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So sorgen Sie dafür, dass Ihr Meisterplan bereit für die Kapazitätsplanung ist:
- Schritt 1: Kapazität von Ressourcen
- Schritt 2: Kapazität von Rollen
- Schritt 3: FTE und Personentag
- Schritt 4: Feiertage
- Schritt 5: Urlaube und andere Abwesenheiten
- Schritt 6: Grundlast ("Run the Business")
Schritt 1: Kapazität von Ressourcen
Kalender und Vollzeit
Der erste Baustein für eine zuverlässige Planung ist die grundsätzliche Kapazität der Mitarbeiter. In Meisterplan definieren Sie unter Verwalten > Kalender & Arbeitszeit, wieviele Stunden einer Vollzeitstelle entsprechen und welche Feiertage für Ihre Organisation gelten. Legen Sie mehrere Kalender an, um Unterschiede an verschiedenen Standorten zu berücksichtigen.
Wie Sie Kalender hinzufügen, bearbeiten und löschen, erfahren Sie im Artikel Kalender & Arbeitszeit verwalten.
Teilzeit
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die in Teilzeit arbeiten, hinterlegen Sie die Teilzeit in der Detailansicht der Ressource, entweder manuell oder über den Schnellimport für Teilzeitmodelle.
Mehr über das Hinterlegen von Teilzeitmodellen erfahren Sie im Artikel Ressourcen-Pool - Ressourcen.
Schritt 2: Kapazität von Rollen
Die Kapazität von Rollen wie zum Beispiel 'Junior-Berater' können Sie entweder im Ressourcen-Pool oder im Portfolio Designer festlegen.
Resourcen-Pool: Öffnen Sie den Ressourcen-Pool, wählen Sie den Reiter Rollen und öffnen Sie die Detailansicht der gewünschten Rolle:
Portfolio Designer: Wählen Sie im Ressourcenbereich die gewünschte Rolle und klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Namen. Wählen Sie dann im Kontext-Menü die Option Kapazität bearbeiten aus.
Wenn Sie Kapazitätsänderungen von mehreren Rollen auf einmal hinzufügen möchten, können Sie sie auch aus einem Tabellendokument importieren.
Die Kapazität von Rollen ist dann relevant, wenn einer der folgenden Fälle auf Ihre Planung zutrifft:
- Sie arbeiten in Meisterplan ausschließlich mit Rollen.
- Das heißt Sie geben den geplanten Arbeitsaufwand während des gesamten Projektzyklus' auf Rollenbasis an (z.B. "Junior-Berater mit 5 FTE") und nie für einzelne Mitarbeiter.
- Sie nutzen Rollen für die Grobplanung und Ressourcen für die Detailplanung.
- Beispiel: Sie geben Ressourcenbedarfe für neue Initiativen frühzeitig auf Rollenbasis an, und verteilen den Aufwand erst zu einem späteren Zeitpunkt auf einzelne Mitarbeiter.
- Sie nutzen Rollen zur Simulation von Kapazitätsänderungen, zusätzlich zur normalen Mitarbeiterplanung mit Hilfe von Ressourcen.
- Beispiel: Sie legen in einem Szenario neben Ihren 5 Junior-Beratern eine zusätzliche Rollenkapazität von 2 FTE fest. So finden Sie heraus, welche zusätzlichen Projekte Sie stemmen könnten, wenn 2 weitere Junior-Berater eingestellt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu diesen Themen:
Schritt 3: FTE und Personentag
In Meisterplan können Sie Kapazität (und Projektaufwände) in Stunden, Personentagen oder in FTE (engl. "full-time equivalent") angeben. FTE und Personentage sind relative Einheiten, die Sie für Ihr Unternehmen anpassen können.
FTE definieren
Um zu definieren, wie viele Wochenarbeitsstunden 1 FTE entsprechen, markieren Sie einen Kalender als Standardkalender. Wenn der Kalender zum Beispiel 40 Wochenarbeitsstunden festlegt, entspricht in Ihrem System 1 FTE diesen 40 Wochenstunden.
Wie Sie einen Kalender als Standardkalender markieren, erfahren Sie im Artikel Kalender & Arbeitszeit verwalten.
Personentag in Stunden definieren
Der Standardwert für einen Personentag sind 8 Stunden. Wenn Sie das ändern möchten, passen Sie einfach die systemweite Einstellung Personentag in Stunden an. So stellen Sie sicher, dass Stunden richtig in Personentage umberechnet werden.
Klicken Sie dazu in der linken Seitenleiste auf Verwalten und wählen Sie Erweitert. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Erweiterte Einstellungen verwalten.
Schritt 4: Feiertage
Feiertage wirken sich natürlich auf die Kapazität aus - in Meisterplan können Sie Feiertage manuell anlegen oder für das jeweilige Land und Gebiet ganz einfach importieren. Zusätzlich können Sie für jeden Eintrag festlegen, ob die Mitarbeiter gar nicht oder nur mit verminderter Arbeitszeit zur Verfügung stehen:
Neue Meisterplan-Systeme enthalten vorkonfigurierte Kalender und staatliche Feiertage für mehrere Länder.
Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Kalender & Arbeitszeit verwalten.
Schritt 5: Urlaube und andere Abwesenheiten
Damit Ihre Projekte nicht schiefgehen, weil niemand den Urlaub der Projektleitung oder die Elternzeit einer Schlüsselressource bedacht hat, bilden Sie Abwesenheiten in Meisterplan ab. Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Import von Abwesenheiten aus einem Tabellendokument mit dem Schnellimport (mehr Informationen).
- Manuelles Hinzufügen von Abwesenheiten im Ressourcen-Pool (mehr Informationen):
Schritt 6: Grundlast ("Run the Business")
Oft steht nicht die gesamte Kapazität eines Mitarbeiters für Projekte zur Verfügung. Dieses Tagesgeschäft machen Sie in Meisterplan transparent, damit Ihre Ressourcenplanung zur Realität passt.
Legen Sie dazu einfach Projekte an, die Sie "Run the Business" oder ähnlich nennen. Dann allokieren Sie alle Mitarbeiter mit einem Teil ihrer Kapazität auf diese Projekte. Um einfacher zu steuern, welche Meisterplan-Benutzer die für Sie relevanten Werte bearbeiten können, legen Sie am besten für jede Abteilung ein Projekt an und gruppieren diese Projekte mit Hilfe eines Programms.
Mehr zum Thema Programme in Meisterplan erfahren Sie im Artikel Mit Programmen arbeiten.