Vergleichen Sie die geplanten Allokationen, den bewilligten Gesamtaufwand und die Ist-Zeiten Ihrer Projekte, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. So passen Sie Ihre Pläne so früh wie möglich an, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Allgemein
- Ist-Zeiten in der Projektmaske
- Ist-Zeiten in der Projektliste
- Kennzahlen für Ist-Zeiten
- So hinterlegen Sie den bewilligten Gesamtaufwand
Allgemein
Regelmäßiger Import von Ist-Zeiten
Um den Vergleich zwischen den geplanten Allokationen und den Ist-Zeiten eines Projekts zu sehen, müssen Sie zuerst Ihre Ist-Zeiten in Meisterplan importieren. Sie benötigen dafür nur ein Tabellendokument mit den Einträgen aus Ihrem Zeiterfassungssystem. Alle Details dazu finden Sie im Artikel Schnellimport für Ist-Zeiten.
Importieren Sie regelmäßig die Ist-Zeiten, damit Ihr Projektfortschritt in Meisterplan immer auf dem neuesten Stand ist. Damit die Balken im Allokations-Tracker korrekt dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen, pro Projekt mindestens 15 Minuten Ist-Zeit zu importieren.
Ist-Zeiten und Buchungsdatum
Sie können die Ist-Zeiten pro Tag, pro Woche oder in anderen Abständen importieren, oder auch auf einmal pro Projekt und Ressource oder Rolle. In Meisterplan werden alle Ist-Zeiten, die bisher importierten und die neu importierten, bis zum letzten Buchungsdatum des jeweiligen Projekts addiert und als Summe angezeigt.
Um importierte Ist-Zeiten eines Buchungsdatums zu löschen, importieren Sie einfach das jeweilige Buchungsdatum mit 0 Stunden. Im Abschnitt Aktualisierung importierter Ist-Zeiten des Artikels Schnellimport für Ist-Zeiten erfahren Sie mehr darüber. Das Buchungsdatum kann nicht gelöscht werden.
Wo Sie Ist-Zeiten sehen können
Meisterplan ermöglicht es Ihnen, Ist-Zeiten, erwarteten Gesamtaufwand und weitere zugehörige Kennzahlen in verschiedenen Ansichten anzusehen:
- In der Projektmaske zeigt der Allokations-Tracker die Ist-Zeiten pro Projekt, und der Projektteam-Abschnitt zeigt dieselben Daten aufgeschlüsselt nach Rolle oder Ressource. Mehr erfahren Sie weiter unten.
- In der Projektliste können Sie Ist-Zeiten und weitere Kennzahlen als Spalten konfigurieren und so die Daten über mehrere Projekte hinweg vergleichen. Mehr erfahren Sie weiter unten.
- Wenn Sie die Karten für die Board-Ansicht konfigurieren, können Sie zwei Projektinformationen aus dieser Liste auswählen, um sie auf den Karten anzuzeigen.
- Über die Reporting API können Sie Ist-Zeiten in externe BI-Tools exportieren, um sie in Ihre Berichte aufzunehmen.
Ist-Zeiten sind nicht szenarioabhängig, sondern global, das heißt, sie können in jedem Szenario angesehen oder importiert werden, in dem das jeweilige Projekt vorhanden ist.
Der ausgewählte Datumsbereich hat keinen Einfluss auf die angezeigten Ist-Zeiten.
Ist-Zeiten in der Projektmaske
Konfigurieren Sie Ihre Projektmaske so, dass sie den Allokations-Tracker und den Projektteam-Abschnitt enthält, damit Sie eine ausführliche und detaillierte Übersicht über geplante Allokationen, Ist-Zeiten und bewilligten Gesamtaufwand erhalten. So sehen Sie Ihre Ist-Zeiten in verschiedenen Zusammenhängen, pro Projekt oder pro Rolle/Ressource, als Rückblick auf bereits geleistete Zeiten oder als Vorschau auf den erwarteten Gesamtaufwand, je nachdem, welche Daten verfügbar sind.
Allokations-Tracker
Im Allokations-Tracker finden Sie zwei Reiter, Erwarteter Gesamtaufwand und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwarteter Gesamtaufwand diese Inhalte:
- Wenn für ein Projekt Ist-Zeiten und der bewilligte Gesamtaufwand hinterlegt wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem bewilligten und dem geplanten Gesamtaufwand.
- Wenn für ein Projekt kein bewilligter Gesamtaufwand festgelegt wurde, sehen Sie einen Vergleich zwischen dem geplanten und dem erwarteten Gesamtaufwand.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den aufsummierten Ist-Zeiten für ein Projekt und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Projektteam
Wenn Sie den Projektteam-Abschnitt in Ihrer Projektmaske konfiguriert haben, sehen Sie dort ebenfalls zwei Reiter, Erwarteter Gesamtaufwand und Plan-Ist-Vergleich:
Je nachdem, welche Kennzahlen Sie in einem Projekt hinterlegt haben, zeigt der Reiter Erwarteter Gesamtaufwand diese Inhalte:
- Wenn das Projekt sowohl Ist-Zeiten wie auch einen geplanten Gesamtaufwand hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den Ist-Zeiten und den verbleibenden Allokationen pro Rolle oder Ressource errechnet.
- Wenn das Projekt nur den geplanten Gesamtaufwand, aber keine Ist-Zeiten hat, wird der erwartete Gesamtaufwand aus den vergangenen und den verbleibenden Allokationen pro Rolle oder Ressource errechnet.
- Wenn das Projekt nur Ist-Zeiten, aber keinen geplanten Gesamtaufwand hat, besteht der erwartete Gesamtaufwand aus Ist-Zeiten pro Rolle oder Ressource.
- Ohne Ist-Zeiten oder geplantem Gesamtaufwand zeigt der Reiter keine Kennzahlen.
Der Reiter Plan-Ist-Vergleich zeigt einen Vergleich zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen im gleichen Zeitraum pro Rolle oder Ressource. Wenn noch keine Ist-Zeiten für ein Projekt importiert wurden, enthält dieser Reiter keine Zahlen.
Ist-Zeiten in der Projektliste
Damit Sie die Ist-Zeiten und weitere zugehörige Kennzahlen über mehrere Projekte hinweg vergleichen können, konfigurieren Sie die Projektliste so, dass sie die für Sie relevanten Spalten zeigt:
Alle Kennzahlen rund um Ist-Zeiten, die hier unten aufgelistet sind, können Sie als Spalten konfigurieren.
Mehr Details zur Projektliste finden Sie im Artikel Die Projektliste für den schnellen Überblick.
Kennzahlen für Ist-Zeiten
Alle Kennzahlen werden auf Basis von nicht gerundeten Zahlen errechnet und dann auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dadurch kann es bei der Anzeige von Summen zu geringen Abweichungen im Dezimalbereich kommen.
Die folgenden Kennzahlen finden Sie in der Projektmaske, der Projektliste, dem Projektüberblick und der Board-Ansicht:
- Abweichung erwarteter zu bewilligtem Gesamtaufwand: Unterschied zwischen dem erwarteten und dem bewilligten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist als der bewilligte
- Abweichung Plan zu Ist-Zeiten: Unterschied zwischen den Ist-Zeiten und den geplanten Allokationen, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass die Ist-Zeiten höher sind als die geplanten Allokationen
- Bewilligter Gesamtaufwand: Hinterlegen Sie pro Projekt den bewilligten Aufwand. Hier erfahren Sie mehr.
- Buchungsdatum: Datum, auf das sich der Ist-Zeiteneintrag aus Ihrem Zeiterfassungssystem bezieht; in Meisterplan werden alle Einträge eines Projekts und einer Rolle oder Ressource aufsummiert
- Erwarteter Gesamtaufwand:
- Wenn für das Projekt Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aus Ist-Zeiten+Allokationen bis heute und den verbleibenden Allokationen ab heute
- Wenn für das Projekt keine Ist-Zeiten importiert wurden: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Geplante Allokationen bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan bis einschließlich des genannten Datums
- Geplanter Gesamtaufwand: Summe aller Allokationen in Meisterplan für dieses Projekt
- Ist-Zeiten (nur in der Projektliste und der Board-Ansicht): Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des Buchungsdatums
- Verbleibende Allokationen ab heute: Allokationen für dieses Projekt in Meisterplan ab heute bis zum Projektende
Die folgenden Kennzahlen finden Sie nur in der Projektmaske:
- Abweichung erwarteter zu geplantem Gesamtaufwand: Unterschied zwischen dem erwarteten und dem geplanten Gesamtaufwand, wobei eine positive Zahl anzeigt, dass der erwartete Gesamtaufwand höher ist
- Ist-Zeiten + Allokationen bis heute: Alle Ist-Zeiten summiert bis zum letzten Buchungsdatum plus geplante Allokationen zwischen dem letzten Buchungsdatum und heute
- Ist-Zeiten bis inkl. [letztes Buchungsdatum]: Summe der importierten Ist-Zeiten für dieses Projekt bis einschließlich des genannten Datums; im Projektteam-Abschnitt zusätzlich pro Ressource oder Rolle
So hinterlegen Sie den bewilligten Gesamtaufwand
Tragen Sie pro Projekt den bewilligten Gesamtaufwand ein, um ihn mit dem geplanten oder dem erwarteten Gesamtaufwand zu vergleichen.
Erforderliche Zugriffsrechte
Um auf das Feld Bewilligter Gesamtaufwand zugreifen zu können, müssen Sie Mitglied einer Benutzergruppe mit den folgenden Rechten sein:
- Um das Feld in der Projektmaske (als Projektfeld und auf dem Allokations-Tracker) und der Projektliste sehen zu können, benötigen Sie unter Projektfeldrechte das Leserecht dafür.
- Um das Feld in der Projektmaske bearbeiten zu können, benötigen Sie unter Projektfeldrechte das Lese- und Schreibrecht dafür.
- Um das Feld in der Projektmaske hinzuzufügen, benötigen Sie das Recht Projektfelder, Allgemeine Einstellungen und Projektmaske verwalten.
Legen Sie den bewilligten Aufwand pro Projekt fest
Bewilligter Gesamtaufwand ist ein Projektfeld, das Sie wie andere Projektfelder in der Projektmaske hinzufügen müssen, um es sehen und bearbeiten zu können. Klicken Sie dazu auf Verwalten in der linken Seitenleiste und öffnen Sie die Projektmaske. Klicken Sie dann in einem Projektfeldabschnitt auf Projektfeld hinzufügen und wählen Sie Bewilligter Gesamtaufwand aus.
Tragen Sie den bewilligten Aufwand entweder manuell pro Projekt ein, oder importieren Sie die Gesamtaufwände für mehrere Projekte mit dem Schnellimport für Projekte.
Der bewilligte Gesamtaufwand kann nur in Stunden oder Tagen angegeben werden.
Vergleichen Sie den bewilligten Aufwand mit anderen Kennzahlen
Wenn Sie den bewilligten Gesamtaufwand hinterlegt haben, können Sie ihn an verschiedenen Stellen in Meisterplan sehen und mit anderen Kennzahlen vergleichen.
- In der Projektmaske wird der bewilligte Gesamtaufwand im Allokations-Tracker angezeigt und mit dem erwarteten oder dem Gesamtaufwand verglichen.
- In der Projektliste können Sie den bewilligten Gesamtaufwand als Spalte hinzufügen und andere Spalten zum Vergleich daneben konfigurieren.