Für eine erfolgreiche Ressourcenplanung brauchen Sie eine zuverlässige Kapazitätsberechnung. Erfahren Sie im Folgenden, wie das Konfigurieren von Kalendern Sie darin unterstützt.
- Grundlagen
- Kalender verwalten
- Standard-Kalender / FTE
- Verfügbarkeit/Kapazität einer Ressource
- Berechnung der Kapazität einer Ressource
- Beispiele
Grundlagen
Kalender verwalten
Unter Verwalten > Kalender können Sie Kalender und deren Ausnahmen ansehen und bearbeiten sowie den Standardkalender festlegen:
Sie können in Meisterplan verschiedene Kalender anlegen, zum Beispiel für unterschiedliche Standorte mit anderen Feiertagen. Zusätzlich können Sie für jeden Kalender auch abgeleitete Kalender anlegen, zum Beispiel für Teilzeit-Mitarbeiter mit denselben Feiertagen, aber anderen Wochenarbeitsstunden.
Mehr erfahren Sie im Artikel Kalender verwalten.
Standard-Kalender / FTE
Die Dauer eines FTE ist abhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit im Standardkalender und von dessen Kalenderausnahmen. 1 FTE bezieht sich auf die Summe der Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum und kann in verschiedenen Wochen einer unterschiedlichen Anzahl von Stunden entsprechen (z.B. wenn in einer Woche ein Feiertag liegt, reduziert sich die Stundenzahl der FTE in dieser Woche).
Mehr Informationen zur Berechnung der FTE finden Sie im Artikel Vollzeit-Äquivalent (FTE).
Verfügbarkeit/Kapazität einer Ressource
Die Verfügbarkeit oder Kapazität von Ressourcen wird durch den Kalender definiert, der diesen Ressourcen zugewiesen ist. Die Kapazität setzt sich dabei zusammen aus den Arbeitsstunden und den Kalenderausnahmen (Feiertagen), die im jeweiligen Kalender festgelegt sind.
Sie können die Kapazität einer Ressource zusätzlich anpassen, indem Sie für die jeweilige Ressource Abwesenheiten (z.B. Urlaube) hinterlegen:
Die angegebene Prozentzahl bezieht sich auf die Gesamtkapazität, die im Kalender festgelegt wurde.
Änderungen der Kapazität einer Ressource können Sie für jeden beliebigen Zeitraum eintragen. Ebenso können Sie einer Ressource verschiedene Kapazitäten für verschiedene Zeiträume zuweisen.
Die Änderungen wirken sich immer auf alle Szenarien aus. Für einen Massenimport empfiehlt sich der Schnellimport für Ressourcenabwesenheiten.
Berechnung der Kapazität einer Ressource
Die grüne Linie im Histogramm einer Ressource zeigt die berechnete Kapazität in FTE an. Die Kapazität der Ressource wird relativ zur Standard-FTE im Betrachtungszeitraum (z.B. Woche oder Monat) angezeigt.
Für den ausgewählten Zeitabschnitt gilt die folgende Formel:
Ressourcenkapazität in FTE = Ressourcenkapazität in Stunden / Arbeitszeit des Standardkalenders in Stunden.
Die Ressourcenkapazität in Stunden errechnet sich aus den Stunden des Kalenders zusammen mit der Kapazität (in Prozent) der einzelnen Ressource für diesen Zeitraum.
Beispiel: Der Standardkalender errechnet 168 Stunden Arbeitszeit für den Oktober 2021, die Ressource “Sophie Bauer” hat für diesen Monat jedoch 50% Kapazität eingetragen. Ihre Kapazität für diesen Monat beträgt demnach 84 Stunden:
Als Formel ausgedrückt:
Ressourcenkapazität in Stunden = Arbeitsstunden im Kalender der Ressource * Ressourcenkapazität (in %)
In allen Zeitabschnitten, in denen für die Ressource keine abweichende Kapazität angegeben ist, beträgt die Ressourcenkapazität 100% der Stunden des Kalenders.
Beispiele
Sehen Sie im Folgenden verschiedene Möglichkeiten, reduzierte Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter in Meisterplan abzubilden, sowohl befristete als auch dauerhafte Reduktionen. Natürlich können Sie die Möglichkeiten auch miteinander kombinieren.
Ein Kalender für alle Mitarbeiter
Wenn Sie nur sehr wenige Mitarbeiter haben, die in Teilzeit arbeiten, oder viele verschiedene Teilzeitmodelle, kann es sich anbieten, nur einen Kalender zu verwenden. Die verschiedenen Teilzeitmodelle bilden Sie dann pro Mitarbeiter als individuelle Kapazitätsänderung ab.
Legen Sie den Kalender mit den normalen Arbeitsstunden an:
Dieser Kalender ist der Standardkalender, so dass 1 FTE in einer Woche ohne Ausnahmen 40 Stunden entspricht. In einer Woche mit genau einem Feiertag würde 1 FTE 32 Stunden entsprechen.
Legen Sie für jeden Mitarbeiter, der in Teilzeit arbeitet, eine Abwesenheit in seiner Ressourcenansicht an:
Wenn Sie kein Start- und Enddatum angeben, gilt diese Abwesenheit dauerhaft.
Eine Kapazität von 50% eines Mitarbeiters entspricht 0,5 FTE, das bedeutet 20 Stunden in einer Woche ohne Ausnahmen. In einer Woche mit einem Feiertag entsprächen 0,5 FTE 16 Stunden.
Voll- und Teilzeitkalender
Wenn Sie viele Mitarbeiter mit gleichen Teilzeitmodellen haben, ist es empfehlenswert, die Kapazität dieser Mitarbeiter über einen abgeleiteten Kalender abzubilden. Der abgeleitete Kalender übernimmt Feiertage und andere Ausnahmen des übergeordneten Kalenders, Sie können aber die Arbeitsstunden anpassen:
Alle Mitarbeiter, denen dieser Kalender zugewiesen ist, haben eine Kapazität von 100% des Teilzeitkalenders. Das entspricht 0,5 FTE des Standardkalenders oder 20 Stunden pro Woche in einer Woche ohne Ausnahmen.
Arbeitstage mit unterschiedlichen Stunden
Auch für Mitarbeiter mit speziellen Arbeitszeitmodellen können abgeleitete Kalender sinnvoll sein.
Ein Mitarbeiter mit diesem Kalender hat eine Kapazität von 1,0 FTE, also 40 Stunden in einer Woche ohne Ausnahmen.
In einer Woche mit einem Feiertag am Freitag entspricht 1 FTE des Standardkalenders 32 Stunden. Der Mitarbeiter mit dem oben gezeigten Arbeitszeitmodell hat eine Kapazität von 36 Stunden, also 36/32 = 1,125 FTE.
In einer Woche mit einem Feiertag am Montag gilt für den Standardkalender 1 FTE = 32 Stunden. Der Mitarbeiter mit dem oben gezeigtem Arbeitszeitmodell hat eine Kapazität von 31 Stunden, also 31/32 = 0,96875 FTE.