Dieses Feature (Historische Kosten pro Stunde) ist noch in Arbeit und wird demnächst released. Der Artikel dient zur Vorabinformation.
Zukünftig können Sie die internen Stundensätze (gilt nicht für die abrechenbaren Stundensätze) Ihrer Ressourcen, Teams und Rollen im Ressourcen-Pool aktualisieren, ohne die historischen Daten zu überschreiben. Um geänderte Kosten pro Stunde zu hinterlegen, wählen Sie nun einfach den zugehörigen Startzeitpunkt aus.
- So funktionieren die historischen Kosten pro Stunde
- Unterschiedliche Kosten pro Stunde rückwirkend importieren
- Hinweis zum Export
So funktionieren die historischen Kosten pro Stunde
Wenn Sie im Ressourcen-Pool für eine Ressource, ein Team oder eine Rolle die internen Kosten pro Stunde hinterlegen, müssen Sie ab sofort das Datum angeben, ab dem dieser Kostensatz gültig ist.
Sie können sowohl zukünftige wie vergangene Kosten pro Stunde hinterlegen. In den jeweiligen KPIs und Auswertungen werden immer die Kosten herangezogen, die für den jeweiligen Zeitraum gültig sind.
Was passiert mit bestehenden Kostensätzen?
Mit dem Release sind alle Kosten pro Stunde, die bereits in Ihrem Ressourcen-Pool hinterlegt sind, weiterhin vorhanden und gültig. Wenn Sie neue Einträge mit Gültigkeitsdatum hinterlegen, werden die neuen Einträge über dem alten Eintrag einsortiert. Wenn der neue Kostensatz erst in der Zukunft gültig wird, gilt bis dahin der alte Eintrag.
Das heißt, mit dem Release muss sich nichts ändern. Sie können weiterarbeiten wie bisher. Sie haben aber jetzt die Möglichkeit, die Kosten pro Stunde zu aktualisieren, ohne frühere Einträge zu überschreiben.
Aktualisierung von Ist-Allokationskosten
Alle neuen Ist-Zeiten-Einträge verwenden den Kostensatz, der zum Buchungsdatum gültig ist.
Vor dem Release eingetragene Ist-Zeiten verwenden noch den alten Kostensatz, auch wenn Sie neue Kostensätze eintragen. Damit wird sichergestellt, dass Ist-Zeiten, die mit abweichenden Kosten pro Stunde importiert wurden, nicht überschrieben werden.
Wenn Ihre alten Ist-Zeiten-Einträge mit den neu hinterlegten Kostensätzen berechnet werden sollen, müssen Sie die Ist-Zeiten mit dem jeweiligen Buchungsdatum erneut importieren. Dann wird der jeweils gültige hinterlegte Kostensatz verwendet.
Unterschiedliche Kosten pro Stunde rückwirkend importieren
Um Auswertungen von zurückliegenden Allokationen zu aktualisieren, können Sie verschiedene Kosten pro Stunde auch rückwirkend hinterlegen. Für Ressourcen und Rollen können Sie das manuell oder über den Schnellimport tun, für Teams ist das nur manuell möglich.
Was ist bei Schnellimporten zu beachten?
Wenn Sie Kosten pro Stunde über die Schnellimporte für Ressourcen oder für Rollen importieren, müssen Sie die folgenden Punkte beachten:
- Ältere Kosten immer (!) zuerst importieren: Importieren Sie zuerst die Kosten pro Stunde mit dem ältesten Startdatum. Das Startdatum ist "gültig ab" und überschreibt dadurch alle bereits existierenden, späteren Daten, die schon im System sind. Nur bei der manuellen Eingabe können Sie frühere Einträge hinzufügen, ohne spätere zu überschreiben.
- Neues Feld "Startdatum der Kosten pro Stunde": Wenn Sie Kosten pro Stunde importieren, können Sie ab jetzt das Gültigkeitsdatum (Jahr und Monat) angeben. Wenn Sie kein Datum angeben, wird automatisch der erste Tag des laufenden Monats hinterlegt.
- Eine Zeile pro Ressource/Rolle: Das Excel-Blatt darf nicht mehr als eine Zeile pro Ressource oder Rolle haben, es ist also nicht möglich, zwei oder mehr Kosten pro Stunde auf einmal zu importieren. Importieren Sie die Kosten pro Stunde stattdessen pro Jahr oder Quartal für alle Ressourcen bzw. Rollen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Befolgen Sie diese Schritte, um die Kosten pro Stunde in Ihrem System zu aktualisieren:
- Aktualisierungszeitraum festlegen: Klären Sie intern, wie weit zurück Sie die Kosten pro Stunde Ihres Systems aktualisieren möchten. Wenn Sie nachträglich ein früheres Jahr hinterlegen wollen, müssen Sie das manuell tun, da Sie mit einem Import alle späteren Einträge überschreiben würden.
- Kostensätze sammeln: Listen Sie für alle Ressourcen und Rollen die Kosten pro Stunde mit dem zugehörigem Gültigkeitsdatum auf.
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Importdatei vorbereiten:
- Entweder: Gruppieren Sie die Daten entsprechend dieser Vorlage pro Jahr (oder bevorzugtem Zeitabschnitt).
- Oder: Konfigurieren Sie unter Ressourcen-Pool > Ressourcen / Rollen die benötigten Spalten (Ressourcenschlüssel, Name, Kosten pro Stunde) und exportieren Sie die Ansicht. Fügen Sie eine zusätzliche Spaltenüberschrift "Startdatum der Kosten pro Stunde" ein und duplizieren Sie das Excel-Blatt für jedes gewünschte Jahr. Geben Sie die Kostensätze und das zugehörige Datum ein.
- Importieren: Öffnen Sie Import & Export > Ressourcen (bzw. Rollen) und importieren Sie die Daten in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem frühesten Datum.
Importvorlage zum Download
Zur Orientierung finden Sie hier eine Importvorlage mit mehreren Excel-Blättern, die Sie für Ihren Import verwenden können:
Ergebnis
Wenn Sie in der Detailansicht einer Rolle oder Ressource auf das Kalendersymbol im Feld Kosten pro Stunde klicken, sehen Sie die Liste mit den Kostensätzen:
Wenn Sie zukünftige Kostensätze hinterlegt haben, sehen Sie diese auch im Dropdown. Im Feld darüber werden jedoch immer die aktuell gültigen Kosten pro Stunde angezeigt.
Vorherige Einträge bleiben bestehen, werden aber am Ende des Dropdowns angezeigt und haben keinen Einfluss, außer Sie haben nur zukünftige Kosten pro Stunde hinterlegt. In diesem Fall gilt der alte Kostensatz, bis die nächsten Kosten pro Stunde erreicht sind.
Wenn es keine alten oder aktuellen Kosten pro Stunde gibt, bleibt das Feld leer. Für die Berechnung von Allokationen und Ist-Zeiten wird dann der Kostensatz der primären Rolle verwendet, sofern vorhanden.
Hinweis zum Excel-Export
Wenn Sie Ihre Daten in der linken Seitenleiste unter Import & Export exportieren, wird immer der letzte hinterlegte Kostensatz mit dem zugehörigen Startdatum exportiert, auch wenn er in der Zukunft liegt. So wird sichergestellt, dass Sie beim Export und erneuten Import nicht versehentlich Daten löschen.