Importieren Sie Projekte und Ressourcen aus Tabellendokumenten ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan.

• Allgemein
• Benötigte Zugriffsrechte
• Unterstützte Datenformate
• So importieren Sie Ihre Daten
• Projekte aus Tabellendokumenten importieren
• Ressourcen aus Tabellendokumenten importieren
• Import mit Beispieldaten testen
• Einfluss auf bestehende Daten
• Aktualisieren bestehender Projekte und Ressourcen
• Datenimport und Projektfelder

Allgemein

Benötigte Zugriffsrechte

Um wie hier beschrieben Projekte und Ressourcen zu importieren, benötigt Ihr Benutzerkonto folgende Zugriffsrechte:

• Rechtestufe: Administrator oder Daten-Manager
• Benutzerrechte:
• Entweder das Recht Plandaten bearbeiten oder Bearbeitungsrechte für mindestens ein Szenario
• Den Ressourcen-Pool verwenden und Abwesenheiten bearbeiten
• (nur beim Import von Projekten) Projekte und Programme hinzufügen

Unterstützte Datenformate

Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Spreadsheets. 

So importieren Sie Ihre Daten

Projekte aus Tabellendokumenten importieren

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Projektdaten aus einem Tabellendokument zu importieren. Ist ein Projekt bereits in Meisterplan vorhanden, wird es aktualisiert, wenn es eindeutig zugeordnet werden kann. Projekte, die noch nicht in Meisterplan sind, werden neu angelegt. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Aktualisierung möglich ist.

Wählen Sie zunächst oben links die Plandaten oder das Szenario aus, in das Sie Ihre Projekte importieren möchten.

Klicken Sie dann im Menü Import und Export auf Projekte importieren:

Schritt 1: Daten vorbereiten.

Kopieren Sie die gewünschten Projektdaten aus Ihrem Tabellendokument.

Bitte beachten Sie: Wenn Ihre Texte die Zeichenbeschränkung überschreiten, schneidet Meisterplan die Überlängen ab. Einen Überblick über die Zeichenbeschränkungen der verschiedenen Felder finden Sie im Artikel Projektfelder verwalten. 

Schritt 2: Daten einfügen & Vorschau

Fügen Sie Ihre Daten aus der Zwischenablage ein. Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Projektdaten kopieren und einfügen.

 Schritt 3: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den Projektfeldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.

 Schritt 4: Daten prüfen & bearbeiten

In diesem Schritt können Sie die Daten vor dem Import noch einmal prüfen. Editieren Sie das hervorgehobene Feld einfach, indem Sie es anklicken. Neue Projekte werden in Meisterplan angelegt, bestehende Projekte werden aktualisiert.
Wenn Ihr Tabellendokument eine Spalte zum jeweiligen Projekt-Manager enthält, kann Meisterplan diesen nur importieren, wenn der Name einer Ressource entspricht, die bereits in Meisterplan vorhanden ist. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Aktualisierung möglich ist.

Klicken Sie dann auf Importieren, damit Ihre Projekte im jeweiligen Szenario verfügbar sind.

An welcher Stelle die importierten Projekte einsortiert werden, hängt von den Zugriffsrechten Ihres Benutzerkontos ab: Mit dem Recht Projekt-Rang verändern werden die Projekte direkt über der roten Ausschlussgrenze einsortiert, ohne dieses Recht direkt unter der Ausschlussgrenze.

Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Projektliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan.

Ressourcen aus Tabellendokumenten importieren

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Ressourcendaten aus einem Tabellendokument zu importieren. Ist eine Ressource bereits in Meisterplan vorhanden, wird sie aktualisiert, wenn sie eindeutig zugeordnet werden kann. Ressourcen, die noch nicht in Meisterplan sind, werden neu angelegt. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Aktualisierung möglich ist.

Klicken Sie im Menü Import und Export auf Ressourcen importieren:

Schritt 1: Daten vorbereiten.

Kopieren Sie die gewünschten Ressourcendaten aus Ihrem Tabellendokument.

Schritt 2: Daten einfügen & Vorschau

Fügen Sie Ihre Daten aus der Zwischenablage ein. Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Ressourcendaten kopieren und einfügen. 

Schritt 3: Felder zuweisen

Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den Ressourcenfeldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.  

Schritt 4: Daten prüfen & bearbeiten

In diesem Schritt können Sie die Ressourcen vor dem Import noch einmal prüfen und anpassen. Editieren Sie das markierte Feld einfach, indem Sie es anklicken. Neue Ressourcen werden in Meisterplan angelegt, bestehende Ressourcen werden aktualisiert. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Aktualisierung möglich ist. 
Wenn Ihr Tabellendokument neue Werte enthält, die in Meisterplan noch nicht angelegt sind, zum Beispiel bei den Rollen oder Fähigkeiten, werden diese beim Import hinzugefügt:

Klicken Sie jetzt auf Importieren, dann sind Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar.

Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Ressourcenliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan.

Import mit Beispieldaten testen

Testen Sie den Import ganz einfach mit Hilfe unserer Beispieltabellen. Sie finden sie direkt in Meisterplan gleich zu Beginn des Tabellenimports:

Oder Sie laden die Beispieltabellen hier herunter und starten damit den Import in Meisterplan:

Download: Beispiel-Projektliste

Download: Beispiel-Ressourcenliste

Innerhalb kürzester Zeit durchlaufen Sie alle Schritte, erhalten ein Gefühl für die Aufbereitung der Daten und worauf Sie beim Import achten müssen.

Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht!

Einfluss auf bestehende Daten

Aktualisieren bestehender Projekte und Ressourcen

Wenn die Projekte oder Ressourcen Ihres Tabellendokuments bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Daten Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan grundsätzlich das mehreren Projekten oder Ressourcen mit dem selben Namen anlegen, solche Projekte oder Ressourcen aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.
Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist: 

Bei Projekten erfolgt die Zuordnung über den Projektnamen.

Bei Ressourcen erfolgt die Zuordnung über die E-Mail-Adresse. Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, erfolgt die Zuordnung durch den Vor- und Nachnamen (nach dem Schema „Nachname Vorname“). 

Möglicher Datenverlust durch verkürzte Projektdauer

Wenn ein Projekt durch Änderungen am Start- und/oder Enddatum verkürzt wird, werden Meilensteine und Allokation, die dadurch hinter dem Projektende liegen, gelöscht. Das passiert, wenn

• das Startdatum nach hinten verschoben wird und das Enddatum gleich bleibt.
• das Startdatum gleich bleibt und das Enddatum nach vorn verschoben wird.
• sowohl das Startdatum nach hinten als auch das Enddatum nach vorn verschoben werden.

Wenn ein Projekt durch den Import verlängert wird, werden keine Meilensteine oder Allokationen verändert.

Datenimport und Projektfelder

Um Projektdaten zu importieren, für die es in Meisterplan noch kein passendes Projektfeld gibt, legen Sie vor dem Import ein entsprechendes Feld an. Im Artikel Projektfelder verwalten erfahren Sie, wie das geht.

Wenn Sie beim Import Projektdaten einem passenden Projektfeld vom Typ "Eingabehilfe" zuweisen, werden Feldwerte, die noch nicht in Meisterplan vorhanden sind, beim Import automatisch in Meisterplan hinzugefügt.

Ein Beispiel: Ihr Meisterplan enthält das Projektfeld "Status" mit den Werten "Alles OK" und "Kritisch":

Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Projekt mit dem Status "Watchlist" importieren, wird dem Projektfeld "Status" in Meisterplan automatisch der Wert "Watchlist" hinzugefügt.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Projekte in der Projektliste als MS Excel-Datei exportieren und dort bearbeiten, können Sie die Änderungen schnell und unkompliziert mit diesem Copy & Paste-Import zurück nach Meisterplan übertragen. Beachten Sie dabei, dass die Importfunktion nicht alle Felder der Projektliste erkennt und importieren kann.