das Projekt keine Allokationssegmente angezeigt.
So konfigurieren Sie die Ansicht
Sie können die Ansicht jederzeit so anpassen, wie Sie es möchten. Die Konfiguration der Ansicht ist immer benutzerspezifisch, das heißt, nur Sie selbst sehen den Team Planner in der gewählten Konfiguration.
Allokationsmodus
Der Allokationsmodus Zeitraster zeigt bei ausgeklappten Ressourcen oder Rollen eine Zeile für jedes Projekt, dem die Ressource oder Rolle zugewiesen ist. Die Allokationssegmente sind wie in einer Tabellenkalkulation auf die Zellen des Rasters verteilt und entsprechen der gewählten Zoomstufe (Monat, Quartal, usw.). Die Projekte jeder Rolle und Ressource sind nach ihrem Rang angeordnet. Die Gesamtkapazität der Rolle oder Ressource wird dem Projektrang entsprechend verteilt und Überallokationen werden rot eingefärbt.
Im Zeitrastermodus können Sie schnell bestehende Allokationen bearbeiten, indem Sie mit der Tabulatortaste zwischen den Allokationszellen wechseln. Mit der passenden Allokationseinheit und Zoomstufe können Sie außerdem den gewünschten Detailgrad einstellen.
Wenn Sie den Allokationsmodus Flexibel wählen, werden Ihnen die Allokationssegmente als Balken angezeigt. Die Balken sind platzsparend angeordnet und Allokationen, die zum selben Projekt gehören, liegen möglichst nah beieinander.
Der flexible Modus eignet sich besonders dafür, einen kompakten Überblick über die Gesamtauslastung Ihres Teams zu erhalten. Zusätzliche Einblicke erhalten Sie, wenn Sie die Projekte nach einem Feld wie Status oder Geschäftsziel einfärben.
Ansicht konfigurieren
In der Toolbar finden Sie unter Ansicht konfigurieren die folgenden Optionen:
- Rollen und Ressourcen sortieren nach: Wählen Sie, ob die Rollen und Ressourcen nach Name, primärer Rolle oder einem OSP-Feld (z.B. Abteilung) sortiert werden.
- Farbschema: Legen Sie fest, nach welchem Feld (z.B. Geschäftsziel oder Status) die Projekte eingefärbt werden:
- Zeitrastermodus: die Projektlinie, die oberhalb der Projektsegmente die Dauer des angewählten Projekts anzeigt, wird eingefärbt
- Flexibler Modus: die Projektlinie und zusätzlich auch alle Projektbalken werden eingefärbt
- Unterallokation/Überallokation: Legen Sie fest, bei welchen Werten die Zellen rot (Überallokation) und grün (Unterallokation) dargestellt werden.
Angezeigte Daten wählen
Legen Sie fest, welche Ressourcen im Team Planner angezeigt werden, indem Sie Datumsbereich, Portfolio und Szenario in der Kopfleiste auswählen.
Über den Datumsbereich stellen Sie sicher, dass nur Ressourcen mit einem Eintritts- und Austrittsdatum innerhalb des gewählten Bereichs angezeigt werden.
Der Ressourcenfilter im ausgewählten Portfolio legt fest, welche Rollen und Ressourcen im Team Planner angezeigt werden. Mit dem richtigen Ressourcenfilter (OSP, Fähigkeiten, primäre Rolle, extern/intern) sehen Sie nur die Rollen und Ressourcen, die für Ihre aktuelle Aufgabe relevant sind.
Der Projektfilter im ausgewählten Portfolio legt fest, welche Projekte Sie öffnen und/oder bearbeiten können. Sie sehen also alle Projekte der angezeigten Ressourcen, können aber nur die Projekte öffnen oder bearbeiten, die dem Projektfilter (z.B. OSP, Projektleiter, Status) des aktuellen Portfolios entsprechen.
So benutzen Sie die Ansicht
Erforderliche Zugriffsrechte
- Um im Team Planner Allokationen bearbeiten zu können, muss Ihre Benutzergruppe die folgenden Rechte haben:
- Unter Projekte und Programme bearbeiten benötigen Sie mindestens das Recht Projekte mit Benutzer als Projektleiter.
- Bearbeitungsrecht für das gewünschte Szenario bzw. das Recht Plandaten bearbeiten
- Unter Detaillierte Projekt- und Programmrechte benötigen Sie das Recht Allokationen hinzufügen, verändern und löschen.
- Um die Detailansicht einer Rolle oder Ressource öffnen zu können, benötigen Sie das Recht Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten.
Zugriff auf Ressourcen- und Projektinformationen
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Rolle oder Ressource und klicken Sie auf das rechteckige Symbol nach dem Namen, um die Detailansicht der Rolle oder Ressource zu öffnen.
Wählen Sie ein Allokationssegment aus und klicken Sie auf das i-Symbol in der rechten Seitenleiste, um das Information Panel mit dem Überblick zu öffnen. Wenn das zugehörige Projekt Bestandteil des aktuellen Portfolios ist, können Sie außerdem dessen Projektmaske öffnen, indem Sie im Information Panel auf Projekt öffnen klicken.
So bearbeiten Sie Allokationen im Team Planner
Sie können Allokationen sowohl im flexiblen wie auch im Zeitrastermodus bearbeiten.
Um den Wert einer Allokation zu ändern, klicken Sie zuerst auf das jeweilige Allokationssegment und dann auf den vorhandenen Wert, damit Sie ihn bearbeiten können:
Speichern Sie den neuen Wert mit der Enter-Taste, oder indem Sie außerhalb des Segments klicken. Drücken Sie ESC, um das Segment zu verlassen, ohne die Änderung zu speichern. Im Zeitrastermodus können Sie auch mit der Tabulatortaste von einem Segement ins nächste wechseln.
Wenn Sie 0 als neuen Wert eintragen und es dann abwählen bzw. ein anderes Allokationssegment anwählen, verschwindet das Segment (im flexiblen Modus) oder wird zu einem leeren Segment (im Zeitrastermodus).
Wenn Sie die Maus über einen Projektnamen bewegen und ein Schloss-Symbol angezeigt wird, bedeutet das, dass das Projekt nicht zum ausgewählten Portfolio gehört. Sie können die Allokationssegmente dieses Projekts nicht bearbeiten.
Wenn Sie die Maus über einen Projektnamen bewegen und ein Augen-Symbol angezeigt wird, fehlen Ihnen die Benutzerrechte für dieses Projekt oder für das ausgewählte Szenario.
Projekte, denen eine Ressource nicht in Ihrer primären Rolle zugewiesen ist, zeigen die zugewiesene Projektrolle der Ressource in Klammern an.