Importieren Sie Projekte, Ressourcen, Abwesenheiten und Allokationen aus Tabellendokumenten ganz einfach per Copy & Paste nach Meisterplan.
Allgemein
Benötigte Zugriffsrechte
Um wie hier beschrieben Daten zu importieren, benötigen Sie folgende Zugriffsrechte:
- Beim Import von Projekten:
- Entweder das Recht Plandaten bearbeiten oder das Bearbeitungsrecht für das Szenario, das Sie bearbeiten wollen
- Projekte und Programme hinzufügen
- Daten importieren und exportieren
- Beim Import von Ressourcen und Abwesenheiten:
- Ressourcen-Pool und Abwesenheiten bearbeiten
- Daten importieren und exportieren
- Beim Import von Allokationen:
- Entweder das Recht Plandaten bearbeiten oder das Bearbeitungsrecht für das Szenario, das Sie bearbeiten wollen
- Allokationen hinzufügen, verändern und löschen
- Daten importieren und exportieren
Unterstützte Dateiformate
Sie können Daten aus allen gängigen Tabellenprogrammen importieren, beispielsweise Microsoft Excel (sowohl die Desktopanwendung wie auch die Office 365-Version) oder Google Spreadsheets.
Datums- und Zahlenformatierung
Um Datums- und Zahlenfelder erfolgreich importieren zu können, sollten Sie die folgenden Formatierungsvorgaben beachten.
Datumsfelder
Damit ein Datum korrekt nach Meisterpan importiert wird, muss Ihr Tabellendokument dieselbe Spracheinstellung wie Ihr Browser haben (z.B. Deutsch - Deutschland). Die in Meisterplan gewählte Sprache hat keinen Einfluss darauf und kann abweichen. So sind Ihre Datumsimporte erfolgreich:
- Vergleichen Sie Browser- und Dokumentsprache und passen Sie sie bei Bedarf an.
- Oder Sie geben das Datum im Format YYYY-MM-DD ein, und das Datumsformat wird automatisch entsprechend den Spracheinstellungen Ihres Browsers aktualisiert.
Zahlenfelder
Auch für den Dezimaltrenner (z.B. 2,5 FTE im Deutschen, 2.5 FTE im Englischen) müssen Dokument- und Browsersprache übereinstimmen, sonst wird die Zahl nicht importiert und verursacht eine Fehlermeldung.
Außerdem werden nur positive Zahlen berücksichtigt, negative (z.B. -5 Std) verursachen auch eine Fehlermeldung.
So importieren Sie Ihre Daten
Daten, die noch nicht in Meisterplan sind, werden neu angelegt. Sind ein Projekt, eine Ressource oder eine Allokation bereits in Meisterplan vorhanden, werden sie aktualisiert, wenn sie eindeutig zugeordnet werden können. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wann eine Aktualisierung möglich ist.
Wählen Sie zunächst oben links die Plandaten oder das Szenario aus, in das Sie Ihre Daten importieren möchten (nur relevant für Projekte oder Allokationen):
Klicken Sie dann im Portfolio Designer auf Import und Export, und wählen Sie den Import, den Sie ausführen möchten:
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Datenimport. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Importen finden Sie in den Abschnitten Projekte, Ressourcen, Abwesenheiten oder Allokationen.
Schritt 1: Daten vorbereiten.
Kopieren Sie die gewünschten Daten aus Ihrem Tabellendokument.
Schritt 2: Daten einfügen & Vorschau
Fügen Sie Ihre Daten aus der Zwischenablage ein. Sie können in diesem Schritt beliebig oft andere Daten kopieren und einfügen.
Schritt 3: Felder zuweisen
Meisterplan nimmt Ihnen Arbeit ab, indem es Ihre Tabellenspalten direkt den Feldern zuweist, wenn die Namen übereinstimmen. Sie können die Zuweisungen in diesem Schritt ganz komfortabel per Drag and Drop ändern.
Schritt 4: Daten prüfen & bearbeiten
In diesem Schritt können Sie die Daten vor dem Import noch einmal prüfen. Editieren Sie das hervorgehobene Feld einfach, indem Sie es anklicken. Neue Daten werden in Meisterplan angelegt, bestehende Daten werden aktualisiert.
Klicken Sie dann auf Importieren, damit Ihre Daten in Meisterplan verfügbar sind.
Importdetails
Projekte
Damit Sie Ihre Projekte erfolgreich importieren können, sollte Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Projekt enthalten sowie eine Spalte für jedes Feld, in das Sie Werte importieren wollen.
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Name: Name des Projekts
- Start: Startdatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier
- Ende: Enddatum des Projekts; zulässige Formatierung siehe hier
Diese Felder können Sie optional importieren:
- Projektleiter: Der Name muss einer Ressource in Meisterplan entsprechen (im Format “Vorname Nachname” oder “Nachname, Vorname”).
- Status
- Geschäftsziel
- Kostentyp: Muss entweder Opex oder Capex sein.
- Projektfelder: Alle Felder, für die Sie Schreibrechte haben; für Felder vom Typ Boolesch sind nur die Werte “ja”, “nein”, “1”, “0”, “wahr” oder “falsch” erlaubt
- OBS-Felder: Nur OBS-Einheiten der obersten Ebene; Sie können OBS-Felder auch dann importieren, wenn Sie kein Recht auf den Ressourcen-Pool haben. Mit “>” können Sie neue OBS-Untereinheiten in Meisterplan hinzufügen.
Wenn Ihre Texte die Zeichenbeschränkung überschreiten, schneidet Meisterplan die Überlängen ab. Einen Überblick über die Zeichenbeschränkungen der verschiedenen Felder finden Sie im Artikel Projektfelder verwalten.
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Projekte in den Plandaten oder im gewählten Szenario verfügbar. An welcher Stelle die importierten Projekte einsortiert werden, hängt von den Zugriffsrechten Ihres Benutzerkontos ab:
Mit dem Recht Projekt-Rang verändern werden die Projekte direkt über der roten Ausschlussgrenze einsortiert, ohne dieses Recht direkt unter der Ausschlussgrenze.
Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Projektliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan. Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht.
Ressourcen
Damit Sie Ihre Ressourcen erfolgreich importieren können, sollte Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Ressource enthalten sowie eine Spalte für jedes Feld, in das Sie Werte importieren wollen.
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Nachname
Diese Felder können Sie optional importieren:
- Vorname
- Primäre Rolle
- Eintrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
- Austrittsdatum; zulässige Formatierung siehe hier
- Kosten pro Stunde; zulässige Formatierung siehe hier
- Land
- Stadt
- Postleitzahl
- OBS-Felder: Nur OBS-Einheiten der obersten Ebene; mit “>” können Sie neue OBS-Untereinheiten in Meisterplan hinzufügen.
- Fähigkeiten: Trennen Sie mehrere Fähigkeiten mit einem Komma; damit können Sie auch neue Fähigkeiten in Meisterplan hinzufügen.
Wenn Ihr Tabellendokument neue Werte enthält, die in Meisterplan noch nicht angelegt sind, zum Beispiel bei den Rollen oder Fähigkeiten, werden diese beim Import hinzugefügt:
Sobald Sie Importieren geklickt haben, sind Ihre Ressourcen im Ressourcen-Pool verfügbar.
Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Ressourcenliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan. Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht.
Abwesenheiten
Damit Sie Ihre Abwesenheiten erfolgreich importieren können, sollte Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Abwesenheit enthalten sowie eine Spalte für jedes Feld, in das Sie Werte importieren wollen.
Das sind die Pflichtfelder, die Ihr Dokument enthalten muss:
- Ressourcenname: E-Mail-Adresse oder Name einer bestehenden Ressource
- Kapazität in %: Kapazität in dem jeweiligen Zeitraum (z. B. entsprechen Urlaubstage einem Wert von 0%); zulässige Formatierung siehe hier
- Start: Startdatum der Abwesenheit; zulässige Formatierung siehe hier
- Ende: Enddatum der Abwesenheit; zulässige Formatierung siehe hier
Sie können mehrere Abwesenheiten für dieselbe Ressource importieren, aber sie dürfen sich nicht überschneiden. Wenn es eine Abwesenheit für dieselbe Ressource am selben Tag in Meisterplan gibt, überschreibt die neue Abwesenheit Ihres Tabellendokuments die bestehende in Meisterplan. Vor dem finalen Import in Schritt 4 (Daten prüfen und bearbeiten) erhalten Sie eine Import-Vorschau mit den Abwesenheiten, die importiert werden:
Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Abwesenheitsliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan. Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht.
Allokationen
Damit Sie Ihre Allokationen erfolgreich importieren können, sollte Ihr Tabellendokument eine Zeile pro Allokation enthalten sowie die folgenden Spalten:
- Projekt: Name eines bestehenden Projekts
- Ressource oder Rolle: E-Mail-Adresse oder Name einer bestehenden Ressource oder Name einer bestehenden Rolle
- Start: Startdatum der Allokation; zulässige Formatierung siehe hier
- Ende: Enddatum der Allokation; zulässige Formatierung siehe hier
- Allokation: Allokationswert in FTE, Stunden oder Personentagen; zulässige Formatierung siehe hier
Sie können mehrere Allokationssegmente für dasselbe Projekt und dieselbe Ressource oder Rolle importieren, aber sie dürfen sich nicht überschneiden. Wenn ein Projekt geteilt wurde, muss das Allokationssegment Ihres Tabellendokuments innerhalb des Datumsbereich eines der Projektsegmente in Meisterplan liegen.
Wenn es eine Allokation für dieselbe Ressource und für dasselbe Projekt im selben Zeitraum in Meisterplan gibt, überschreibt die neue Allokation Ihres Tabellendokuments die bestehende in Meisterplan. Dabei wird jedoch nur der Allokationszeitraum überschrieben, der im Tabellendokument genannt ist. Bestehende Allokationen davor oder danach bleiben unverändert.
Vor dem finalen Import in Schritt 4 (Daten prüfen und bearbeiten) erhalten Sie eine Import-Vorschau mit der Summe der Allokationen (neue und bestehende), die importiert werden:
Sie wollen den Import direkt testen? Laden Sie unsere Beispiel-Allokationsliste herunter und importieren Sie sie in Ihr Meisterplan. Ihre bestehenden Daten werden durch den Test-Import nicht überschrieben oder gelöscht.
Einfluss auf bestehende Daten
Aktualisieren bestehender Daten
Wenn die Projekte, Ressourcen, Abwesenheiten oder Allokationen Ihres Tabellendokuments bereits in Meisterplan angelegt sind, werden sie durch den Import aktualisiert. Die Voraussetzung dafür ist eine eindeutige Zuordnung zwischen den Daten Ihres Tabellendokuments und denen in Meisterplan. Bitte beachten Sie, dass Sie in Meisterplan zwar grundsätzlich mehrere Projekte, Ressourcen oder Rollen mit demselben Namen anlegen können, dass Sie diese Daten aber nicht über den hier beschriebenen Import aktualisieren können.
Die folgende Tabelle zeigt, wann eine Aktualisierung möglich ist:
| Beispiel | Daten im Tabellendokument | Bestehende Daten in Meisterplan | Import / Aktualisieren möglich? |
| Fall 1 | "Projekt Ikarus", "Projekt Atlantis" | "Projekt Ikarus" | "Projekt Ikarus" wird in Meisterplan aktualisiert, "Projekt Atlantis" wird neu angelegt |
| Fall 2 | "Projekt Ikarus", "Projekt Ikarus" | - | Beide Projekte werden in Meisterplan neu angelegt. |
| Fall 3 | "Projekt Ikarus", "Projekt Ikarus" | "Projekt Ikarus" | Meisterplan kann diese Projekte weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welches Projekt aus Ihrer Tabelle dem Projekt in Meisterplan entspricht. |
| Fall 4 | "Projekt Ikarus" | "Projekt Ikarus", "Projekt Ikarus" | Meisterplan kann diese Projekte weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, auf welches Projekt in Meisterplan sich das Projekt in Ihrer Tabelle bezieht. |
| Fall 5 | "Projekt Ikarus", "Projekt Ikarus" | "Projekt Ikarus", "Projekt Ikarus" | Meisterplan kann diese Projekte weder aktualisieren noch importieren, weil unklar ist, welches Projekt aus Ihrem Tabellendokument sich auf welches Projekt in Meisterplan bezieht. |
Dieselbe Logik gilt für den Import von Ressourcen, Abwesenheiten und Allokationen.
Bei Projekten erfolgt die Zuordnung über den Projektnamen.
Bei Ressourcen erfolgt die Zuordnung über die E-Mail-Adresse. Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, erfolgt die Zuordnung durch den Vor- und Nachnamen (nach dem Schema „Nachname, Vorname“ oder Vorname Nachname""). Gerade bei einer großen Anzahl Ressourcen bietet es sich an, Ressourcen über ihre E-Mail-Adressen zuzuordnen um Verwechslungen zu vermeiden.
Bei Rollen erfolgt die Zuordnung über den Rollennamen.
Möglicher Datenverlust durch verkürzte Projektdauer
Wenn ein Projekt durch Änderungen am Start- und/oder Enddatum verkürzt wird, werden Meilensteine und Allokation, die dadurch hinter dem Projektende liegen, gelöscht. Das passiert, wenn
- das Startdatum nach hinten verschoben wird und das Enddatum gleich bleibt.
- das Startdatum gleich bleibt und das Enddatum nach vorn verschoben wird.
- sowohl das Startdatum nach hinten als auch das Enddatum nach vorn verschoben werden.
Wenn ein Projekt durch den Import verlängert wird, werden keine Meilensteine oder Allokationen verändert.
Datenimport und Projektfelder
Um Projektdaten zu importieren, für die es in Meisterplan noch kein passendes Projektfeld gibt, legen Sie vor dem Import ein entsprechendes Feld an. Im Artikel Projektfelder verwalten erfahren Sie, wie das geht.
Wenn Sie beim Import Projektdaten einem passenden Projektfeld vom Typ "Eingabehilfe" zuweisen, werden Feldwerte, die noch nicht in Meisterplan vorhanden sind, beim Import automatisch in Meisterplan hinzugefügt.
Ein Beispiel: Ihr Meisterplan enthält das Projektfeld "Status" mit den Werten "Alles OK" und "Kritisch":
Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Projekt mit dem Status "Watchlist" importieren, wird dem Projektfeld "Status" in Meisterplan automatisch der Wert "Watchlist" hinzugefügt.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Projekte in der Projektliste als MS Excel-Datei exportieren und dort bearbeiten, können Sie die Änderungen schnell und unkompliziert mit diesem Copy & Paste-Import zurück nach Meisterplan übertragen. Beachten Sie dabei, dass die Importfunktion nicht alle Felder der Projektliste erkennt und importieren kann.