Wenn Sie vor der Veröffentlichung der Benutzergruppen bereits Meisterplan-Benutzer waren, finden Sie pro Benutzer eine automatisch angelegte Gruppe vor. Dies stellt sicher, dass jeder die gleichen Rechte hat wie zuvor und problemlos in Meisterplan weiterarbeiten kann.
Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie daraus effizient die Gruppen erstellen, die Sie für Ihr Portfolio-Management benötigen.
- Finden
- Konfigurieren
- 1. Gruppen planen
- 2. Benötigte Gruppen anlegen
- 3. Rechte anpassen
- 4. Benutzer zuweisen
- 5. Nicht benötigte Gruppen löschen
- Ergebnis
Mit Benutzergruppen verwalten Sie Rechte nicht mehr pro einzelnem Benutzer, sondern pro Gruppe. Damit fallen die früheren Rechtestufen weg, weil Sie Rechte in Form von Benutzergruppen frei konfigurieren können. Wie Sie das mit möglichst geringem Aufwand umsetzen, erfahren Sie im Folgenden.
Finden
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Verwalten und wählen Sie Benutzergruppen. Hier sehen Sie für jeden bisherigen Benutzer eine automatisch angelegte Gruppe mit seinen bisherigen Rechten.
Konfigurieren
Wir empfehlen Ihnen, die Anpassung Ihrer Benutzergruppen an einem Stück durchzuführen. So entstehen keine Zwischenzustände, in denen Benutzerrechte nicht genau so konfiguriert sind, wie Sie das möchten. Sie können die Konfiguration der Gruppen jederzeit nachträglich verändern.
Auch empfehlen wir Ihnen, erst nach der vollständigen Anpassung Ihrer Benutzergruppen weitere Benutzer hinzuzufügen, damit sie für neue Benutzer einfacher die passenden Rechte wählen können.
1. Gruppen planen
Planen Sie, welche Gruppen Sie brauchen und welche Rechte jede Gruppe benötigt. Diese können zum Beispiel nach Lean PPM-Rolle oder Organisationseinheit (etwa Projektleiter oder IT-Teilportfolio-Koordinator) aufgebaut sein. Wenn Sie die früheren Rechtestufen in Ihren Benutzergruppen abbilden wollen, finden Sie hier eine Übersicht der jeweiligen Rechte.
2. Benötigte Gruppen anlegen
In den automatisch angelegten Benutzergruppen sind die bisherigen Rechte Ihrer Benutzer bereits vorkonfiguriert. Anstatt neue Gruppen zu konfigurieren, suchen Sie für jede Gruppe, die Sie benötigen, die Gruppe eines Benutzers, der die passenden Rechte hat (z.B. einen Projektleiter). Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts, wählen Sie Gruppe duplizieren, und benennen Sie die Gruppe um. So behalten Sie die Konfiguration der automatisch angelegten Benutzergruppe als Vergleich.
Wenn Sie eine neue Gruppe hinzufügen möchten, klicken Sie in der Toolbar auf Gruppe hinzufügen.
3. Rechte anpassen
In den neuen Benutzergruppen können Sie zusätzlich zu den bisherigen Rechten weitere konfigurieren. Zum Beispiel unterscheiden Sie bei Projektfeldern jetzt zwischen Lese- und Schreibrechten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Rechte der Gruppen noch genauer an die Verantwortlichkeiten Ihrer Benutzer anzupassen.
Alle Details zu neu konfigurierbaren Rechten finden Sie in den Release Notes.
4. Benutzer zuweisen
Weisen Sie jeder Gruppe die Benutzer zu, die dazu gehören sollen. Benutzer können in beliebig vielen Gruppen sein. Die Benutzerrechte sind additiv, das heißt, ein Benutzer hat ein Recht dann, wenn es ihm in mindestens einer seiner Gruppen erteilt wurde.
Wenn Sie wissen wollen, in welchen Gruppen ein bestimmter Benutzer ist, öffnen Sie unter Verwalten > Benutzer das Benutzerkonto. Dort sehen Sie alle Gruppen, denen dieser Benutzer zugewiesen ist.
5. Nicht benötigte Gruppen löschen
Wenn Sie alle Benutzer ihren Gruppen zugewiesen haben, löschen Sie die nicht mehr benötigten Gruppen. Keine Sorge, Sie können dadurch keine Benutzer löschen.
Ergebnis
Für jede Verantwortlichkeit gibt es jetzt eine Gruppe mit den passenden Rechten, der Sie Benutzer nach Bedarf zuweisen oder aus ihr entfernen können. Dadurch können Sie neue Benutzer schneller in Meisterplan hinzufügen, und geänderte Verantwortlichkeiten einfacher abbilden.