So sorgen Sie dafür, dass Ihr Meisterplan bereit für die Kapazitätsplanung ist:
- Schritt 1: Legen Sie die Kapazität von Ressourcen fest
- Schritt 2: Legen Sie die Kapazität von Rollen fest
- Schritt 3: Definieren Sie FTE und Personentag
- Schritt 4: Berücksichtigen Sie Feiertage
- Schritt 5: Berücksichtigen Sie Urlaube und andere Abwesenheiten
- Schritt 6: Berücksichtigen Sie die Grundlast ("Run the Business")
Schritt 1: Legen Sie die Kapazität von Ressourcen fest
Der erste Baustein für eine zuverlässige Planung ist die grundsätzliche Kapazität der Mitarbeiter. In Meisterplan definieren Sie unter Verwalten > Kalender verschiedene Arbeitszeitmodelle mit Hilfe von Kalendern. Damit berücksichtigen Sie nicht nur Voll- und Teilzeitmodelle, sondern auch Unterschiede in der Wochenarbeitszeit etwa an verschiedenen Standorten.
Kalender werden in Meisterplan im Ressourcen-Pool verwaltet. Wie Sie Kalender hinzufügen, bearbeiten und löschen, erfahren Sie im Artikel Kalender verwalten.
Vollzeitmitarbeiter
Für Vollzeitkräfte geben Sie beim Konfigurieren des Kalenders einfach für jeden Wochentag die regelmäßige Arbeitszeit an. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel an verschiedenen Standorten unterschiedliche Wochenarbeitszeiten hat, legen Sie einfach mehrere Kalender an.
Teilzeitmitarbeiter
Kalender für Teilzeitkräfte legen Sie am besten als so genannte "abgeleitete Kalender" an. Ein solcher Kalender übernimmt Kalenderausnahmen wie etwa Feiertage von einem anderen Kalender, was Ihnen Zeit beim Konfigurieren spart:
Im obigen Beispiel wurde der Kalender "Teilzeit 50%" vom Kalender "DE" abgeleitet, der auch als Standardkalender festgelegt ist.
Um einen abgeleiteten Kalender zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über einen bestehenden Kalender bewegen. Mehr zum Thema abgeleitete Kalender erfahren Sie im Artikel Kalender verwalten.
Schritt 2: Legen Sie die Kapazität von Rollen fest
Die Kapazität von Rollen wie zum Beispiel Junior-Berater können Sie entweder im Ressourcen-Pool oder Portfolio Designer festlegen.
Resourcen-Pool: Öffnen Sie den Ressourcen-Pool, wählen Sie den Reiter Rollen und öffnen Sie die Detailansicht der gewünschten Rolle:
Portfolio Designer: Wählen Sie im Ressourcenbereich die gewünschte Rolle und klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Namen, Wählen Sie dann im Kontext-Menü die Option Rollenkapazitäten ändern aus.
Wenn Sie Kapazitätsänderungen von mehreren Rollen auf einmal hinzufügen möchten, können Sie sie auch aus einem Tabellendokument importieren.
Die Kapazität von Rollen ist dann relevant, wenn einer der folgenden Fälle auf Ihre Planung zutrifft:
- Sie arbeiten in Meisterplan ausschließlich mit Rollen.
- Das heißt Sie geben den geplanten Arbeitsaufwand während des gesamten Projektzyklus auf Rollenbasis an (z.B. "Junior-Berater mit 5 FTE") und nie für einzelne Mitarbeiter.
- Sie nutzen Rollen für die Grobplanung und Ressourcen für die Detailplanung.
- Beispiel: Sie geben Ressourcenbedarfe für neue Initiativen frühzeitig auf Rollenbasis an, und verteilen den Aufwand erst zu einem späteren Zeitpunkt auf einzelne Mitarbeiter.
- Sie nutzen Rollen zur Simulation von Kapazitätsänderungen, zusätzlich zur normalen Mitarbeiterplanung mit Hilfe von Ressourcen.
- Beispiel: Sie legen in einem Szenario neben Ihren 5 Junior-Beratern eine zusätzliche Rollenkapazität von 2 FTE fest. So finden Sie heraus, welche zusätzlichen Projekte Sie stemmen könnten, wenn 2 weitere Junior-Berater eingestellt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu diesen Themen:
Schritt 3: Definieren Sie FTE und Personentag
In Meisterplan können Sie Kapazität (und Projektaufwände) in Stunden, Personentagen oder in FTE (engl. "full-time equivalent") angeben. FTE und Personentage sind relative Einheiten, die Sie für Ihr Unternehmen anpassen können.
FTE definieren
Um zu definieren, wie viele Wochenarbeitsstunden 1 FTE entsprechen, markieren Sie einen Kalender als Standardkalender. Wenn der Kalender zum Beispiel 40 Wochenarbeitsstunden festlegt, entspricht in Ihrem System 1FTE diesen 40 Wochenstunden.
Wie Sie einen Kalender als Standardkalender markieren, erfahren Sie im Artikel Kalender verwalten.
Personentag in Stunden definieren
Der Standardwert für einen Personentag sind 8 Stunden. Wenn Sie das ändern möchten, passen Sie einfach die systemweite Einstellung Personentag in Stunden an. So stellen Sie sicher, dass Stunden richtig in Personentage umberechnet werden.
Klicken Sie dazu in der linken Seitenleiste auf Verwalten und wählen Sie Erweitert. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Erweiterte Einstellungen verwalten.
Schritt 4: Berücksichtigen Sie Feiertage
Feiertage wirken sich natürlich auf die Kapazität aus - in Meisterplan bilden Sie diese mit Hilfe von Kalenderausnahmen ab. Für jede Ausnahme können Sie festlegen, ob Mitarbeiter hier gar nicht oder nur mit verminderter Arbeitszeit zur Verfügung stehen:
Neue Meisterplan-Systeme enthalten vorkonfigurierte Kalender und staatliche Feiertage für mehrere Länder. Um neue Ausnahmen hinzuzufügen, klicken Sie im Kalender im Abschnitt Ausnahmen auf Ausnahme hinzufügen. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Kalender verwalten.
Schritt 5: Berücksichtigen Sie Urlaube und andere Abwesenheiten
Damit Ihre Projekte nicht schiefgehen, weil niemand den Urlaub des Projektleiters oder die Elternzeit einer Schlüsselressource bedacht hat, bilden Sie Abwesenheiten in Meisterplan ab. Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Import von Abwesenheiten aus einem Tabellendokument mit dem Schnellimport (mehr Informationen).
- Manuelles Hinzufügen von Abwesenheiten im Ressourcen-Pool (mehr Informationen).
- Bearbeiten der Ressourcenkapazität im Portfolio Designer (mehr Informationen).
- Dies ist jedoch nur in den Plandaten möglich, nicht in einem Szenario.
Wenn Sie Abwesenheiten manuell im Ressourcen-Pool pflegen, finden Sie die Funktion hier:
Schritt 6: Berücksichtigen Sie die Grundlast ("Run the Business")
Oft steht nicht die gesamte Kapazität eines Mitarbeiters für Projekte zur Verfügung. Dieses Tagesgeschäft machen Sie in Meisterplan transparent, damit Ihre Ressourcenplanung zur Realität passt.
Legen Sie dazu einfach Projekte an, die Sie "Run the Business" oder ähnlich nennen. Dann allokieren Sie alle Mitarbeiter mit einem Teil ihrer Kapazität auf diese Projekte. Um einfacher zu steuern, welche Meisterplan-Benutzer die für Sie relevanten Werte bearbeiten können, legen Sie am besten für jede Abteilung ein Projekt an und gruppieren diese Projekte mit Hilfe eines Programms.
Mehr zum Thema Programme in Meisterplan erfahren Sie im Artikel Mit Programmen arbeiten.