Wir freuen uns Sie zu informieren, dass Sie jetzt in der Beta-Version mit Ist-Werten arbeiten können. Mit Ist-Werten vergleichen Sie Ihr geplantes Projektportfolio mit der tatsächlichen Entwicklung Ihrer geplanten Projekte direkt in Meisterplan. Dieser Vergleich kann entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte sein.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über den Funktionsumfang der Beta-Version, und wie Sie Ihre geplanten Allokationen mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit in Ihren Projekten vergleichen. So erkennen Sie schnell, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, und können Ihren Plan so früh wie möglich anpassen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

• So helfen Ihnen Ist-Werte
• So können Sie an der Beta teilnehmen
• So legen Sie los
• So fügen Sie Ist-Zeiten in der Projektmaske hinzu
• So importieren Sie Ist-Zeiten
• So sehen Sie die Ist-Zeiten
• Was in Zukunft hinzugefügt wird
• Meisterplan Beta-Bedingungen

So helfen Ihnen Ist-Werte

Mit der ersten Beta-Version sehen Sie auf einen Blick, ob ein Projekt nach Plan läuft. Vergleichen Sie Ihre geplanten Allokationen mit der tatsächlich geleisteten Zeit im Projekt – und passen Sie Ihre Planung bei Bedarf rechtzeitig an. Importieren Sie dafür regelmäßig Ihre Ist-Zeiten.

Ist-Zeiten sind nur der Anfang! Wir entwickeln bereits zusätzliche Funktionen rund um Ist-Werte, mit denen Sie noch mehr Einblick in Ihr aktuelles Projektportfolio erhalten werden. Erfahren Sie mehr unter Was in Zukunft hinzugefügt wird.

So können Sie an der Beta teilnehmen

Die Ist-Werte befinden sich in einer geschlossenen Betaphase. Dabei handelt es sich um eine frühe Version, die ständig verbessert wird und nur auf Anfrage erhältlich ist. Dieser Artikel enthält möglicherweise nicht die neuesten Funktionen. Für die Teilnahme an der Beta gelten besondere Bedingungen.

Wenn Sie daran interessiert sind, diese Funktion zu testen, senden Sie eine Anfrage aus Ihrem Meisterplan-System heraus. Klicken Sie dazu in der Kopfleiste auf Hilfe und wählen Sie Support kontaktieren. Dadurch können wir sicherstellen, dass wir die Ist-Werte im richtigen System aktivieren.

Wenn Sie Fragen oder Feedback zur aktuellen Beta-Version haben, kontaktieren Sie uns bitte wie oben beschrieben.

So legen Sie los

Wenn die Ist-Zeiten für Ihr Meisterplan-System aktiviert wurden, finden Sie in Ihren Benutzergruppen ein zusätzliches Recht unter Detaillierte Projekt- und Programmrechte:

Dieses Recht ist standardmäßig für alle Benutzergruppen auf Kein Zugriff gesetzt, so dass kein Benutzer die Ist-Zeiten sehen kann. Um Ist-Zeiten ansehen oder importieren zu können, muss eine der anderen beiden Rechteoptionen ausgewählt sein.
Details dazu, wie Sie Benutzerrechte konfigurieren, finden Sie im Artikel Benutzergruppen verwalten.

Ist-Zeiten sind nicht szenarioabhängig, sondern global, das heißt, sie können in jedem Szenario angesehen oder importiert werden, in dem das jeweilige Projekt vorhanden ist.

So fügen Sie Ist-Zeiten in der Projektmaske hinzu

Um zu sehen, ob ein Projekt im Plan ist, und wie nahe die Ist-Zeiten an den geplanten Allokationen in Meisterplan sind, konfigurieren Sie Ihre Projektmaske so, dass sie den Allokations-Tracker enthält:

Erforderliche Zugriffsrechte

Um den Allokations-Tracker in der Projektmaske hinzuzufügen, benötigen Sie die folgenden Rechte:

• Projektfelder, Allgemeine Einstellungen und Projektmaske verwalten

Mehr Details dazu, wie Sie Benutzerrechte konfigurieren, finden Sie im Artikel Benutzergruppen verwalten.

Konfigurieren Sie den Allokations-Tracker in der Projektmaske

Klicken Sie zuerst auf auf Verwalten in der linken Seitenleiste und öffnen Sie die Projektmaske. Klicken Sie dort auf Abschnitt hinzufügen und wählen Sie Allokations-Tracker.

Sehen Sie die Ist-Zeiten des Projektteams
Zukünftig können Sie die Kennzahlen auch pro Mitglied des Projektteams sehen. Erfahren Sie mehr im Abschnitt Was in Zukunft hinzugefügt wird.

So importieren Sie Ist-Zeiten

Um einen Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und den Ist-Zeiten eines Projekts zu sehen, müssen Sie zuerst Ihre Ist-Zeiten importieren. Sie benötigen dafür ein Tabellendokument mit den Einträgen aus Ihrem Zeiterfassungssystem. Hier erfahren Sie, wie das Tabellendokument für den Import aussehen muss.

Erforderliche Zugriffsrechte

Um Ist-Zeiten in Meisterplan zu importieren, benötigen Sie die folgenden Rechte:

• Unter Projekte und Programme bearbeiten benötigen Sie entweder die Option Projekte mit Benutzer als Projektleiter oder Alle Projekte und Programme.
• Unter Zugriff auf Ist-Zeiten benötigen Sie die Option Lese- und Importrechte.
• Unter Integrationsrechte benötigen Sie das Recht Daten importieren und exportieren.
• Wenn Sie Ist-Zeiten importieren möchten, während Sie in den Plandaten sind, benötigen Sie das Recht Plandaten bearbeiten, um auf die die entsprechenden Projekte zuzugreifen; wenn Sie Ist-Zeiten importieren möchten, während Sie ein Szenario geöffnet haben, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für dieses Szenario, um auf die die entsprechenden Projekte zuzugreifen.

Mehr Details dazu, wie Sie Benutzerrechte konfigurieren, finden Sie im Artikel Benutzergruppen verwalten.

Verwenden Sie die Daten Ihres Zeiterfassungssystems

Exportieren Sie aus Ihrem Zeiterfassungssystem ein Tabellendokument (alle Formate sind möglich) mit den Ist-Zeiten, dem Namen der Ressource oder Rolle, dem Projekt, auf das die Zeiten gebucht wurden und dem Datum der Buchung.

Sie können die Ist-Zeiten für verschiedene Projekte und verschiedene Ressourcen auf einmal in Meisterplan importieren.

Bereiten Sie Ihr Tabellendokument vor

Damit Sie Ihre Ist-Zeiten erfolgreich importieren können, müssen Sie das Tabellendokument aus Ihrem Zeiterfassungssystem so vorbereiten, dass es eine Spalte für jede der folgenden Informationen enthält:

• Projektname: Name eines bestehenden Projekts in Meisterplan
• Ressource oder Rolle: E-Mail-Adresse oder Name einer bestehenden Ressource oder Rolle in Meisterplan; muss nicht auf das Projekt allokiert sein
• Buchungsdatum: Datum, auf das sich der Ist-Zeiteneintrag aus Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht; es darf nicht mehr als einen Eintrag für dasselbe Projekt mit derselben Ressource und demselben Buchungsdatum geben; mehr Details siehe unten
• Ist-Zeiten (Stunden): Anzahl an Stunden, die für dieses Projekt und diese Ressource oder Rolle in Ihrem Zeiterfassungssystem zu diesem Buchungsdatum angefallen sind

Laden Sie unsere Beispieltabelle für die Ist-Zeiten herunter und nutzen Sie sie als Vorlage für Ihre eigenen Daten.

DOWNLOAD BEISPIELTABELLE

In diesem Artikel finden Sie Informationen dazu, wie Sie Datums- und Zahlenfelder in Ihrem Tabellendokument  formatieren.

Was ist das Buchungsdatum?

Das Buchungsdatum ist das Datum, auf den sich ein Zeiteintrag in Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht. In manchen Systemen erfassen Sie Ihre Zeiten pro Tag, in anderen pro Monat und manche ermöglichen benutzerdefinierte Daten.
Um Ist-Zeiten in Meisterplan zu importieren, können Sie entweder tagesgenaue oder über längere Zeit summierte Einträge nehmen, oder auch eine Mischung aus beidem. Die importierten Stunden werden in Meisterplan pro Projekt addiert und mit den geplanten Allokationen (in Stunden) verglichen.

Beispiel: Für die Zeit vom 1. - 10. Februar wurden aus dem Zeiterfassungssystem 8 Stunden pro Tag für Tim Seidel und das Softwareentwicklungs-Projekt exportiert. Für Jannik Winter, der am selben Projekt arbeitete, wurden monatliche Einträge für Januar und Februar exportiert.

Wie Sie bestehende Buchungstage aktualisieren

Wenn Sie bereits 40 Stunden für den 31. Januar in Meisterplan importiert haben und nun 45 Stunden für dasselbe Datum importieren, wird der ältere Eintrag überschrieben. Wenn Sie einen importierten Eintrag löschen möchten, importieren Sie einfach 0 Stunden für dieses Buchungsdatum. Sie können mehrere Einträge für dasselbe Projekt und dieselbe Ressource importieren, aber die Buchungsdaten dürfen in Ihrem Tabellendokument nie identisch sein.

Wir empfehlen Ihnen, nicht mehr als 10.000 Einträge auf einmal zu importieren.

Import und Validierung

Wenn Sie Ihre Daten vorbereitet haben, klicken Sie im Portfolio Designer auf Import und Export und wählen Sie Schnellimport:

Wählen Sie in der Importübersicht Ist-Zeiten (Beta) aus und klicken Sie oben rechts auf Start. Befolgen Sie dann die beschriebenen Schritte.

So sehen Sie die Ist-Zeiten

Wenn Sie Ihre Daten erfolgreich importiert und den Allokations-Tracker wie oben beschrieben konfiguriert haben, können Sie die Ist-Zeiten in der Projektmaske eines Projekts sehen.

Erforderliche Zugriffsrechte

Um die Ist-Zeiten in der Projektmaske zu sehen, benötigen Sie die folgenden Rechte:

• Unter Zugriff auf Ist-Zeiten benötigen Sie mindestens die Option Leserechte.

Mehr Details dazu, wie Sie Benutzerrechte konfigurieren können, finden Sie im Artikel Benutzergruppen verwalten.

Ist-Zeiten in der Projektmaske

Öffnen Sie die Projektmaske eines Projekts, um einen Vergleich von Ist-Zeiten und geplanten Allokationen zu erhalten:

Damit die Balken im Allokations-Tracker korrekt dargestellt werden, empfehlen wir, pro Projekt mindestens 15 Minuten an Ist-Zeit zu importieren.

Kennzahlen im Allokations-Tracker

Im Allokations-Tracker sehen Sie im Moment die folgenden Kennzahlen:

• Geplante Allokationen bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan bis einschließlich des genannten Datums
• Ist-Zeiten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des genannten Datums
• Abweichung Plan zu Ist-Zeiten: Vergleich zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Zeiten höher sind als die geplanten Allokationen

Noch mehr Kennzahlen
Zukünftig werden Sie noch mehr Kennzahlen im Allokations-Tracker sehen. Erfahren Sie mehr im Abschnitt Was in Zukunft hinzugefügt wird.

Was in Zukunft hinzugefügt wird

Die folgenden Funktionen und Erweiterungen werden in der nächsten Zeit ergänzt (nicht unbedingt in dieser Reihenfolge):

• Sehen Sie die Ist-Zeiten auch für das Projektteam:
  • Wenn Sie den Abschnitt Projektteam in der Konfiguration der Projektmaske hinzufügen, sehen Sie dort alle Kennzahlen aus dem Allokations-Tracker pro Ressource oder Rolle.
• Erhalten Sie einen tieferen Einblick durch weitere Kennzahlen im Allokations-Tracker (in Stunden oder Personentagen):
  • Erwarteter Gesamtaufwand: Summe der Ist-Zeiten und der verbleibenden Allokationen wie in Meisterplan geplant
  • Verbleibende Allokationen: geplante Allokationen in Meisterplan ab dem genannten Datum
  • Abweichung erwarteter Gesamtaufwand zu geplante Allokationen
  • Allokationsbudget
• Fügen Sie diese Kennzahlen auch als Spalten in der Projektliste hinzu, um sie zu vergleichen und exportieren.
• Exportieren Sie Ist-Zeiten und verbleibende Allokationen über die Reporting API, um sie in Ihren externen Berichten zu ergänzen.
• Spätere Erweiterungen der Funktion können den Vergleich der finanziellen Ausgaben mit den Budgets oder den Abgleich zwischen geplanten und erreichten Meilensteinen beinhalten.

Meisterplan Beta-Bedingungen

Für die Nutzung von Beta-Funktionen gelten die Meisterplan Software as a Service Bedingungen der itdesign GmbH, Friedrichstr. 12, 72072 Tübingen (nachfolgend “Anbieter” genannt) unter der Maßgabe folgender zusätzlicher Meisterplan Beta-Bedingungen, die vorrangig gelten. Mit der Nutzung der Beta-Funktionen stimmen Sie den Meisterplan Beta-Bedingungen im Namen des Unternehmens, für das Sie tätig sind, zu.

1. Sie verstehen, dass sich Beta-Funktionen innerhalb der allgemein verfügbaren Cloud-Anwendung Meisterplan noch in der Entwicklung befinden, möglicherweise nicht funktionsfähig oder unvollständig sind und mit höherer Wahrscheinlichkeit Fehler enthalten als die allgemein verfügbare Cloud-Anwendung Meisterplan. Der Anbieter weist Sie darauf hin, dass die Nutzung der Beta-Funktionen Auswirkungen auf die Performance bei der Nutzung der Cloud-Anwendung Meisterplan haben kann.
2. Der Anbieter sichert nicht zu, dass Beta-Funktionen jemals allgemein verfügbar gemacht werden.
3. Der Anbieter übernimmt keinerlei Verpflichtungen oder Haftung in Bezug auf die Beta-Funktionen, einschließlich jeglicher Garantie- und Entschädigungsverpflichtungen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.